1、公文写作中应该注意的一些问题在企业单位和公务活动中，对公文本身质量提出了很高的要求。若企业公文质量不高，甚至出现差错，所造成不良后果的严重性，将远远超过其他文字材料失误所带来的不良影响。现结合工作实际，就企业公文写作中应注意的问题作一粗浅的探讨，以期进一步提高企业公文的质量。 一、选用文种问题 公文文种是公文的名称，需要根据发文机关的权限、发文机关和收文机关的关系以及发文的具体目的和要求来确定，有 13 个公文种类。在拟制公文时，企业部分工作人员经常弄不清楚什么是行政公文文种，什么是上行文、平行文和下行文，以至造成文种选择错误。主要体现在以下几个方面： （一）文种选择不恰当。平时公文写作中比较
2、容易出错的文种，比如“请示”与“报告” ，都同属于上行文。请示是适用于向上级机关请求指示和批准时所用的公文种类。在拟制请示的时候，还有一种经常犯的错误，拟稿人明知道要发送文件的单位是并不具有行政隶属关系的上级机关，但还是用了请示，认为用函是不礼貌的，但是这样就违背了公文的严肃性，在平时工作中也应该引起注意。报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文文种。报告，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示的重要区别之一。上级看到报告后可能根据实际情况批示或是不批示，但如果批复的话，只能用“批示” 。另一类容易用错的公文种类是规章性文种。因在行政
3、公文文种中没有规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要采用通知的形式制发。 （二）自创公文种类。很多人在拟写公文的时候没有重视对公文种类的学习，凭自己的感觉，像建议、申请、总结等都作为了公文的文种，无视公文的规范性与严肃性。 另一类容易出错的是“报告”与“总结” 。 “总结”不是行政公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关，抄送有关部门。 （三）文种混杂。在日常行文过程中，偶尔会出现文种混杂使用的现象。例如：公司关于报废车辆的请示报告就属于请示报告混杂，出现了两个文种，这是极
4、不规范的。 二、公文格式问题 作为一种具有法定效力和规范体式的文书，公文从一出现就对格式有着严格的要求。常见的主要问题有： （一）标题没有准确、简要地概括公文的主要内容。标题一般由：“发文机关+事由+文种”构成。如：公司关于的通知 。有的标题只写“报告” “通知”两字，这样是不规范的，使阅读公文与收文登记人员不能一目了然的了解公文主要内容，会给工作带来不便。还有在转发、印发通知时，转发、印发标题应该在“事由”中，根据实际情况，明示“转发”或“印发”等显示其性质的字样，且只许保留一个“关于”与“通知”以保证标题的简明，例如：公司关于转发部门关于进一步加强交通安全管理的通知的通知 ，就应处理为公司
5、转发部门关于进一步加强交通安全管理的通知 。如果是省级转发国家级的文件，再次由市级转发，标题可作这样处理：公司转发国家单位关于的通知 ，可省略中间省级单位。 （二）发文字号编写错误。发文字号由发文机关代字、年份、发文序号组成。联合行文只标注主办机关发文字号。用 3 号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数标识，年份标全称，用六角括号“ ”。如2012 ，经常错误的用成【】或 。序号不编虚位，如：“保烟司20125 号” ，不加“第”字，也不写成 05 号。 （三）文件主送单位错误。上报公文的主送机关使用全称，且只能写一个主送机关，需要同时报送其他机关的，应当用抄送的形式。不能出现直接报送上级机关处室或
6、领导。 （四）公文中数字运用错误。公文结构层次序数：第 1 层为“一、 ”，第 2 层为“（一） ”，第 3 层为“1.” ，键入标点“.”时要注意切换全角。第 4 层为“（1） ”，不能写成“（1） 、 ”“（2） 、 ”。第一层标题一般用黑体三号字，第二层标题一般用楷体三号字，其余用仿宋 GB2312 体三号字。 公文中的数字，公文部分结构层次序数和词、词组、惯用语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。成文日期中的数字也同样使用阿拉伯数字，将年、月、日标全，年份应该标全称，月、日不编虚位（即 1 不编为 01） ，这也是 2012 版国家标准在 99
7、版国家标准基础上的一个改变。 （五）引用文件名不规范。公文内容中引用其他文件名或文件号时应注意，文件名在前，文件号在后。如：“根据公司关于下达项目计划的通知 （保烟司2012号）要求” ，这就比较规范。但在日常行文中经常会出现文号在前，标题在后的现象，或者文号没有放在括号（）里，再者就是年份的六角括号“ ”，错用成【】或 。（六）用印不规范。在制发的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要，内部明传电报外，其他公文一律要加盖印章。用印时要注意名称的统一，要保证印章的端正、清晰。 用印时应注意，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名
8、和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 印章不能单独在一个页面，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识（此页无正文）的方法解决。 （七）版记不规范。2012 版国家标准规定版记置于最后一页，版记的位置在实际操作中应注意以下问题：一是版记一定在偶数页上。假设公文内容很短，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印制，版记也必须移至第 2 页上，即使第 2 页除了版记没有任何内容。二是如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。 （作者单位：云南省保山市烟草公司）
