1、人本管理在高职院校教学秘书激励机制的建立与完善中的应用【摘要】 高职院校的教学秘书在教学管理工作中服务于教学、科研、老师和学生，是联系领导与师生的重要纽带。本文针对教学秘书激励机制中存在的问题，运用人本管理理论，对建立和完善教学秘书激励机制提出建议。 【关键词】 人本管理 教学秘书 激励 作为一种价值原则和思维方式， “以人为本”在高职院校中的作用被越来越多的提及。高职院校教务管理工作是一个多因素、多序列、多层次的动态过程，千头万绪、错综复杂。近些年来，随着高等教育的快速发展，高校办学规模的扩大和办学水平的提升，教学秘书的作用越来越大，但其工作压力也越来越大，整天处于局促、紧张之中。正确认识教
2、学秘书在激励机制方面的问题，建立和完善有效的激励机制，对稳定教学秘书队伍，提高教学秘书的工作积极性、主观能动性和创造性，有着十分重要的现实意义。 一、人本管理在高职院校教学秘书激励机制中的内涵 人本管理是以人为本的管理，它通过对人的心理规律的把握，突出人在管理中的地位，从发展的角度去预测和控制人的行为，并为人的发展积极创造条件。高职院校人本管理就是要给予教学秘书充分的人文关怀，充分了解其工作特性、需要和动机，营造好的工作、发展平台和环境，通过各种激励手段充分调动教学秘书的积极性、主动性和创造性，最大限度地激发其内在潜能，激励自觉为实现发展目标而奋斗。其内涵具体包括：第一，对教学秘书给予充分的尊
3、重、理解和关怀，让他们感受到自己的价值和地位，增强他们的归属感及集体凝聚力和向心力，打造和谐的团队。第二，营造宽松的教学管理环境和发展平台，提高他们的创造性和主观能动性，形成教学管理文化。 二、高职院校教学秘书激励机制存在的问题 1、岗位吸引力低，难以获得重视与理解 一般认为在高职院校中，只有学历和职称低下，没有能力从事教学和科研的人才会被调配去做教学秘书，或者只有需要照顾的高层领导或高资历人才的家属才会被安排到教学秘书岗位，或者认为教学秘书是谁都能干的工作，这些想法更加容易使教学秘书对自身的职业发展前景感到悲观和失望，岗位吸引力低。而实际教务管理中教学秘书需要负责对教学工作的全盘管理，协调各
4、种利害关系，是基层教学管理工作的执行者和实施者，既要迎接主管部门的各项考核与检查，也要协助领导做好本单位教学质量监控，既要为出现的各种问题出谋划策，也要千方百计杜绝教学事故。是院系的“勤杂工” ，服务所有需要服务的人和事，在高职院校里几乎人人都可以给教学秘书找点事做，而教学秘书每天为学院教学工作疲于奔命，无私付出的时候，却无人重视和理解，认为都是本职。 2、岗位职责不清，繁杂事务多 教学秘书的主要职责是协助学校教务部门和院系主管教学的领导进行常规的教学管理工作，是教学工作的执行者和管理者，但大部分高职院校及教师只认为教学秘书是执行者，尚未意识到现阶段的教学秘书更是管理者。教学秘书承担的责任大，
5、但没有相应的管理权力，出现了权责分离的现象，只是一味地工作而不能具体地管理，使得一些工作难以到位。岗位受多部门指挥，导致教学秘书无所适从，加上一些部处往往习惯于以“二级管理”为借口，将份内工作推往教学系部，而推到系部的工作基本就由教学秘书来完成，造成教学秘书工作量陡增。繁杂的事务导致结果是做越多，出错的几率越大，出现职业怠倦。 3、职称评定难、福利待遇低、利益分配不合理 教学秘书的工作性质决定了他们具有综合性、服务性、辅助性、管理性、繁杂性、专业性等特点。面对强度大、责任重的工作，理应享有较高的劳动报酬、政治待遇和发展机会，但事实并非如此，教学秘书的付出与回报往往不成正比。从待遇上来看，教学秘
6、书的收入普遍偏低，他们每天埋头于繁杂的事务，业绩却难以量化，往往得不到认可和重视。从晋升上来看，教学秘书的职称和职务均处于劣势：教师系列工作量不够、科研成果不足，管理系列表现机会少、政绩不突出，晋升之路屡屡受挫，上升空间处处受阻，从而造成了工作任务重与价值体现轻之间的强烈反差。从发展上来看，高校普遍重视教学科研人员的职业发展，教学秘书却很难获得进修深造、出访考察、业务培训的机会，从而造成了原本缺乏系统管理知识的教学秘书们倍感前途渺茫，自我效能感得不到满足的同时与高校其它人员的素质差越拉越大的现实形成强烈反差，教学秘书所做的工作在所处的环境中得不到足够的认可和重视，在精神上或物质上得不到平等的待
7、遇。这导致教学秘书总是趋向于去纠正投入一结果不公平感。结果可能是离开工作岗位，或者用低投入来纠正，降低了教学管理服务质量。 4、工作的时效性和繁杂性导致教学秘书无暇思考创新 随着高职院校的发展对教学秘书提出了越来越高的创新要求，教学秘书应树立创新意识，积极开展教务管理创新，促进教学创新。教学秘书工作千头万绪，繁重而细致，在学校教学管理中处于纽带桥梁位置，上服务学校教务部门和学院领导，下服务于广大师生，常常处于各种具体事务的“纠缠”之中，工作缺乏活力，多靠经验办事，习惯于按领导指示、文件精神处理问题，主动参与和科学预见性差。具体表现为在管理观念上过于强调工作的服务性和规范性，对奉献精神和服务意识
8、考虑较多，而对创新意识和创造性工作考虑较少；在具体操作上，更多的强调规范性操作、规范性管理，缺乏应有的活力，只满足于领导布置什么就做什么，面对复杂多样的情况如何高效地管理思考得不多；在管理模式上还存在僵化现象，刚性有余而柔性教务管理工作多是日常性、事务性的管理。不能很好地利用在工作中取得的第一手教学管理改革资料，认真总结经验、摸索规律，进行教学管理理论研究并形成科研成果，为深化教学管理改革献计献策。缺乏开拓意识和创新精神，致使教务管理工作很难提高档次。 5、绩效考核轮流坐庄，挫伤工作积极性 教学秘书工作的特点和属性，对评价指标德、能、勤、绩几方面，不同于教学人员和科研人员，很难用同一把尺度去衡
9、量，给考核增加了相当难度。而实际考核与薪酬和晋升联系很少，考核结果优秀并不能帮助教学秘书获得额外的奖励或者表扬，考核结果不合格也不会让教学秘书遭受解雇，所以年度考核变成了大家轮流“坐庄” ，轮流优秀，使考核流于形式。由于考核体系不健全，考评结果难以服人，因此很难将考评结果与晋职、提薪等挂钩。每年一度的奖励“先进”力度也很小，没有起到真正的激励作用。每年一度的总结就代替了考核，并且个人年终总结的书写具有很强的主观性，很容易产生片面夸大自身工作成绩而忽略工作过失的情况。 6、职业生涯设计与职业能力提高不够重视 教学管理岗位往往是“一个萝一个坑” ，并且教学秘书岗位具有特殊的实效性，为了维持正常的教
10、学秩序，学校往往不愿意将教学秘书派到校外参加学习、交流。随着高等教育的蓬勃发展，许多高校的教学秘书工作繁重，这在一定程度上影响了教学秘书继续深造，学习系统的现代化管理方法，结合工作进行系统的研究等。对教学秘书重使用轻培养，重岗前培训，轻在职培训，缺乏长期的专业的理论知识和技能技巧训练，管理能力、工作思维不能与时俱进。 三、建立和完善高职院校教学秘书人本管理激励机制的措施 1、实施人本管理，重视教学秘书工作 以人为本管理理念是加强高校秘书队伍建设的关键。重视教学秘书在高校里的作用和地位，切实加强教学管理人员的业务能力和管理水平。学院领导应该从制度层面来推动教学秘书队伍建设，要充分肯定秘书工作在高
11、校管理中的地位和作用，从决策上和行动上自觉关心和支持教学秘书队伍的建设：正确评价他们工作的成绩，及时给予精神或物质上的奖励，最大限度地激发他们内在的工作热情，帮助树立做好本职工作的信心，在实现学院目标的同时实现个人的发展目标。 2、合理岗位设置，明确岗位职责 高校要根据自身建设发展的实际情况，合理定编定岗，实行岗位责任制，根据岗位职责和工作内容，明确教学秘书职责、权利及义务；制定教学秘书条例，加强管理和制度的约束，增强他们之间的竞争、进取意识，激发使命感和责任感，真正能够留住人、用好人。 3、进行物质激励，构建科学公平的薪酬体系 结合高校教学秘书的工作特点和实际需要，量化并细化晋升或降级的考核
12、评价指标，通过与工作职责和业绩相匹配的考核制度，调动教学秘书的工作积极性和主动性，将待遇与其工作态度、能力、完成任务的质量等联系起来，激活其内在潜力，避免出现干好干坏一个样、职务晋升靠关系等消极局面，这样才能较好地发挥薪酬的激励作用。薪酬应与绩效考核挂钩，教学秘书工作绩效具体表现为完成工作的数量、质量以及对学校的其它贡献。为正确评价教学秘书的工作业绩，高校还要建立一套有效的绩效评估系统，针对教学秘书岗位的性质特点、职责权限大小及承担责任风险程度制定严格的考核标准，根据工作需要，定期或不定期对教学秘书进行考评，并将考评结果与人员使用及薪酬挂钩。 4、情感管理，建立以人为本的精神激励 马斯洛需求理
13、论认为人的高层次需要包括爱的需要和归属的需要。管理者在满足教学秘书物质需要的基础上，要不断提高非物质需要的影响力。感情上的需要比生理需要更加细致，更加容易使教学秘书获得满足。院系各级领导应理解和支持他们，对教学秘书的工作加以关注，对教学秘书在工作中偶尔出现的小失误，领导要多包涵，帮助分析原因，做好心理疏导工作；对教学秘书的工作给予支持，对教师、学生等由于教学秘书的原则性而出现的不满做好解释工作，领导还要对教学秘书多加关心。从而提高教学秘书的归属感，调动工作积极性。 5、以人为本的教学秘书职业生涯规划和管理，明晰职业前景 以人为本需要关注教学秘书的职业规划，帮助其在工作中获得成绩、乐趣和满足。增
14、强职业认同感和自我效能感。一是职业准入，把好源头。教学秘书在上岗前必须经过系统严格的培训。对岗位职责、工作范围、工作任务、目标考核等有明确的认识。具备胜任教学秘书工作所需的知识和技能，并取得取职业资格证书。从岗位准入上把好关，从而有效保证教学秘书队伍的整体素质。二是在岗培训，提升素质。高职院校要将教学秘书的培训、深造、交流纳入师资培养计划。通过理论学习、专题辅导、进修深造等形式，让教学秘书系统地学习教育学、管理学、心理学、秘书学等知识。掌握先进的教学管理方法和手段，切实提高职业素养；通过观摩学习、研讨交流、出访考察等形式，让教学秘书互相交流工作经验，开阔视野、启发思维、扬长避短。此外，学校还应
15、采取相应措施鼓励教学秘书积极参与教改教研，以理论研究推动教学管理工作更上台阶。三是生涯规划，促成发展。学校应为教学秘书设计出符合实际的职业前景，使教学秘书对自己的岗位、职业发展等较为明晰，从而激发其自觉向明确的职业目标努力的动力。并且在科学有效地对教学秘书的工作进行考核评估的基础上，在评优评奖、薪酬待遇、职位晋升等方面为教学秘书提供相应的机会，实现工作付出与工作回报的合理平衡。 对教学秘书进行人本管理，就是要以一个合理的制度给予教学秘书激励。在教学秘书实现自身目标的同时达到学校教学管理的目标，这才是对教学秘书进行人本管理的意义所在。建立相应价值激励机制必须充分尊重和了解教学秘书的个性和需要，符合教学秘书职业生涯各个阶段的不同需求。 【参考文献】 1 周庆莲、许尔湘：试析高校教学秘书如何保持工作激情J.乌鲁木齐职业大学学报，2008（3）. 2 邹丽云：高校教学管理中人本化问题探讨J.黄冈职业技术学院学报，2010（4）. 3 王署、场曼晨：人本化管理高校教学秘书的探讨J.中国科教创新导刊，2009（31）. 4 扬小微：浅析高校教学秘书职业倦怠的成因及其对策J.科技创新导报，2010（19）.
