1、浅谈工程项目档案管理 摘 要：众所周知，工程项目档案可清晰明了的体现出施工筹建 -施工过程 -竣工验收这三个重要环节。它是工程建设的原始真实记录，对工程建设初期、中期、后期有着至关重要的作用，本文将做详细阐述。 关键词：工程项目；档案管理；问题；建议 1 工程项目档案管理的概述及根据 工程项目档案属于根据国标科学技术档案案卷构成一般的要求（ GB/T11822-2008）要求，档案相关文件公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发【 2010】 382 号）、关于印发的通知（粤交办【 2012】406 号）等各级有关规范、标准和规定作为参照，结合工程项目实际情况为体现各个重要的环节而对应形成
2、的有根据、有追溯的佐证材料。 2 工程项目档案的组成部分 工程项目档案主要的工作是由建设 监理 施工三个单位组合办公经由建设单位统一管理的模式。根据上级主管单位下发的关于档 案的要求及文件等按不同类别进行相应的收集、整理、组卷。它是建设工程不可忽略的重要组成部分。 2.1 建设单位 立项审批、设计基础、设计文件、工程管理、竣工、科研，此六大类文件均所属建设单位档案室对其负责收集、分类、整理、组卷等工作。此六大类在工程项目开始建设前就已经在组织形成了，从建设经费的落实和具体施工的实施再到项目的预算、设计招投标、现场勘查等等都是施工进程里不可分割的组合。另建设初期到竣工验收以至营运后的所有形成的档
3、案不论是何单位负责组卷都统一在验收后移交至建设单位进行管理。 2.2 ?O 理单位 监理文件是监理单位在监管施工的过程中所产生的。这类档案包含了施工过程监督管理、施工原材检测、质量抽样检测等。工程的质量把控除了要靠施工单位的专业与自觉还与监理单位的有力监管和指导密不可分。 2.3 施工单位 施工文件是在施工过程中事无巨细的累计所产生的。这类包含了施工申报、工程质量控制、施工技术及要求、施工流程及工序、检测达标状况等一系列施工项目而形成的系统的连续的重要档案。 3 工程项目档案的重要性 最初的工程项目档案就只有浅表的 记录不够具体，随着社会的不断进步，上到政府机关下到平明百姓都必须将档案作为前行
4、的媒介来推动其发展。而工程项目的档案也就有了更高更严格的定义和要求，为使其更具有适用性、耐久性、安全可靠性、经济效应性和环境协调性国家有了针对的法律、法规、施工技术规范及标准等。按照这些要求工程的质量有个一个衡量的标准，而档案恰巧是全方位印证高标准的关键所在。一个项目不仅仅是看它成型后的宏伟壮观，还要抓其过程施工的每个环节，我们才知道此项目是不是合格的、安全的。工程质量把控主要靠人、机械、材料、技术、环境等诸多因素，而能直观体现出 这一切丰富全面的就只有档案，而在我国工程项目质量出现问题而造成了人员伤亡的事件已屡见不鲜，造就了这一切不合格安全隐患工程的主要原因有偷工减料、政绩，献礼违反基建、赶
5、工工程等情况。最令人发指的是在事发后却找不到一套完整、系统的工程项目档案，主体工程的质量无从查找施工流程和根据，这是工程项目的悲哀。而现在国家已经将档案作为工程项目验收的标准之一，如果没有完整、系统的档案不允许对其工程项目进行验收。所以档案是工程项目的关键。 4 工程项目档案管理的现存问题 虽然对于档案已经有了很多的规范和明确 的要求。可是在人员组织管理、档案工作技术等都存在着很明显的诸多问题。为使现场质检资料更贴合实际，与现场各环节同步、齐全、完整。但即便是这样在其形成过程中也出现了不少问题： 4.1 参建单位档案组织机构人员对档案工作从上至下意识薄弱重视不足 对于质检资料大多数参建单位在认
6、识中缺乏一种主动意识，认为只要保证好有资料可以提供给中期计量支付即可，却忽略了它是属于工程建设过程的详细记录必须与工程同步整理、收集，作为工程合格的一个重要依据。再加上单位领导对档案工作的不重视、不过问、不管理等情况。正因 如此在竣工时就会出现很多质检资料收集混乱、丢失、缺漏等现象。这将会在现场已施工完毕后进行投入内业档案工作上的大面积整改，拖长了验收时间加大了工程成本。 4.2 参建单位人员配备不足、不稳定性、专业技术不强、无计划蛮干 各单位的档案人员配备并不能满足日常的档案工作需求，而且出现因各种原由档案人员更换频繁不稳定的情况，这就不难解释为何档案出现五花八门的状况了。档案工作是系统的繁
7、琐的环环相扣的如果一个不具专业技术的人来处理档案工作，将会使档案工作进入一个恶性的死循环中永远找不到解脱出来的方法。 所以我们一直强调档案人员的专业性。有些档案人员独立思考，辩证能力强，可是这并不是一个人一个部门可以做得好的，所以档案人员对档案工作应懂得合理分配、计划、组织、协调等各方面的能力，细心的、有计划的去完成每一项档案的收集。专业的档案员在进场时已经在盘算，过程形成就已按照竣工档案的标准去处理档案工作了。 4.3 监理单位监督力度不够、监管方法不到位 多数的监理单位对于怎么监管施工单位都有着自己的看法和要求。每每谈到他们监理职责都滚瓜烂熟、能说会道、长篇大论、侃侃而谈，可是真正将这些书
8、面的理论放 置实践来管理实效却总是不尽人意。监理单位的专职档案员的工作相当复杂不仅仅要监管施工单位档案，并且要组织管理好自己单位的档案，所以监管力度要把握好，方法也要制定对。把每一项关于档案的点和面都计算好。对自己单位所收集的类别清楚了解。制定好每个驻地监理抽检资料的移交时间，对收集的资料进行内容审核，确保每一个相关联的数据对应。对施工单位检查时应先将上次检查出现的问题进行核查，再结合现场施工进行档案的及时、准确等细致查阅。不能光查问题不解决问题，如遇到问题突出且影响大的不仅要及时讲解令其修正，并应组织所辖施工单位进行 学习了解。 4.4 参建单位没有预立卷的概念 我们在检查过程中查看到有的参
9、建单位案卷七零八散资料乱堆乱放的情况，为何会出现这样的情况就是参建单位没有一个预立卷的概念。我们前面说到档案人员必须具有专业性，在专业的档案员进场的第一时间就会对应图纸协助好工程师完成单位、分部、分项的划分，并可根据此两样按照建设单位下发的管理办法制定好预立卷，在资料形成的过程当中就已经在添砖加瓦的将形成的资料往预立卷里组卷、归档。这样更贴合内外业同步并大大的缩减了竣工档案形成的时间，给工程验收一个完美结尾。 5 档案工作的建议 社会一直在以极速前行，如今已经是大数据时代。几千年前有谁会想到现如今的一切，连战争都已经是数字化，遥看我们身边的一切都已经是数字信息更何况档案。过硬的专业知识如还能掌
10、握相关的信息化系统是专业档案人的加持。作为档案人员我们既要思路清晰又要沟通能力强，并且熟悉自己所涉及的档案的专业知识是必须的。广东省在建的所有的工程项目中最能体现档案意义和分量的 “ 金册奖 ” 也成为了我们档案人员的目标和追求。现在的档案要求多元化、信息化、规范化，将来要求会更高，更新会更快，查阅会更便利，应用会更 便捷。所以我们也应该紧跟时代的脚步，不断的提升自己的工作能力，让自己成为一名合格的档案人员。以下为自己对档案工作积累得出的小建议： 1、根据档案管理的经验，查阅一切可查阅的有关材料做好案卷的预立卷工作，有完整的档案登记的各类台账及预立卷的案卷目录等。 2、对进场、临建、施工过程、后期竣工等档案收集必须做到类别清晰，对收集的文件材料等要及时，并且专职档案员要做到审核检查，检查出发现的问题要及时整改要保证其真实性。出查出缺漏要及时通知补充齐全完整，如达不到管理办法要求要及时重新核查整理方能组 卷归档。 3、在档案员收集文件材料时必须要严格按照监理下发的工序用表做好排序组卷工作，与各部门制定好文件材料定期移交的必要制度。 4、在整卷档案完成之时应按照要求进行预立卷的内部质量控制，例如按照管理办法加入合格的编目正确的卷内目录。保障整卷档案的完整。 5、为保证竣工档案尽可能的与现场同步、顺利的验收，在过程形成中要按照规范要求及时、准确、完整的控制好档案工作的节奏。
