1、1会计信息化环境下高校银行对账的问题与思考【摘要】 受社会科学技术发展以及会计处理模式转变的影响，会计信息化在当前已然成为会计行业发展的一个重要特征。会计工作信息化的构建，一方面能够提高会计工作的效率，减少人力成本开支，另一方面还可以提高会计工作的准确性。本文以当前电子信息化技术平台在会计工作中的应用为基本背景，对高校会计如何在电子信息化技术条件下，做好银行对账工作做出了部分探讨性分析与建议。 【关键词】 高校 会计 信息化 银行对账 以往很长一段时期内，对账都是由高校会计人力手工进行，也就是说对账单是通过邮寄到达高校、银行方面的专人送达高校或是高校方面派人直接去银行领取。近年来社会经济高速发
2、展，资金运行数额巨大、周转频繁的环境下，这种费时、费力的方法已经变得非常不可取。于是银行方面开始另辟蹊径，利用一些现代化的通信技术手段来发送账单信息，以解决传统对账方式中的部分问题，比如网络邮件、短信等都成为银行账单的发送途径，但即使在这种技术条件下，高校与银行间对账的一些问题仍然不能得到解决，比如账单的回收率较低、人力成本较高以及难以控制风险等等。因此，要真正发挥银行、高校间对账防范资金风险的作用，必须更新观念，通过金融创新，以高科技手段打通银行与高校之间因距离产生的信息断层，从根本上改变目前落后的手工对账方式，即以电子对账替代手工对账。 2一、银行对账的实现原理 在当前的高校经济活动中，银
3、行对账的主要目的是通过将高校自身对于银行账目活动的日志记录与银行方面的账目活动记录进行比对，以发现单位和银行单方面尚未入账或付款的未达事项，然后通过相关调节手段，比如编制余额调节表，使得银行与高校双方的账目活动记录得以同步。余额调节表的编制过程，是将所有高校自身的银行账目活动记录存放到对账文件中，同时将所有银行方面提供的账目活动记录存放到对账的文件中，然后对两个文件中的数据信息进行比对、分析，最后产生余额调节表。 二、银行对账的实施步骤及注意问题 1、输入银行对账期初余额 在高校信息化环境下银行对账的过程中，要确保账单对账的准确性与连续性，就要将首次进行对账的时间与首次进行对账时的账户余额录入
4、计算机对账软件中。在此，必须要注意以下两点。 第一，正确理解银行对账启用日期的含义。在计算机对账软件要求输入启用日期时，应当输入的日期应当为此前最后一次进行对账日期的次日，比如在高校方面准备启用计算机对账软件进行对账的时候，此前最后一次对账户进行对账的截止日期为 2012 年 2 月 28 日，那么要输入软件系统中的启用日期就应当为 2012 年 2 月 29 日。 第二，正确理解银行对账期初余额的含义。在首次进行对账的过程当中， “期初余额”主要有两个意思。第一个意思是此前最后一次对账后的银行日记账与银行对账单余额。第二个意思是此前最后一次对账后所3有的未达账项。比如，对账启用日期如果为 2
5、012 年 2 月 29 日，那么期初余额就应当为 2012 年 2 月 28 日的一切未达账项、对账单调整前余额以及银行日记账调整前余额。 2、从开户银行获取当月银行对账单并输入系统 高校对账工作，首先是从银行获取当月的对账单，然后依次将数据输入到计算机对账软件中，这样才能进行对账操作。部分高校采用的对账系统，可以通过将所需对账户头的银行数据电子版按照与对账系统所匹配的格式要求编辑后，将银行数据直接导入对账系统中。当前，由于高校的经济活动日益增多，对账单一定也非常的长，所以如果选择逐条对对账单条目进行输入，会对对账效率起到一定制约作用，因此选择较新的对账系统可以提高对账效率。 3、进行银行对
6、账 系统一般提供自动对账和手工对账两种对账方式。在进行银行对账时，应该遵循以下方法和顺序。 第一，首先设置系统自动对账的依据及对账截止日期。自动对账通常是在结算单号相同、结算方式相同以及金额相同的情况下进行，提前将自动对账的相关依据输入软件系统后，才能够使对账软件执行自动对账任务，如果输入的依据中存在矛盾或是脱节的地方，均不能使对账软件运行。其次对账的截止日期也是非常重要的，尤其是未能及时赶在对账单有效期之前进行对账的情况下，正确输入对账截止日期就更为重要。因为对账单与未达账的截止日期不一定会同步，可能存在日期方面的差异，这样一来会造成异常情况出现，使对账的结果失去准确性。比如，4对账单的有效
7、期是 2012 年 2 月 29 日，而在这个时间之前高校方面没有进行对账，而到了 3 月 15 日进行对账操作的时候，3 月 1 日与 3 月 15 日之间，高校与银行之间的所有经济活动都会被对账软件认作是未达账项。第二，利用系统提供的自动对账功能进行自动对账。会计工作信息化方面的进步与发展，在很大程度上减轻了会计人员的工作量，而且能够提高会计工作效率以及会计工作的准确性，所以在高校进行对账的时候，也应当对计算机对账软件系统加大利用，尤其是其中的自动对账功能。不过，所谓的自动对账也需要进行相应的辅助操作，而且在辅助操作上更要注意准确性，否则会对对账结果产生很大的影响。还有，自动对账也不能有效
8、处理“一对多”或是“多对一”这样的处理。比如，有时候高校方面分别记录了两笔财务活动项，而银行方面则可能将这两条记录合为了一项，这样的情况如果交由自动对账进行处理则不能取得正确的对账结果。 第三，在自动对账的基础上，进行手工对账。虽然在信息化的条件下，高校会计对账工作得到了很大的解放，也提升了对账信息的准确性与及时性，但是由于上诉的各种问题存在，人力辅助对账在一些时候也是必须的。比如在进行一对多、多对一的情况下，进行手工对账就非常必要，而在一对一的情况下，也不必过于担心对账信息准确性的问题，所以人力对账作为一种辅助方式也是很必要的。 三、银行对账的实施阻碍及其解决措施 信息化技术条件在高校会计工
9、作当中的应用，在很大程度上简便了5会计人员的工作，使得银行对账不再如传统方式那样繁琐。但是，在当前的实际对账过程当中，对账单的获取基本上还是需要高校方面去银行自行领取，即便有电子邮件的形式传送账单，但是由于数据格式的问题，不能直接将对账单条目导入计算机对账软件系统，需要一条一条地进行录入，这也给会计工作人员带来了一定的工作量，而且经济活动越是频繁，工作量就越大。在这样的形势下，一些高校的财会人员情愿采用传统的人力方式进行对账，因为对他们而言这样或许还要“简便”一些。不难看出，对账单的条目录入工作对于信息化对账的发展产生了较大的负面作用，不利于信息化对账在高校会计工作中的推广，要改变这一现状，就
10、要从根本的途径出发，将银行对账单与高校计算机对账软件系统进行一定程度的整合，提升双方的兼容性。 第一，从短期看，高校可以利用磁盘从开户行取得银行对账单数据文件，然后以手工方式将银行对账单记录导入会计信息系统中。从目前实际来看，这一方法完全可以实现。 第二，从长期看，高校可以通过网络直接从开户银行下载银行对账单数据文件，并直接将银行对账单记录导入会计信息系统中。这种方式会更加便捷，极大地降低高校银行对账实施成本。但考虑到我国信息网络发展现状，这种方法目前实现难度非常大。 而无论通过哪种方式实现，必须解决好以下两个问题：一是谋求开户银行的积极配合。从目前实际情况看，采取第一种方式完全有可能，只是缺
11、乏银行的配合而已。由此可见，高校会计信息化是不能脱离社会环境而独立良好地发展的，这是一个全社会范围内的系统工程，全社会6的“和谐统一”是必要条件。二是解决好银行对账单数据文件与会计信息化软件的接口问题，无论通过哪种方式取得的数据文件，要顺利地导入会计信息系统，必须要解决好接口问题。这一问题可由软件商解决，只需其提供文件格式及文件类型设置功能即可。 四、银行对账过程中高校资金内部控制体系的完善 银行存款对账的最终目的是要依据银行存款余额调节表来逐笔落实和处理未达账项：首先落实未达账项的真伪性，然后分析未达账项未及时记账的原因，针对不同情况进行不同处理，并督促未达账项迅速入账，发现可疑的未达账项要
12、进一步查证，发现有问题的未达账项 及违法违纪行为，要及时向领导汇报，最大限度地减少银行存款损失，从而保证高校资金流动安全、防范财务风险、提高资金使用效益、完善高校资金内部控制制度建设。 目前，部分高校对账制度和体系不太完善，即使制订有较为合理和完善的对账管理办法作为执行依据，执行起来仍然没有得到很好的落实和监督。首先是对账员仅仅是编制提供了余额调节表，而没有对未达账项进行逐笔分析，查出原因，对症下药；然后对银行余额调节表上的审核一岗只是形同虚设，这给出纳人员与银行客户经理协同做假提供了可乘之机，内部控制疏散，资金防范上存在漏洞。因此，建议从加强事中控制和事后控制两方面来推进银行对账工作。 第一
13、，进一步明确银行存款对账工作内部控制责任主体：对账岗位的设置应严格遵循“不相容职务分离”原则，专岗专职，不得交叉设置。对账人员要定期进行轮换。通过岗位轮换交接工作，后一任职工可对前7一任该岗位职工的工作有进一步的检查作用，从而促进良好内控体系的建立与实施。 在结算业务很大的资金结算中心，加强银行对账工作的事后检查是非常必要，这一审核岗需由银行对账单索取岗和银行对账岗以外的人来担任。存款对账工作内部领导管理责任主体应该是财务处，监督控制责任主体应该是审计处。即财务处配备业务能力强、政策水平高的专门人员，负责检查银行存款对账工作，审计处负责定期审计银行存款对账工作。 第二，树立内控无小事的理念，采
14、取抽查和校验两种方法，采用“客观性”会计原则中的可校验性要求，对单位的银行存款对账工作进行再对账，以发现对账工作中存在的问题，专人管理，不定期轮换校验，对银行存款对账工作实施监控。 第三，提高对账人员职业道德修养和职业技术水平，落实银行存款对账工作问责制度。对账结果作为高校发现财务问题的重要渠道，对账工作不得有半点马虎。形成对账结果问责制，可以对对账工作形成有效的监督和威慑作用，使单位领导和对账人员能正确对待和提高对对账工作重要性的认识，保证对账工作的制度化和规范化，不断完善单位资金内部控制体系，确保单位资金运营的准确、安全、高效性，不给不法分子留有可乘之机。凡违背高校银行存款对账工作内部会计控制制度规定，给高校或二级单位造成损失的，应视情节轻重追究各责任人员的责任。 【参考文献】 1 王桂芝：有关信息化银行对账问题的探讨J.中国中会计师，82008（12）. 2 王文茜：浅谈电子对账J.金融会计，2005（11）. 3 吴美璇：高校对账工作与资金内部控制体系建立浅析J.商业经济，2009（3）.
