1、浅谈电子政务建设与档案工作的发展 摘 要：进入 21 世纪信息时代，电子政务已成为人们进行政务活动的新模式，本文通过电子政务的发展对档案的积极和消极影响，浅谈利用电子政务为契机，促进档案信息化建设的对策。 随着网络技术的发展，电子政务替代了传统的政府管理模式，而且取得了很大的发展，电子政务是政府活动的一种新形态，是政府部门使用信息网络技术和公民，企事业单位以及其他政府机构提供公务信息和服务的动态过程，电子政务的实质是借助成熟的电子计算机和信息技术支撑下，政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等事物在数字化、网络化的环境下进行的国家行政管理模式，是信息技术与现代管理体制的有机结合，它包含多方
2、面内容，如政府办公自动化，政府部门间的信息共建共享，是一个覆盖政府机构及相关企业的应用系统，为领导决策和机关办公 提供服务，实现机关办公现代化，信息资源化，传输网络化决策科学化，提高办公效率和管理水平。 关键字：电子政务；档案管理；发展 1 电子政务环境下档案信息的特点 （一）现代化管理模式取代传统的管理模式。在电子政务环境下，必须从电子政府的全局出发，构建档案管理系统。以信息文献特征包括文献的外表特征和部分内容特征为主的传统档案管理方式建立在档案载体的物理联系基础之上，而以互联网为传播渠道的档案管理则应建立在档案信息内容的逻辑联系之上。 （二）档案管理者可以通过计算机网络和图像 信息处理技术
3、，将文字、图像和声音等组成多媒体的综合信息 （三）在单机环境下，档案信息数据库只是关系型数据库，而在网络环境下，开始出现面向对象的数据库。面向对象的数据库不仅存储数据，还存储处理数据的程序。 （四）随着网络技术和档案管理的进步，档案信息数据库会产生分布式数据库，即利用网络的互通性，档案数据库可分布在不同的网络结点上，数据库各子集之间形成逻辑上的整体。五是为使用户可享用不同行业、不同领域的信息资源，档案信息将建立一体化的资源网络。 2 电子政务和档案管理的联系 电子政务与档案工作关系密切。档案管理工作实质上是电子政务建设的一部分，它是电子政务的后台应用系统，档案信息化也只有依托电子政务的建设，才
4、能够获得实质性的进展。电子政务是运用计算机，网络和通讯等现代化信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化组合，超越时间，空间和部门的限制，建成一个高效、精简、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位向社会提供优质、规范、透明，符合国际标准的管理与服务。档案信息化建设可为电子政务建设可持续发展提供信息保障。电子政务建设与发展重要基础之一是信息来源，电子政务实质上就是对信息 资源在深度和广度上的开发和利用。进行归档管理。传统政府部门在政务活动中形成的各种历史记录和文件信息以及政府部门在政务管理活动中形成的电子化、数字化政务信息绝大多数都保存在档案部门，这些档案信息资源种类齐全，内容丰富，是电子政务
5、建设及发展的重要物质保障。电子政务系统和办公自动化系统的所有已处理过的文件都要按档案管理要求进行收集和利用，经鉴定具有履行管理和保存电子文件的职责。档案机构具有对电子文件工作的指导和监控职责。 3 电子政务对档案业务工作的影响 电子政务建设对档案工作影响不仅仅在载体 上的变化，还在传统观念，工作模式，标准规范等的变化。网络技术、数码技术等现代高科技发展以及新材料的应用，丰富了档案载体形式，它打破了长期以来人类只能依赖文字纪录的历史，现在可以通过更直接、更具体、生动的图像和声音的方式展示事物，电子政务过程中形成的电子文件，贯穿于电子政务的全过程，电子文件的存储，运转，传递和利用方式都有别于纸质文
6、件。它的收集、整理、鉴定、保管方式也不同于传统的纸质档案，档案的收集工作瞬间完成而且没有纸质文件的实用性，在电子政务实施以前各类政务文件泛滥成灾，机关档案室等部门承受着保存文件和载 体介质工作等压力，而电子政务办公自动化技术给各部门的办公自动化技术带来一系列的改变，机关办公过程中产生各类政务文件，逐步与计算机办公自动化融合为一体信息用户只要在相关操作界面上按动键钮，就可以通过网络准确地获得所需的各种信息：作为计算机和网络技术的应用，政务文件的形成中糅合了各种信息媒体技术：文书、档案的管理融合到时一个系统当中。这既符合文件档案的自身特点，又给文书档案工作人员和用户提供了方便。电子政务下环境的整理
7、工作可以高效率、多途径，保管模式也得以根本改观 4 电子政务环境下档案管理应用模式 目前，机构内部电子政务环境中文档管理可以划分为三种应用模式： 第一种是机构内部公文制作和流转自动化，该应用以办公自动化系统为平台，不仅能实现公文在计算机上的生成，还支持文件流程在内部计算机网络上的传递，从而形成电子公文。电子公文从生成到归档，都在计算机上完成，公文流转依靠工作流技术驱动和监控，提高了公文处理速度，降低了公文处理的出错率但此种模式下，机构向外发文，仍大多沿袭传统的邮政传输方法。 第二种是机构之间公文转输自动化，即利用网络通信实现文件的传输。其中，最具代表性的是，国 务院办公厅和省级、副省级的政府机
8、构于 2002 年开始部署实施的公文传输系统，目前在下级机构向国办报送文件时使用该系统。现有的电子公文传输系统一般包括公文制作、公章制作、电子盖章、发送和接收、打印管理、回执管理、系统设置、安全管理等功能。 第三种是文件归档后的档案管理自动化。由档案管理软件承担文件在半现行期、非现行期的绝大多数的管理工作。主要功能包括收（发）文管理、立卷归档、案卷管理、卷内文件管理、档案编研、检索、借阅等。 5 电子政务环境下和档案管理的有效对策 建立廉洁、高效的 政府是我国推行电子政务的内在因素，实现信息化、民主化是推进电子政务的外在因素。信息技术的应用与普及为电子政务建设提供了必备条件机关档案信息资源是调
9、节、引导电子政务全面建设的基础要素。目前，政府机关应归档的公务文件绝大多数由计算机先打印而成，即先数字化，而后，根据需要转化成纸质公文的，这为电子政务的实施提供了先决条件。为有效地利用 “ 三网一库 ” ，推动电子政务建设的发展，有必要也有条件对政府机关档案管理进行完善和改革。 （一）规范电子档案管理流程，制定电子档案管理制度。在电子政务环境下，政府要结合自身情 况，借鉴国内外相关专业的标准化成果，建立科学、完善的电子文件管理制度，主要包括分工负责制度、电子文件制作人员和管理人员的管理制度、电子文件的归档制度、电子档案的鉴定、保管制度和标准、电子档案信息 利用制度、电子档案保密制度。 （二）实
10、现电子文档一体化管理。电子文件的产生，使传统档案理论中文件与档案分界线（归档环节）淡化，因为电子文件从起草、传输、办理到归档、鉴定、整理、保管、利用，都可以通过计算机等现代网络通信技术完成， 即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样，前阶段文件的质量就会直接决定 后阶段档案的质量。因此，可对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理， 即文档一体化管理。 （三）采用先进的电子文件保管系统。在档案管理领域，尤其是对电子档案的管理而言，电子文件保管系统无疑处于核心地位，发挥着至关重要的作用。随着电子政务建设日臻完善，今后政府部门的档案
11、管理工作必须快速地由手工管理向电子管理转变，以先进的技术应用于档案管理，电子文件管理要按电子政务的政府管理方式和行政流程调整运作模式，建立与电子政务信息系统相通的电子文件保 管系统。 （四）做好电子档案的安全防护工作。维护电子档案的安全可以从两个方面来考虑，一是电子文件载体的安全；二是电子文件信息内容的安全。电子文件载体的安全可以通过采用安全性较高的载体材料、提高保管环境及保管条件的质量来做到。电子文件信息内容的安全可以通过采用先进技术、制定法律制度及加强管理来维护电子档案信息内容的真实性。 （五）提高档案人员的电子文件控制能力。电子档案的管理是一门集现代化通信技术与档案学理论于一体的综合性的科学。档案工作者不仅要掌握档案专业知识，了解电子政务的运行规律，还 要掌握如数字化技术、信息存贮技术、数据库技术、网络通讯技术、多媒体超文本技术等现代化通信技术，具备对电子文件的控制能力。为增强对电子文件的控制能力，一方面要加强对现有档案人员的计算机培训，使其尽快掌握计算机技术以适应档案管理的要求；另一方面引进这方面人才，优化人员结构，建立复合型多层次的档案专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。
