1、1关于提升办公室综合管理水平的研究【摘 要】在经济社会不断快速发展的背景下，办公室综合管理工作必须有所强化，以驱动组织走向成功。在这种背景下，本文从搭建办公室综合管理工作的基础、创新办公室综合管理模式、重视办公室综合控制管理三个方面着手，提出了可行的对策。 【关键词】办公室 综合管理 研究 1.搭建办公室综合管理工作的基础 1.1 提升组织重视水平 第一，以高层管理者的支持做后援。例如办公室平常可以帮高层管理者处理一些棘手的问题、站在高层管理者或公司的角度去思考问题、或满足高层管理者的需求及期望等方面来取得高层管理者的支持或信任。第二，有效的沟通。首先要做到知己知彼，也即办公室必须要能掌握组织
2、成员的动向，而且要了解对方的个人特点，并对于不同的对象，使用不同的沟通方式。要达成有效的沟通，办公室管理者还可以运用标杆管理的方式，例如通过了解其他组织的做法，或是将调查方向与市场竞争力作桔合，以加强说服高层管理者或其他部门管理人员。当然有效的沟通也常以推理的方式来进行，所以办公室管理者必须以数据作为沟通的基础，或是运用一些特定事件，再以数据或资料来辅助说明。办公室管理者可以通过信息系统的运用，来掌握必要的信息。另外，办公室2管理者要达成有效的沟通，还需抓对时机以收事半功倍的效果，充分利用公司资源，找对沟通的窗口，掌握住小团体的关键人物，以及适当的介入游戏规则的制定等。 1.2 办公自动化的推
3、广使用 办公自动化并没有一个统一的定义，是指将现代化办公同计算机网络技术等结合起来的一种新型的办公方式。实际上，凡是在传统办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化领域。在行政部门，习惯上将办公自动化称为电子政务，而企事业单位则习惯叫 OA。办公自动化涵盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等多个学科的理论与技术，通过办公自动化，能更好的优化管理组织结构，调整管理体制，既能有效的提高办公效率，又能提升协同办公能力，强化决策管理水平。 信息化建设是整个社会所面临的一场深刻的革命，作为组织重要机构的办公室，是组织主管自身行政事务的职能部门，担任着“上为组织分忧，下为员
4、工解愁”的重要职能，承担着救灾救急、双拥优抚、社会福利、社会责任等重要工作，因此必须加快办公室的信息化发展进程，这样才能真正体现以员工为本、为员工解困、为员工服务的工作宗旨，更快、更好的解决组织与员工最直接、最关心、最现实的利益问题1。因此，从办公室的管理任务入手，采用面向过程的方法，基于工作流理论，深入分析办公室的工作内容和工作流程，构建起一套符合办公室日常办公需求的办公自动化管理系统，以实现办公室日常办公的信息化管理，规范办公室办公流程十分必要，能够提升办公室的管理水平和管理3质量。 2.创新办公室综合管理模式 2.1 组织要在思想理念方面强调办公室工作的重要性 思想理念层面的重视是组织办
5、公室工作的基石。如果员工不能够从思想层面对于办公室工作进行深入认识与认同，则无论采取何种措施都无法保证组织能够取得办公室工作的成果，也无法高效的加以开展。因此，组织办公室工作的创新，必须从思想层面提升组织员工对于办公室工作的认识，尤其应该纠正对于办公室工作的错误认识。 2.2 创新组织办公室工作的载体与工具 办公室工作必须要有新的载体与工具对该项工作进行支持，从而真正使其具有可操作性与可见性。这也就是说，在时代不断进行变迁的条件下，办公室工作的内容应当不断的进行创新，并且紧密结合具有创新理念的员工培训、先进组织文化创造等内容，运用新的方法与工具来确保组织办公室工作的落实有效性。在这种思想理念的
6、指导之下，组织必须不断创新自身的工作方法，将现代化的科学技术融入到各项工作当中，从而极大的丰富办公室工作的路径与空间，在紧密结合实际条件的情况下，赋予组织员工参与到办公室工作中来的机会，为员工的长期、快速发展提供很好的平台，确保员工能够从日常工作与办公室工作的结合过程中实现自身的价值。 3.重视办公室综合控制管理 办公室针对潜在或实际的危机，必须本着动用资源最少、使用时间最短、波及范围最小、损害程度最低的态度；有组织、有计划的采取最4有效、最可行、最切实的对策与行动，通过层级式的危机意识、危机处理及控制管理等机制，防止危机发生或在危机发生之后尽快解除危机源，以恢复办公室正常运作状态。办公室控制
7、管理创新措施应包括以下内容。第一，例外管理，也即管理科学的例外原则的适用，基于分层负责、逐级授权、上命下从，层层相维的组织原理，办公室基层认定问题、中层选定方案、高层决定方向，有条不紊的运转，日常“例内事件”可运用授权处理，只有例外事件才进行行政介入或干预，保障事态的波及范围最小化。 第二，走动式管理。办公室管理人员的参与管理必须亲自实践，全馆员工应当依状况变化做行动配合，执行合适的管理活动，并传递警告信息给安全控制部门，同时制定具体的行动方案，以做到前事不忘，后事之师的效果。这种办公室管理人员的走动式参与，最能掌握第一现场，控制管理能够在最短的时间内实现。 第三，成果式管理（Management By Results，MBR） 。这就需要与彼德?德鲁克的“目标管理”配合运用，在办公室中建立管理情报系统，以成果最低、效益最佳的方案判断“是否采取紧急行动” 、 “采用何种方式紧急行动” 。这也是以 MBR 运用乃在追求动用资源最少的目的。 参考文献： 1张双喜.论办公自动化系统的发展与建设J.山西焦煤科技，2005 年第 6 期 （作者单位：武汉新洲区供电公司；湖北 武汉 430400）
