1、郑州华翔职业培训学校学生档案管理办法第一章 总则第一条 为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据中华人民共和国档案法 、 高等学校档案管理办法 、 干部人事档案材料收集归档规定及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家
2、选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。 第三条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。 第四条 本办法适用于我校各专业层次在校生。 第二章 档案管理体制、职责划分及要求第五条 学生档案管理工作在教务处领导下开展，同时接受教务处的指导、监督与检查。 第六条 教务处处长主管学生档案工作，各系部书记分管档案工作，设立档案专柜，保管学生档案。 第七条 各系部是学校学生档案管理系统的基层组织，是分管学生档案工作的关键部门，其职责如下： （一）接收、收集、鉴别和整理
3、学生档案材料； （二）办理学生档案的查阅、借阅； （三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况； （四）做好学生档案的安全、保密、保管工作； （五）负责毕业生档案转出工作； （六）办理其它有关学生档案事项。第八条 相关职能部门的职责： （一）相关职能部门工作人员在清理、整理、移交学生档案过程中，不得涂改、扣留、抽出、复制、增加或损毁学生档案材料。 （二）各相关职能部门按照归档材料范围及要求做好学生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。 （三）教务处定期检查、监督、指导各系部及相关部门的学生档案移交、管理等工作。 第三章 归档材料范围及要求第九条 归档材料分类及内容： （一）招生材料：招
4、生办提供的高考档案（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等） ； （二）入学材料：学生处提供的新生入学登记表、军训登记表、入学体检表； （三）学习材料：教务处提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单； （四）学籍材料：教务处提供的学籍表及休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明； （五）奖励材料：学生处等部门及各系部提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料如奖励审批表 ） ； （六）毕业材料：各系部和学生处、招生就业中心提供的实习鉴定表、学年鉴定
5、表、毕业生登记表、学生体检表、毕业生就业通知书等各类材料； （七）处分材料：学生处提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料； （八）贷款材料：学生处提供的国家助学贷款材料； （九）组织材料：党委组织部和团委提供的学生在校期间党团材料； （十）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料； （十一）可供组织参考的其他材料。 第十条 档案材料的归档要求 （一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
6、 （二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。 （三）档案材料须用纸张为十六开型（长 260 毫米，宽 184 毫米）或国际标准 A4 型（长 297 毫米，宽 210 毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。 （四）归档材料应是原件。特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。 （五） 归档材料必须注明学生姓名及学籍号，并按照学籍号的顺序先后排放。 （六）教务处应做
7、好指导、检查工作，对不符合归档要求的系部，有责任和权力对其提出要求，予以改正后再归档。 第四章 档案材料移交和档案的归档时间第十一条 各类材料移交手续须于每月最后一天交一份给教务处备案。 第十二条 招生就业中心于新生入学一个月内将新生高考档案转交所在系，履行交接手续，并详细登记转交新生档案的内容。 第十三条 入学材料、奖励材料、处分材料、贷款材料、更正材料，应在工作完成且形成文件下发后的两周内移交、归档。 第十四条 毕业学生的成绩单，由教务处统一打印、盖章，于当年每 6 月中旬前移交各系部；学籍表由教务处在新生入学取得学籍后下发各系部，各系部负责动态管理，并于毕业年 6 月 20 日前到教务处
8、审核、院办盖章；各类学籍异动证明一式三份由教务处下发各系部两份，一份归档，一份学生自带（为入班凭证） 。 第十五条 毕业材料、组织材料应在工作完成且形成文件下发后的一周内移交、归档，且于 6 月 25 日前完成。 第十六条 学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。 第五章 档案的保管与保护第十七条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。 第十八条 做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。 （一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等
9、设施。上述安全设施定期检查。 （二）保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏 14 度-24 度，相对湿度 45-65%） 。 第十九条 学生档案管理实行登记审批制度、定期核对制度第六章 档案的利用第二十条 查阅和借用档案，应遵守的规定和原则： （一）各院系只能查阅本院系的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由部门负责人签字，并加盖所在单位公章经教务处审批同意方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明，经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，系书记（辅导员）必须在场。 （二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制
10、档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管校领导批准，方可复制拍摄。 （三）学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经主管校领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过 7 天（含休息日） ；借出档案不得擅自转借他人。 （四）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。 （五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。 （六）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。 （七）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、
11、借用者资质及审批手续。 第七章 档案的转递第二十一条 学生毕业（结业、肄业） 、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。 第二十二条 在校内跨专业、跨院系转学的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书（一式三份）送达有关院系两份；有关院系在接到学生学籍变更通知书后，一份交给学生入班使用，一份归入学生档案，并将该生档案一周内移交相关系，做好交接手续，并于教务处备案。 第二十三条 转到其他学校学习的学生，有关院系
12、应当在接到教务处下发的学生转学通知后，按规定寄发或送交。转递手续一份交教务处备案。 第二十四条 由其他学校转入我校的学生，有关院系在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，接收手续一份交教务处备案。 第二十五条 毕业生档案的转递工作，由各系部按有关规定组织实施，每年 8 月 16-8 月 30 日集中完成，将转递手续一份交教务处备案；应届毕业生档案可在校保留两年时间，须有相应保留档案手续。 第二十六条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由各系部寄送至有关单位代管，将转递手续一份交教务处备案。 第二十七条 受退学、开除学籍处分的学生，其档案由各系部寄送至学生家庭所在地
13、人事部门管理，将转递手续一份交教务处备案。 第二十八条 当年未报到入学的新生，其档案由各系部转回生源所在地招生部门，将转递手续一份交教务处备案。 第二十九条 因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地，将转递手续一份交教务处备案。 第三十条 所有须在教务处备案的转递手续于每学期结束前一周内上交。 第八章 法律责任第三十一条 学校各级档案管理工作人员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反中华人民共和国保守秘密法 、 中华人民共和国档案法和干部档案工作条例 、干部人事档案材料收集归档规定的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。第九章 附则第三十二条 本办法与现行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管校领导批复为准。 第三十三条 本办法的解释权归教务处。 第三十四条 本办法自公布之日起实施，原郑州信息工程职业学院学生档案管理规定同时废止。
