1、 1 / 24目录合同管理系统解决方案 生产制造行业 .21. 行业背景与需求分析 .21.1. 行业背景 .21.2. 生产制造行业常规业务模型 .31.3. 生产制造行业合同管理现状 .31.4. 合同管理难点分析 .31.5. 生产制造行业合同管理业务需求概述 .42. 行业解决方案整体规划 .62.1. 方案概述 .62.2. 系统建设目标 .72.3. 方案设计基本原则 .82.4. 系统设计理念 .102.5. 系统平台架构简介 .112.6. 整体解决方案介绍 .163. 信息系统集成 .254. 体系架构 .275. 系统应用效益 .296. 典型案例 .326.1. 企业背景
2、简介 .326.2. 合同管理困惑 .326.3. 合同管理系统实施效益 .322 / 24合同管理系统解决方案生产制造行业1. 行业背景与需求分析1.1. 行业背景随着经济全球化的日益盛行，中国已成为全球最大的生产基地、出口加工基地及流通集散基地之一，并迅速成为全球经济最活跃的经济发展中心。党的十六大提出: “在经济和社会领域广泛应用信息技术” 、 “坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子” 。国家的“十五规划”将“以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越发展”作为我国工业发展
3、的战略。信息技术对传统产业的注入，改变了传统产业结构、企业结构、社会经济结构及其运行模式，促进了全球经济的快速增长和全球经济一体化的形成。我国生产制造企业在面对大好的市场形势，迎接机遇的同时，也面临着重大的挑战。在瞬息万变的市场环境下，来自各方面的不确定性越来越大，再加上来自新兴经济体的竞争威胁日益凸显，导致整个制造业动荡不定，复杂性不断加剧。面对越来越严峻的市场形势，中国制造业只有把握有利的时机，利用先进的管理理念、和信息技术武装自己，面对大的国际市场，走科技之路、技术之路、市场之路，才能在激烈的国际竞争中占住脚跟，在纷繁复杂的市场竞争中处于不败之地。中国的市场经济日趋规范，法治经济和契约经
4、济的理念已经逐渐深入市场的每个角落，而合同作为所有经济活动的起点，是企业遵循市场经济规律的重要体现。为了适应市场的变化和业务的快速发展，企业十分有必要加强对合同的规范管理，以不断提高企业经营管理水平和风险把控能力，提升企业的协同作战水平。3 / 241.2. 生产制造行业常规业务模型1.3. 生产制造行业合同管理现状由于生产制造行业属于劳动密集型企业，公司大多分/子机构众多，各机构合同管理方法多样，不同类别的合同采用的信息系统也不相同。导致合同管理分散在各个业务系统中没有进行统一的管理，存在利用效率低、不利于对合同情况进行监督检查、不易于识别合同履行风险、不便于统计分析等诸多弊端。为了适应市场
5、的变化和信息化管理提升的要求，公司有必要加强对合同的规范管理，降低经营风险，提高管理效率，以保障公司未来可持续的快速发展。1.4. 合同管理难点分析拟稿过程复杂：不少企业的合同拟稿没有统一的规范，导致重复劳动量很大，没有充分利用原有的签约起草的知识，各部门协同拟稿的过程冗长低效。审批过程繁冗：合同的审批过程采用纸质方式流转审签时，需要承办人多次往返于不同的审批人间，且只能采取逐个提交的方式进行，办公效率低下，审批人也无法快速方便获取相关资料。档案管理繁琐：传统纸质合同与电子版合同共存，不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解多个相关合同时需要等待很长时间。进度控制困
6、难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通4 / 24word、excel 管理已很难满足公司发展需要，领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，帮助公司进行财务规划，掌控现金流，从而影响资金运作效能。信息汇总不便：采用手工或 EXCEL 管理时，由于不同部门的数据格式不统一，难以及时、全面、准确地采集和统计数据，数据搜集汇总工作需要耗费大量时间，影响领导的决策时间和效率。1.5. 生产制造行业合同管理业务需求概述各业务系统互相独立，合同难以全局管理大部分企业都已经上了 ERP、CRM、
7、SCM、PDM 等系统，企业合同管理的各要素信息往往分别在不同的系统中，但各系统之间的数据难以实时同步，合同相关的业务数据难以快速、准确的汇总到相关人员手上，导致业务人员重复工作，效率低下。最重要的是，由于各数据的互相独立，致使业务人员在签订合同时、财务人员在进行付款、以及合同的收发货等环节，不可避免的就会造成很多难以估量的风险。客户关系松散，客户资源流失客户资源是一种无形资源，看似客户掌握在企业手中，但企业的客户关系往往掌握在业务人员手中，一旦业务人员离开，客户资源也随着丢失了。供应商管理缺乏依据，采购风险不可控多样化的产品结构，致使采购环节零散多变，现有的单个合同独立管理难以全面掌控与供应
8、商之间的历史合作情况、供货情况、是否有不良记录等，并有可能导致企业与不合格供方签订合同，或者在合同执行过程中缺乏有效管控，从而产生合同风险，损害企业的利益。项目型合同，单个合同孤岛合同往往并不是单独存在的，经常以项目的形式成组构成。对于企业项目类合同事项5 / 24的管理，企业难以从整体的角度对多个合同进行全局管理，如项目合同的预算管控，项目整体收支情况分析、项目全局协调人员的工作评价等工作都难以切实有效的落实。合同动态全局管控缺失，企业管理无据可凭传统合同管理，合同作为独立个体存在，很难从全局的角度了解合同执行全过程。尤其是当发生合同变更、续约等异常情况时，更是难以掌控。导致业务人员难以准确
9、掌握合同动态执行情况；项目管理人员难以了解项目下合同执行情况，无法预测项目风险；财务人员难以合理安排资金计划；管理层更是对企业业务情况难以有直观、准确的了解。生产滞后，市场动态难以把握“大数据”时代的来临，生产制造行业的业务模式正从“以产品为中心”逐步转向“以客户为中心” ，但是客户的个性化需求越来越明显，产品的更新换代需求越来越快，客户需求的把握也越来越难。企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须快速、准确的把握客户需求，通过精准的产品定位、完善周到的客户服务、快速的事件响应处理能力，才能建立紧密的客户合作关系，保证二次营销的商机。只有做到提前预测市场需求，快速地组织设计与生产，最经济地
10、选择生产经营方式、合作伙伴，提供最满意的客户服务，才能使企业立于不败之地。企业员工流动频繁，无形资本流失任何企业都无法避免企业员工的流动，但是员工作为企业最重要的资源，员工的流失有可能带来企业各方面业务的不稳定。因此，如何有效的减少员工流失、尽量降低人员流动带来的弊端，是困扰企业管理的永久性话题。灵活可自定义的系统，适应多变的业务发展面对复杂多变的市场背景，一成不变的业务模式已经很难适应企业的业务发展需要。这就要求企业相关的管理系统，能够适应企业业务发展，进行灵活调整。6 / 242. 行业解决方案整体规划2.1. 方案概述随着社会信息化进程不断加快，信息化作为一种提升企业管理效率，加强企业风
11、险把控的有效工具，它发挥的巨大效用正日益显现。在国家的大力倡导下，我国的制造业企业纷纷加入了信息化的滚滚洪流，引进了 ERP、CRM、SCM、PDM 等系统，并且取得了一定成效。但是作为企业的核心命脉合同管理，由于受到传统管理思想的禁锢，一直没有受到应有的重视。因此，建立一套统一的、对整个企业合同体系进行有效管理和监控的合同信息化管理平台十分必要。借鉴国际先进的管理经验及软件技术，凭借十多年对合同管理体系的专注、专业研究，汇总大量企业实践经验，结合生产制造行业业务特点、日常管理的重点及难点进行分析，退出了完全适应生产制造行业的合同管理系统。本系统顺应国内众多制造行业复杂的竞争环境，基于制造企业
12、业务管理流程，借鉴大量成功案例，通过管理咨询人员、市场研究人员与技术开发人员等的反复讨论与研发，最终打造出一款能够满足大多数企业业务需要的合同管理系统。本系统以企业日常合同为管理核心，以业务流程为导向，引用先进的管理理念，有效利用企业原有信息化建设成果，在不改变企业原有管理模式的前提下，快速有效实现优化业务流程、简化办公手续、增强企业风险管控能力、降低合同执行风险、提高资金管空水平等，并最终提升品牌价值、提高客户满意度、增强企业核心竞争力，实现企业经济利润不断提升的良性循环。本方案鉴于企业既有信息化建设成果，以建设合同主数据平台为核心，通过对已有系统进行集成与改造，使各业务系统有机整合。本方案
13、充分考虑信息化的社会化背景，保持良好的前瞻性。充分借鉴采用信息化 2.0思维来推进企业合同管理信息化的建设过程。建设以合同主数据为核心的合同管理信息化平台，充分体现了信息化 2.0 思维成果。主数据平台首先是基于私有云技术的 SOA 平台，充分体现软件即服务的思想，把原有的分散在各个系统中的业务数据以统一的方式提供服务，方便各个信息系统调用，使用者无需知道到底是哪个系统提供的服务。7 / 242.2. 系统建设目标合同管理系统的建设实施，旨在建立公司统一的、有序整合的合同管理信息化平台，实现合同全生命周期管理，规范业务流程和员工的日常工作行为，提高工作效率，落实企业管理制度，加强合同签订与履行
14、过程中的风险防范及控制，进一步实现知识共享与经验传承，保障企业稳健运营发展。构建公司统一的合同管理平台构建公司统一的合同管理信息化平台，规范业务处理流程，加强合同签订及履行管理监督，缩短时间与空间距离，提高工作效率，提升企业经营管理能力。提高合同管理工作效率采用集成的协同工作平台，可以有效的减少沟通成本，业务处理更加集中、流程化，信息充分共享，查阅方便，提高日常合同管理工作效率。加强企业法律风险管控采用信息化手段实时进行法律风险识别捕获，并向业务管理人员及公司领导进行风险分级预警，为做到防患未然、风险控制前移提供可靠的保障。保障公司合同管理相关制度贯彻执行企业规章制度的有效执行是企业运转良好的
15、基础，采用先进的信息化管理平台，可以将制度要求和员工日常工作紧密结合，全面、规范、有效、严格地落实公司的相关制度管理。构建企业合同管理及法律知识体系所有过程文件及业务处理痕迹通过系统留存，为企业实际业务案例与经验的积累打下良好的基础，为企业的合同与法律知识体系构建和知识使用、创新提供有效执行的平台。8 / 24信息共享，提高管理决策效率及准确性数据集中管理，信息充分共享，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状，为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑，也为领导进行业务决策提供了更加准确、及时、广泛的数据支撑。2.3. 方案设计基本原则合同管理信息化的建设过程中，将充分贯彻已经通过
16、检验的最佳实践。我们认为，从业务管理的角度出发，遵循如下原则对合同管理信息化的成功有非常大的裨益。分类处理企业的合同种类非常多，各类合同的业务运行方式有很大差异，即使是同类合同，在面对不同的签约方时，仍然有显著不同的管理方法。这要求在信息化的实践过程中，充分考虑实际情况，对所有合同按照不同的业务类别、不同的合同属性、所属不同组织机构、以及不同的管理要求等分别建立不同的管理机制，采用贴合实际的管理方法，避免一刀切的方式。效率提升企业的业务在迅猛增长，需要借助信息化手段来提升效率，降低成本。本来，信息化在效率提升方面有着先天的优势，但实际中却频繁发现信息化导致重复劳动、甚至效率更加低下的现象。这需
17、要在建设中充分考虑业务的特点和总体需求，尽量把数据的流程和业务操作分析清楚，做到一次录入，后续充分使用，无需重复录入。简言之，就是业务操作的过程也是数据自然采集的过程和业务管理活动执行的过程，避免员工产生纯粹为了信息化而录数据的偏激思想。风险控制风险控制是企业管理必须考虑的重要领域。在企业合同管理信息化的过程中，需要从两个方面来考虑这个问题：一是借助信息化管理合同的风险；二是合同管理信息化建设本9 / 24身的风险。这两个方面都有专门的知识和实践可供借鉴，需要在项目建设中切实遵循，尽量规避项目实施的风险，借助于系统提高企业合同风险的防范与控制能力。制度控制管理信息化的过程实质上也是管理变革的过
18、程，成功的信息化最终带来企业管理的提升。各项信息化的规划、实施、运维、废止对管理都将会提出明确的要求，而这些要求最终需要以制度的方式来形成约束力。信息化实现就要求管理制度化，在此基础上把制度转换为可执行的流程，把流程需要承载的信息变成表单，把表单变为计算机可录入的记录，在表单与流程的运转中，充分发挥计算机的计算能力和网络共享传递能力，把需要控制的点明确描述，形成规则，让其自动运行，避免人为的错误。企业管理制度与信息系统相融合，使制度得到更加全面、彻底执行。信息集中企业不同的员工在信息的产生、流转、使用的过程中承担的职责是不同的，对企业而言，信息集中的意义在于资源的有效配置。决策层掌握了真实、全
19、面、及时的信息后，可以迅速做出正确的决策，以最优化的方式配置资源。围绕信息集中，需要从管理制度、流程、组织进行相应的变革，同时在信息化的软硬件规划方面，也要充分考虑。2.4. 系统设计理念系统平台以 PDCA（计划-执行-检查-处理）为控制手段，在不断深入学习先进企业管理理念的基础上，整体规划设计并不断改进和完善，建立了成熟的企业信息化管理框架。一方面加强企业决策经营风险、业务流程风险和法律风险防控，增强企业免疫力；一方面加强知识积累与创新，加速企业成长。以风险管理和知识管理为着力点，提升企业核心竞争力，保障企业稳步健康发展。10 / 24基于以上管理理念，为保障系统能够易于实施、使用、推广，
20、并能够可持续改进，适应未来业务与需求的发展变化，系统设计遵循以下原则：先进性：基于先进的企业现代管理理念和软件开发技术，采用成熟、先进的软件开发平台，使设计系统能够最大限度地适应技术发展变化，适应管理信息化的发展方向，以确保系统的先进性，延长系统的生命周期，提高投资效益。开放性：系统遵循行业标准或建议，采用标准的、开放性的技术，对外提供标准的API 接口和公开的 Web Service 服务，以与其他异构系统能够进行业务集成，互连互通。实用性：符合实际业务流程与管理模式，满足业务人员日常工作习惯，提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面，使得系统操作方便、快速、简捷。提供丰富的系统操作提
21、示和灵活的个性化配置手段，方便非计算机专业人员的使用。可维护性：系统基于 Browse/Server 架构设计，使系统安装部署、升级运维简单。需提供多种易用的管理员工具与界面化的、高效的、便捷的系统后台，提供多管理员机制，实现系统分级管理，简化系统运维工作，降低系统运维成本。稳定性：系统设计采用成熟、稳定、可靠的硬件及软件技术，充分考虑系统运行中有可能发生的可靠性问题，设置对应的故障切换方案。系统采用必要的冗余备份设计，采取有效的备份措施，使能够在遇到灾难性破坏时，快速实现业务及数据恢复，保障系统稳定可靠运行。安全性：系统需设计严格的用户身份验证机制，以及用户对系统操作与数据访问的权限控制体系，从组织、部门、岗位、业务、模块等多个维度进行权限划分，保障系统应用和信息查阅的安全性。
