1、企业数字档案馆（室）建设指南说 明为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。除非特别说明，本指南所用术语均引自电子档案管理基本术语（DA/T 58-2014）。本指南由国家档案局提出并归口。本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司本指南主要起草人：付 华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊 伟、孙晓光、周 喜、皮 楠、环 红1目 录1 概念与基本特征 .11.1 概念 .11.2 基本特征 .12 建设目标与原则 .22.1 建设目标 .22.2 建设原则 .23 基础设施建
2、设 .33.1 机房建设 .33.2 网络设施 .43.3 硬件设备 .43.4 基础软件 .43.5 其他设施 .44 电子档案管理系统建设 .44.1 收集功能 .54.2 整理功能 .64.3 保存功能 .74.4 统计功能 .94.5 利用功能 .94.6 系统管理功能 .104.7 传统载体档案辅助管理功能 .124.8 其他可选功能 .135 数字档案资源建设 .135.1 传统载体档案数字化 .135.2 电子文件归档 .145.3 专题数据库建设 .1526 制度规范建设 .156.1 制度建设 .156.2 标准规范建设 .157 安全保密体系建设 .178 经费与人才保障
3、.178.1 经费保障 .178.2 人才保障 .189 建设步骤 .189.1 项目规划 .189.1.1 成立项目工作组织 .189.1.2 制定项目方案 .189.2 项目立项 .199.3 项目实施 .199.4 项目验收 .259.5 项目运维 .251企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业
4、信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。1 概念与基本特征1.1 概念本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。1.2 基本特征与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征：1）档案资源数字化通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。22）档案管理信息化企业数字档案馆（室）将
5、档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。3）档案服务知识化企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。2 建设目标与原则2.1 建设目标通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。2.2 建设原则企业数字档案馆（室）建设应坚持以下
6、原则：1）统筹规划，分步实施企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；建设企业数字档案馆（室）应做好总体架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；应根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字档案馆（室），充分保证每一3阶段工作目标的实现。建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。2）需求导向，利用优先企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作，优先建设重要档案资源。档案资源数字化应以需求为导向，对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。网络架构应有利于档案信息资源的共享利用，电子档案、档
7、案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要，便于利用，电子档案管理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操作习惯。3）安全保密，合法合规企业数字档案馆（室）建设应遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。应按照安全保密要求开展电子档案管理系统设计、实施、运行和维护。3 基础设施建设企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分考虑档案信息安全、保密的需要，尽量选择技术上自主可控的设施设备。3.1 机房建设机房建设应根据数字档案馆（室）运行需求和机房建设基本要求，充分利用企业现有信息化基础条件，通过改造、添置设备等方式，建设满足数字档案馆（室）运行要求的机房；涉密机房建设
8、应符合国家有关保密规定。43.2 网络设施企业数字档案馆（室）的网络应接入企业网，并与互联网隔离，管理涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物理隔离。也可以建立企业档案部门局域网。网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要，网络带宽等性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。3.3 硬件设备根据电子档案管理系统及基础软件系统部署和高效稳定运行需求配备服务器。根据科学、可行的存储备份策略，配备稳定与适当冗余的数据存储备份设备。配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。3.4 基础软件应结合企业信息化的现状，在统筹利用企业业已运行的
9、基础软件系统的基础上，结合企业数字档案馆（室）开发和运行的需要，配备正版或经过规范测试、登记的自主开发的基础软件，如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。3.5 其他设施应根据需要配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工场所和电子档案阅览场所。4 电子档案管理系统建设54.1 收集功能1）电子文件登记具备电子文件手工登记功能，元数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减，具有元数据手工登记校验功能；可对电子文件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作。2）电子文件和电子档案在线接收应具有符合企业电子文件归档和电子档案管理指南有关要求，从业
10、务系统接收电子文件及其元数据的接口。具有从其他电子档案管理系统接收电子档案的功能，功能符合电子档案移交与接收办法有关要求。3）电子文件和电子档案离线接收应具备电子文件、电子档案和其他数字资源离线批量导入功能，支持常见的 XLS、DBF、MDB、XML、TXT 等文件格式元数据文件及符合长期保存要求的文件格式全文文件的导入接收，并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。数据导入过程中应支持数据的校验，如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。当出现部分数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败。如出现中断（如：断电、断网、死机等），应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接
11、续导入。电子档案的离线接收功能符合电子档案移交与接收办法有关6要求。4）电子文件和电子档案接收检测应具备电子文件和电子档案接收的检测功能，能根据电子文件归档和电子档案接收的检测要求对接收的电子文件的“四性” 和 电子档案的有关属性进行检测， 对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行标记。5）传统载体档案全文信息上传挂接具备传统载体档案全文信息上传挂接功能，支持单个、批量文件上传等方式，能建立目录与其对应全文间的关联关系，并保持关联关系稳定。4.2 整理功能4.2.1 分类按照企业确定的分类方案，将归档文件进行分类，给定分类代号，并支持按年度、保管期限、机构（问题）等多种分类方案分类。4.2.2 划定保管期限按照档案保管期限表对归档文件划定保管期限。4.2.3 组件对来自不同系统的归档电子文件按照组件规则组成“件” ，并对件内文档按一定的规则进行排序。4.2.4 组成保管单位能对归档文件按照设定规则自动或在人工干预下组成保管
