1、1高校档案利用体系理论模式构建研究摘 要：高校档案利用体系建设不能机械地套用“档案利用体系”建设的理论和经验，而应根据其自身的特点，走出一条属于自己的道路。本文具体分析了高校档案利用体系模式设计的理论依据和实践依据，以此为基础构建了包含用户诉求、高校档案资源和利用方式等内容的三维体系模式。 关键词：高校档案利用体系；高校档案资源；主体诉求；利用方式 高校档案事业表现出了不同于其他类型档案馆（室）的特点，尤其是提供利用工作。本文拟通过理论探讨，设计出高校档案利用体系的理论模式，希冀为建设实践提供些许有意义的借鉴。 1 研究现状 在 CNKI 中国期刊全文数据库中以“主题”为检索项，以“高校档案利
2、用体系”为检索词进行“精确”检索，检索结果为 0；换以“档案利用体系”为检索词进行检索，共检索出 137 篇期刊论文，其中与本课题直接相关的仅有一篇陈艺娟的职业院校档案利用体系建设的探讨1，另外，以高校为主题的 9 篇研究成果均将档案利用体系作为“两个体系”或“三个体系”建设的组成部分进行探讨；再以“高校档案利用”为检索词进行检索，共检索出 147 篇期刊论文，内容主要集中于高校档案用户、高校档案利用现状及特点、高校档案利用服务创新等方面。 从现有成果来看，将“高校档案利用体系”作为一个整体、动态的2系统来研究尚显得较为薄弱，已有的相关成果虽然呈逐年增长之趋势，但仍然存在着如下问题：第一，内容
3、重复、水平低劣的文章占有相当分量；第二，研究内容庞驳复杂，极不系统，无法构成一个完整的理论体系，因此，其理论指导价值就得大打折扣；第三，盲目跟风者多，理性思考者少，尤其是对已经出现的问题缺乏理性认识。 2 高校档案利用体系模式设计的依据 2.1 理论依据管理活动维度模型。高校档案利用说到底是管理活动的一种，而胡鸿杰教授建构的管理活动维度模型正是分析和解构管理活动的一种有力工具，如图： 其中 Y 轴是管理实施的要素，是管理功能实现的基本状态；X 轴是管理功能实现的基本手段；Z 轴是实现管理的物质基础，是管理功能实现的保障条件。 “这个模型就是管理活动的三维空间，也就是说，任何一项管理必须存在于这
4、个三维空间之中即有内容 、 耗资源和用方式 ，而不可能独立存在。 ”“管理活动的维度就是决定管理及其学科是否存在的框架 ，管理学研究的任何领域都是由管理活动的维度决定的。”2管理活动维度模型从其本源意义出发是一种解构管理活动的思维模型，因此，也是研究管理活动的理论武器。作为一种管理活动，高校档案利用工作既具备管理活动的一般特点，在以往的工作中也呈现出了自己明显的特征。因此，高校档案利用体系理论模型的设计需要在管理活动维度模型的指导下，具体问题具体分析。如此设计出的理论模型才能既具备理论指导价值，又具备实际操作性。 2.2 实践依据高校档案利用工作的特点 32.2.1 本位特点。高校档案馆（室）
5、的性质直接决定着高校档案利用的服务对象和发展模式。 “高校档案馆具有机关档案室和国家档案室的双重性质。 ” “一方面，高校档案馆是高校的内部组织机构，主要服务于本学校的师生，具有机关档案室的性质；另一方面，高校档案馆是永久保管本学校档案的档案机构，又具有国家档案馆永久保存档案的性质。”3 显而易见，具备机关档案室性质的高校档案馆（室）的主要职能是利用高校档案资源为本校各机构及师生提供服务，而兼具国家档案室性质的高校档案馆（室）还承担着利用高校档案资源为社会公众提供服务的责任和义务。如此一来，高校档案利用的主体从范围和性质上就具有了异于其他类型档案馆（室）的特点，即以内部利用者为主，包括潜在的社
6、会利用者。 2.2.2 资源特点。高校档案资源是高校档案提供利用工作的对象和基础，教育部和国家档案局制定实施的高等学校档案管理办法明确规定：高校档案“是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 ”并将其具体划分为“党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类”等十一大类。 教学和科研是高校的主要职能，高校围绕这两项主要职能开展的招生、教学、科研、管理等活动业已形成一定的程序和模式，在这种程式化模式的活动中所形成的档案材料其内容和形式就相对固定，即主要
7、以4教学、科研类档案居多，档案内容主要与本校及本校学生关系较为密切。2.2.3 利用特点。一是用户群体界限分明。高校档案用户群体按其利用目的和所属范围可分为四类：第一类是代表所在单位前来档案馆（室）查阅档案的教职工和学生；第二类是为解决个人问题的教职工（包括离、退休人员） ；第三类是学生，包括在校学生和毕业生；第四类是其他社会人员。二是周期性明显。由于高校独特的作休时间模式，不仅使其教学、管理等活动呈现出一定的周期性，受其影响，高校档案的利用也呈现出明显的周期性规律。一个利用高峰是学生行将毕业的 6 月份，另一个是研究生报考的 12 月份。三是相对集中且波动性强。从类别上看，高校档案中教学档案
8、的数量最多，利用频率也是最高的，财会档案次之，党群、行政档案第三。此外，高校档案利用与高校政策及建设紧密相关，如高校校园建设、本科评估等，会使高校基建档案、教学档案、行政档案等需求量陡然增加，因此，从纵向比较来看，各年份的利用波动也非常大。 3 高校档案利用体系的理论模式 “档案提供利用工作是将档案馆（室）收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利用。 ”4其中，档案馆（室）的工作人员和利用者是提供和利用主体，档案资源是提供利用的对象即客体，提供利用方式是实现档案利用活动的中介，任何一次档案利用活动都离不开主体、客体和中介这三个要素。高校档案利用就是通过一定的方式利用高校档案资源实现主体诉求的结
9、果。对高校档案利用活动而言，主体诉求是主体的5主要表现形式和影响因素，高校档案资源是利用的对象和客体，利用方式是链接主客体的桥梁，亦是利用活动实现的中介。三个要素辩证统一、紧密联系，共同构成了高校档案利用这项管理活动的基本内容。 3.1主体诉求。对于高校档案利用工作而言，主体诉求包含两个方面：一是高校档案用户的信息需求，二是高校档案工作人员实现其自身价值的追求和提供档案利用的意愿。而后者却常常被研究者所忽略。 3.1.1 高校档案用户的信息需求。信息需求是社会信息服务发展的原动力，也是影响信息服务内容和方式的重要因素之一。用户信息需求可分为两种，真实的信息需求和非真实的信息需求。已经表达出且已
10、实现或正在实现的真实的信息需求可称为“现实需求” ，其余的统称为“潜在需求” 。在信息服务过程中， “现实需求”仅是冰山之一角，而“潜在需求”则是隐藏在水面之下的巨大的冰山主体。 高校档案用户的信息需求亦是如此，但是，由于高校档案及档案工作内容和性质的原因，其信息需求呈现出一定的特点。具体表现在两个方面：第一，高校档案用户的四类群体中，前三类群体其信息需求往往是被动、明确的需求，即他们往往是由于工作或解决自身问题，相关部门要求他们必须查阅或提交相关档案材料而被动到高校档案馆（室）利用档案的，其信息需求自产生之始就是非常明确的，即查阅什么档案信息、提交何种档案材料都是较为固定明确的。这三类用户群
11、体的信息需求从“潜在需求”转化为“现实需求”往往只需外界命令或要求的突然推动，这也导致他们的档案利用活动往往是一次性的；第二，第四类用户群体的信息需求以主动需求为主，即主要是由于研究需要或兴趣使然6而主动到高校档案馆（室）利用档案，但是由于主客观原因，这类用户的信息需求从“潜在需求”转化为“现实需求”的比例很低。贯彻“以人为本” 、立足“社会需求”是档案利用体系建设的基本原则和要求，因此，如何使用户（尤其是第四类用户）的信息需求从“潜在需求”转化为“现实需求” ，是高校档案利用体系建设需要关注的问题。 3.1.2 高校档案工作人员实现其自身价值的追求和提供档案利用的意愿。档案利用是衡量档案工作
12、成效的标准，也是实现高校档案工作人员自身价值的最终途径。提供档案为民生服务是档案事业发展的目标和发展趋势，虽然高校档案的提供利用对象主要是高校师生，但是社会利用者越来越多。遗憾的是， “重管轻用”的传统思想依然禁锢着高校档案工作者的神经，众多高校档案馆（室）为保护档案所采取的一些措施犹如一道道壁垒，限制着社会利用者。此外，由于高校档案馆（室）的管理制度中没有将提供利用效果、利用人次等指标纳入工作人员的考核范围，严重削弱了工作人员提供利用服务的积极性，甚至将利用者看做一种负担。 高校档案工作人员的这种追求和意愿虽然不会对档案利用产生根本性的影响，但是不可否认，这种诉求的强弱与否却会对高校档案利用
13、的效果和效率产生重大影响，亦会对利用者的信息需求产生刺激作用。强烈的自我价值实现的欲望和提供利用的意愿，会使其产生极大的动力，千方百计为提供利用档案献计献策，在提供利用活动中亦可使利用者感受到档案工作者真诚的热情；如果将利用者当做一种负担，则只能是“做一天和尚撞一天钟” 。 73.2 高校档案资源。高校档案资源是高校档案利用体系中至关重要的一个组成部分。高校档案资源建设应遵循以下两个基本原则： 一是高频档案优先处理原则。对利用频率较高的高校档案进行优先处理不仅可以提高利用工作的效率，亦符合最优化的办事原则。首先，对于利用频率较高的档案，在整理时，要放在优先位置，采用的纸张和装具要结实耐磨。其次
14、，开展数字化工作时，要对高频档案优先数字化，尤其是利用频繁的成绩单和学籍卡，这样，在学生大量查阅时，就可以省去调卷、放卷等大量时间和精力，同时，还保证了工作的迅速和准确。最后，较为常用的档案，可以单独存放在方便调阅的地方，用时可以快速取出。 二是深度开发优化原则。高校档案资源的深度开发主要是指针对高校档案内容的开发，目前采取的主要手段是编研。 “编研工作是提高高校档案利用率的最佳切入点” ， “编研工作是提高高校档案工作水平的重要途径” 。5 高校档案馆（室）应将编研工作的重点从教学科研成果的简单梳理和展示，转向学校发展历程中参与的重大社会活动及知名校友档案资料的深入考证和挖掘，这些档案资料与
15、社会联系较为紧密，也易引起社会各界人士的共鸣。此外，高校档案馆（室）还应重视学校重大活动档案的建档，优化馆藏以为高校开展爱国主义教育和爱校教育积累素材。 3.3 利用方式。高校档案的利用方式是学者们探讨较多、有较大创新空间的一环。 3.3.1 查（借）阅。查（借）阅是高校档案提供利用的主要方式。8由于高校档案馆（室）具有机关档案室的性质，因此，其档案的借阅是对内不对外的，这是高校档案提供利用的一个特点。 因为高校档案用户群体较为固定，且每类群体所需档案的类型也较为固定，所以，高校档案的利用趋势是较易预判的。但是随着社会档案需求的扩大，社会利用者会逐渐增多，高校档案馆（室）应作好充分的准备。目前
16、，许多高校开展的开放鉴定工作即是将高校档案馆（室）保存的历史档案向社会开放的重要举措，也必将刺激社会利用者对高校档案的利用需求。这一工作应成为高校档案利用体系建设的重要环节。 3.3.2 档案展览。档案展览其实是一种通过对档案进行浅度编研提供利用的方式，就目前情况而言，高校档案馆（室）通过档案展览提供利用还只是小规模、小范围的，主要局限于学校内部，尚达不到博得社会眼球的程度。 值得一提的是，高校档案馆（室）依托学校校史馆展开的较深层次的档案展览却显得有声有色。高校校史馆是以学校发展历程和教学科研成果为主题的、对相关档案材料进行较深层次编研的成果展示，其中，高校档案馆（室）是校史资料的主要提供者
17、，甚至许多高校校史馆建成之后都划归高校档案机构管辖。高校校史馆是学校对外开放交流的重要平台，积极引导广大校友和社会人士参观校史馆是高校对外宣传、提高知名度的重要措施。可以说，校史馆是高校档案向社会提供利用的重要窗口和平台。 3.3.3 提供编研成果。目前，高校档案编研成果主要是校史、年鉴、制度汇编等，这些成果主要是在校内或校际传播，传播范围尚不是很广。9而且由于这些成果基本上属于资料汇编形式，利用价值不是很大。高校档案部门应利用高校得天独厚的人才和资源优势，不断拓展服务方式，利用档案网站主动提供档案资源，开展个性化服务。 高校档案利用体系的三个维度是相互影响、相互依存的统一整体，其中用户诉求是
18、动力源泉，高校档案资源是基础，利用方式是中介，三者缺一不可。每一个维度亦是一个相对独立的子系统。正如地球的生物圈一样，每个子系统之间都有一定的独立性，但更重要的是它们之间互相联系、互相影响，缺一不可，共同构成了高校档案利用体系这个大系统。 注：本文系中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目 13XNH221 之“高校档案利用体系建设研究”的研究成果。 参考文献： 1陈艺娟.职业院校档案利用体系建设的探讨J.科技信息，2011（33）：324. 2胡鸿杰.中国档案学的理念与模式M.北京：中国人民大学出版社，2005：1415. 3邸家琴.试论高校档案馆的性质、功能与发展定位J.黑龙江教育，2010（5）：4546. 4陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学M.北京：中国人民大学出版社，2008：377. 5薛英.编研工作：应是提高高校档案利用率的最佳切入点J.现10代情报，2006（3）：152155. （作者单位：中国人民大学信息资源管理学院 来稿日期：2013-08-18）
