1、制造企业采购业务的风险管理及其控制 摘 要：采购业务作为制造企业主要业务之一，对产品成本具有直接的影响。本文在分析制造企业采购业务风险构成的基础上，分析了当前制造企业采购业务风险管理主要存在的问题，并就如何控制采购业务风险提出了一些建议。 下载 关键词：制造企业；采购业务；风险管理；控制 作者简介：陈晓慧（ 1974 ），女，江苏盐城人，江苏海安职业教育中心一级教师，主要研究方向：财务管理与教育 中图分类号： F253 文献标识码： A doi:10.3969/j.i 文章编号：1672-3309（ 2011） 12-63-02 采购业务与生产、销售密切联系，业务发生频繁，因此往往成为企业经营
2、活动的主要环节。随着 2008 年以来各种原材料价格均出现了大幅度上涨，制造企业产品的成本中外购元件和原材料占了相当大的比重。因此，如何加强采购环节的风险管理和控制，就显得尤为重要。 一、制造企业采购业务的风险构成 1.采购计划风险。采购计划风险主要由于采购计划编制的依据不充分或方法不科学。采购计划的编制依据不充分或者采购人员对计划的统筹性和编制方法的规范性没有更好的掌握，使得计划编制不细，甚至出现指定具体供应商，人为干预采购计划等情况，这些都会影响采购计划编制的准确性、及时性，从而导致计划风险。 2.供应商选择风险。采购部门在采购中通常根据自己的主观判断来选择供应商，形成供应商选择风险。也包
3、括对供应商信息没有及时跟踪和调整，对供应商的生产能力、货物质量控制、交货能 力以及售货服务能力等方面产生偏差。 3.采购价格风险。在招标时，供应商相互串通，操纵投标环境，有意抬高报价，或者采用不正当手段，包括行贿、伪造证明等，使企业采购遭受损失。也包括企业采购人员对市场行情出现错误的判断，出现原材料跌价产生的采购风险。 4.采购合同风险。一方面，合同条款模糊不清，约定不明确、简化违约责任约束等都产生的风险。另一方面，采购人员贪求私利，损害企业利益，不能严格按规定签约，也是企业面临的风险。 5.物资质量及入库风险。采购的物资数量上缺斤少两，在质量上鱼目混珠、以次充好，品种规格不符等造成的物资质量
4、风险。企业所购物资在入库前，保管人员未按合同要求及制度规定，对采购物资数量、品种、规格等内容进行审核，将引发验收或登记环节的风险。 6.物资库存及储备风险。物资库存风险主要是指企业采购的物资在出库、入库、日常管理和盘点中面临的风险。包括库存物资的变质、毁损、贬值、丢失、账实不符或伪造及篡改库存物资的原始记录等。物资储备风险是指由于企业确定经济订货量时一味追求 “ 零库存 ” 目标，使物资库存水平过低，甚至出现货源缺失造成的风险。当然也可能由于过度采购造成物资积压形 成的风险。 二、当前制造企业采购业务风险管理存在的主要问题 1.企业管理组织体系设置不合理，缺少风险管理意识。很多企业在业务流程设
5、计上重效率、轻控制、集权与分权安排不合理。一些部门或岗位的权利不是过于集中，就是过于分散。同时在风险管理上往往注重企业的整体风险，对于业务风险控制的意识则较为淡薄。如在采购管理中，许多采购管理人员缺乏风险意识，习惯于传统做法，忽视企业和相关外界的持续变化。 2. 企业采购作业流程运作固化，或者设计不科学，执行不到位。一些企业采购作业流程往往过于注重制 度和程序形成的条文，采购计划忽视外部市场环境和价格的变动趋势，对采购计划和供应商判断选择标准几年不变。事实上，如果采购业务活动程序的可行性操作不适应市场变化要求时，企业的采购业务往往就会存在较大风险。而有些企业作业流程虽然完善，但考虑到实施控制的
6、成本，在具体执行时有所顾忌，也无法达到预期效果。 3. 企业采购业务信息流转不畅，存在严重的采购业务信息的不对称。采购业务的信息沟通与传递既包括从上到下，又包括从下到上。首先是管理部门下达采购任务，然后由采购部门经办、上报、审批和执行。在一些机构设置复杂、 级次繁多的企业，其采购部门的信息先经整理，到上报、审核，再到确认，往往流转过程耗时很长，容易导致市场需求和价格定位失实。同时，采购业务信息通过基层采购人员的处理，再向上级主管传递信息的过程中，信息数量在逐渐减少，信息质量也往往随之下降，负责采购计划审批的上级主管也就不能掌握足够的物资材料供求信息，只能在采购部门提供的资料上进行选择。这往往使
7、得企业采购价格上存在较大不稳定性。 4. 企业采购业务相互监督虚于形式，采购业务监督机制的架空。目前大部分企业设置的物资管理部门同时负责编制采购计划、实施采购业 务和审定采购价格，验收环节也是走形式。在采购业务结束后，上级主管部门、财务部门、质量检验都仅限于对已发生的采购业务进行质量、数量、规格及价格等方面的一致性复核，而对采购前期工作，如物料供应的市场调研、供应商的选择、供货谈判及订立合同的透明度、公开、公平性等方面并不真正介入。这种事后确认的监督方式，使得企业的采购风险会加剧放大。 三、加强制造企业采购业务风险控制的建议 1.优化内部环境 首先，优化采购业务风险管理意识。要求企业的治理层、
8、管理层以及全体员工从思想上高度重视采购业务这 一制造企业生产经营的首要环节，在行动上积极参与其风险管理和内部控制的业务流程，营造良好的内部环境。其次，充分发挥采购部门的核心作用，增强采购部门的主体意识。企业可以赋予采购部门更高的定位，在组织设计中尽可能提高采购部门的汇报级别，同时尽可能推动跨部门的团队采购方式。第三，优化绩效考核指标体系。企业应设计评估采购人员的绩效指标，以评价分析员工的能力和履行职责是否到位，测试内容可以包括采购及时率、新厂商开发率、存货周转天数、存货周转率等来综合考核采购部门及人员的业绩水平。第四，加强采购员工的职业道德教育。明确员 工必须遵守的职业道德准则，鼓励采购人员遵
9、循诚实和诚信的原则，对道德水平高、业务能力强的员工给予升职、加薪等奖励，对严重违反职业道德的员工要给予免职、开除等处罚，以张扬正气。 2.大力推进风险评估 要评估风险首先要识别风险。企业应当积极收集、分析并综合处理相关的内部及外部的相关数据，建立一套科学的采购业务风险评估方法和体系，使管理层能够及时地识别、评估采购风险。同时，建立采购业务的风险预警机制，确保采购风险在自身的控制范围之内。具体对于采购业务的风险识别、评估和预警，可以通过设置采购计划指 标、供应商选择指标、采购价格指标、采购合同指标、物资质量及入库指标、物资库存及储备指标、信息系统安全指标等来操作和进行。 3.严格落实控制活动 采
10、购活动的控制是采购业务的中心环节，要真正实现采购活动控制，就要严格遵守现有有效控制流程。首先，要确保控制制度的执行到位。包括市场采购权、价格控制权、验收控制权要坚持做到三权分离，各负其责，互不越位；采购品种、数量和质量指标公开，参与供货和价格竞争程序公开，必须按法规、程序签订采购合同，采购完成后的结果公开，保证采购活动公平、公正；采购人、验收人 、证明人、批准人、财务审查人必须都在采购凭证上签字，才能被视为手续齐全；采购物料要统一验收，统一审核结算，统一转账付款，避免漏洞等。其次，根据市场和技术变化特点，不断优化采购流程，使采购的作业流程更加科学、合理。 4.确保信息的沟通顺畅 为了减少采购信
11、息的流转时间，提高采购信息的及时、正确性，企业应需要建立有效的采购信息系统。充分利用网络平台，对采购物资、市场价格及成本构成等信息进行收集，随时了解市场价格变动，把握市场价格行情或者通过市场调研收集资料，获得第一手价格信息资料，经过分析整理加工，建立企业常用物资采购信息库，为采购比价提供比价基础。同时，采购信息库不仅要对价格变动进行及时登记，还要对供应商的信用度、资历等情况及时补充完善，这样各个部门都能依据同一手资料进行决策，保证对称性。另外，在采购过程中，还应与其它部门之间进行及时的信息沟通。如通过与销售部门沟通，可以获悉市场需求，调整采购计划；与财务部门沟通，通过账实核对，以防止采购舞弊事
12、件的发生；与生产部门的沟通，保证采购与生产需求同步等。 5.不断强化内部监督 在采购业务环节，对于内部监督部门而言，首先要关注监督内 容的完整性，包括制度、文件资料是否健全；计划、预算、执行等决策程序是否规范；执行过程是否合规、合法；执行结果是否真实和有效等。其次要注重内部监督的时效性。在做好事后监督的同时，更要强化事前、事中的监督工作。在采购决策之前，应检查采购计划的可行性、比价与议价的公开性、供应商资历的透明度；在事中阶段，应检查采购合同的平等性、各项规定、流程是否执行等。最后，要对计划、审批、询价、招标、签订采购合同、验收、核算、付款等环节进行全过程监督，连续性监督，从而使监督真正到位。 参考文献： 安丰林 .企业 物资采购成本控制的探讨 J.现代经济信息 ,2010,(06):24. 张金红 .物资战略的成本管理 J.上海企业 ,2010,(01):74-76. 梁军、王刚 .采购管理 M.北京 :电子工业出版社 ,2010,（ 01） :55-78. 王艳 .企业物资采购活动中的会计风险及控制策略研究 J.金融与经济 ,2010,(07):92-93. 王宇峰 .风险管理与内部控制分析 J.现代商贸工业 ,2010,（ 04） :167-168.
