1、浅谈档案管理信息化与数字化建设【摘 要】当前档案管理建设的一个重要目标就是实现档案的信息化与数字化。本文分析了档案管理信息化数字化的内涵和要求，并分析了档案信息化数字化建设中存在的问题，最终提出积极推进档案管理信息化数字化的对策。 【关键词】档案管理；信息化；数字化 档案是人类文化遗产的重要组成部分，是人类社会实践和社会文明进步的历史记录，也是发展先进生产力、建设先进文化的基础性工作和重要支柱。其中，大力推进档案信息化建设，是当前做好档案工作的重要任务之一。 一、档案管理信息化数字化的内涵和要求 1.档案信息标准化，是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中，所必须依赖的业务规范和技术标准
2、。这些规范和标准应该由档案管理部门统一制定、颁布、施行。档案信息的标准化主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面的内容。 2.电子档案的特性，使档案信息的检索查询和提供利用更加方便快速，使档案信息资源共享，更大限度地满足社会对档案信息利用的要求。档案信息数字化主要包括四个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。 3.档案信息网络化，是指将档案资源进行数字化处理后，通过互联网、局域网等计算机网络技术，建立档案信息网站，供公众进行档案信息
3、查询和资源共享，以实现档案信息的开放式、交互式、社会化利用。档案信息网络化具有强大的优势，可使档案资源成为社会的共享资源和共同财富，实现不同地点的多个用户同时受益，大大提高信息服务功能和利用效益。 二、档案信息化数字化建设中存在的问题 1.建设任务繁重，工作见效难。在档案信息化进程中，一要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将馆藏文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件；二要利用文档处理软件，按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用；三要对客户提供网上利用平台，搞好远程服务；四要采取电磁屏蔽，内外网物理隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击、
4、自身误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全；五要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。要实现档案信息化，建成数字档案馆，在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下，也许需要数年、近十年或者更长的时间。 2.资金投入规模大，筹集资金难。加快档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。要搞信息化，就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备、打印、复印等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身
5、，其后续维修、更换、升级费用有多大可想而知。 3.队伍建设要求高，适用人才难求。档案信息化，档案人员要与计算机、网络打交道，是一种高层次的工作，对人的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能，有获取判断运用信息的能力，要有精通的档案业务知识。那种既懂档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才大受欢迎。但受传统用人体制的制约，使人才竞争难以顺利展开，加上档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住，冗员又难以消化，致使档案部门人员老面孔，工作老方法，进步不快，活力不强。 三、积极推进档案管理信息化数字化的对策 1.在工作目标的制订执
6、行上，要坚持长期目标与近期目标相结合。要按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标。长期目标要做到站在制高点上，提纲挈领，通盘考虑，保持高质量和统一性，为技术发展留下兼容和扩充的余地，防止走回头路和弯路，减少资源浪费。近期目标注重实用和可行。基础业务建设要按标准化要求进行档案整理和电子计算机著录与标引工作。具体工作要做细，要精益求精，不马虎从事。要通过落实近期目标，摸索经验，修订和完善长期目标，改进工作，循序渐进。 对于馆藏档案和新归档档案的数据处理，要区别轻重缓急予以对待。对于新旧档案的数据处理，可按照先新、后旧的原则，对新归档新入馆的档案采用新的办法进行数据
7、处理，旧档案放到第二步。对于馆藏档案，可按照先重点后一般的原则，在对现有馆藏进行分析的基础上，对有重要价值的档案先进行数字化处理。借此时机对库藏档案进行清理，对于已经失去保存价值的档案资料予以按程序批准销毁，以减少重复劳动。 2.在方案的实施过程中，要坚持统筹规划与分步实施相结合。在财力支持有限的情况下，要依据当地经济发展水平和与档案部门可争取的财力，制定一个长短结合的硬件设施建设方案，先添置部分先行设备，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在计算机等硬件的配置上，应根据业务需要和人员计算机操作水平，按高中低不同档次配置。硬件设施配置中坚持高配置服务器，低配置终端的策略，硬件替换中将高配置
8、的新机作服务器，低配置的旧机作终端。 3.在人力资源的开发上，坚持注重引进与加强培训相结合。要注重引进既具有计算机操作能力又懂档案管理的复合型人才，改善人才结构。同时注意选送骨干到高等院校、专业培训班培训，鼓励岗位练兵和自学成才，边用边学，以用促学，提高业务素质和综合素质。 4.在资金的筹措上，坚持争取财政支持与积极自筹相结合。实现档案信息化，最基本的投入渠道只能是财政，档案馆不创造物质财富，也无创收渠道，经费只能由财政供给。档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持，将其列入政府信息化工程，解决预算经费，一次难以到位的可确定基数，分年兑现。同时，注意发挥自身的主观能动性，广开筹资渠道，争取多方面
9、支持，多渠道解决。 5.推进档案信息化的法制建设。在档案信息化建设过程中，越来越表现出对法制化的依赖。加强档案法制化建设，是适应新时期档案工作发展的新形势，推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。要加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。档案信息化管理的法制建设主要包括以下几个方面的内容：一是对现有档案法规、国家和行业标准加以贯彻执行。据有关资料显示，在制定的技术规范中，贯彻标准的只在少数。采标率很低，大部分单位对已经颁布实施的国家和行业标准毫不了解。根据这种状况，应以法律法规的形式加以确定，变行政管理为法制管理，增加其约束力。二是社会的发
10、展日新月异，档案信息化进程不断加快，需要对新的领域、新的载体、新的档案关系和新的档案管理主体进行立法，同时修改、废止不适应发展要求的档案法规。三是大量电子档案能否发挥其应有使用价值缺乏法律依据。在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，就需要制定相关法律加以界定，从而更好地发挥电子档案的作用。四是档案信息化法制建设还应包括档案安全法规建设。现代信息社会中，档案管理的网络化使档案存在一定的安全隐患，在推进档案信息化进程中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。 6.在工作成果上，坚持长期效益与当前效益相结合。同样，档案信息化也要讲求效益，在建设过程中要做到边投入，边建设，边见效，从部分信息化到全部信息化。设备的购置，先考虑办公和档案馆目录数据库输入的需要。在档案数据处理上先输入重要的利用率高的档案，再输入一般的档案。在网站建设上先作为档案工作的宣传窗口和现行文件开放服务的窗口，再根据信息化进程扩展到网上档案查询利用服务。 参考文献： 1边广欣.浅谈档案管理信息化建设J.煤炭企业档案管理优秀论文集（2010）.2011 （05） 2王琳燕.浅谈高校档案管理信息化建设J.华章.2013（02） 3马志波.高校档案管理信息化探索J.卫生职业教育.2010（02）
