1、浅谈工程项目内部控制存在的问题及对策 【摘 要】工程施工业是我国经济的支柱产业之一，是建筑市场的经营主体，担负着向社会提供建筑产品的重任。但长期以来，建筑施工企业由于资产规模大、资本链条长、管理跨度大、地域分布广，内部管理困难重重，普遍存在内部控制环境不完善、内部控制制度落实和评价机制欠缺、财务管理有诸多风险等问题；内部控制在企业管理中的重要性日益突显。加强施工企业内部控制，不仅是企业管理的基础工作，也是企业能够生存和持续发展的保证。本文在分析工程项目加强内部控制的重要性基础上，探讨了工程项目内部控制现状，并研究了施工企业的一些重点活动， 如采购活动、资金活动、合同管理、信息系统控制和授权审批
2、流程，指出这些重要活动存在的风险和内部控制存在的问题，并探讨了导致这些问题的原因；然后，针对工程项目内部控制现状、存在问题及其成因，提出了完善材料采购制度和流程、加强资金活动控制、加强施工工程合同管理、提高管理信息系统控制、建立和完善授权审批制度等，进一步优化了企业项目工程的内部控制管理的措施。 【关键词】工程项目；内部控制；建筑施工企业 一、引言 随着经济的不断发展，建筑施工企业面临的市场环境正在发生深刻的变化。建筑市场竞 争日趋激烈，传统的项目管理方式已不能适应当前的现状，一些影响建筑施工企业发展的问题不断暴露和显现出来。生产周期长和生产复杂增加了施工内部控制的不 ?_定性风险；施工企业生
3、产协作关系复杂，内部管理存在风险；前期资金投入量大，资金管理不当，导致资金周转紧张，经营运行不畅。 这就要求施工企业加强内部控制，施工企业加强内部控制的重要性体现在以下几个方面： 一是从内部控制的概念来看，它是由企业中高层和全体员工共同参与的，实现其对施工企业内部全过程的控制。二是企业制定内部控制目标后，可对企业经营的目标 进行重新定义，以实现企业战略规划和目标。三是施工企业通过确定企业内部控制的原则，可以在施工企业确立并贯彻全面性、重要性、制衡性和成本效益原则，加强施工质量和效益的管理控制。四是加强施工企业的内部控制，可以更好地运用内部控制的五要素，组建以内部环境为基础、风险评估为环节、控制
4、活动为手段、 信息与沟通为条件、内部监督为保证的五要素框架，提高企业的整体管理水平。五是可以不断完善施工企业内部的自我评价、自我监督，建立绩效考核体系，提高企业员工的工作效率。 二、工程项目内部控制现状和存在的问题 当 前，大多数建筑施工企业都制定了各种内部规章制度，但是针对工程项目的内部控制相比较弱。内控制度意识薄， 执行力度弱，一旦企业的内外部环境发生变化，企业的内部控制制度没有作相应改进，或缺乏有效的约束监管机制，内部控制就不能发挥应有的作用，形同虚设。同时，我国施工企业的风险预测能力比较差，企业对经营中存在的风险虽然已有一定的认识， 但缺乏有效的风险评估和应对机制， 不能对经营项目可能
5、会发生的风险进行防范。另外， 虽然施工企业已经制定出项目的内部控制制度， 但具体项目工程针对性较弱， 缺乏对具体活动的个性设计。最后 ，施工企业没有统筹安排好资金分配和严格控制财务风险， 盲目的负债投资造成资金链断裂， 因不能偿还到期债务， 给企业经营带来很大的危害， 以至影响企业未来的生存和发展。这些问题的存在严重制约了企业的生存和更好地发展。工程项目内部控制存在的问题具体主要体现在以下方面： 1.材料采购方式不合理或供应商选择不当 有的施工公司将施工建设放在了首位，对材料采购的价格、质量和审批程序没有进行严格控制，没有对所需材料作全面预算，对需要的材料数量把控不准，很容易导致材料的短缺或不
6、足。同时，对供应商管理不严 ，缺乏对供应商的科学评估，导致后期施工过程中出现一系列问题，严重的可以影响施工进度。 2.资金活动存在风险 运营方面，财务审核缺乏严谨性 ，资金发放在审批流程上不规范 ，造成企业资金利用率低 ，同时资金使用监管力度小 ，造成资金内控管理中很多问题不能及时发现并解决。另外，资金预算管理体系不完整，缺乏对资金需要量的科学预测，有的企业虽然编制资金预算，但在后期的运营中没有执行，给企业带来经济损失 。 投资方面，施工企业因为项目性质，往往前期投入大量资金，如果缺乏完善的资金内控制度， 因投资决策失误，资金管理不严和调度不合理，可以导致企业陷入财务困境。 筹资方面，施工企业
7、如果筹资渠道和筹资方式决策不当，筹措和分配不合理，可能导致企业筹资成本过高，资金使用效益低下，财务风险高，让企业不堪重负，严重的可能因为资金周转问题导致企业破产。 3.合同管理不严或监控不当 施工企业一般有很多分包及采购业务，往往金额重大，但在合同管理方面，普遍存在对合同的管理意识差，合同内容上存在重大疏漏和欺诈，同时因合同未全面履行或监控不当，导致企业经济利益受到损害，后续纠纷再处理不当， 会严重地损害企业信誉和形象。 4.管理信息系统缺乏或运行不当 随前科学技术的不断发展，施工企业内部信息化整体水平已明显不足，存在很大局限性，主要是一些信息很容易出现失真的现象，加上信息化的管理观念落后，使
8、信息化产生的效益较低，同时建筑施工企业内部项目管理具有很强的复杂性和关联性，如果信息不流畅或者失真，将会影响到企业的正常管理，不能有效利用信息化为企业创造更多效益，也不利于企业的全面发展。 信息系统内部控制存在的问题主要有 3 个方面： （ 1）施工企业人员信息化水平不高， 缺少对风险的敏感性认识，判断力差。 （ 2）数据的安全和保密工作做的不到位，增加了数据泄漏和损失的风险，数据可能会被非法访问、篡改甚至泄密，使信息系统无法正常运行，内部管理控制的难度也会增加。 （ 3）信息系统运行维护和安全措施不到位或监督不严，尽管管理信息化有相应的规章制度，但是大多流于形式，这主要是与管理和监督不严格有
9、关，出现有制度但没有很好地执行。 5.授权审批流程和制度不全 （ 1）施工企业内部机构设计不科学，岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任不明确。审批 贯穿于工程项目的始终，招投标方案的审批、设计方案的审批、材料采购方案的审批等，没有一个有效制衡的审批制度和审批流程，那么工程项目从立项到最终的建设投产可能出现各种各样的问题，如：施工单位和监理单位的资质问题、材料质量问题、付款结算问题、工程设计方案问题等。 （ 2）缺乏有效的内部控制评价、监督机制，即使授权审批流程出现缺陷也很难被发现和修正。 三、完善工程项目内部控制的对策措施 针对上述施工企业存在的问题和风险，企业应当建立完善的内部控
10、制制度。对施工企业来讲，内部控制更为重要，内 部控制应当包括企业施工全过程，实行项目的全员与全过程控制，充分发挥各个部门在内部控制中的作用，特别要把成本控制放首位，将成本控制责任分解落实到各个岗位。在全面的基础上，重点关注企业的重要业务和高风险事项，采取更为严格的管理措施，在企业层面和业务层面都要进行控制，完善冶理结构、规定业务流程，分配权责、相互制衡。具体应对措施如下： 1.完善材料采购制度和流程 材料费用占工程成本的比重很大，施工企业要通过建立完善的材料采购制度和规范的材料采购程序来提高成本控制的水平，在企业内部要建立起专门的采 购小组，制定企业的材料采购计划。降低材料费用，首先应抓住关键
11、的和占比大的主要材料。降低材料费用的关键： （ 1）做好采购计划，包括品种、数量和采购时间。 （ 2）减少仓储环节，降低浪费现象。 （ 3）减少施工过程各个环节的损耗。 （ 4）加 ?材料进场验收和限额领料控制。 施工企业应当建立内部采购申请制度，明确各部门和相关人员的职责权限，制定请购和审批程序，并严格按照工程预算进度完成请购手续。根据市场行情和采购计划，选择适合自己的采购方式，货比三家，择优合作。同时， 建立严格的采购验收制度，确定检验方式，出具验收证明。 针对供应商管理方面，施工企业应当建立供应商评估和准入制度，对供应商进行实地考查，对供应商提供物品的质量、供货时间以及经营状况等进行考查
12、，选择信用高、各方面条件比较好的供应商进行合作。 2.加强资金活动控制 营运方面，强化资金计划工作，要加强资金的过程管理控制，严格按照预算要求组织协调资金调度，根据公司的具体施工计划和进度来编制资金预算，比较好的解决方法是建立资金的动态调控体系。同时，施工企业要做好资金核算工作，加强会计系统控 制。 投资方面，施工企业应当根据投资目标和规划，拟订投资方案，加强可行性研究，按照规定的权限和程序实行集体决策或者联签制度。同时，加强对施工项目的进度进行跟踪管理，施工过程中出现问题能及时有效地解决。 筹资方面，施工企业应从筹资渠道和筹资方式进行分析，实现筹资渠道和筹资方式的合理配置。筹资渠道分为内部筹
13、资渠道和外部筹资渠道两种，施工企业应该根据自身特点选择适合的渠道。筹资方式是企业筹集资金所采用的具体方法和形式，主要包括吸收直接投资、发行股票、发行债券、银行借款和商业信用等，企业应当对筹 资方案进行很好地筹划和严格审批，重大筹资方案要履行报批程序。企业要按规定的用途来使用资金，严禁擅自改变资金用途。 3.加强施工工程合同管理 工程项目的合同管理对施工企业特别重要，企业应在合同订立和履行环节进行控制，对相关环节的关键点进行重点管理。 合同管理及合同承办部门须根据岗位职责、工作内容和标准，对合同按照类别进行分类整理，并由合同管理部门统一归口管理。建立合同管理制度。公司的所有证件、档案和合同统一由
14、专人保管，公司员工借出实行登记管理，由领导签字批准后才能借出使用。企业发 生的经济事项都要签订正式合同，在合同签订前，企业应当对合作方的经营能力和信用状况进行了解，确保对方具有执行合同的能力。签订合同时，重点关注合同内容是否合法合理。然后按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。加强合同信息安全保密工作，在合同执行过程中，要实施有效监控，因市场变化或工程变更等客观因素，应及时对合同作变更。后续要加强合同纠纷管理，将因合同纠纷引起的损失降到最低。 4.提高管理信息系统控制 施工企业运用信息技术手段建立内部控制系统，可以减少施工企业内部人为控制的影响，保证内部控制 的实施起到良好的效果。具体措施有
15、 4点： （ 1）信息系统是一个复杂的系统，公司操作人员要在自己的操作权限范围内，严格按照标准和规范进行日常操作，同时按操作规程定期对系统软件进行安全性检查。 （ 2）企业开发信息系统，应将生产经营管理业务流程、关键控制点和处理规则嵌入系统程序，设置跟踪处理机制来实现控制功能。 （ 3）提高工作人员的运用和处理能力，企业应对工作人员进行系统地培训，只有工作人员对信息系统进行熟练地操作，才能够充分发挥信息系统的优点，提高信息处理的水平和能力，保证现行信息系 统的良好运行。 （ 4）企业归口管理部门应加强信息系统开发过程的跟踪管理，并组织专业机构对信息系统进行验收测试，确保各方面符合公司的开发需求
16、。同时加强信息系统后期的维护管理工作。 5.建立和完善授权审批制度 （ 1）完善内部治理机构，明确常规授权和特别授权的具体业务内容。施工企业应明确各机构职责，形成相互监督、制约和服务的运行机制。施工企业在办理各项经济事项时，应该按照规定的程序和流程进行授权批准，实行不相容职务分离的内部牵制原则，各部门和岗位之间相互监督、相互制约。施工企业应该规 定相关部门和人员的权限，梳理工作流程。工程项目部人员都要在一定的权限下工作，未经授权不得越权干预。对于重大的业务和事项，应当实行集体决策审批或联签制度。例如采购材料，采购申请者、付款申请者和审批者是相互制衡的岗位，这样可以有效避免采购材料中出现的一些问
17、题，保证材料供应，提高工程项目的质量。 （ 2）建立授权审批控制的评价体系，对其进行合理有效地监督。企业建立授权审批评价体系，应由企业董事会或类似机构对授权审批控制的有效性进行评价，形成评价报告。施工企业也可以设立内部控制评价部门，负责内部控制评价的具 体工作，促进授权审批控制制度的不断完善。 四、结束语 施工企业的内部控制贯穿于企业管理的始终，施工企业应该正确认识其内部控制存在的问题，并及时根据实际情况制定有效的内部控制制度。加强工程项目的内部控制， 不仅能够提高公司工程项目的整体效益，还可以提前预防项目风险，合理配置企业资源。企业应根据自身实际情况，结合项目规模、项目周期等因素， 建立健全内部控制体系。通过上述一系列的应对措施，逐步完善公司工程项目的内部控制。 参考文献： 吴志龙 .浅谈企业资金管理内控体系的方法 J.中国集体经济， 2017 （ 32）： 92-93. 王尔琦 .浅析施工企业内部控制存在的问题与对策 J.财经界， 2014 （ 6）71： 148. 孟杏花 .浅议企业内部控制中的授权审批控制 J.经济师， 2013（ 04）：268-269. 岳彦斐 .试论会计信息系统内部控制存在的问题和对策 J.行政事业资产与财务， 2011（ 08）： 51-52.
