1、公证笔录的作用和制作注意摘 要 制作公证笔录是公证活动重要的环节。公证笔录记录了公证审查的动态过程，公证员借此履行告知义务，好的笔录也同时防范了公证员执业风险。公证笔录的制作有不同于其他司法文书的特点，公证员应重视公证笔录制作，掌握笔录制作相关的原则和性质，以确保公证笔录的质量。 关键词 公证笔录 作用 制作注意 作者简介：张景华，浙江省苍南县公证处，公证员、党支部书记。 中图分类号：D926.6 文献标识码：A 文章编号：1009-0592（2014）1-095-02 我们知道公证程序是申请、受理、出证这三个基本环节构成，其中审查阶段是最基本也是最重要的环节。而制作笔录却是审查阶段重要的且必
2、不可少的环节。公证笔录制作过程可以动态的反映公证事项的有关情况，笔录本身又是对所申办公证事项一个直接的有力的并难以伪造和推翻的证据，其发挥的作用是其他公证材料无法取代的。 一、公证笔录的作用 （一）制作公证笔录既即是法定程序又是公证审查阶段重要的内容 公证程序规则第 29 条规定：“采用询问方式向当事人、公证事项的利害关系人或者有关证人了解、核实公证事项的有关情况以及证明材料的，应当告知被询问人享有的权利、承担的义务及其法律责任。询问的内容应当制作笔录。 ”在办理公证的过程中，对公证证明对象如果审查流于形式或是不经过审查，公证的职能作用就无法得到保证。在公证活动中审查方式是要体现在对当事人进行
3、询问，通过询问了解当事人申请办理的公证事项有关情况并制作公证谈话笔录。公证案件受理后，为了进一步核实公证当事人提交的证明材料及当事人所述陈述的事实，公证员还需要实地深入了解核实，通过询问证人制作调查或核实笔录、勘验笔录。在现场监督等公证中还要求公证人员对现场监督的情况制作工作记录。由此可见公证笔录既是公证法定程序又是公证审查阶段重要的内容。 （二）公证笔录在公证员执业中发挥了防范风险的重要作用 首先， 公证法第 27 条第 2 款规定“公证机构受理公证申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，并将告知内容记录存档。 ”因此，公证员在执业活动过程中通过与当事人交流，以制作
4、笔录形式对当事人进行告知是公证员法定的义务。其次，公证员在办理公证事务时重大的责任是对当事人身份及公证有关的事项、证据进行审查、核实。公证笔录中准确的谈话时间、地点、以及询问人的提问、记录人的记录，当事人的回答和签字确认，可以体现公证员进行审查的基本过程和内容。谈话笔录反映了公证员办理公证的动态过程，加强了公证的证据链。同时谈话笔录对有关情况的记载可以反映公证员在办理公证过程中是否存在执业过错起到证据作用，有效的降低和防范了公证员执业风险。 （三）公证笔录制作可以认定当事人身份及意思表示，起到进一步去伪存真的作用 首先，公证员通过制作笔录与当事人交谈，在公证员和当事人之间进行了双向的交流沟通，
5、以此来判断当事人是否具备民事行为能力。其次，通过当事人对于公证事项的情况所作的表述，判断其是否思维清晰、能否自主、准确表达真实意愿及其身份和所申请办理事项的真实性。如在对当事人身份存疑情况下，还可以深入细致交谈，进一步观察，去伪存真。再次，对于当事人提供的文件材料的瑕疵通过对当事人进行询问和提出质疑，将当事人的解释、说明记录在笔录中，解决材料本身无法解决的瑕疵解释问题。 （四）公证笔录是公证法律服务水平和能力的体现 公证法律服务的特殊性在于公证员和当事人的直接面谈，这一过程是一个动态的过程，其与当事人提供的材料之间是一个动态与静态的结合过程。可以说公证文书和公证笔录都是公证法律服务的重要载体，
6、一份良好的公证询问笔录是公证员展现自我价值、提供法律服务的平台，公证询问可以从多角度、多侧面就公证事项进行审查提问，从实体权利义务上尽可能平衡各方当事人的利益，若发现权利义务有失公平，公证员应及时通过询问笔录提示当事人并记录在案，通过笔录固定当事人的真实意思表示，也为出具公证书提供强有力的支撑和保障，最大限度地实现公证预防纠纷、避免诉讼的作用和价值。 二、公证笔录制作注意事项 （一）制作公证笔录要充分认识笔录的重要性 公证当事人申办公证目的是取得公证书，不是为了公证笔录而来。公证员制作公证笔录不单单只是程序的要求，当公证案件反查，笔录将作为记录公证活动的重要证据材料，其在处理纠纷及涉诉案例中起
7、到很大的作用，具有“软公证书”的效力，它将直观反映公证员在办理公证过程中是否依法履行告知职责，是否依据程序办证。所以公证员在办理公证中应重视笔录的重要性，认真进行笔录制作。 （二）制作公证笔录应遵循真实性和亲自办证原则 真实性和合法性是公证的灵魂。真实、合法的原则必须贯穿公证全过程，当然也包括公证笔录制作过程。笔录制作过程是公证员动态审查当事人申办公证事项的过程，公证员应当遵守真实性和合法性原则，对当事人各项证据材料及当事人的意思表示进行认真审查和确认，确保笔录真实、合法。正如书记员不能代替法官办案一样，公证员应当亲自办理公证。只有亲自办理公证，才能够通过被谈话人答话的语气、声调和动作表情，判
8、断被谈话人陈述的真假，确保公证笔录真实性和合法性。例如委托等公证，需要当事人在公证员面前亲自签名、捺指印，这就要求公证员要亲自见当事人，为当事人办理公证。 （三）制作公证笔录要遵循循序渐进，层次分明原则 公证员制作公证笔录应该条理清晰、层次分明，要有逻辑性，与当事人谈话要讲究循序渐进原则，要从当事人基本情况入手到办证目的，到与公证事项相关的事实情况的层层进入，而不能没有思路杂乱无章，东拉西扯，想到什么问什么。公证员在与申请公证事项当人事谈话时，首先应该做到在了解当事人提供的证明材料基础上，在心中有一个明确的谈话框架，然后按照组织的框架结构进行询问，这样在谈话时会显得更加专业，且条理清晰。例如，
9、当事人同时申办出生、学历公证，应先询问其个人出生情况，再问其学历情况，作到层层推进。 （四）制作公证笔录应采取一人一笔录，个别谈话原则 制作谈话笔录应个别进行，不应采取开座谈会形式。虽然在办理过程中当事人可能在该公证事项中所处地位相同，又或我们需要问的问题几乎差不多，也都应当一人一笔录，个别进行谈话。特别是对证人就更应该单独谈话和制作笔录，切不可图省事让其他证人在某一证人陈述的笔录上签名代替。 （五）制作公证笔录要防止主观性 公证员长期办证过程中，通常已形成一定的思维惯性，容易形成主观认识，询问当事人过程中，往往会按照自己事先设计好的思路引导当事人说出与公证事项有关的事实情况。所以不管当事人是
10、否表达完全，陈述的是否与事实相符、是否有规避法律，都应如实记录，不能将自己主观意志强加给当事人或被询问的证人，防止先入为主。 （六）制作公证笔录要注意原则性和灵活性结合 公证处的谈话笔录有别于其他部门的笔录，要求作到原则性与灵活性相结合的原则。公证员应本着平等的地位，根据谈话当事人现实情况，不同情况不同对待，不能以居高临下的态度同当事人进行谈话，应态度谦和有礼。同时还要善于运用各种方式或手段激发当事人谈出内心真实意思，通过切入要点的询问，诱其深入地谈核心问题。例如被谈话人是老年人，公证人员在进行谈话询问时，要充分考虑到老年人的身体状况、语言表达和逻辑思维能、子女情况等，此外还应考虑到老年人的知
11、识文化水平和对事物的认知能力等。在履行相关法定告知义务时要尽可能的用通俗易懂的语言给老年人进行详细的描述和解释。 （七）制作公证笔录应注意笔录格式性 公证笔录是一种司法文书，通常司法文书都具有格式性。公证谈话笔录一般由三部分组成：第一，公证笔录的首部。 公证程序规则第 29条第 2 款“询问笔录应当载明：询问日期、地点、询问人、采记录人，询问事由，被询问人的基本情况，告知内容、询问谈话内容等。 ”这就要求公证笔录的首部要有笔录制作时间、地点、谈话人、记录人，还要有被谈话人的姓名、生日、公民身份号码、工作单位、家庭住址等。第二，公证笔录正文。该部分是谈话笔录的精华内容，也是制作笔录的难点所在。主
12、要包括：（1）当事人申办公证事项的种类、目的、用途，受委托的应当注明受托权限等。 （2）当事人就其所申请的公证事项做相关情况的事实陈述，在陈述过程中，公证员应保持思路的顺畅，以便于当事人按照公证人员的思路进行有效的回答。 （3）公证人员在询问过程中，应该就当事人所享有的合法的基本权利和义务进行法定告知。这里所说的当事人的权利和义务指的是与公证事项相关的权利和义务。 （4）公证笔录的信息核实方式和公证结果。在公证结束后可以选择让当事人自己阅读谈话笔录，或者是公证人员来阅读，当事人有异议的可以进行内容的补充，最后确定公证书需要的份数，并告知当事人公证书领取的方式等。第三是公证书的尾部。包括时间、日
13、期、当事人确认后的签字、盖章等。另外需要注意的是谈话笔录有多页时应提醒被谈话人对多页笔录加按骑缝指印或加盖骑缝章。 （八）制作公证笔录应注意笔录规范性 同司法文书的格式性一样，公证笔录还具有规范性。笔录的用纸、字体、语言都是有一定的要求。尽量将口语译为书面语。例如，接待中形成的笔录各处都是要求笔录用 A4 打印。又例如，称呼上口语里叫“爸爸” 、 “妈妈”写到笔录中时应写为“父亲” 、 “母亲” 。 （九）制作公证笔录应有针对性 公证笔录为特定的公证目的而作。公证员在询问过程中应紧紧围绕公证事项及公证目的展开，切入公证实质性问题发问，尽量用简洁、明了的语言将被谈话人真实意思记录下来。不同的公证
14、事项笔录针对的重点应有所不同。例如遗嘱公证，应当将遗产的处理，作为笔录的重点，而法定继承权公证，应当将被继承人家庭成员情况作为重点。不能避重就轻、脱离主题的谈，从而达不到笔录制作的目的。 （十）制作笔录应充分履行告知义务 公证法第二十七条规定“公证机构受理公证申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，并将告知内容记录存档。 ”因此公证员应尽到告知义务，不但要对公证当事人进行的一般性权利义务进行告知，也需要针对特殊的公证事项对当事人进行专门性的告知，以达到预防纠纷作用。履行告知义务应采用通俗易懂的语言，尽量将法律术语口语化，以便被告知人能正确理解和充分行使自己的权利，履行
15、自己的义务。例如在遗嘱公证中，应告知当事人有撤销或变更遗嘱的权利，但应到公证处来变更或撤销遗嘱公证。 总之，公证员制作笔录过程是公证活动重要的环节，笔录是公证员与当事人交流沟通的有效载体，通过公证笔录制作这一动态过程，公证员了解和撑握了当事人的事实情况，也借以履行了告知义务。公证笔录在公证活动过程中发挥了其他材料不能替代的防范执业风险的作用，如何将笔录制作的内容全面、完善、高质量，应是每位公证员的必修课。 参考文献： 1冯玉香.“公证谈话记录”的制作与效用.中国公证.2010（6）. 2张焕红.公证笔录的制作原则和技巧.中国公证.2011（14）. 3林奇.公证谈话笔录的研究与设计.司法.2011（6）.
