1、谈判采购程序和常见问题策略研究摘 要：本文从采购的定义和分类出发，提出了谈判的概念。重点明确了谈判采购的一般程序，描述了采购过程中易出现的问题，根据工作经验制定了相应的解决办法。文章理论结合实际，对问题的描述清晰易懂，解决方法操作简单有效，提高了谈判采购的效率，减少了主观因素的不利影响，对采购人员的业务素质提升有着一定的促进作用。 关键词：采购 谈判 程序 策略 一、概述和采购方式分类 1.概述 随着社会分工精细和行业的深化，采购管理已经逐渐形成了自己的知识领域，并在广度和深度上不断扩展，其所带来的影响也在逐步加深，正广泛的应用于多行业、多领域、国内外的各类项目，已经成为较大规模、较为复杂项目
2、必不可少的重要工作。 采购是指采购主体基于消费、生产或转售等目的，有偿获取资源的经济活动。根据采购主体的不同，采购可以分为个人采购、企业采购和政府采购等。其中企业采购是为了满足企业生产经营活动或实现企业战略目标而进行的采购，即企业采购是为了企业的发展而服务的。在此前提下，企业采购除了要满足采购的质量、价格和时间的需求之外，还必须按照国家法律法规以及企业自身的发展战略对降低采购风险、节能减排、保护环境以及承担社会责任等方面提出了更多的要求。 2.采购方式分类 2.1 按照标的物属性划分，可以分为工程采购、物资采购和服务采购 2.2 按照选择交易主体的方式划分，常用的采购方式有招标、询价、比选、磋
3、商、竞买、订单等方式。 选择交易主体划分的采购方式中，招标、询价、比选通常是卖方竞争的采购方式。竞买通常是买方竞争的采购方式。采购人应根据采购目的和要求、市场的供应情况，选择恰当的采购方式。 二、谈判概念的提出 不同的采购方法有其特定的应用情况和特点。招标采购由于受到国家招标投标法 、 招标投标法实施条例以及其他行业内法律法规和规章制度的约束，其程序性、规范行、竞争性和技术经济性也得到了行业内的认可。而对于非招标采购，尤其是磋商、比选等方式，由于没有成熟的法律法规制约，只能依靠行业或企业制度规定，并受到采购人业务能力、道德水平等主观因素的影响，采购结果与采购目标一致是否保持一致则产生了大大的问
4、号。为了进一步分析谈判采购对结果的影响，我们首先明确一下谈判的概念。 要给谈判下一个准确的定义，并不是件容易的事情，因为谈判的内容极其广泛，很难用一两句话准确、充分地表达谈判的全部内涵。因而我们试图从谈判的字面理解、产生原因等方面入手，对谈判的内涵进行分析，描绘出比较简单的轮廓，以便把握谈判的基本概念。 从字面上理解， “谈”即商谈、磋商、讨论，采购方与其相对方（承包商、供应商或服务商）就采购的标的（工程、物资或服务）进行协商；“判”即做出决定、达成协议，通过双方协商确定最终与采购人签订合同的相对人及其提供标的范围和价格。 具体来说，谈判就是以某种利益的满足为目标，是建立在采购方需要的基础上的
5、，这是进行谈判的动机，也是谈判产生的原因。这些需要来自于采购方想满足自己的某种利益，这些利益包含的内容非常广泛：有物质的、精神的；有形的、无形的等。当需要无法仅仅通过自身而需要他人的合作才能满足时，就要借助于谈判的方式来实现。因此，笼统的讲，谈判是参与各方出于某种需要，在一定时空条件下，采取协调行为的过程。 在实际工作中，询价、竞买和订单较少体现出谈判的性质，我们所谓的谈判，要体现出协调的过程，也是我们经常说的磋商和比选。为了是内容更加集中，下面我们以企业物资谈判采购进行分析。 三、谈判采购一般程序 1.确认采购需求 采购周期起始于采购方的采购需求，采购方基于正常运营生产的必须提出了对零部件、
6、组件、原材料、设备或制成品的购置需要。采购需求可能是对现有产品的改造和完善，也可能是对全新产品的初始购置。采购需求包含了采购方对改物资的数量、型号、使用位置尤其是质量、性能的意愿。 2.编制采购方案和谈判文件 对于物资采购，首先考虑的是采用招标的方式组织采购。对于满足招标投标法及其配套法律要求可不招标的物资，可以结合需求的实际需要视情况采用谈判的方式进行，鉴于谈判采购方式受到主观因素影响较大，因此必须制定科学合理的采购方案和编制公平公开的采购文件。在采购方案中，采购方至少应对采购范围、组织实施单位、拟邀请供应商、谈判的主要时间节点、主要商务条款以及确定供货商的方法进行明确。其中，拟邀请供应商及
7、其理由、主要商务条款和确定供应商的方法是采购方案的主要内容，其相应条件确定的是否合理、客观，在一定程度上决定了采购工作是否能够达到预期目标。 采购文件则是向拟邀请供应商明确物资采购范围、商务条款、技术条件等要求的文件资料，其内容必须公开公平，确保每个拟邀请供应商获取的信息是充分的、相同的、无偏离的。 3.谈判准备工作 根据已制定的采购方案和采购文件，采购方开始就如何执行方案的相关内容进行准备工作了。 确定具体谈判目标 准备工作的第一步就是确立希望通过谈判达到的明确目标，目标是未来达到的愿望。谈判采购的基本目标就是采购方和供应方就所要采购的物资达成一致协议。采购方希望找到性价比最优的供应商，供应
8、方则希望找到沟通良好、付款及时、能够长期合作的客户。收集相关信息 如果采购方和供应商有过合作合作的业绩，那么信息收集的过程就存在较大困难；如果第一次接触，那么双方就会提前收集对方的信息。采购方需要知道供应方的生产体系、供货业绩、财务状况、制造设备和主要人员；供应方则对采购方的合作诚信、资金落实情况，甚至是采购方参加谈判的人员组成等内容提前做信息收集工作。 采购方应根据收集到的资料，了解供应方的综合实力，并分析双方的优势和劣势。有了一定的准备和分析，采购方就能够确认供应商是否使用了经济有效的技术流程，可以估计供应商的成本结构，甚至可以站在供应商的立场分析供应商对采购物资的数量、收益期望和成本构成
9、进行概括确定。 风险预判与应对措施制定 在实施采购前，提前预判采购过程中可能出现的风险，制定与之相对应的措施，可以最大限度的降低风险或者转移风险，提高采购的有效性和实效性，从而避免在采购过程中出现突发性问题而没有做好相关准备工作，使采购陷入被动或者延长了采购时间。 4.明确谈判步骤 在采购方和供应方就具体的采购活动进行的谈判过程中，要明确采购的步骤，也就是有一个先后的顺序问题，其先后顺序不宜进行调整。一般来讲，至少有如下几个步骤： 步骤 1、双方就采购的需求进行进一步的探究，是采购方了解供应方对项目物资的了解和重视程度以及供应方整体实力的过程，也是供应方对采购方实际目标的进一步明晰。这一步骤主
10、要是双方对相互提供的条件是否满足原始期望的过程。 步骤 2、明确商务要求和竞价规则。采购方需要对满足采购方要求且有提供货物意愿的供应方提出项目的供货期、供货地点、付款条件等涉及的价格的具体商务条款进行说明，明确商务要求和定商规则。 步骤 3、按照竞价规则，确定项目物资的供货商，并与供货商进行进一步的价格磋商。 步骤 4、双方达成协议，谈判结束。 四、常见问题和解决策略 由于谈判采购过程中受主观因素影响较大，为了体现采购过程的公开公平和诚实信用，采购方应重视提前做好采购过程中的风险预判和相应的解决策略，并不断的汇总收集，逐步减少风险出现的可能性和对采购目标的影响。 由于采购方人员的成本意识、理论
11、基础、沟通能力和谈判技巧的不同，以及采购过程中的诸多不可预见因素，导致采购过程中会出现不同的问题。根据工作实际经验，现将常见问题汇总分类为如下几种： 常见问题 1：采购需求不准确或不充分。 表现形式：经常性调整技术标准、采购数量等采购要求；取消采购需求；供货期变动或提出的供货期不满足采购时限或制造周期。 可能原因：技术部门或设计单位对于项目物资的需求性尤其是技术要求没有进行深入的研究（导致技术问题） ；需求部门对于物资的需求性提出较为随意，没有考虑实际需要，完全出于主观意愿（导致商务问题） ；项目建设的立项过于草率，没有进行前期需求性调研（导致项目取消） 。 解决策略：要求设计或者技术部门对提
12、出的技术要求负责，对随意变更技术条件或标准的实行考核制，从根本上杜绝技术要求或标准的频繁修改；要求根据项目物资需求实际提出采购数量、供货期等要求，同时考虑物资合理科学的生产制造周期，避免主观性引发的低级失误。 常见问题 2：供应商选取的不合理。 表现形式：供应方只有一家，形成了单一来源，不具备竞争性，导致采购成本上升；邀请的供应商不具备拟采购物资的生产能力或供货资质，导致采购失败。 可能原因：采购方没有调研物资的制造市场，对于拟采购物资的供应商的数量或资质了解不足；或者采购方人员存在主观倾向性的错误观念 解决策略：提前进行市场调研，了解拟采购物资的主要属性和制造厂家，论证物资唯一性和充分性，落
13、实厂家的供货业绩，避免邀请的厂家过少或邀请错误的厂商；提高采购方人员的思想素质和理论基础水平，摒弃主观因素对采购实施的影响。 常见问题 3、过程违反采购程序。 表现形式：没有提前告知物资采购的选商规则，在采购过程中根据主观倾向性或根据厂家价格情况确定规则。 可能原因：采购方工作人员对采购程序不熟悉，采购过程较为随意；或采购方工作人员存在主观倾向的错误观念； 解决策略：提前确定采购程序和竞价规则，并向邀请供应方明确，在采购过程中严格依照既定规则行事，避免主观意愿对采购造成的负面影响；提高采购方工作人员的业务素质，制定采购程序标准文件，加强采购程序控制，以客观制约主观。 常见问题 4、采购范围的限
14、制性公开。 表现形式：向部分厂家公布采购程序或规则；对于采购前或采购实施中的变更问题向厂家公布的标准不统一。 可能原因：采购方工作人员的工作疏忽或者业务能力不足；采购方工作人员存在主观错误观念。 解决策略：采购过程中的变更或澄清问题均落实在书面上，同时向所有供应商公开宣布，对于存在异议的或者变更的要求采购方和邀请供应商均签字确认，确保所有供应商得到的信息是一致的。 五、分析总结 对于谈判采购来讲，关键还是采购方工作人员的工作能力和业务素质，加强采购方的业务学习和知识储备，提高理论联系实际的能力对于提高采购效率，降低采购成本，规避采购风险有着重要的意义。对此，也要求采购方工作人员具备以下能力：
15、1.成本意识与价值分析能力 采购支出是构成企业成本支出的重要部分，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，不可大而化之；其次，必须具有成本效益的观念，并能随时间投入与产出加以比较。 2.扎实的理论基础 采购方人员应当学习招投标业务知识，还要具备相关法律知识，特别是合同法方面的知识，以保证采购过程中不会出现大的漏洞。 3.技术能力 了解物资基本的技术要求，是完成一项物资采购的充分条件，能够有效地提高采购效率，节约采购时间降低成本。 4.表达能力 采购人员无论是用语言或文字与供应方沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期、付款方式等，避免语意含混、滋生误解，尤其
16、是忙碌的采购工作，采购人员更应具备长话短说、言简意赅的表达能力，以免浪费时间，而说之以理、动之以情来获取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。 5.良好的人际沟通与协调能力 由于采购业务牵涉范围较广，相关部门比较多，欲使采购业务能顺利进行，获得良好的工作绩效，除了采购人员的努力之外，尚需要企业内部各部门之间有效的配合。因此，良好的人际沟通及协同能力非常重要，以备工作的顺利完成。 6.掌握谈判技巧的能力 确定谈判的目的，是谈判要达到什么样的结果。一般来说是以满足客户基本要求的前提下尽量获得更低的价格、可靠的质量和优质的服务。各企业单位对谈判采购的程序要求各不相同，但是总体来说都是大同小异。采购过程的程序和对工作人员的业务要求也是有较多的潜力可挖，风险是时刻存在的，策略也是因地因时因事制定的，本文抛砖引玉，希望与专业人员的交流和学习，进一步提高谈判采购的管理理念和水平。
