1、“互联网+”形势下高校办公室信息化建设探析【摘要】 “互联网+”的出现，信息化建设成为高校办公室工作科学发展的必然趋势，目前，高校办公室信息化建设存在诸多问题，影响和制约了办公室工作的发展，需要我们予以妥善解决。文章从高校办公室信息化建设的必要性着手，分析其存在的问题，并进一步提出了高校办公室信息化建设的对策，为当前高校信息化建设提供了新的思路。 【关键词】互联网+ 办公室 信息化 探析 一、高校办公室信息化建设的必要性 （一）信息时代发展的必然要求 当前， “互联网+”浪潮风起云涌，对我国经济、社会各个方面产生全方位的深远影响。这一切对高校的信息发展理念、处理模式和运行机制提出了新的更高要求
2、，高校信息化建设模式和运行机制提出了更高要求，高校信息化建设势在必行。高校办公室是高校决策协调工作的中心，理应在高校信息化建设中充当排头兵的作用。高校办公室的管理者如果仍然墨守成规、因循守旧，而不顺应信息化建设的潮流，改变传统的信息处理方式，必将面临一系列严峻的挑战。从另一个层面来看，信息化建设对于强化高校办公室的协调、服务和管理职能具有重要的促进作用。这种作用不仅体现在效率的提高、成本的节约上，更重要的是通过信息化建设可以推动信息的科学化管理，促进信息处理流程的革新，进而提高服务质量，促进高校的科学发展。 （二）高校自身发展的迫切需要 在“互联网+”的大时代，现代信息技术向教育领域迅速扩展。
3、同时当前高等教育不断发展、管理体制改革日趋深化，高校的自身发展面临许多新情况、新问题，如规模扩大与内涵发展的矛盾、院校合并的运行体制问题、一校多区的资源管理问题等。高校领导仅凭以往的经验，简单的调研，粗糙的协调来处理这些问题是不行的，往往是事倍功半，达不到最佳效果，甚而致使问题搁置、悬而未决，影响全局工作，其决策必须建立在对各种信息进行过细的采集、整理、分析的基础上，以此来实现决策的科学化，而作为高校的参谋部，高校办公室应责无旁贷地承担起运用现代化信息手段进行信息搜集、加工处理的重要任务。为学校决策提供科学、有效的信息，促进学校教学、科研、管理水平的进一步提高。 （三）是高校办公室强化职能的重
4、要手段 如何在原有的基础上进一步强化科学管理，完善服务功能是“互联网+”下摆在广大高校办公室管理者面前的一个突出问题。从目前高校办公室的现状来看，信息化建设无疑可以为管理者提供一把解决问题的钥匙，对于高校办公室而言， “互联网+”建设带来的不仅仅是技术的革新，也带来了管理思想的变革，它不仅提高了管理效率，还全面强化了服务功能，大大提升了办公室的整体工作水平。在“互联网+”时期，高校办公室必须开拓信息视野，更新信息观念，不断加强信息化建设，更好地发挥参谋和助手作用，进一步提高工作效率和服务质量，高校办公室一方面可以充分收集信息，对大量的信息进行适当的加工处理，从中提取和凝练信息精华，供领导决策使
5、用；另一方面可以对所收集的信息进行综合分析，进一步提出处理意见和参考方案，为学校科学决策提供积极的服务。 二、存在的问题 （一）网络基础设施落后 许多高校的主服务器系统信息网络带宽窄、容量小，只能传递文字信息，而且传输速度慢，网络效率底，有的高校网络管理虽然已经联通，但没有真正运转起来，许多办公室的电脑仍然扮演打字机，上网工具的单机角色，未形成完整的信息管理系统，没有实现拟稿、成文、传输、立卷、存档一体化的信息处理流程，也没有建立起围绕办公室信息工作运行和管理、信息检索和查询、校领导决策的信息服务系统，一个高效率、高质量的信息自动化网络尚未真正建立起来。 （二）信息工作制度亟待健全 目前，许多
6、高校的信息网络尚未真正形成以高校办公室为核心，覆盖学校各院系、部门、科研机构的信息网络，即便已经建立起信息网络，往往因为人员变动或信息工作员的信息意识淡薄，不能及时做到上情下传，下情上达，导致网络传输出现中断，影响整个系统功能的发挥。同时，高校信息工作的自动化、数字化、网络化水平较低，离信息工作高效、快捷、方便的要求尚有较大差距。此外，多数高校尚未建立起切实有效的考核奖惩、信息报送、人员培训、定期分析、重大信息失职责任追究等信息工作机制，信息工作还未步入制度化、规范化、科学化轨道，也大大制约了信息化建设进程。 （三）信息系统共享程度低 高校办公室信息化建设，本应是一个有机的整体，但由于各高校教
7、育投资的不连贯，造成信息化建设缺乏持续性，加上各院系、部门、科研机构之间的联系没有十分紧密，导致在进行校园整体信息化建设时缺乏必要的全局规划，难以进行整体信息处理，同时也影响了高校信息的有效共享，个别系统虽然运行在联入校园网的计算机上，但其自身的运行模式却是个人计算机模式，难以完成与其它系统的信息共享，这样，容易导致重复劳动，造成人力资源的浪费。比如，学校以高校办公室作为承办单位出台一份文件，在完成文件的过程中需要协调大量的部门或院系，向他们收集信息进行处理，而在出台另一份管理文件时，经常要重复上述劳动，导致资源的极大浪费。 （四）信息工作者意识不到位 在“互联网+”环境下，高校领导和基层师生
8、对信息的要求较高，这就要求高校办公室管理者要进一步增强信息意识，切实发挥好信息服务职能，及时提供全面准确、系统翔实，针对性强的综合信息，进一步提高自身的参谋能力和水平，服务于学校的科学、民主决策，推动学校事业发展。然而在现实中，许多高校办公室信息工作者往往缺乏对信息进行深层次的研究和整理，在信息处理过程中过于简单化，满足于就事论事，而对产生问题和矛盾的原因却不加分析或只进行浅显分析，也未提出解决问题的方案，致使提供的信息是“单一信息多，真实可靠的调研和综合信息少” ，有的甚至失真、缺乏时效性，不仅难以提供高质量、有价值的信息，更谈不上作为决策的参考了。 三、高校办公室信息化建设的对策 （一）切
9、实增强信息工作者的综合素质 领导重视是信息化建设的重要保证，高校领导和办公室管理者要从学校发展大局出发，进一步强化对信息化建设重要性和必要性的认识，将其作为一项重要工作常抓不懈，要不断加强对信息化建设工作的领导和指导，建立健全一系列适应科学发展要求的规章制度，以科学合理、行之有效的管理制度促进信息化建设。具有强烈的信息意识，也是高校办公室信息工作者必备的素质，信息工作水平的高低，根本取决于工作者素质的高低，高校要不断加强信息网络建设，把年富力强、素质较高、吃苦耐劳、有较强的事业心和责任感的同志充实到信息工作岗位上来，形成一支以高校办公室信息工作者为主，以各院系和部门、科研机构信息工作为辅，纵向
10、到底、横向到边、反应灵敏、快捷高效的信息网络。同时要进一步提高信息工作者的综合素质，使他们能够切实从工作需要出发，主动挖掘信息源，收集、分析、反馈各种新情况、新问题，并不断更新知识结构，掌握现代化信息工作管理方法、技术和文字表达、综合分析能力，充分运用信息检索、网络调研、问卷调查等手段，提供既有情况介绍、又有综合分析的专题信息。 （二）不断健全信息自动化系统 信息自动化系统主要包括信息采集、信息分析、信息传阅三个子系统。信息采集系统负责将非结构化的信息抽取出来保存到结构化的数据库中。信息分析系统负责对结构化数据库中的信息进行综合分析，分门别类地保存到相应的层级数据库中。信息传阅系统负责将分类数
11、据库中的信息批量传输到高校的各级信息系统，供管理决策使用，信息自动化系统不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服务，而且还能实现教育信息资源的交流与共享，进一步提高信息管理水平和共享度。为此，要进一步健全和完善信息自动化系统，不断提高信息工作效率。首先要提高信息工作者的信息自动化能力，要采取以老带新、举办培训班、定期召开座谈会、选派外出学习培训、安排调研等形式，培养信息工作者信息采集的敏感性和信息分析的前瞻性，切实提高掌握现代化信息手段的专业素质和岗位技能。其次要加强软硬件建设，创造良好的工作环境，要实现信息处理的自动化、信息存储的集约化、信息检索的结构化，除了购置必备的现代化办公设备，还要对相
12、关办公软件进行及时更新，第三要健全和完善信息自动化系统运行体制，要从管理制度的层面，进一步规范信息工作者的技能标准、信息技术的应用和软硬件的选用，将上下左右各层级信息系统都纳入统一的信息自动化系统，实行集约化管理。（三）努力建立顺畅的信息网络 信息流量大小、质量优劣、传输时效，关键取决于信息环流渠道是否畅通。目前，绝大多数高校或多或少地存在信息网络不通畅的问题，许多有效信息不能及时、清晰地呈现在学校领导和基层师生的面前，影响了学校信息工作的整体形象。建立机构完整、布局合理、反应灵敏、渠道畅通的信息网络，是全面了解和及时掌握校内外各类动态信息的关键，是高校办公室信息化建设的当务之急，一是要重视教
13、育教学、科技研究、学生工作、师资队伍、对外交流等分类信息化建设，并确保网络通畅，使方方面面的信息能够及时、准确地传送到学校的信息系统。二是要主动与上级有关部门信息系统进行对接，确保快速、便捷地接收上级文件，及时获取有助于学校发展的各类信息。三是要对学校的办学思想和特色、改革发展的情况进行适当包装，适时进行对外宣传，进一步提高学校的知名度和美誉度，从而促进学校与社会各界及兄弟院校的友好交流和良性互动。 （四）在信息化建设的过程中，不断加强安全管理 在信息化达到一定程度后，信息安全的问题越来越突出。 “互联网+”深入到师生办公、教学、生活等各个方面，一旦出现网络安全问题，影响将是全面的，有的甚至会
14、导致学校的重大损失。所以，在信息化建的过程中安全问题不可忽略，信息安全是信息化建设的重要保障。构建一个合理的、主动的、系统的网络安全体系变得非常重要。 （五）不断提升信息系统分析能力 “互联网+”的发展，需要我们为高校领导科学决策提供大量高质量、有价值的信息，对此类信息的分析和提取，要求我们进行科学、系统的研究。而这种研究，因其知识构成的复杂性和研究课题的多样性，往往仅凭个人的力量是难以完成的，需要组成研究小组进行基于协作的信息系统分析。更准确地讲，随着信息规模的不断扩大和知识体系的纵深发展，对信息处理者的要求日益提高。在这种情况下，高校办公室只有组织不同学科背景、不同部门的信息工作者展开多边协作，建立资源共享、协作攻关的动态合作机制，利用现代化的信息手段进行团队攻关，才能解决信息分析过程中存在的问题，形成含金量高的研究报告，为领导决策服务。 总之， “互联网+”的出现，使信息工作成为高校事业又好又快发展的基础。当前，高校办公室信息化建设正处于新旧信息工作模式交替的关键时期。高校办公室只有主动适应信息时代的发展要求，积极采用现代化的信息技术和手段了解和掌握信息，充分发挥好为高校领导和广大师生员工提供信息服务的职能，才能真正实现自身的内涵发展、特色发展、创新发展。
