1、高等院校办公环境建设与规范化探析作者：郑灿平 孔繁明 徐宏志摘要：在办公环境硬件设施日益改善的情况下，高等院校办公环境的软环境即办公环境的规范化建设更显重要，如何充分利用良好的办公设备，提高工作效率，超前思维，开拓创新，增强凝聚力和向心力，营造团结和谐、长效、持续发展的氛围，是众多高等院校面临的重要课题。笔者从高校办公环境的硬件建设、软件建设和办公环境的规范化方面对高等院校办公环境规范化作以探析。 关键词：态度；软环境；角色执行；创新思维；规范化 引言： 伴随着二十一世纪的到来,我国高等教育的体制改革取得了显著成绩，结构逐步优化。以增强质量意识和树立素质教育为中心的教育思想、观念的讨论在持续健
2、康进行，全国各地高等院校的硬件设施日益改善，办公环境日趋优化。在办公设施日益改善的情况下，高等院校的办公环境规范化建设更显重要，即行政效率、工作效率和组织效率的进一步改善和提高。如何充分利用良好的办公设备，提高工作效率，超前思维，开拓创新，增强凝聚力和向心力，营造团结和谐、长效、持续发展的氛围，是众多高等院校面临的重要课题。笔者拟从高校办公环境的硬件建设和软件建设及管理规范化等方面对高等院校办公环境的建设和规范化作以探析，并试图通过不断实践与探索，使办公环境更好地为教学和科研服务，为高等学校快速步入良性、高效、健康发展的轨道，做出应有的贡献。 一、办公环境的硬件建设 办公环境的硬环境我们可分为
3、硬件设施和硬环境,我们主要讨论硬环境,即提高行政效率和工作效率。行政效率包括管理制度与方法，管理才能与知识，任用人才，沟通、控制、权责划分等；工作效率包括工作人员的技能，士气，素质，非正式沟通、人际关系、机器设备、办公条件等。提高行政效率和工作效率等。管理效率是高校管理活动的起点，也是落脚点。笔者认为最佳的行政和工作效率来自于端正的态度和高涨的工作热情，我们从增强现代效率观念即态度和角色执行力方面加以探讨。 （一）态度，是指个人对某一对象所持有的评价与行为倾向。它是由认知、感情和动机三种心理要素构成的，认知的高层次是价值观和信念，感情活动的高层次要素是情操，动机活动的最高层次是对权利与义务的责
4、任心、社会奉献等。高等院校工作质量的优劣取决于态度的端正与否，规范、优美的工作环境也与态度息息相关。笔者认为工作的责任心取决于态度，工作的事业心取决于态度，工作的创新和激励取决于态度，超前思维、开拓创新、与时俱进的大局意识更取决于态度。怎样将高层次的态度物化，将精神层面的态度如价值观和信念、情操、对权利与义务的责任心，社会奉献等转化为看得见、摸得着的物化品，即机制、规章制度等等。使其科学、民主、规范，形成高效、快速持续发展的长效机制。 （二）提高角色执行力。高等院校中教职员工整体综合素质较高，管理者应转变管理观念，变领导为引导，促进角色执行力，增强效率理念，角色执行力是指在高校行政机关中，个人
5、对角色期待的认知、接受和在行动上、实际上履行的能力。决策者需要一手抓策略，一手抓执行力，再好的策略也只有成功执行后才能够显示出其价值。因此，作为决策者必须既要重视策略又要重视执行力，做到一手抓策略，一手抓执行力，两手都要硬！ 高校行政机关人员提高行政效率和工作效率，首先以调动工作积极性和主动性为重点，对自己的角色要有清醒的定位，工作中有平和的态度，有能力扮演好角色。角色的清晰与自我认知，角色的清晰必然意味着分工的明确，而只有分工明确，才能实现有效执行，使角色执行清晰化。其次在管理过程中，树立服务理念，让教职员工参与管理，树立主人翁意识，注重工作的多样化和职业培训，为提高教职员工整体综合素质搭建
6、发展平台。在薪酬、晋升中引入竞争机制，实行公正、公平、公开的原则，建立健全激励机制和奖惩制度，使其合情、合理、合法。 二、办公环境的软件建设 提升组织的软环境，主要是提高组织效率。组织效率是党政机关决策层所表现出的效率，如领导的才能、领导方法、规划决策、领导指挥、命令统一、机构设置等。组织效率在党政机关中起关键性、决定性作用。影响全局，决定成败。高等院校的组织效率相对于政府组织效率有其特色，如何针对既得利益进行民主、科学、规范化管理，使其法制化、民主化，制度化，这关乎决策的成败，事关高校的兴衰。决策者应培养行政人员的认同感、归属感，增强工作满意度,规范领导行为，并在民主管理的基础上树立“以人为
7、本”的科学发展观，形成对组织集体产生强大的向心力，增强凝聚力。从而践行办公环境的软件建设。我们从两方面加以探讨。 （一）提升领导综合管理和决策能力。加强行政决策科学化、民主化建设，是“十六大”精神的要求所在。江泽民同志在“十六大”报告中指出：“正确决策是各项工作成功的重要前提。要完善深入了解民情，充分反映民意、广泛集中民智、切实珍惜民力的决策机制，推进决策科学化、民主化。各级决策机关都要完善重大决策的规则和程序，建立社情民意反映制度，建立与群众利益密切相关的重大事项社会公示制度和社会听证制度，完善专家咨询制度，实行决策的论证制和责任制，防止决策的随意性。 ”这是在深刻总结实践经验的基础上，对改
8、革和完善决策机制做出的全面和精辟的论述，对推进行政决策科学化、民主化，具有重要的指导意义。笔者认为管理决策者应首先了解、尊重每个教职员工的愿望和要求，高瞻远瞩，以“人为中心” ，树立科学发展观，优化、规范机构设置。对人的管理是一个复杂的工程，它既要考虑人的物质需求，又要考虑人的精神需求，在增强教职员工的工作满意度和信任度上多渠道、多方位管理，对机关工作人员的管理要根据激励的原则，采取精神鼓励和物质鼓励相结合，规范横向交流和职业培训制度，搭建教职员工的发展平台，共同进步，不断提高。 （二）激励创新思维，增强向心力和凝聚力。重不重视创新，敢不敢于创新，善不善于创新，作为高校行政机关人员，必须高度自
9、觉培养和锻炼这方面的素质。善于和勤于提供具有创新内容的服务，是时代的要求，事业的要求。创新就个人来说，是一种综合素质的体现，有事业心，有忧患意识，有科学知识，有实践经验，了解实际情况；在思维的结论上，具有独到之处，与前人、他人的认识相比，有新的发现，新的突破，新的见解。只有人人创新，组织才有生命力，才有发展潜力，也只有力争创新，教职员工和办公服务人员才有主人翁的感觉。 三、办公环境的规范化 （一）办公设备使用、管理规范化。随着高等院校持续快速发展，各种办公设备日益增多，如电脑、扫描仪、复印机、打印机、传真机等设备的管理、使用及维修的规范日显重要。由于科技的日新月异，使用的办公设备更新换代快，操
10、作规程新，这就要求教职员工熟练操作，规范操作程序，定期保养、维修办公设备，确保安全使用，对办公设备实行专人定额管理，落实安全责任。定期组织教职员工学习、培训、总结、考核，熟练掌握办公设备技能，规范办公设备维修和管理，使管理经常化、条理化、科学化。 （二）办公备用品管理规范化。办公用品、耗材、纸制品等购买、使用本着节约、实用、耐用、按需分配和购买的原则，严格备用品的购买、使用、报废程序。学校备用品实行定额管理，定期核销。二级学院办公备用品管理做到定人保管，排列整齐，存放有序、账物相符，做到便于收发和检查，严防损坏、变质、丢失，严格接收和发放手续。保管人员应按为领导服务、为教职员工服务的服务宗旨，
11、提高服务质量，规范服务态度。 （三）办公制度规范化。规范接待制度方面，根据接待对象，确定接待办法，规范审批权限；公文管理制度方面，规范行文原则，规范拟稿和审稿程序，保证贯彻执行；规范档案管理制度，要定期清点整理档案资料，确保安全、完整，要保持档案室的清洁美观；规范监督、督察制度，完善督察机构，对重点工作落实情况的监督、检查、追究和奖惩，建立“督察专报”制度，定期督察的内容、方式及结果，对存在的问题及时提交，实现督察工作公开、公正、透明化。 （四）办公环境和卫生规范化。首先规范个人卫生，做到衣冠整洁，语言得体文明。其次规范办公室内外卫生，保持地板、门窗、桌椅，室内用品摆设整齐，办公桌面整洁。再次
12、规范卫生间和公共环境卫生，自觉营造一个优美、整洁、舒适的办公环境。健全室内外环境卫生制度、制定卫生管理考核制度，同时加大卫生监督力度，形成卫生管理制度化、规范化。 随着高等院校办公“硬件”水平逐渐提高，对工作环境的要求也越来越高，工作环境对工作效率的影响也越来越大。整洁、明亮、舒适的工作环境，使教职员工产生积极的情绪就会充满活力，工作效率就会很高。更重要地应注重心理环境的建设和规范。首先从办公室工作人员的综合素质入手，尤其是心理素质。在日常工作中，人际关系是否融洽非常重要。互相之间以微笑的表情体现友好热情与温暖，以健康的思维方式考虑问题，就会和谐相处。工作人员在言谈举止、衣着打扮、表情动作的流
13、露中，都可以体现出是否拥有健康的心理素质。工作的积极性，乃至影响工作效率、工作质量，另外良好的心境也是建立和睦气氛的重要因素。围绕以“人”为中心，运用色彩营造适宜的氛围，保持良好心境，从而带给人们愉悦的心理享受，同时能解除疲惫，舒缓紧张，排除压力。进而形成高效、持续进步体制。 总结： 以上从三方面对办公环境的建设和规范化进行了初步探讨，笔者通过工作实践和借鉴先进的理论指导，分别对高等院校办公环境硬件建设和软件建设方面进行了有益的探讨。并从四个规范化方面论述高等院校办公环境规范化具体践行的作用力。本文紧紧围绕以人为本，服务教学科研的宗旨，探讨了办公环境的建设和改善，希望以对当代高等院校的办公环境的建设与规范化的探讨，抛砖引玉，能对快速、持续、高效发展的高等院校有所比裨益。 参考文献： 1中国政府网N. 2沙莲香.社会心理学M.中国人民大学出版社. 3陈广胜,胡鸿杰,机关管理M.线装书局. 4常崇宜.秘书学概论.M线装书局. 5黄玉蓉.行政决策科学化与民主化路径浅探J.
