1、1对总承包项目档案管理工作的思考【摘要】总承包项目档案管理立足于项目工程管理的基础上，是基建项目档案管理的一部分，与建设单位项目档案管理相比，有一定的相通性，也存有不同之处。只有在总承包项目档案管理工作中，建立完整档案管理网络，良好档案管理制度，牢固的档案意识，齐全的软硬件设施。将工程档案的过程管理纳入工程与质量管理制度，保证档案在形成、收集、整理、归档、利用的各个环节均有章可循，有法可依，才能确保总承包项目档案管理更上一层楼。 【关键词】 总承包项目档案管理 思考 中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号： 纵观我国火电基建项目总承包行业的发展史，大部分总承包企业都是由原来的设计单位
2、发展起来。西南电力设计院作为设计行业第一个敢于吃螃蟹的人于上世纪八十年代就承担了江油电厂三期工程的总承包工作，工作内容涵盖项目前期研究、招、投标、设计、采购、施工管理、调试运行等工程建设全过程的所有范围，打破了单一设计的局面。 总承包项目档案管理立足于项目工程管理的基础上，是基建项目档案管理的一部分，与建设单位项目档案管理相比，有一定的相通性，也存有不同之处。 1 总承包项目档案管理与建设单位项目档案管理的相通性 1.1 管理期及范围基本一致 2建设单位的项目档案管理期是从项目前期研究开始至项目档案专项验收结束。 工程总承包项目的实施管理是指自合同签订至雇主颁发项目竣工证书的全过程管理。通过对
3、这句话的理解，我们认识到总承包项目档案管理的管理期即自合同签订之日起至项目整套启动；并在项目整套启动后三个月内将整理完毕的总承包项目档案移交给建设单位，总承包项目档案管理工作全部结束（或以合同规定的期限为准） 。实际上，无论合同是否约定项目档案管理的结束时间，由于总承包方负有对基建项目总体质量负责（含项目档案）的职责，在建设单位押有一定的质保金，总承包项目档案管理工作实质是在建设单位进行项目档案专项验收通过，甚至机组达标后，方告结束。由此可见，建设单位与总承包单位的项目档案管理期基本一致。 同时，建设单位与总承包单位的文件管理范围趋于一致，都是负责本项目前期指导、过程控制、归档接收勘察、设计、
4、招投标、施工以及整套机组启动中产生的文件材料。 1.2 执行标准一致 无论是建设单位还是总承包单位所执行的档案标准是一致的。 （1）国家档案局颁布的国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002） 、 科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000) ； （2） 火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T241-2012 ； （3）建设单位档案管理企业标准。 31.3 工作目标一致 总承包单位作为项目参建单位之一，工作目的就是尽可能满足建设单位的要求，为业主争取更大利益，因此建设单位项目档案管理的目标就是总承包项目档案管理的目标。 1.4 承担的责任基本一致
5、 （1）建设单位与总承包项目档案管理部门需负责收集、整理本公司（项目管理）各阶段过程中产生的文件材料。 （2）建设单位档案管理部门对各参建单位、总承包项目档案管理部门对分包单位还负有前期指导、过程控制与移交验收的职责；并对在项目档案专项验收中检查出的问题，同样负有督促、整改的职责。 2 总承包与基建项目档案管理工作的差异性 2.1 管理层面不同 作为建设单位的项目档案管理人员工作只需向建设单位主管领导负责，专业技术方面以地方档案局与总公司档案主管的管理规定为准。 总承包项目档案管理人员则以建设单位的档案管理标准为工作指南，档案管理工作向建设单位项目档案管理部门负责。 作为建设单位的合同单位，总
6、承包单位应认识到在遵循国家档案管理标准的同时，对建设单位的企业标准也不容忽视。一般说来，不同的火电企业在不违反国标的基础上，根据本地区档案主管部门及总公司档案主管的要求，均制订了一整套档案管理标准，并且在最后的档案专项验收工作中，以此为标准进行检查。因此，如果总承包单位罔顾建设单位档案部门的管理要求，必然导致最后全盘整改。同时，总承包项目单4位也一定要遵循档案管理无小事的原则，要求业主单位以正式行文的形式下发管理标准，作为日常工作指南。并且在工作过程中对不确定问题时时与业主单位进行沟通，避免出现后期发生问题时，责任不明确的情况。 2.2 工作细节不同 建设单位除对本单位在工程建设中产生的文件材
7、料进行收集整理归档外，工作重点在于管理（指导、监督各参建单位的立卷归档工作）并验收（项目竣工后验收各参建单位移交的档案） 。 总承包单位负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、收集、整理、归档和保管工作。在管理（指导、监督分包单位项目文件材料立卷归档）的同时，还要汇总、整理（分包单位提交的项目档案资料）与移交（项目竣工后向建设单位移交完整、准确的项目档案） 。 2.3 移交份数不同 建设单位在工程前期就会与各参建单位就移交份数进行确定，因为这将涉及到流通文件的份数确定，以及工程移交文件原件的份数，对于基建项目档案管理工作来说，是一个不容忽视的细节问题。一般说来，建设单位要求移交两份原件，如工程
8、在城建范围之类，还要将厂区规划，管网布置等相关文件移交市城建档案馆一份，参建单位移交建设单位就是三份文件。 总承包项目在移交时，份数就会增加一份，因为总承包单位还会留存一份，因此，分包单位在移交工程竣工文件时就是四份（含城建档案） 。53 如何做好总承包项目档案管理工作 总承包项目档案管理与设计院技术档案相比，它的特殊性在于：管理时间长，涉及面广、归档内容多，分包单位档案管理人员良莠不齐。 如何做好总承包项目档案管理工作,已成为总承包单位亟待解决的问题。 3.1 项目档案基础管理工作是做好总承包项目档案管理的基础 3.1.1 基础网络建立。工程伊始，在建设单位档案管理的指导下，确立以“总经理全
9、面负责、总工程师（党委书记）负责档案管理工作，各部门及参建单位行政负责人为档案管理第一责任人”的领导责任制，把档案工作列入总承包项目部（以下简称总包部）领导工作的议事日程，纳入相关人员岗位职责。建立由总包部领导直至各参建单位文件中心档案管理网络，设置专、兼职档案员岗位。使档案管理工作在组织上有了强有力的保证。 3.1.2 基础设施齐备。将档案管理基础设施建设纳入总包部基建期工作规划，使之能充分满足项目档案管理的需要，为今后业主的达标创优打下良好基础。 3.1.3 人员配置与培训。要求各参建方配置符合要求的档案管理人员，组织上岗学习与培训，做到全现场档案管理专职人员持证上岗。 3.2 档案管理工
10、作标准化是总承包项目档案管理及时，完整、准确收集的保证措施 3.2.1 制度建设。制定完善的档案工作管理制度，建立相应管理台帐，做到监督考核及时。将项目档案的过程管理纳入总包部工程管理、质量6管理制度，明确工程部专工对施工技术文件的完整准确负责，档案室对案卷质量负责，以确保归档工程档案齐全完整、数据准确，案卷质量合格。 3.2.2 落实责任。完善档案管理岗位职责，建立档案工作分工表，做到分工明确、责任落实。 3.2.3 建设初期，可聘请有经验的基层档案管理人员参与项目档案管理工作规划，并按阶段定期或不定期聘请地方档案局以及中电建协档案专家到现场指导工作，依托专家的技术支持与指导，对档案管理工作
11、进行统筹策划、技术指导等全方位管理，避免档案管理走弯路。 3.2.4 现场协调。针对档案工作中出现的问题，组织现场办公会，及时处理遇到的问题及做好内部沟通工作。 3.3 档案管理与工程同步，是做好档案管理的关键 档案人员坚持深入各参建单位进行归档工作的超前指导，确保归档文件材料的规范化，使档案管理工作层层把关。 3.3.1 加强跟踪。实行项目档案分项、定人、台帐管理原则，将项目档案按前期依据性、招、投标、合同、设备、工程管理、施工技术等文件进行分类，落实至专人管理，并建立相应的移交台帐，以便于跟踪管理。 3.3.2 过程融入。对施工、安装、调试、监理竣工文件，总包部工程部专工与档案管理人员应将
12、达标创优工作融入工程建设的过程中，严格按火电机组达标投产考核标准要求监督、检查和验收资料。档案管理人员应充分发挥“三勤”：即“嘴勤” 、 “眼勤” 、 “脚勤”的工作作风，7对项目档案实行全过程跟踪服务，采取单位工程竣工文件验收记录表等形式，以确保文件材料的完整、准确、系统，并进行闭环管理，将预控措施落在实处。 3.3.3 体系运作评价。为加强项目档案的过程控制，总包部档案室可制定分包商档案管理体系运作评价管理制度 。从档案体系与管理、协调与控制、质量与要求、检查与验收几个方面对分包商当月的档案管理情况进行评价，交监理单位审核，业主确认。确保档案管理体系运作正常，管理到位。 3.3.4 重点监
13、督。竣工图是工程档案中的重头戏。应严格按照火力发电厂工程竣工图文件编制规定的要求，细化竣工图管理流程。重点监督、跟踪其编制工作，避免竣工图的审查流于形式。 3.3.5 严格要求。档案管理人员应做到归档文件当天移交、当天入库，严把归档三率。确保档案管理系统数据完整、准确，在线查阅无遗漏。 3.3.6 严把验收关。竣工档案移交前总包部档案室应组织各编制方、监理单位、总包部工程部专工等对竣工文件完整性、准确性进行逐卷册会审，并对存在的问题进行限期整改，整改完毕经建设单位确认后办理交接手续。并将竣工资料的验收归档纳入工程进度考核与工程结算中。 以上几项措施可有效控制项目档案移交不及时、不规范这一难题，
14、并确保了项目档案的完整性、准确性和系统性。 3.4 勤于思考的工作，是做好档案管理的有效因素 任何工作都不是一成不变的，在工作中，应勤于思考，敢于挑战权威。以工程设备资料的移交为例：设备资料的移交均按照国家档案局的8“三同步”之“与设备开箱验收同步” ，基本采取档案管理人员参加开箱验收，设备资料当场由档案管理人员拿走归档的方式。而实际工作中设备资料的来源途径大致有三种： 一种是中小型设备，资料大都随设备到达，此类设备可采取开箱验收移交的方式；第二种是大型设备如三大主机，资料量大，一般采取部分随机到达，大批量采用邮寄方式，此类设备生产厂家系大型公司，标准化程度高，第一份文件是资料清单，通过资料清
15、单可以保证该设备资料齐全、完整；第三种是部分中小型设备，存在厂家小，管理不规范，资料有随机来的，有直接寄到设备代保管单位的，有寄到建设单位物资管理部门的，有寄到建设单位工程部专工的，来源渠道广泛。 由此可见，档案管理人员至现场开箱验收不能保证设备资料移交齐全、完整，而且拿回的设备资料是使用在几号机组、什么系统更不能确定。 通过多年的现场实践，总包部可采取实行设备资料专业控制管理，由设备采购部门相关人员负责收集、整理、移交设备资料的方式。加强与物资部、工程部及生产部门等设备使用单位密切联系，发现问题及时反馈，做到图纸到达当天即分发给各分包单位及相关职责职能部门。另一方面，通过组织协调，将文件资料
16、的归档作为付款结算的依据之一，从而加大执行归档制度的力度，较为彻底地解决了少数设备厂家对档案收集工作不重视、不配合和归档资料不完整的问题，完整的设备资料为机组调整试运以及投产后的正常运行做好了技术储备工作。将控制关口前置，实行设备成套单位组织移交，工程部专工审查其完整性的管理模9式，已在粤电惠来、国华宁东等电厂实施，效果良好，确保了各家电厂设备资料的齐全、准确、完整。 综上所述，要做好总承包项目档案管理工作，只有建立完整档案管理网络，制定良好档案管理制度，树立牢固的档案意识，配备齐全的软硬件设施。注重前期指导与过程控制，严把质量关，并将工程档案的过程管理纳入工程与质量管理制度，保证档案在形成、收集、整理、归档、利用的各个环节均有章可循，有法可依。才能确保项目档案的系统、完整、准确；确保总承包项目档案管理更上一层楼。 【参考文献】 1重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002） 2002 年，国家档案局。 2电力工程达标投产管理办法（2006 年） 2006 年 4 月，中国电力建设企业协会。
