信函及公文礼仪.ppt

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资源描述

1、信函及公文礼仪一 、业务书信的组成成分 (A) 1.信头:( Letter head) 包括公司名称、象征、案徽、标识语句、电话号码、 电传号码、传真号码及以经营业务范围等。 2.参考编号:( Reference Number) 为便于归档, 可按部门、产品或客户加以分类。 3.日期:( Date) “11 June ,2001”或: “June 11,2001” 。 4.封内地址:( Inside Address) 应同信封的写法完全一样。 5.称呼:( salutation) 常用称呼列表: Dear Sirs( 英式) Gentleman( 美式) Dear sir or Madam 给

2、公司 Dear sir 给一位不知姓名的男士 Dear Madam 给一位不知姓名的女士 Dear Mr. Smith 给一位男士 Dear Mrs.Smith 给一位女士 Dear Miss Smith 给一位未婚女士 Dear Ms.Smith 给一位不知婚否或要求如此称呼的女士 Dear John 给一位朋友或很熟悉的人业务书信的组成成分 (B) 6.标题( Subject line) 简要说明信的内容,全部大写或起首字母大写,底部划线引起对方注意, 便于业务处理。 7.信的正文:( Body of the leter) 开头 说明为什么写此信。 主要内容。 将来的打算和行动。 结束语。

3、 8.结尾礼词:( Complementary Close) 9.签名:( Signnature) 10.识别记号:( Identification mark) 执笔人或打字员姓名的第一个字母组成,以示负责或必要时查考, 执笔人写左侧,打字员写右侧,如 EK/SM。 11.附件:( Enclosures) 目录册、价格单等。 12.抄送:( Carbon copy 或 ec) 此符号表明要将此信抄送给另外的人,打在附件下方。 13.附笔:( post cript) 业务书信中用于强调。 如:附笔:请立刻寄上报价单。(希望很快再见面) 14.第二页:( continuation Page) 第一

4、页不够,加页。信纸尺寸、颜色与第一页相同,但不带信头。二、如何折叠、插入信纸 折叠信封这样的小事,有时也会影响一个公司的形象。正确的折叠可以使信纸正好放进信封,收信人可以很方便地取出,而且信纸打开后看上去很整齐,通常折叠的方法有两折法和三折法。1.两折法:2.三折法:3.卡片、便条类:若是卡片、便条之类形比较方的东西,把信件的正面朝向信封的背面插入,这样一打开信封就能读到内容。 三、书写业务书信的基本原则 1.清楚( dear) 句子短 前后连贯 避免商业陈词 2.简洁( concise) 3.完整( complete) 4.礼貌( courteous)业务书信的礼貌( courteous)

5、礼貌是一种内心的态度,不仅仅停留在使用礼貌的词句上,它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊,不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现之一是及时回信,这一点很重要。最好收到信当天就回信,如不能马上作答,也应写信解释原因,这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确,像说话的语气语调一样,书信也要有正确的语调,忽视这一点,信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率、甚至还会冒犯收信人。 任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象,所以,签暑一封信前,最好认真想一下这封信: 是否清楚易懂; 是否自然真诚; 语调是否正确; 信息、内容是否完整; 细节是

6、否精确无误; 是否简洁、有礼貌 ; 是否有语法、标点、拼写错误; 段落布置是否合理; 打印是否整洁、漂亮。 一切核对无误,就可以签名发出了。四、怎样写备忘录 备忘录( Memorandum/Memo) 是写给公司内部人员的信,有时像一张便条提醒某人注意某件事,有时也比较长。写备忘录有很多形式,有的公司有印好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容: 1.To/For the attention of /FAO( 写给谁) 2.From( 谁写的) 3.Re/Ref/Subject/Concerning( 关于什么) 4.Date( 日期) 5.File No.( 归档号) 通常用姓名、职务的起

7、首字母代替全称,例如:( RS代替 Robert Smith,MD代替 Managing Director总经理。也不用( Dear.,Yours sincerely.等),行文直接了当。)五、怎样写电传、电子邮件 1.电传( Telet) To:收件人电传机号码、公司电传代码、国际代码 Fm:发件人电传机号码、公司电传代码、国际代码 日期: 2002年 6月 21日 收件人: 事由: 正文: 问候语: 发电人: 2.电子邮件( Email) From:发件人 To:收件人 正文 谨致问候 署名六、怎样写社交信 (1.感谢信 ) 对于对方送礼,写封致谢信。 提下礼物是什么,告诉送这份礼物的人你

8、也很高兴也很感激 告诉他或她你准备如何使用礼物 解释为什么这份礼物很实用 最后希望送礼人有一开能亲自来看看礼物的用途 被邀请去别人家里,感谢信里可以陈述你愉快的经历 对于派送的小礼物,写封信表示感谢一定会使收信人高兴,觉得你是有心人。 有时候我们不能接受某件礼物,必须归还,措辞应当注意,需要解释清楚为什么不能收,但不能指责送礼人行为不当。 业务交往中,即使是关于商品买卖,也不都是干巴巴的,也能写出感谢、欣赏之情,信可以很短,但必须真诚热情,让读信人感受到这种真切之意,注意不要涉及非常的业务细节,否则别人会觉得你写感谢信的目的只是为了生意。六、怎样写社交信 (2.贺信 ) 要使人产生好感,写封贺信是个好办法。 有很多事情值得庆贺:升职、获得荣誉、开创新事业、考试成功、结婚、生日等。信可以简短,也可以非正式,日常语体,注意不要插入坏消息,破坏整封信的高兴气氛 . 收到祝贺信,有礼貌的做法是;回一封答谢信。

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