1、1浅谈民生视角下的学生档案管理改革近年来，档案部门强调要转变作风，关注民生，其意义在于对档案工作者提出一个明确的服务方向，即“档案工作要为民生服务” 。高校档案管理的 “民生”档案就是高校的“师生档案” ，学生档案是其中一项内容。学生是高等学校工作的主体，以“学生为本”就是贯彻“以人为本” ，高校档案管理部门要充分认识学生档案建设的重要性和迫切性，坚持不懈地抓好学生档案建设，提高学生档案的利用价值，从而更好地为学生服务，为用人单位服务，为社会服务。 一、做好高校学生档案工作，关注民生、服务民生。 高校学生档案是学生在校期间学习、生活及各种综合实践的真实记录，是学生毕业后走向社会的第一份综合证明
2、；是用人单位选拔人才的重要依据；是本人人事档案的基础，对学生的就业乃至一生都起着重要作用。高校学生档案管理工作就是对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档、转递等同时提供利用服务，利用档案办理就业，办理出国、买房等，这不仅解决了学生的燃眉之急，在一定程度上起到了稳定社会秩序，促进社会和谐的作用。对高校档案工作者而言，我们应该根据需求，有针对性的开展服务工作，摒弃重藏轻用的旧思想，从民生的角度做好档案管理工作，让档案贴近学生的学习、生活和就业，真正做到为学生服务。 二、当前高校学生档案存在的主要问题 21.档案管理模式的不确定性反映出对学生档案不重视。 高校的学生档案既有其他档案所具有的的原
3、始性、记录性、保密性等共性特点，同时又有一定的特殊性，比如：流动性。因此，不是所有的高校都将学生档案纳入档案馆管理，有的归口学校档案部门管理，有的归口各学院管理，有的归口学生管理部门等，没有明确的学生档案管理所属部门。由于管理部门的不确定性，造成学生档案工作的“附属性” ，正是这种附属性，导致学生档案管理工作不受重视。 2.学生档案的收集归档内容陈旧，无法满足用人需要。 我们现在的学生档案主要由学生登记表、学年鉴定表、成绩表、毕业生登记表的等组成，归档材料千篇一律，缺乏反映学生个性化的材料，很难真正反映学生的综合素质状况，很难为档案利用单位提供相关参考，因此我们必须充实具有利用价值的材料，如学
4、生参加社会活动的材料，能展示学生技能的材料以及反映学生心理健康的材料，实现档案内容多样化，满足用人单位和社会需要。 3.学生档案利用率低，无人问津。 学生入校后，档案收集后寄存于档案馆。很少有老师通过档案材料来了解某些学生或选拨任用学生干部等。由于长期以来，依规章制度所收集而成的高校档案主要供部门及领导使用，师生个人利用较少，一些反映高校民生需求的档案材料不在归档的范围，对这种情况，档案部门需要引起重视， 根据当前的形势，从服务民生入手，认真研究学生档案信息资源的开发利用，最大限度地发挥其价值。 4.管理方式落后，工作效率和准确率有待提高。 3大多数高校学生档案以纸质档案为主，管理手段仅限于手
5、工操作，管理模式、技术手段都滞后于信息时代。这种落后的管理方式与高校扩招的现实极不协调，使得管理人员的工作量加大，仅档案信息查询和整理两项工作都疲于应付，加之每年毕业生转递时间紧，涉及面广、要合理的设置转递环节，确保档案快捷、准确、可靠。如果档案的收集、整理不及时，服务环节跟不上，档案利用和转递等工作无法及时、准确地实现，不利于学生就业，不利于信息的开发利用。 5.学生档案意识差，对档案不闻不问 近年来，大学毕业生对自己的档案不闻不问现象日趋严重，原因是随着社会经济的发展、人才流动等外部环境的逐步宽松，特别是组织人事政审工作相对减少，加之像私企、民企、外企等一些没有人事主管权的用人单位，导致毕
6、业生忘记了自己的档案，长期不过问，待将来政审、调资、出据证明、职称晋升等需要以档案材料为依据时，才想起来找，但是由于时间长，单位变动多等因素，常常是不知档案去向，只好回原所在高校补办，也只能补办其中个别的材料，大部分材料无法补办，给自己的带来无法弥补的损失。 现行的高校学生档案管理已严重与学生的生活和就业脱节，因此，作为一名档案工作者，我觉得对学生档案管理工作进行改革是势在必行的，使学生档案真正做到服务学生、服务社会。 三、高校学生档案建设构想 对高校档案工作而言，关注民生、服务民生就是要以师生员工的需要为导向。尽快建立方便师生员工的档案利用体系，充分发挥档案工作4在解决民生问题中的重要作用。
7、因此高校档案部门要认真了解师生的需求，有针对性地开展民生档案工作，更好地发挥档案事业在服务民生和社会和谐方面的积极作用。 1.树立以生为本的档案管理意识 在广大师生员工中，应采取多种途径宣传，让大家知道档案工作不是可做可不做，而是必须认真地做精做好，让学生认识到档案不是可有可无的，必须认真对待和关注自己的档案去向，避免因档案托管地的不明确或多次变动工作单位，常常造成档案丢失或不知去向。由于学生档案中的有些重要材料不能补办，给自己带来不必要的损失。我们应从方便学生利用的角度并结合实际来思考，做好一些重要材料的存档工作，以满足将来学生或用人单位利用的需要。 2.规范学生档案管理，合理拓展归档范围
8、各高校应结合自己学校的特点，制定出适应学校发展的学生档案管理制度，力争管理规范化，把档案材料的收集工作作为各学院学生工作好坏的一项评价内容。同时学生档案材料的收集要完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整。要扩大学生档案材料的收集范围，充实档案内容。改变现在单纯接收学生登记表、入党志愿书、毕业登记表等做法，目前归档材料只记录学生思想政治方面的基本情况，不能充分反映学生的综合素质，无法为用人单位提供选择的依据， 将接收范围扩大到与学生关系密切的个人资料，例如表现学生个性特点的材料，学生参加各类活动的材料等，尽量全面地记录学生在校表现，让档案更好地为学生服务，成为人才选用的说明书。
9、 53.建立多部门协同的档案工作体系 档案管理部门在加强自身档案业务学习的同时，要加强对涉及档案形成部门，如学院、教务等部门的档案资源进行指导，明确各部门形成的材料的归档时间和收集归档要求，做到及时归档，确保档案材料的齐全、完整、安全。要构建多部门协同的档案工作体系，建立学生信息平台，实现学生信息的实时传递，确保档案管理信息的准确性，最终实现全校招生、培养和就业的一体化网络管理。同时，开发适合学校特点的学生档案管理系统，采取纸质和电子档案相结合的形式来管理学生档案，利用校园网发布毕业生档案去向信息等，同时档案管理者可以根据师生的需求，把利用率高的学生档案优先进行整理、编目，方便师生利用。 4.
10、增强服务意识，改进服务方式。 为了便于查阅利用，可将档案利用服务目录编制成手册发放到各部门，告知大家档案馆可以提供哪些服务，哪些问题可以通过什么方式解决，这样既提高师生员工对档案工作的认识，又增加大家对档案工作者的理解。尽快建立起方便师生的档案利用体系，为有特别需要的群体开辟 “绿色通道” ，将“以人为本”的服务理念牢牢贯穿于档案管理工作的每一个环节，开创高校学生档案工作的新局面。 5.强化宣传，提高师生档案意识 档案工作者应采取多种途径开展档案宣传教育活动，做好咨询服务工作。利用多种渠道向师生宣传有关学生档案的知识，让广大师生充分认识到学生档案的重要性，以及在今后的就业、生活等方面的重要作用。建议对毕业生进行档案强化教育，让每位毕业生都了解档案在未来工作6和生活中的作用，通过宣传，达到帮助毕业生选择档案托管部门，关注自己档案去向的目的，避免给自己将来带来不必要的麻烦。 总之，高校要把加强学生档案管理作为改善民生服务和推进档案工作发展的一项重要的任务，要始终贯彻“以人为本”这个核心，建立起师生共享的档案资源体系，让档案管理在推动学校改革创新和教育发展中发挥其重要的作用。
