1、Section Management分 会 管 理21 January 2008 Beijing, China北 京，中 国Fanny Su (Manager)司 马 莲 （ 经 理 ）IEEE Asia Pacific Operations Centre,Topics总 目 录,Overview - 概 要Geographic Unit Relationships - 区 域 单 位 关 系2007 Section Rebate Schedule - 2007 分 会 回 扣 日 程 表D.Required Annual Section Reporting每 年 必 需 递 交 的 分 会
2、年 中 报 告 Deadline for timely reporting : Friday, 22 Feb 2008结 止 日 期 - 星 期 五，2008年 2月 22日1. Meeting Activity L31 - 会 议 活 动 L312. Current Officer - 现 任 委 员3. Financial Activity L50 - 财 务 活 动 - L50E.Key Section Officers - Roles and Responsibilities主 要 分 会 委 员 - 角 色 和 责 任F.Staff Help - 职 员 协 助,IEEE Membe
3、rship By RegionsIEEE 地 区 会 员31 December 2006,R8 60,856,R10 67,442,R1 to 6 215,851R1 38,617R2 33,054R3 30,615R4 23,982R5 29,444R6 60,139,R9 14,598,TOTAL 374,767,R7 16,020,Regions (10)区 域,Sections (319)分 会,Student Branches(1,526)学 生 分 会,Member & Geographic Activities Board会 员 和 区 域 活 动 委 员 会,Areas地 区,
4、Subsections (35)支 分 会,Councils (17)联 合 会,Chapters (1,763)专 业 委 员 会,Affinity Groups (248)关 联 团 体,Student Branch Chapters (410)学 生 分 会 专 业 委 员 会,Total Geographic Organizational Units31 Dec 2006,Student BranchAffinity Groups (82)学 生 分 会 关 联 团 体,Region 10区 域,Sections (52)分 会,Student Branches (490)学 生 分
5、会,Areas地 区,Subsections (8)支 分 会,Councils (4)联 合 会,Chapters (334)专 业 委 员 会,Affinity Groups (34)关 联 团 体,Student Branch Chapters (49)学 生 分 会 专 业 委 员 会,Region 10 Geographic Units区 域 十 单 位31 Dec 2006,Student Branch Affinity Groups (21)学 生 分 会 关 联 团 体,B. Geographic Unit Relationships区 域 单 位 关 系,Regions ov
6、ersee Sections区 域 监 督 分 会Sections oversee Subsections, Chapters, Student Branches and Affinity Groups分 会 监 督 支 分 会 、专 业 委 员 会 、 学 生 分 会 和 关 联 团 体Councils are comprised of Sections, and exist at the pleasure of the member Sections联 合 会 包 括 分 会， 联 合 会 的 建 立 必 需 有 分 会 同 议分 会 有 的 选 择 是 否 要 加 入 联 合 会 Som
7、e Councils (but not all) have Chapters and Affinity Groups, and therefore oversee them部 分 的 联 合 会 包 括 了 专 业 委 员 会 和 关 联 团 体 ， 并 且 监 督 他 们,- continue,Affinity Group Parents also oversee Affinity Groups 关 联 团 体 也 监 督 关 联 团 体 小 组- Women In Engineering (WIE) - 妇 女 工 程 师 (WIE)- Consultants Networks - 咨 询
8、 网 络- Graduates Of the Last Decade(GOLD) - 最 后 十 年 (金) 的 毕 业 生Student Branches oversee Student Branch Chapters学 生 分 会 监 督 学 生 分 会 专 业 委 员 会Societies also oversee Chapters and Student Branch Chapters专 业 技 术 学 会 监 督 专 业 委 员 会 和 学 生 分 会 专 业 委 员 会,Geographic & Technical Unit Relationship,Technical Activ
9、ities Board,Parents - WIE, Consultants, GOLD父母-妇女工程师(WIE)，咨询网络，最后十年(金)的毕业生,IEEE Societies,Technical Chapters专 业 委 员 会,Core unit of Section : Section responsibility 分 会 核 心 ：分 会 责 任Chapters receive technical & program guidance from Societies专 业 技 术 学 会 将 给 于 专 业 委 员 会 提 共 技 术 和 节 目 教 导Sections receiv
10、e rebate money for Chapters to support分 会 会 有 现 金 回 扣 支 助 专 业 委 员 会 Chapter programs专 业 委 员 会 节 目Must pass the funds along to the Chapter!资 金 必 须 给 专 业 委 员 会 Chapters also receive funds from parent Societies专 业 技 术 学 会 小 组 会 资 助 专 业 委 员 会Chapter reporting included with Section annual reporting分 会 年
11、中 报 告 包 括 了 专 业 委 员 会 报 告,Student Branches學 生 分 会,Core unit of Section: Section responsibility分 会 核 心 ：分 会 责 任Student Branches coordinated through Section SAC分 会 学 生 活 动 协 调 人 会 协 调 學 生 分 会 Section receives $3/Student in the Section分 会 分 取 $3 名 學 生 Should invite Student representatives to Section Ex
12、Com meetings应 该 邀 请 学 生 代 表 参 预 ExCom 会 议Should invite Students to all Section meetings应 该 邀 请 学 生 代 表 参 预 分 会 会 议Should subsidize any cost to Student associated with attending Section meetings (meals, etc.)应 该 津 贴 费 用 给 参 于 分 会 会 议 的 学 生 ( 饭 食 等 等 )Currently, Student Branches submit their own repor
13、ting to IEEE HQ to receive a separate rebate目 前，学 生 分 会 递 交 报 告 给 IEEE HQ 才 可 获 得 分 别 的 回 扣,China Council Operations 中 国 联 合 会 操 作,Reference Documents: 参 考 文 件IEEE Member & Geographic Activities (MGA) Manual - IEEE 会 员 与 区 域 活 动 (MGA) 手 册http:/www.ieee.org/portal/cms_docs_iportals/iportals/volunteer
14、s/mga/home/MGAOPSMAN/MGA-Manual-Jan2008.pdfChina Council Bylaws filed with MGA - 中 国 联 合 会 ByLaws 归 档 MGACouncil formed by agreement and petition of 7 Sections in mainland China联 合 会 由 7 个 分 会 的 协 议 和 请 愿 / 上 访 在 中 国 大 陆 形 成 ( Beijing, Chengdu, Harbin, Shanghai, Nanjing, Wuhan, Xian)（北 京，城 都，哈 尔 滨 市
15、，上 海，南 京，武 汉，西 安）Council is a subordinate committee of the Sections联 合 会 是 分 会 的 下 级Sections have the right to direct the operations of the Council分 会 有 权 利 指 挥 联 合 会 的 操 作Sections delegate tasks to the Council that is best done together rather than alone by each Section分 会 代 表 分 配 任 务 给 联 合 会 是 最 好
16、 方 法 之 一，而 不 是 由 联 合 会 单 独 自 行Sections retain their recognition as the basic operating, executive and administrative unit of the IEEE.分 会 保 留 他 们 的 公 认 作 为 IEEE 基 本 的 操 作 ，行 政 和 行 政 单 位,Continue China Council Operations中 国 联 合 会 操 作,China Council Executive Committee consist of : elected China Counci
17、l officer (Chair, Vice Chair, Secretary and Treasurer) and designated representatives of the Sections中 国 联 合 委 员 会 包 括 当 选 中 国 联 合 会 委 员 ( 主 席 、副 主 席、秘 书 和 司 库 ) 和 分 会 选 定 的 代 表Nomination and Election of Council Officers - 联 合 会 委 员 的 提 名 和 竞 选 -Council shall seek nominations from the Sections for C
18、ouncil officers联 合 会 将 从 分 会 寻 找 提 名， 为 选 拔 联 合 会 委 员Section representatives by majority vote will elect the nominated Council officers分 会 代 表 由 多 数 选 票 将 选 举 被 提 名 的 联 合 会 委 员,Continue China Council Operations 中 国 联 合 会 之 操 作,Finances maybe funded by: 财 务 资 助 可 取 从：Assessment of each Section based
19、on membership numbers as of 31 Dec for Section rebates分 会 回 扣 是 根 据 分 会 12 月 31 日 得 会 员 数 字From Region 10从 区 域 10Voluntary contribution from Section reserves分 会 的 义 务 储 备Note: Geographic Councils canreceive only Chapter/Affinity Group rebates ($200/unit) for active Chapters and/or Affinity Groups. T
20、here is no additional allowance or payment per membership注：区 域 联 合 会 只 接 收 回 扣 ( $200/unit ) 给 于 罐 中 活 跃 的 专 业 委 员 会 / 关 联 团 体 。没 有 额 外 的 容 限 或 付 款Amendments to China Council BylawsAny proposed amendments to China Council Bylaws to be circulated at least 30 days prior to taking a vote by The Council
21、 Executive Committee.更 改 中 国 联 合 会 ByLaws中 国 联 合 会 ByLaws 如 果 有 更 改 必 需 在 30 天 内 散 布 于 联 合 委 员 会 才 可 表 决,C. 2008 SECTION REBATE SCHEDULE FOR 2007 ACTIVITIES2008 分 会 回 扣 日 程 表 http:/www.ieee.org/web/geo_activities/rab/scs/Required_Reporting/rebateschedule.html,Rebate schedule based on 31st December m
22、embership numbers回 扣 是 用 12 月 31 日 的 会 员 数 字Includes US$2,000 Section Rebate, plus: US$2,000 分 会 回 扣, 包 括 :$4 / Fellows & Senior Members - 会 士 和 高 技 级 会 员$3 / Associate, Member & Students - 准 会 员 和 学 生 会 员$1.50 / Affiliate - 关 联 会 员$500 / Active Subsection - 活 跃 的 支 分 会$200 / Active Chapter or Affin
23、ity Group - 活 跃 的 专 业 委 员 会 和 关 联 团 体New Sections: pro-rated from formation date to 31 Dec 2007新 分 会 ：从 形 成 日 期 按 比 例 分 配 到 2007 年 12 月 3110% Bonus for reporting on time i.e: Friday, 22th February 2008准 时 递 交 报 告 将 会 获 得 10% 的 奖 金 结 止 日 期 2008 年 12 月 22 日,ACTIVITY BONUS活 动 奖 金,All Sections reporting
24、 10 meetings or more, at least 5 of which be of a technical nature, shall received an additional US$200参 预 十 次 会 议 或 以 上 的 分 会 ，至 少 有 五 个 会 议 是 技 术 旬 性 的 ，将 可 获 得 多 US$200 All Subsections reporting 10 meetings or more, at least 5 of which be of a technical nature, shall received an additional US$100
25、参 预 十 次 会 议 或 以 上 的 支 分 会 ，至 少 有 五 个 会 议 是 技 术 旬 性 的 ， 将 可 获 得 多 US$100Joint meetings may be counted toward only one units bonus.For example, joint meetings of different Chapters and/or Affinity Groups may not be counted as a meeting for both units. 联 合 会 议 只 计 一 单 位 的 奖 金例 如 ， 不 同 专 业 委 员 会 和 / 或 关
26、 联 团 体 二 合 一 的 会 议 , 不 可 算 是 两 个 会 一 All Chapters or Affinity Groups reporting 6 or more meetings of a technical nature shall receive an additional US$75.参 预 6 次 或 以 上 的 专 业 委 员 会 或 关 联 团 体 ， 若 是 有 技 术 性 的 会 议 将 可 获 得 多 US$75Activity bonus funds are excluded from the 10% bonus for timely reporting.活
27、 动 资 金 不 包 括 在 10% 奖 金To qualify for Activity Bonus: Meeting Reporting Bonus deadline: Friday, 22 February 2008活 动 奖 金 合 格 : 会 议 报 到 结 止 日 期 是 2008 年 12 月 22 日,D. Annual Section Reporting - 年 中 分 会 报 告http:/www.ieee.org/scsreports,Meeting Activity - 会 议 活 动Submit form (L31) electronically - 电 子 递 交
28、表 格 (L31)http:/ewh.ieee.org/cgi-bin/l31/ReportForm.plCurrent Officers - 现 任 委 员Submit Officer Confirmation Report electronically电 子 递 交 现 任 委 员 会 名 单http:/www.ieee.org/organizations/mga/scs/forms_petitions/interactofficer.htmlFinancial Activity - 财 务 活 动(L50) must be received & approved to qualify f
29、or Rebate要 收 到 (L50) 并 被 批 准 才 可 有 回 扣 的 资 格http:/www.ieee.org/organizations/mga/scs/Required_Reporting/L50forms_instruc.htmDeadline - Friday, 22 February 2008 for 10% Bonus10% 奖 金 期 限 - 星 期 五 ， 2008 年 2 月 22 日- If reporting is on-time & complete by deadline then Section gets 10% bonus - 如 果 分 会 准 时
30、 递 交 报 告 ， 可 获 10% 奖 金- 31 March 2008 is final deadline to submit reporting in order to receive rebate for 2007 activities2007 活 动 回 扣 期 限 - 2008 年 3 月 31 日,1. Meeting Activity (L31)会 议 活 动,Report all Meetings electronically - 电 子 递 交 所 有 的 会 议 报 告 Administrative includes - 行 政 包 括- elections, activ
31、ity planning - 竞 选 ， 活 动 计 划Technical includes - 技 术 包 括- distinguished lecture tours, educational talks and seminars of technical nature - 卓 越 巡 回 演 讲 ，技 术 教 育 研 讨 会Non-technical includes - 非 技 术 性 包 括- career development, social activities, award dinners职 业 培 训 ， 社 交 活 动 ， “奖” 晚 餐Important: 重 要EMA
32、IL a copy of your meeting report to your Section Secretary and others by using the email field (Email CC list) at the bottom of the L31 form submitted electronically. 会 议 报 告 通 电 子 邮 件 递 交 给 你 的 分 会 秘 书 和 其 他 有 关 委 员 。 在 L31表 格 底 端 有 电 子 邮 件 CC 名 单 。If you have questions about using the meeting repo
33、rt form please send an email to l31-helpieee.org有 关 使 用 会 议 报 表 的 问 题 ， 请 通 电 子 邮 件 到 l31-helpieee.org,- Continue,JOINT MEETINGS - a form should be completed for each entity in order to count as two separate meetings联 合 会 议 - 每 个 个 体 必 须 完 成 一 份 有 关 表 格 ， 才 算 是 两 次 不 同 会 议MINIMUM MEETING REQUIREMENT
34、S to earn a rebate each year are 5 meetings for Sections and Subsections; 2 technical meetings for Chapters; 2 meetings for Affinity Groups. 分 会 和 支 分 会 每 年 至 少 要 参 预 5 次 会 议 ， 专 业 委 员 会 至 少 要 参 预 两 次 技 术 会 议 ， 关 联 团 体 至 少 要 参 预 两 次 会 议 ， 才 可 获 得 奖 金 回 扣 MULTIPLE SESSIONS during one day will count a
35、s one meeting.If you feel this is not accurate for your meeting, you can submit your rationale via email to sec-rebateieee.org 在 一 天 内 参 预 多 次 会 议 ，只 可 算 一 个 会 议 。如 果 你 觉 得 这 是 错 误 的 计 算 ， 你 可 通 过 电 子 邮 件 递 交 解 理 给 sec-rebateieee.org,- Continue,How Meetings are Counted - 会 议 计 数If a Section or Chapt
36、er or Affinity Group meeting is reported more than once, and the date,location, type of meeting and number ofattendees are the same, it is considered one (1) meeting and the duplicate meeting reports are deleted from the records. 若 分 会 或 专 业 委 员 会 或 关 联 团 体 不 止 一 次 报 告 会 议 ，同 时 ，日期 ， 会 议 地 点 、 类 型 会
37、 议 和 到 议 人 数 一 至 ， 它 会 被 计 算 为 1 个 会 议 ， 复 制 会 议 报 告 将 从 纪 录 被 删 除Regardless of the length of a meeting (whether 1 hour, 8 hours, or longer), for reporting purposes it is considered one (1) meeting.不 管 会 议 时 间 长 度 (是 否 1 个 小 时 ，8 小 时 或 者 更 长) ，为 报 告 目， 被 计 算 为 1 个 会 议。There may be several speakers a
38、nd topics, however, they would be considered sessions of the same meeting.也 许 有 几 位 演 讲 者 ， 几 项 题 目 ， 然 而 ，将 被 认 为 是 同 一 个 会 议 。To be considered separate meetings, the type of meeting, the location, and/or the number of attendees must vary.会 议 类 ， 型 地 点 ， 并 且 / 或 者 会 议 人 数 必 须 不 同 才 可 被 认 为 是 不 同 会
39、议 。For example: If a Unit meeting begins at 9:00 AM and ends at 5:00 PM, even though there are several speakers and topics, it is considered one (1) meeting. 例 如 ： 如 果 一单 位 会 议 在 上 午 9:00 开 始 ，下 午 5:00 完 毕 ，即 使 有 几 位 演 讲 者 ， 几 项 题 目 ， 这 会 议 会 被 计 算 为 1 个 会 议 。Occasionally, Section Meetings are follo
40、wed by Chapter/Affinity Group meetings, or are joint meetings of 1 or more subunits. In those instances, the meetings may bereported individually by the Section(s) and Chapter/Affinity Group(s) and can be counted as a separate meeting for each of the subunits 偶 而 ，分 会 会 议 会 跟 随 进 行 专 委 员 会 / 支 分 会 会
41、 议 或 联 合 议 会 或 其 一 单 位 联 合 会 议 。此 情 况 下 即 可 报 告 为 个 单 位 的 分 开 会 议 。If a Unit Executive Committee holds an Administrative meeting, followed by a general Technical or Non-Technical meeting, the meetings can be reported individually and will be counted as two (2) separate meetings如 果 单 位 高 级 委 员 会 召 开
42、行 政 会 议 ,跟 随 着 一 般 技 术 或 非 技 术 性 的 会 议 , 会 议 计 算 作 两 个 会 议 并 报 告 作 是 两 个 不 同 的 会 议 。Section, Chapter, and Affinity Group meetings should be held within the geographic boundaries of the Section分 会 ，专 业 委 员 会 和 关 联 团 体 会 议 应 该 在 分 会 区 域 范 围 举 行,http:/www.ieee.org/web/geo_activities/rab/scs/Required_Re
43、porting/Meetforms.html,http:/ewh.ieee.org/cgi-bin/l31/ReportForm.pl,CHAPTERS & AFFINITY GROUPS - On the L31 form, select first by parent Section or Council name. For example, if you want to submit a meeting report of the Computer Society Chapter in the Queensland Section, on the Sponsor of meeting d
44、ropdown list, type the letter Q and then scroll down until you find your Section and Chapter name. Technical Society Abbreviations .,2. Current Officer - 现 任 委 员,Officer Confirmation reporting online - 委 员 网 上 确 认 报 告http:/ewh.ieee.org/forms/scs/interactofficer.phpOfficer eligibility - 委 员 合 格 资 格ex
45、cept Newsletter Editor and Webmaster - anyone may hold those positions除 了 时 事 通 讯 编 辑 和 网 络 主 管 - 任 何 人 都 可 担 任 那 些 职 务 http:/www.ieee.org/web/geo_activities/rab/scs/volunteer/qualify.htmlThe qualifications to be an IEEE Geographic Unit officer are: 成 为 IEEE 区 域 单 位 的 资 格 是IEEE Membership must be cu
46、rrent (membership dues must be paid) upon entering office, and must be maintained throughout term of office. IEEE 会 员 一 定 要 是 现 任 会 员 (会 员 费 须 清 付） ，并 且 必 须 维 护 在 任 期 中Membership Grade of Graduate Student Member or above. Graduate Student Member, Member, Senior Member, and Fellow grades qualify; Stu
47、dent and Associate Member grades do not. 会 员 资 格 等 级 “毕 业 学 生 会 员” 或 以 上 - 毕 业 学 生 会 员 、高 级 会 员 、会 士 。学 生 会 员 和 会 士 无 资 格 担 任 。Membership in the Geographic Unit in which office is to be held. 会 员 一 定 要 是 那 区 域 / 分 会 的 会 员 才 可 当 任 那 分 会 委 员Chapter Officers, in addition to the above requirements, must
48、 also have and maintain membership in the Chapters Society. In the case of JOINT CHAPTERS, membership in any (1) of the Societies is sufficient.专 业 委 员 会 委 员 , 除 了 以 上 的 要 求 之 外 , 必 须 也 是 有 现 任 专 业 委 员 会 的 会 员如 果 是 联 合 专 业 委 员 会 ， 其 中 一 个 专 业 委 员 会 的 会 员 就 可 以 了Officer Terms: Jan-Dec,maximum 2 years with exceptions granted by Region 10 Director委 员 期 限 : 1 月 到 12 月 , 最 多 两 年 ， 除 非 有 Region 10 Director 的 授 予,
