1、資料自動化初步規畫作業同仁需求狀況的普查分析報告聯系 1984 年 No.22聯合報 梁雪郎 吳統雄提要聯合報系為規畫資料自動化系統，由資料中心執行研究同仁需求狀況的普查作業已經完成。這項作業的目標是：研究報系同仁運用資料的狀況、對當前資料中心服務的有關看法，及未來對資料服務、自動化服務的各種期望。研究採用書面問卷普查，對象為報系全體同仁。普查主要發現為：(一) 期望資料中心在資料分類方法與資料蒐集種類方面，能夠更精細、更符合個人性的需求。如體育記者同仁希望有歷年各項運動的各級紀錄、業務同仁希望有客戶名單地址等。(二) 期望以較高的標準訂定自動化的遠景。如建立資料的電傳視訊系統，每人能擁有一部
2、終端機查閱資料等。(三) 期望資料中心加強整體性、專業性服務，尤以加強期刊服務最為迫切。如增訂期刊種類、增加儲藏保存數量，及增訂外文期刊等。(四) 期望增加資料中心的設備。如擴增閱覽席、研究室及微縮片服務等。根據普查的各項發現，可以獲致以下結論：(一) 資料中心應制定階段性發展目標，分短程、中程、長程三個階段性逐步發展。(二) 短程應以建立新聞資料標準化系統，提供多元索引與摘要為目標。解決查詢新聞資料各種疑難的根本方法，只有邀集相關學者專家，從速訂定中華民國新聞資料標準分類法 。國內新聞資料的典藏、精緻與處理經驗，聯合報系是獨一無二的，也唯有聯合報系有這樣的能力與魄力，來領導推動這項工作。(三
3、) 中程應以制訂整體新聞資料服務政策為目標。力求資料中心成為新聞資料、新聞圖片、期刊與參考書的整體性、專業性圖書館。以往中心因限於人力與空間，有關期刊服務的政策不得不略微寬鬆，日後則可加強這方面的政策。同時，中心應秉專業性的原則，可完全放棄一般性書刊的採錄。(四) 長程應以發展資料自動化為目標。為了滿足同仁多元的需求，解決一項資料多種主題的問題，提高保存及索閱的便利，以及節省儲藏空間，只有以自動化方式解決。至於自動化的方法，應採電腦資料庫的系統，或是採以微縮片儲藏資料、電腦索引查詢資料的系統，尤待進一步分析研究。同時，為了落實各項階段性目標，應向社外學者專家尋求建議、加強社內同仁溝通，並向國外
4、蒐集相關資料。研究過程資料自動化由資料中心自動化工作小組負責推動，小組召集人是聯合報總編輯趙玉明先生，小組委員包括三報副總編輯、資料中心及聯經資訊公司部分同仁。初步規畫包括三項作業：分析同仁需求的普查作業、規畫系統的紀錄調查作業、及編目整理作業。普查作業以報系內與編輯採訪工作有關之全體同仁為訪問對象，自七月十三日發出問卷，經由工作小組初步討論、深入探討兩次會商，擬定此一報告，本項作業於八月十三日結束。普查計收回有效問卷五百五十五份，其中聯合報兩百五十三份、經濟日報九十份、民生報八十三份、其他單位合計九十九份。三報及直屬單位的回收率約為百分之八十點二七，聯合報約為七三點九，經濟日報約為七五點，民
5、生報約為八四點六九，其他單位合計約四成。在建制較大的單位中，編譯中心回收率高達百分之九七點六；而建制較小，回收率達到百分之百的單位有：聯合報經濟研究部、編輯部的綜藝組、新聞評鑑組；經濟日報的專欄組；民生報的生活組、文化組、副刊組和消費版；以及國學文獻館。各單位的回收情形，請參見附表。研究發現普查的各項發現與相關討論如下：同仁使用資料中心的行為1 使用資料中心的同仁，每週約三九五人次，每天約一三五七五人次；約百分之四八點二的同仁每週使用一次以上，約八七點二六的同仁每月使用一次以上，約十二點七四的同仁幾乎從未使用資料中心。不過， 使用資料一般認為是正面、勤勉、富研究精神的行為，因此請受訪者自行回答
6、使用行為，可能會略有擴張的情形，以上數據需就另一項記錄調查作業的結果校核，列此僅作參考。2 資料中心當前的開放時間是自早上午八時，迄翠日凌晨一時半，計十七個小時半。其中同仁經常使用的時間是下午二時至十時半，其中使用尖峰是下午六時至七時。這項發現與記錄調查的結果大致相同。3 同仁尋找資料的方法，主要是請教資料中心的同仁，代為檢索，或是自己按照架上的類目表尋找。很少有人使用資料分類編目手冊，或是隨意瀏覽，碰運氣看看有沒有可以用的資料。4 同仁經常使用的資料形式，按頻率的高下來分，順序為：（1） 最常找：剪報。（2） 經常找：合釘本、期刊、參考書、一般書刊、圖片。（3） 較少找：縮印本。5 有百分之
7、三六點九三的同仁，十有八、九找固定的類目；有三八點六的同仁，泰半找固定的類目；有四分之一的同仁很少找固定的類目。6 在一般的情形下，每找一次資料，大約要同時找一到三個類目，每一個類目中，通常要看一到三個卷宗，才會找到所需要的材料。7 目前資料中心提供三種查詢資料的方式：事物分類卷、人名分類卷及作者檔。同仁查詢資料時有百分之六五點二九的可能由事物卷入手，二三點八的可能由人名卷入手，十一點六三的可能由作者檔入手。8 從開始入手找資料，到查詢完畢，從五分鐘至五十分鐘不等，平均每人約需二十分鐘。同仁自行運用資料的行為1 有百分之四七點六二的同仁自行剪輯資料，四點七六的同仁不剪，其餘的同仁未說明是否剪輯
8、。2 剪輯取捨的方向為：百分之六五點三八，剪輯符合自己路線的資料，便於工作參考；一九點二三兼收集自己有興趣的材料；一五點三八為收集自己的稿件。3 資料分類收藏的方法：百分之三九點一三的人和資料中心的方法類似；三四點七八分類較資料中心為細，範圍較窄，但是專門性資料來源較廣；二六點九較資料中心為粗放。對資料中心當前服務事項的感受與建議1 百分之二二點一六的同仁認為當前資料中心的分類方法可稱妥當，能夠適用；三五點五八的同仁認為項目太大，仍嫌籠統，應該再分細一些；其餘沒有意見。2 建議事項按提出者多寡順序為：（1） 請教專家，將資料管理工作做得更精緻完整。（2） 增加資料來源，嚴防資料遺失。（3） 類
9、目增加互見處理，註明相關資料出現的卷宗。（4） 重複性資料應予過濾。對資料中心自動化的期望1 採用電傳視訊系統。2 每人或至少每一小組都能擁有一台終端機，在辦公室即可取得資料。3 實行自動化之前，應先辦講習，及印發操作手冊。4 資料中心自動化系統應與國內外資料單位連線，充分發揮供應資料功能。5 在編制上應增設專職查詢服務的同仁，並擴大電話查詢服務。6 除剪報外，期刊、書刊亦應進入電腦。對資料中心未來發展的建議1 增加訂閱中外期刊。2 增加中外類書、工具書、統計資料。3 製作卡片索引服務。4 除了收集資料之外，並加編纂，去蕪存菁，勾成脈絡。5 記者同仁由採訪單位定期取得的特殊公報、刊物、資料應回
10、流資料中心，統一處理。6 增加閱覽席、研究室、改善燈光、影印設備；甚至可考慮附設研究單位。7 縮短資料上架流程。8 考慮對外開放服務的可行性。地方同仁的需求1 地方同仁對資料中心的需求與期望，大致不出台北同仁的意見的範圍。2 地方同仁對資料應用的功能、自動化的意義，認識似乎不如台北同仁具體。較少使用資料中心者的分析1 較少使用的理由（括號內為百分比）：（1） 自己另有資料來源（六四點九一） 。（2） 職務上不需要（三五點九） 。（3） 不知道資料中心的服務功能（二一點五） 。（4） 在資料中心查詢不便（二點六七） 。2 資料中心自動化之後，自我預測增加利用資料中心的可能性：（1） 不會增加（十
11、三點九五） 。（2） 增加到每月一至三次（四一點八六） 。（3） 增加到每周一次以上（三三點一四） 。（4） 增加到每周五次以上（八點一四） 。檢討綜合前節的發現，與資料中心管理的經驗，當前資料中心運作所面臨的問題，可以歸納為如下幾項：(一) 儲存的問題1 遺失 有些資料被借出後，遺忘歸還；也有些資料遇到被盜取的情形，防不勝防。2 陳舊 有些資料庫存將近三十年，逐漸漫漶難讀，應用價值消減。3 體積龐大 儲存空間將日益不足。(二) 搜尋的問題1 錯置 資料取出與歸還的人手一多，難免發生放置錯誤的情形。2 分類 當前大部分的資料採用階層式分類 ，這是一種一次元式的分類，也就是一項資料只分入一種類目
12、裡；少部分的資料用採用互見或參見的方法分類，就是一項資料印多份，分別置入不同類目裡。但是一項資料因不同的觀點，而可有多種分類法，如果只分入一個項目裡，往往不容易立刻找到；如果無限制增加參見 ，資料體積將迅速膨脹，空間難以容納。(三) 編纂的問題1 有些資料過於零碎，需要條理化；有些資料過於龐雜，需要擇出摘要。2 有些資料重複，或已經證明不確，應予修纂。(四) 資料不足的問題：尤以期刊資料為主。結論解決前節問題，進一步發揮資料中心功能，唯有建立新聞資料分類標準法，及發展資料自動化，解決儲存的問題，發揮多次元搜尋的功能。因此，暫擬訂資料中心階段性發展目標如下：(一) 短程發展目標：1 完成自動化需
13、求分析。2 完成編目分類標準化。（1） 現存資料清理校正。（2） 製作分類及筆畫索引卡。（3） 製作資料摘要。（4） 資料總編纂。（5） 訂定中華民國新聞資料標準分類法 。3 其他如：縮短新聞資料上架流程，達成昨日資料，今日上架目標等。(二) 中程發展目標1 擬定資料中心自動化整體規劃案。2 合釘本微縮處理。3 既有剪報資料整編與微縮處理。4 發展期刊庋藏及管理方法。(三) 長期發展目標：資料中心全面自動化。建議社會學家貝爾提出後工業社會 、托佛勒提出第三波的概念，均指出未來社會有形與無形的權力、財富，都掌握在擁有且善用資料者的手裡。但以往我國運用資料的觀念未普遍發達，主因是（1）新聞教育與訓
14、練中，缺乏應用及管理資料的概念；（2）缺乏快速、有效提供新聞資料的工具。只有少數善用資料者視資料為獨得之秘，雖在工作上迭有表現，卻沒有發揚其秘。因此，資料中心宜就新聞資料的觀念與實務兩方面，多做發揚。本報告對當前較為迫切的工作，作以下建議：(一) 完成編目整理作業1 當前編目整理係由記錄調查的工讀生兼辦，無法全部完成，需另以專案方式，完成全部作業。2 研究聘請資深同仁，編組秉辦未來編纂修訂資料的可行性。(二) 邀請學者專家參加顧問性質的會議，共同商定制訂新聞資料標準化的方法。(三) 溝通地方同仁對資料中心功能、與自動化概念的了解。(四) 研究培訓資料自動化人才，與相關大學科系辦理建教合作的可行性。(五) 研究未來發展營業性服務的可行性。同仁普查回收份數表研究部 2秘書處 9聯合報編輯部編輯組 6採訪組 40地方組 130專欄組 6副刊組 12綜藝組 16新聞評鑑組 4編政組 9大陸問題研究室 5航空版 5編譯中心 33新聞供應中心 6經濟日報編輯部採訪組 32專欄組 10副刊組 7經濟日報工商服務部 41民生報編輯部 5體育組 15影劇組 10生活組 14文化組 13副刊組 7消費版 10地方版 9其他 99
