1、1基于精细化管理模式下的高校档案管理探究精细化管理的文化理念源于发达国家的企业管理理念，其本质内涵是战略和目标分解细化并落实，将管理责任具体化、明细化，它要求相应管理工作切实做到制度化、格式化、程式化同时强调执行力。 “细节决定成败” ，注重高校档案管理的“精” 、 “细”两点，促进形成管理层次，即：档案管理规范化、档案管理精细化、档案管理个性化。以精细化管理模式为基础，完善高校档案管理工作，笔者认为应从以下几方面入手。1.建立档案馆 “档案馆”是指具有一定专业人员和固定设施配备的独立机构，将高校档案管理专业化，使之成为并行于学校管理而又单独存在的管理机构。档案馆的建立过程中要注重两个方面的要
2、求：一方面，人员配备要专业。档案管理工作人员，既要精通专业知识，又要有管理经验，可通过人才招聘的形式，竞争上岗。另一方面，硬件要齐全。合理建设档案馆硬件配置，如成立“档案管理工作室” 、购进相关机械设备等。在保证一定物质需求的前提下，建立完善的档案管理体制，以促进档案管理工作的开展。 2.强化精细化管理意识 强化相关工作人员的精细化管理意识，统一思想，明确档案馆精细化管理的实质和目标。深化各级领导和执行人员的精细化管理思想，在2全员接受认同的情况下，统一思想认识和观念，使档案馆切实做到管理精准细化、服务精耕细作、技术精益求精，从而更为细致的服务于各项教学工作，促进校园发展。 3.完善管理机制，
3、规范操作行为，细化管理制度 高校档案精细化管理使档案管理规范化、精细化、个性化。完善管理机制，规范操作行为，细化管理制度，就要求制定具体的系统业务处理流程，明确各岗位职责，划分责任，实现岗位、程序间的统一和互动，建设标准、规范的高校档案管理系统。 而一个系统的正常运转，必须有相应的管理制度作为保障。高校档案管理制度主要由五部分构成：一是相关法律法规。由国家相关部门颁发、制定针对高校档案管理的工作目标、工作途径以及工作方法等，包括管理机构和业务部门的设置原则、职责划分、隶属关系、权力范围和材料编制等。二是岗位制度。此项制度应包括对馆长、副馆长和馆员的岗位要求、职责认定、权力范畴等多项内容的说明，
4、以此为标准，确保高校档案管理工作的正常开展。三是行政管理制度。行政管理事务主要包括奖惩措施、考评标准、晋升条件、设备使用准则、经费申请程序等，并依据人、物、财、环境等进行细致划分，制定相应的管理制度，切实做到有据可查，规范操作行为。四是业务流程制度。它是指针对具体的业务操作流程制定的行为标准，涵盖了日常教学情况、教研成果、校园规划、测试结果、人文历史、资金投入等相关文献的收录、编辑、整理工作。由于高校档案的多样性和可连续性，需要工作人员投入更多的精力和时间开展该项工作，因此业务流程制度在管理制度当中占有较重的3分量。五是利用服务制度。档案馆建设的最终目的是服务于实际，制定服务制度，应从两个方面
5、着手：一方面，明确查阅者的权力和义务，解除档案馆神秘不可侵犯的错误思想，公示档案馆职责，以发挥其应有的作用。另一方面，制定工作人员服务标准，以服务至上为根本，统一派发工作制服，提高人员素质，使高校档案管理专业化，以求更好的解决实际问题。 4.加强信息化建设，科技引领管理潮流 相对传统的档案管理方式而言，信息化档案管理具有传输速度快、存储空间大、可保留时间长、易管理、易查询等特点，因此，信息化成为完善现代高校档案管理的必要途径，以先进科技为辅助手段，精益化档案管理方式，实现档案管理网络化，具体应从以下几点入手。 （1）增强相关人员信息化建设紧迫感，促进形成信息化建设责任意识 随着高校档案种类和数
6、量的不断增长，传统的手工记载方式已不能满足现代高校对档案分类、编排、检索、更新等各方面的要求，出现了管理过程繁琐、查找速度慢、准确性差等众多问题。因此实现高校档案管理信息化显现的尤为迫切，各级管理者应引起充分的重视。同时，应培养档案管理人员的责任意识，鼓励他们积极参与各项信息化建设研讨工作，听取各方面意见，制定相应的建设计划，以促进高校档案管理的进步，从而全方位推动校园建设和教育事业的发展。 （2）加大高校档案信息化管理的建设投入 依据学校资源状况，将高校档案信息化管理建设纳入学校基建项目，4合理分配建设投入比率，制定精细化的建设计划。信息化管理的建设投入应包括“软件”建设投入和“硬件”建设投
7、入两个方面。其中， “软件”建设投入是指相关管理人员的培训和技术交流。在此过程中，校方应定期或不定期的组织管理人员参加专业培训、同行技术交流会等，并要求相关人员做好会后总结工作，以确保管理者及时更新高校档案管理理念，改进管理机制，提高工作效率及成果。 “硬件”建设投入是指校方以相关管理规定和资金预算状况为依据，所开展的物质建设工作，如机械设备采购、管理软件更新、工作室面积扩大等。只有“软件” 、 “硬件”两手抓，合理协调两方面投入配比，坚持两者并重原则，才能使得高校档案信息化管理建设投入利益最大化，实现完善高校档案管理工作的目标。 （3）开设高校档案网络平台 开设高校档案网络平台可以精简管理工作者工作量、提高工作效率、降低管理成本，真正实现精细化管理。高校档案网络平台的构建可以以校园网站为基础，划分为独立版块，将档案内容制作成电子文档并进行分类、编辑、排版、整理后予以公示。其中，平台内容可以关键词或关键字键入的形式进行搜索。在此过程中，还应注意两个“更新”：一是内容更新。因高校档案的可连续性，管理者应对档案内容做到及时更新，以确保各项校园工作的正常开展。二是防御软件更新。针对部分档案存在一定的保密性，可利用杀毒软件、电子身份认证、数据加密等安全技术，并做好防御软件更新工作，以确保档案信息的安全。 （作者单位：河北外国语职业学院）
