1、干部人事档案管理 岗位培训讲义,干部人事档案整理工作,干部人事档案整理工作的概念、类型、要求干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求干部人事档案的分类和干部人事档案材料的归类干部人事档案材料的排序与编目 干部档案材料的复制与加工干部人事档案材料的装订与入库向外传递、报送干部人事档案的要求,第一节 干部人事档案整理工作的概念、类型、要求,一、干部人事档案整理工作的概念干部人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，它是将收集起来的每个干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在基础上，不断地对档案内容进行补充的工作。它可以具体从以下几个方面讲：,干部人事档案的整理工作是档案建
2、设的基础工作,档案建设是一项大工程，它包括三项内容：一是档案的自身建设，如体制、机构、工作原则、领导与指导关系、规章制度、管理方法等；二是物质建设，如库房设施、“六防”措施等。其中档案的整理工作，就是一项重要的基础性工作，为什么这样说？这是因为档案的整理工作，是整个档案管理工作的中心环节，它是干部人事文件材料转化为干部人事档案材料的重要条件，又是人事档案利用工作的前提，可以说没有干部人事档案的整理，就谈不上档案的科学管理和利用。,干部人事档案的整理，是按照一定的规则方法和程序，把收集来的干部人事档案材料进行系统化条理化的加工过程。,我们平常通过各渠道收集上来的干部人事档案材料，是分散的和零星的
3、，要想把它转化为成档案，必须按照一定的规则方法和程序进行整理，中组部颁布的干部档案工作条例和干部档案整理工作细则等，就是我们干部档案整理工作的依据与准绳。,干部人事档案整理的程序一般分为以下八个步骤：,干部人事档案材料的鉴别干部人事档案材料的分类干部人事档案材料的排序干部人事档案材料的编目干部人事档案材料的复制干部人事档案材料的技术加工干部人事档案材料的装订干部人事档案材料的验收入库,只有经过这些步骤，才能使收集来的材料从分散到集中，从零星到系统，从而使之系统化、条理化。,干部人事档案材料的整理，并不是一次性整理之后就一劳永逸，而是要随着新材料的不断补充要经常性地进行续整。,二、干部人事档案整
4、理的类型,常规整理，就是对新建档案的整理。新建档案是指本单位新吸收进来的干部档案，它的来源一般有下列几个渠道：,干部人事档案整理的类型就其范围来说，可分为常规整理和局部整理。,大中专毕业分配当干部，从学校寄来的学生档案。国家人事部门按计划在社会上招录的干部，这些一般是电大、自学考试、业大等毕业生，他们的档案是从人才流动中心转递来的。从外单位调来的干部，档案随人寄来。从工人中提拔来的干部，其档案从工人档案转为干部档案。从部队复员转业的干部，档案从部队转来。,局部整理，也叫续整。所谓续整就是因补充新材料而对原有整理过的档案进行部分整理，其特点是：针对性强（哪份档案有新材料就整理哪份，是第几类的材料
5、，就续在第几类后面）；有基础（在原已整理好的基础上作局部的整理）；但很麻烦（这是因为续整时要拆卷，加入新材料，补登目录，再装卷，因反复拆卷，使装订孔增大、移位，装订不整齐）。,三、整理工作的基本要求,整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。 整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。,四
6、、干部人事档案整理前的准备工作,干部人事档案材料的准备。在整理之前所管理的干部人事档案材料应收集齐全。人员准备。管档卷较多，人员配备少的单位，整理任务重的，单靠干部人事管理人员自己整理是不行的，必须挑选政治素质和业务素质较好的党员干部来集中整理，并对他们严格进行培训，学习文件，熟悉业务，掌握有关政策规定，明确工作的要求和整理工作的各道工序、步骤和实际操作技术，可采取先试行整理，达到标准后，再正常的开展整理工作。,主要有以下几个方面的内容：,经费的准备。整理工作需要一定的费用，购买工具、用品，在整理工作前要申请解决专项经费。,物资准备,整理室。整理干部人事档案需要进行鉴别、分类、目录登记、技术加
7、工等，并且要求安全保密，因此，需要有一定的场地。工具。整理干部人事档案需要进行一些技术加工，因此，要配备一些整理工具。一般有打眼机、切纸机、剪刀、启钉器、铁夹等，有条件的单位可以配备缝纫机和复印机等。用品。整理干部人事档案要备齐必要的用品，就是要按干部档案工作条例的规定和兵团统一要求印制的干部人事档案盒、档案卷皮、目录纸、分类角、分类条章等。同时，还要准备几种在整理工作中用的登记表格，如：整理干部人事档案登记表、销毁材料登记表、缺少材料登记表。,五、整理工作应注意的事项,必须认真做到以下几点：在整理档案时，严禁抽烟，以确保档案安全。不得私自涂改、抽取或伪造材料。不得擅自处理或销毁档案材料。整理
8、中按规定剔出的档案材料，需进行登记，经主管领导批准后分情况予以处理。在整理档案的过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部人事档案内容。,第二节 干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求,干部档案材料的鉴别，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定是否归入干部档案的工作。,鉴别工作的意义,鉴别工作是干部档案材料进入干部人事档案的最后一道关口，是系统整理的基础和前提。鉴别工作是保证干部人事档案完整、真实、条理、精炼、实用的总要手段。鉴别工作是正确贯彻党的干部政策、彻底肃清干部人事工作中“左”的影响，调动干部积极性的措施。,鉴别工作
9、的原则,首先必须根据中央有关文件精神，以干部档案工作条例和关于干部人事档案材料收集归档规定等有关文件，作为鉴别工作的基础标准。,归入的干部人事档案材料，必须符合真实标准，手续完备的要求。 材料要真实准确。凡诬蔑不实和虚假的材料，模棱两可、含糊其辞、自相矛盾的材料，一律不得归档。准确是指材料的归属要准确。首先，要判定是否属于所管干部的材料，其实，要判定是否属于归档范围，发现同名异人，张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其有保存价值的文件可交文书档案保存，不属于干部档案的内容，比较重要的证件、文章等，组织还需要保存的，退还本人。无保存价值又不能退还本人的，应登记报主管领
10、导批准销毁。,鉴别工作的要求,材料要完整、齐全。一个干部人事档案不是孤立的，相互之间有着历史的内在联系，互相依存，互相补充，构成一个完整的有机体。如：五类政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人交待材料等。上述材料，属于成套的，必须齐全，每份归档材料，必须完整，对头尾不清，来源不明的材料，要查清注明后再归档，否则，不能归档。,材料手续要完备。凡规定需要由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。凡不符合归档要求，手续不完备的档
11、案材料，须补办完手续后再归档。,第三节 干部人事档案的分类和材料的归类,一、干部人事档案内容的分类,概念干部人事档案材料的分类，是将反映一个干部情况的材料集中起来，经过鉴别，按照材料的内容、性质以及材料互相之间的内在联系，区别类别，相对集中，进行组合排列。,干部档案内容分类的意义对干部档案进行分类，是使干部人事档案内容、系统的一个重要手段。是整理干部档案材料的一个重要工序，整理过档案的同志知道，干部人事档案的内容十分浩繁，它包括几十种甚至更多，如果不将它们划分成统一的若干类别，仍是一堆杂乱无章的集合体，那么，利用起来，就相当困难。另外，再从整理档案的整个过程来看，对内容进行分类，是继材料鉴别之
12、后必须先进行的一道工序，这道工序不但直接决定着以后几道工序的进展，而且又直接决定着整个整理工作的质量。如果不预先对档案内容进行分类，那么以后的归类、排列和目录登记就很难做到系统条理。,干部档案分类的要求,干部档案内容的分类，必须符合实际，不能照搬其它档案的分类方法。首先，要符合干部档案本身的特点和规律，其显著特点，是以人头为单位进行立卷；其次，要符合干部档案内容的实际，不同时期，有不同的构成，因而不同时期的分类方法也不尽相同，比如：中组部56年规定的内容分类是九类，80年又规定为十类，到了91年虽然规定内容分类还是十类，但各类所包含的内容都有所调整。,干部档案分类必须科学 科学的分类方法，是按
13、照干部档案的特点和规定进行分类，它有利于保持干部档案的完整性和档案材料之间的联系，方便保管利用。干部人事档案的分类必须统一 要做到这一点，必须是按照中组部干部档案工作条例中颁发的统一分类，不能各分其类，这样全国就都统一。,干部档案分类的方法,中组部1991年制定的干部档案工作条例，把干部人事档案材料按其内容性质分为十大类：,第一类 履历材料；第二类 自传材料；第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；第五类 政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的
14、审查材料）；,第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类 奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类 录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料。,干部人事档案材料内容复杂，名称繁多，要想做到分类准确，不但要熟悉有关分类的要求和规则，而且还要掌握和正确运用分类的方法。常见的有：,1.按材料的名称分类。这是一个比较简单而又快速的分类方法。材料的名称，也叫材料的标题。一般地说，材料的名称是材料内容的概括和反映，只要看材料名称，就
15、基本上能判断出它属于哪一类。比如：“鉴定书”，就归三类；干部任免表，就归九类，但是在实际工作中，我们常常会遇到一些材料没有名称或一种名称的材料内记载着几种不同的内容，遇到这种情况如何分类呢？,2.材料内容分类。这是最基本的分类方法，它是把材料所记载的内容作为分类标准的，这种方法虽然比名称分类法复杂点，但却比较准确，而且适用面广，几乎所有材料都可以采取这种方法，当我们整理档案时碰到没有标题的材料或一种标题的材料内记载着两种以上不同的内容时，注意掌握两条原则：一条是，看材料内所记载的内容，以哪一类为主，就归那一类，比如说有的材料标题是“学生鉴定表”，如看标题应归三类，但看其内容，里面除了鉴定评语外
16、，还包括学习各科科目的成绩，从内容上分析，学习成绩占的比重大，那就应归四类；第二条原则是，看整个档案材料的分布情况，哪一类材料单薄，就归哪一类。比如，有的学生登记表，里面即有个人简历，还有各学期的评语和鉴定，这种材料可归一类，也可归三类，到底归哪一类更妥当呢？这时就看一类和三类材料的多少来决定。如果一类已有了简历表，而三类中缺少鉴定材料，那就归入三类，相反，如果三类中已有了鉴定，而一类中材料太少，那就归一类为好，总之，以平衡档案内容，提高材料利用率为原则。,二、干部档案材料的归类,干部人事档案材料归类的概念干部人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，通俗地说，
17、就是将材料“对号入座”。归类是按照每份干部档案材料的内容或其名称归入相应的类别。分类的对象是干部档案内容，而归类的对象则是干部档案材料；分类带有法规性、依据性（干部档案工作条例），而归类是把分类的规定和原理运用于具体材料的一项实际工作。,干部人事档案材料归类的一般原则和方法怎样按照各类材料的范围和有关规定，做好每份干部档案材料归类的判定工作呢？一般的方法和步骤是：首先看材料的名称，其次看材料的内容，这两种方法和前面讲过的干部分类方法基本一致，不再解释了。第三种方法是看材料的价值作用，一方面是参考作用。那么体现在档案的价值上也是两种，一种是具有凭证价值的材料，另一种是具有参考价值的材料，因此在进
18、行干部档案材料归类时，不可忽视档案材料的价值因素。干部档案的第九类都是具有凭证价值的材料，第十类是具有参考价值的材料，比如死亡生平、残疾鉴定表等。,常见的干部档案归类,第一类 履历材料：干部履历表（书）、简历表、干部、工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员登记表，更改姓名材料。第一类在进行干部档案归类时，还应注意以下几点：带自传的履历表与其他自传内容不重复的归二类；涉及干部政历问题或记载审查情况的登记表归五类；有任免职务内容的登记表归九类。,第二类 自传及属于自传性质的材料第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容
19、的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料；年终考核登记表（工作总结可不归档），公务员考评表，干部考核和审计考核的综合材料。,第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申批表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。下列材料不应归入本人档案：评定专业技术职务时干部本人写的论文、技
20、术报告、技术设计及图纸；报考和毕业的各科试卷、毕业设计、实习报告、毕业证、学位证、准考证、结业证。,第五类 政审材料：审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。第五类中不应归入档案的材料：信封、调函、外调提纲、调查线索、外调介绍信、审查结论和调查报考的草稿，未经查证的有关干部政历问题的检举材料。,第六类 加入党团的材料：中国
21、共产党入党志愿书，入党申请书（12份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。一般性的入党思想汇报不归档。,第七类 奖励（包括科技和业务奖励）材料；各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。荣誉证书不归档。第八类 干部违犯党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处
22、分的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。,第九类 干部工资级别登记表，职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表；聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。 在第九类任免材料归档中应注意：以红头文件下的任免通知不属于干部档案材料的收集范围。但在实际中，有些单位由于干部档案中缺少“任免呈报表”，而将任免通知归入干部个
23、人档案，按照干部人事档案材料收集归档规定的要求，对已归档的任免通知可根据不同情况进行处理：(1)凡近几年内任免职务的，应填写“干部任免表”，同时将任免通知抽出转交文书档案或销毁；(2)因年代久远或单位变迁等原因无法补填“任免呈报表”的，任免通知可留在档案中。,第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书，大、中专分配报到证等。必须要注意，十类材料必须精炼和确有参考价值，不能把十类当作“回收站”。一般性体检表和超过五年以上的体检表、结婚证明、探亲报告表、干部调动介绍信、工资调动介绍信不归
24、档。,第四节 干部人事档案材料的排序与编目,干部档案材料的排序,其含义是指每类所含材料的排列顺序。,排序要求,档案材料的排序，必须遵循干部档案本身自然形成的规律，保持材料之间的内在联系和材料之间的衔接。档案材料的排序，是固定卷内材料的一种手段，必须以方便利用为原则。因此，材料的排序要有一定的规律性。鉴于档案立卷后仍处于动态性管理，因此材料的排序，还必须考虑到以后有利于新材料的补充。,干部档案排序的基本方式,按材料形成时间的先后进行排序。适合这种排列方式的有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类。 以第一类材料形成时间排列登记目录为例（见附表一）按材料内容的主次关系进行排列 这种
25、排列方式是：一个类中有几个问题的材料，按主次及材料之间的联系进行排序，这种排列方式的特点是脉络分明，干部档案材料中的第五类、第六类、第八类就是按照这种方式。 以第六类材料登记目录排序顺序为例（见附表二） 第五类、第八类的排列基本相同，排列顺序为：上级批复、结论（处分决定），本人对结论的意见，调查报告，本人检讨或交代，证明材料等。 以第五类为例（见附表三） 同一问题多次审查材料的排序顺序以第五类、八类为例（见附表四）,附表一 第一类材料排序编目登记,附表二 以第六类材料登记目录顺序排序,附表三 一次性审查材料排序编目登记,附表四 同一问题的多次审查材料目录排序登记,按问题结合时间进行顺序排序 一
26、个类内有几个问题的材料，先按问题分开，在一个问题内按材料的形成时间顺序由远及近排列，这种排列方式特点是：眉目清楚，层次分明，干部档案材料中第四类、第九类就是用这种方式进行排序。第四类、第九类包括的内容较多，我们可以采取二级分类排列方式进行排序编目。（见附表五、附表六）,附表五 以第四类为例目录登记排序,附表六 以第九类为例编目登记,干部档案的全部材料按以上顺序排列好后，在每份材料的右上角用铅笔写上类号和顺序号。写法是：类号在前，顺序号在后，中间用一横线连接，必须用铅笔填写。如：31表示这份材料是第3类中的一份材料，其他依次类推，再如“911”表示这份材料是第九类中第一个问题的第一份材料， “9
27、21”表示这份材料是第九类中第二个问题的第一份材料，其他依次类推。写完类号和顺序号后，在编写页数。干部档案材料的编页不同于图书编页码，以每一份完整的材料为一份；材料页数的计算，采取图书编页法，每面为一页（没有正式干部情况文字的前后皮除外），印有页码的材料、表格，应如数填写。,干部材料的编目,分好类别、编好类号、页数号后，先要进行目录登记。,目录登记的作用 介绍作用固定作用索引作用检查作用,目录登记的方法,目录登记，必须按“干部档案登记目录”个格式里所列的项目逐栏进行登记。,“类目”栏：填写类目号和每份材料的顺序号。类目号用汉字数字写，顺序号用阿拉伯数字写。为了使类目号和类目名称醒目、美观，都把
28、类目号和类目名称刻成印章，这个印章叫条章，用时蘸上红色印油盖在类目的位置上即可。,一 履 历 材 料 二 自 传 材 料 三 鉴定，考察，考核材料四 学历，培训，专业技术材料 五 政 审 材 料 六 党 团 材 料奖 励 材 料 八 违 纪 材 料 九 任免，工资，军转等材料十 其他可供组织参考材料,每类条章盖在每类的卷首，暂时没有材料的也要盖上类目名称，以固定类目的位置，待以后再有新材料时“对号入座”。顺序号书写的位置，每份材料从1号开始往下编写，有多少份材料，就编多少号码。需要注意的是，每类后面都要留出适当的空格。一般来说，年龄小的多留些，年龄大的多留些。要求每一类约占目录一面，注意三类、
29、四类、九类可适当多留出一面，每人至少要留6-7页目录。,材料名称栏：材料名称是目录登记的核心内容。我们在实际整理档案过程中，应注意两个问题：一是对于过于冗长的标题，可采取缩写的办法来解决，比如“申请专业技术职务呈报表”只能缩写成“技术职称呈报表”，而不能简化成“呈报表”；二是对于题不对文和没有标题的材料，目录登记者要自拟标题。因此，要求自拟的标题语言不但要准确、精炼，而且要使语言规范，不能太笼统，否则就失去了目录登记的作用。为了使与其他材料名称有所区别，对自拟的题目“【】”号括起来，以示该题目系登记者所加。,材料形成的时间栏：材料形成的时间，一般采用材料落款表明的最后时间。材料最后末签署时间的
30、，如无可靠依据，一般不再注明。材料时间的填写上应注意，年份必须写全称“1998，2008”，而不能简写成“98，08”。份数栏：材料份数，以每份完整的材料为一份。页数栏：按材料右下角铅笔书写的总页数填写。备注栏：需要说明的事项。,目录登记的要求书写目录要工整、正确、清楚，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水书写目录。目录登记要逐项认真填写，做到登记与实际材料的内容、时间、份数、页数相符，准确无误。目录卷面要整洁，不得勾画、涂改。目录登记完毕，应该和干部档案材料进行认真地核对，做到数量、位置、形成时间、类属号相一致。一般每份档案卷都有好几张目录，几页目录放在一起不能分开。,第五节 干部档案材料的
31、复制与加工,一、干部档案材料的复制干部档案材料的复制，就是用一定的手段，按照档案材料原件内容和外形重新制作一份或数份材料。复制的范围哪些干部档案材料需要复制呢？建立副本所需要的材料，建立副本各单位可根据具体情况自行决定。字迹不清的材料。由于年久纸张变质，墨水褪色，唯以辨认，影响使用价值，这种材料需及时进行抢救。,圆珠笔、复印纸、铅笔等书写的材料。按规定圆珠笔、复印纸、铅笔书写的材料不能归档，但是由于受历史和其他方面的原因，档案中已归入了一些不合格的材料，为使这些材料长期保存，就必须对其进行复制。复制的方法静电复制打印复制抄写复制手描复制,二、干部人事档案材料的技术加工技术加工是指在不损害档案材
32、料的文字内容，保持档案历史原貌的前提下，对一些纸张不规范、破损、卷角、折皱的材料，以最大限度的延长档案寿命所进行的技术加工。技术加工的内容包括对干部人事档案材料的修裱、加边、折叠、粘贴和剪裁。剪裁与折叠。对超过16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损坏字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料需进行折叠，折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的材料，要保持整个案卷的平整，文字不得损害，便于展开阅读。,裱糊。对损坏、卷角、折叠和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、梯形裱糊等。裱糊用的纸必须是采用白纸。加
33、边与包边。所谓加边是指对过窄或破损未空出装订线的档案材料，在装订线一边加一条白纸边，拓宽材料的装订位置，保证打眼、装订不压字和损伤材料内容。所谓包边是指对一些破损、多页零散的材料在装订线一边用白纸包边。拆除档案上的大头针、曲别针、订书针等金属物品，以防氧化锈蚀材料。,第六节 干部人事档案材料的装订与入库,经过干部人事档案内容的分类和档案材料的归类、排序和编目、复制与技术加工之后，最后一道工序就是装订入库。装订装订是将零散的档案加工成册，它是档案整理工作中的重要步骤，能够巩固整理工作中以上各道工序的成果。装订工作的要求是：装订后的档案，材料排序与目录相符，卷面整洁，全卷平整，平坦，装订结实实用。
34、,装订具体做法是：将目录与材料核对无误，避免出现缺份、缺页、错页，把差错消灭在装订之前。把全卷材料理齐，材料条件好的应做到四面整齐，材料条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐，其余两边基本整齐。材料左侧竖直打孔。空距规格应符合规定的标准（最好购买三眼打孔机）。系绳。一般用50公分左右长短的绳子，不允许实用金属卡规定。按照中组部统一要求，一律使用规定的标准干部人事档案卷皮，档案卷皮书写档案人的姓名。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。,二、入库验收验收是对装订后的干部人事档案，按照条例、细则等有关文件规定的标准，全面系统地检查其是否合格的一项工作。它是干部人事档案工作中的最后一道关口，也是干部
35、人事档案整理工作不可缺少的重要环节。验收工作一般由主管领导和熟悉业务、责任心强的同志参加。验收的方法可在自验、互验的基础上，由负责验收人员对所有整理过的档案，逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查。,具体验收标准如下：材料取舍，符合规定。凡对归入干部人事档案的材料是否符合有关要求，有无该剔除而未剔除的材料。分类准确，编排有序。材料分类无差错，排列顺序科学，各类材料右上角，铅笔编写顺序号，每类材料不混淆。例如：一类材料编写1-1、1-2、1-3，九类材料9-1-1、9-1-2。目录清晰，醒目易查。目录登记与材料内容、时间、页数相一致，留下的空格多少是否合适。,检查正本、副本的区别及正本的分册是否合乎要求
36、。检查需要复制的材料有无漏掉，复制件的质量是否符合要求。检验金属物是否拆除，材料的裱糊、折叠是否合乎要求。检验装订是否整齐，有无损字压字、掉页的现象，卷内分类角的位置是否准确。,第七节 向外转递、报送干部人事档案的要求,接到干部人事任免通知、干部调动或催要档案的通知后，要将干部人事档案及时转递或报送干部人事主管部门。转递或向上级部门报送档案必须是按规定经过整理的，新的零散材料也要及时装进档案。不得扣留有关材料或分批转出报送。转递或报送档案时，应将档案材料与目录检查核对一编，防止张冠李戴或缺少材料，对原件上出现的缺页、少份、被烧、被损等情况要说明。对未按照要求整理过的档案，要重新进行整理，勉强上报后，接收单位有权予以退回。,
