1、用和制作家长通知书【摘 要】我校每学期期末的学生成绩统计、给学生家长填写通知书，这些繁杂、重复工作给教务处增加了许多工作量。本人经过一段时间摸索，利用 Excel 函数功能以及 Word 邮件合并功能，很好地解决了我校成绩统计的各种问题，现把使用的方法介绍给大家。 【关键词】Word Excel 数据源 函数 邮件合并 一、建立学生数据源 1.启动 Excel 2003，建立学生成绩表（如下图 1） ，并另存在 D 盘，命名为“机电五班学生成绩表” 。 2.用 SUM 函数统计学生的总分。如：单击 J2 单元格；输入公式“=SUM（C2：I2） ”，然后单击“”确定；鼠标指向 J2 单元格右下
2、角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放直至 J11 单元格。 3.用 AVERAGE 函数计算学生的平均成绩。如：单击 K2 单元格；输入公式“=AVERAGE（C2：I3） ”，然后单击“”确定；鼠标指向 K2 单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放至 K11 单元格。 4.根据平均分用 IF 函数定出学生成绩优、良、中、及格、不及格。如：单击 L2 单元格；输入公式“IF(K2=90，优，IF(K2=80，良，IF(K2=70，中，IF(K2=60，合格，不合格） ） ） ） ”然后单击“”确定；鼠标指向 L2 单元格右下角制点成“+”字形后，按住鼠标右键拖放至 L11 单元
3、格。 5.用 COUNTIF 函数统计学生的补考科数。如：单击 M2 单元格；输入公式“=COUNTIF（B3：I3， “60”） ”然后单击“”确定；鼠标指向M2 单元格右下角制点成“+”字形后，按住鼠标右键拖放至 M11 单元格。 二、创建合并主文档 1.启动 Word2003，建立文档（如下图） 1.从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”“邮件合并” 。2.在邮件合并工具栏任务窗格的“选择文档类型”下方，单击以选择“信函” 。3.单击“下一步：正在启动文档” 。 4.在“选择开始文档”下，单击以选择“使用当前文档” 。 5.单击“下一步：选取收件人” 。 6.在“使用现有列表”下，单击“
4、浏览” 。 三、打开数据源 1.选择 D 盘中“机电五班学生成绩表.xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为在一个工作簿中有三张工作表，选择“Sheet1$” ，直接点击确定，完成数据源设置。 2.在“邮件合并收件人”对话框中，单击“确定” 。 3.单击“下一步：撰写信函” 。 四、插入合并域 1.把光标插入点设置在建立的 Word 文档插入数据的地方（这里要插入学号，就把光标放到学号后面的表格中） 。 2.在“撰写信函”下，单击“其他项目” 。 3.选择“字号” ，单击“插入” 。 4.重复以上操作，分别将所有的合并域插入相应的位置。 （如下图） 5.单击“下一步：预览信函” 。 五、完成合并打印 单击“下一步：完成合并”到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档” （适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个 Doc 文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择“合并到打印机” （适用于成百上千条记录） ，并不生成 Doc 文档，而是直接打印出来。 参考文献： 1王海燕.浅谈中等职业学校计算机教学J.山西广播电视大学学报，2008，(6)：35-36. 2李莉贞，张桂林.试论计算机教学中的德育渗透J.山西广播电视大学学报，2007，(5).
