1、浅谈个案工作中档案的管理摘 要：随着社会工作的发展，民办社会工作机构愈来愈接近人们的日常生活，在社会工作服务的过程中，个案工作档案也愈来愈多。对个案工作档案进行科学的管理具有重要的理论与实践意义。文章分析了管理档案的必要性，并进一步陈述了个案工作档案管理方法，以促进民办社会工作机构档案的科学管理，提高社会工作服务的水平。 关键词：个案社会工作；档案管理；民办社会工作机构；后续服务 中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-1723（2012）11-0124-02 随着社会工作专业服务需求的增长，在各地的探索实践下，涌现出了一批具有一定专业基础、管理规范的民办社会工作服务机构。随
2、着社会工作服务机构的发展，开展社会工作专业服务的增多，在服务过程中也产生了越来越多的个案社会工作记录。个案工作档案是社会工作者在个案社会工作服务过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录，不仅包括纸质材料，还包括录音、录像、照片资料，对这些档案进行科学的管理具有重要的意义。 一、管理个案工作档案的必要性 个案社会工作是由专业社会工作者通过直接的、面对面的沟通方式，运用有关人和社会的专业知识和技术，对个人或家庭提供心理调整和环境改善等方面的支持和服务。在个案工作中做好个案档案管理具有重要意义。 （一）为做好个案工作提供资料来源，利于后续服务的开展 个案工作是一对一的专业性服务
3、，社工需要针对不同案主的具体情况，具体情况具体分析。且一般个案工作往往不是一次就可以完成服务目标，社工需要根据工作计划对案主进行多次服务和结案后的追踪服务。收集整理与案主问题相关的资料有利于社工进行专业的分析和评估，开展后续服务，利于案主问题的解决。 （二）有利于记录案主变化，提高专业服务水平 个案工作档案记录了案主的问题、可利用资源、获得的服务与改变，在服务过程中社工运用的专业知识、方法与步骤。一方面，社工利用服务记录一方面可以帮助案主对问题的解决过程有一个比较清楚的认识，肯定自己解决问题的能力，巩固案主已有的积极变化。另一方面，社工可以从自己服务的案例中总结工作经验，提高服务水平。 （三）
4、有利于经验分享，教育与培训员工 社工对个案记录进行技术性处理后进行分享，针对自己遇到的问题，可以从督导及其他同工处获得意见与建议，进行工作经验的分享。通过档案教导新员工专业的助人知识、方法和技巧，使社工少走弯路，提高服务效能和工作质量。 （四）有利于维护案主、社工及机构的合法权益 个案工作档案是在服务过程中产生的真实记录。对案主而言是维持案主的记录，对机构而言是维系记录有助于机构的客观立场。当社工被指控违反社工伦理守则、操作不合理等问题时，个案档案记录着社工在服务过程中所使用的专业知识与方法、服务过程的步骤，机构及相关部门可以利用个案工作档案作为裁决的依据。 二、个案工作档案的管理 个案工作档
5、案贯穿于机构的个案工作服务中，加强个案工作档案的整理，可以从以下方面加强档案的管理。 （一）明确管理机构与人员 建立个案工作档案，必须明确管理机构及其人员。社会工作记录应由社工执业的机构、团体、事务所保存。个案工作档案可由专人保管或由负责个案的社会工作者自己保管。明确管理机构及其人员利于档案的保密与利用工作。 （二）健全管理制度 建立健全档案的管理制度是做好个案工作档案管理工作的前提。为了档案管理的科学性、规范化，管理档案的机构必须制定相关的社会工作档案的管理制度。其中包括了档案的收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等内容的档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案销毁制度、档案管理人员
6、岗位职责等相关制度。 （三）做好档案的具体管理工作 1.个案工作资料的收集与记录。个案档案主要有两种来源：一是他人提供的已有的档案资料，如案主的档案资料、录像录音、社工的日志与工作报告等；二是社工在服务过程中编制的档案资料，如问卷调查资料、会谈记录、服务计划、评估方案、结案记录等。 社工在进行资料的记录前，按照社工伦理应当申明资料记录的必要性与档案资料的保密原则。资料的记录应遵循科学、客观的原则，事实求是地记录与案主问题相关的内容，注意资料的整体性、联系性和及时性。 2.个案工作档案的整理。档案的整理应以档案分类为前提。按照社会工作服务的领域，可将个案工作档案分类为社会福利、社会救助、收养服务
7、、社区建设、优抚安置、司法矫正、减灾救灾等。按服务人群可将档案分为儿童、青少年、老年人、妇女、残疾人等类型。按照案主问题的性质可按经济困难、身体健康问题和心理问题进行分类整理。根据档案内容划分好档案的保管期限和保密等级。许多机构有自己所关注的领域，案主的问题也具有复杂性和多样性，社工根据自己所在机构的相关制度及案主的具体情况具体分析，科学地整理档案 资料。 3.个案工作档案的保管。做好个案工作档案的保管工作，有利于保证档案的安全性、有效利用和保密工作的进行。档案管理人员应根据档案的制成材料和记载内容的机密程度采取相应的科学存放和安全防护等措施，维护档案的完整与安全。做好档案的防火、防虫、防潮等
8、工作。除了保存纸质档案，还可建立电子档案数据库，确保档案的安全。 4.个案工作档案的利用。档案管理的最终目的便是为了利用，藏而不用不能体现档案的价值。利用时，社工机构应规定相关人员的利用权限。案主或第三者申请查阅利用档案资料，应符合社会工作伦理及相关的规章制度。除非法律规定社会工作者应公开案主档案，否则社会工作者应保证档案利用的保密性。当经过案主或案主的监护人同意，社工可以将信息提供给其他机构或专业人士，并且要确保对方也能提供相同的保密，并尊重案主与先前机构沟通的权利。社工在不违背社工伦理的情况下，利用个案工作档案撰写案例，提交工作报告与总结，进行科研、写作等利用工作时，应该对个案工作档案进行
9、技术性处理，隐去可以辨认出案主的信息，在充分发挥档案效用的同时保护案主隐私维护案主合法权益。 5.档案的销毁。到了保管期限，经鉴定无保存价值的个案工作档案可销毁以节省机构的人力、物力和财力。个案工作档案的销毁要建立相关制度并严格执行相关规定。对到了保管期限的档案进行鉴定，鉴定人员可由机构主管、督导和相关社工共同组成，提出存毁意见并报直接领导批准后销毁。应按相关规定两人或两人以上工作人员共同执行销毁任务，到指定地点进行并制定销毁清单。 6.个案工作档案管理人员的培训。不管档案是由专人管理还有社工个人进行管理，机构都应做好人员培训工作。个案工作档案管理人员的素质关系到档案的安全完整与档案的价值的发
10、挥。档案管理人员应深刻理解职业道德的内涵，做好档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用的管理工作。学习档案管理的基本知识，掌握社会工作服务的工作理论与方法，保证档案的质量，按照档案管理制度规范治档，适应现代化、信息化的发展，提高档案管理水平。 参考文献 1 翟进，张曙.个案社会工作M.社会科学文献出版社.2001：6. 2 社会工作协会.加拿大社会工作人员协会伦理守则.http：/casw.org/xhgz/shjz/200710/t20071023_2217.htm. 作者简介：陈琴华（1988-） ，女，福建永定人，福建师范大学社会历史学院 2011 级研究生，研究方向：社会工作行政。
