1、档案信息化建设 -公司培训内容之二,邱晓威,管理资料,“材料、能源和信息，是现代社会发展的三大资源。” 江泽民（2001-08-25）,开发信息资源， 服务四化建设。 邓小平（1984）,大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。 中共十五届五中全会大力推进信息化建设； 推行电子政务； 十六大报告,深刻思考新千年档案工作与信息社会的密切联系，激励我们学习和运用当代先进的科学知识与技术手段，加快档案工作融入信息社会的步伐。 我们要深刻认识信息化对于发展档案事业的重要意义，采取切实有效的措施，使档案信息化建设在“十五”期间有一个大的突破，取得实质性进展。 王刚（2000-09）
2、,档案部门必须适应社会发展的要求，大力推进档案信息化建设。 各级档案部门都要在全国档案事业发展“十五”计划的指导下，从各自的实际出发，明确主攻方向，有重点、分步骤地推进本地区、本部门的档案信息化建设。 毛福民（2001）,全国档案事业发展十一五规划,指导思想： 坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届五中全会精神，全面落实科学发展观，以改革创新为动力，以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，以国家档案资源建设为核心，以档案信息化建设为重点，以档案法制建设为保障，依托科技、教育和人才建设，加大档案开放力度，优化档案信息资源共享环境，不断激活与提升档案部门
3、服务各项建设事业的能力，促进档案事业与经济社会协调发展。,总体目标： 各级各类档案馆设施完备、功能完善、技术先进、馆藏丰富、利用方便；各级国家档案馆充分发挥档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心和档案信息服务中心“四位一体”的功能；机关、团体、企事业单位档案工作机制健全，档案收集齐全、整理规范、保管安全、利用便捷、移交及时；建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享；各级档案行政管理部门依法行政能力进一步增强，全社会档案意识明显提高，与社会主义和谐社会相协调的档案事业体系不断完善，档案事业更
4、好地为社会主义物质文明、政治文明、精神文明建设与和谐社会建设服务。,主要任务 1.档案法制建设。深入贯彻国务院全面推进依法行政实施纲要，适应社会主义市场经济体制的要求，进一步完善档案法律制度，构建法制统一、依法行政、有效监督、高效服务的档案法制工作体系。,修订科学技术档案工作条例（1980年）、机关档案工作条例（1983年）、全国档案馆设置原则和布局方案（1992年）、国家档案局关于机关档案保管期限的规定（1987年）、基本建设项目档案资料管理暂行规定（1988年）、各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定（1991年）、利用档案收费规定（1992年）、国有企业资产与产权变动档案
5、处置暂行办法（1998年）；制定国家档案资源范围的确定和划分、企业档案业务建设规范、档案鉴定销毁的程序与办法、档案提前开放实施办法、科技项目档案管理办法、全国重点档案抢救与保护管理办法、国家档案馆馆藏永久档案分级管理办法、各级国家档案馆接收电子档案管理办法、国家档案馆现行文件阅览中心管理办法、档案数字化工作规范、档案信息交换与共享管理办法、数字档案馆建设规范；对档案法和档案法实施办法实施中遇到的问题进行调研论证，适时提出修改意见和建议。,2.档案信息化建设。 加大档案信息资源管理力度，全面整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，结构优化；加强多形式多层次共享平台建设，推进服务
6、机制创新，促进档案信息资源的公开、共享和再利用，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力；加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境，建立长效发展机制。,根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。充分利用信息化手段，对3127个国家综合档案馆保存的档案进行数字化加工和数据资源整合。制定统一标准，规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互联互通的要求，建立与完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库。优先抓紧建设目录和元数据库，以及有迫切需求和明显效益的专题档案的数字化和社会化服务工程。规范电子文件归档、管理与接收
7、工作，建立健全电子档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发布。在条件具备的中央、国家机关和地方建设电子文件中心和数字档案馆。,3.档案馆建设。 4.机关、团体、企业事业单位档案工作。 5.档案安全保管与保护。加强档案信息网络系统的管理，保障操作安全、数据安全、接入安全和应用服务安全。建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，确保档案信息数据安全。,6.档案信息利用与社会服务。各级国家档案馆进一步完善档案开放制度，简化利用手续，丰富利用形式，扩展服务范围，提高服务水平。各级国家档案馆要将已公开现行文件利用工作纳入同级政府政务公开体系，在交通便利
8、、面向公众的区域设立政府公开信息利用场所，探索并逐步开展各类未到进馆期限而又有极强社会性公共性的重要档案提前接收和开发利用工作。加强档案网站建设，充分利用互联网，开办档案信息查询利用窗口，提供档案网上公布和检索利用，主动提供公益性信息服务，最大限度地满足各方面利用档案信息的需求，实现档案信息的社会共享。各级机关、团体、企业事业单位档案室做好档案开发利用工作，具有公共管理职能机关的档案机构，积极介入已公开现行文件利用工作。充分利用社会力量和市场手段，对已公开而又存在广泛社会需求的档案信息内容进行深度加工和开发，促进档案信息资源增值服务社会化。,7.档案科技工作。加强档案科技工作规划和科研机构建设
9、，组织引导对重大档案科技项目的研究。加强对新形势下档案科研管理模式与方法的研究，集中优势力量和资金，对海量分布式数据存储和组织技术、开放性档案信息资源管理方法和相关技术、超大规模数字档案信息共享技术、数字化档案长期保存技术、数字档案信息利用中的隐私和知识产权保护、高性能信息发布平台系统的开发、解决著录标引中相关瓶颈问题的技术方法等问题进行重点攻关研究。进行重点档案、珍贵档案的特藏保护研究。积极采用国际标准和国外先进技术，推进档案标准体系建设。加大科研成果的转化与推广应用力度，不断提高档案工作的科技含量。,8.档案人才工作。探索推行档案职业资格考试制度，建立对省级档案在职教育培训机构的评估制度，
10、规范档案系统的岗位培训和继续教育工作。依托大专院校、档案教育培训机构，提高档案人员学历层次，依法对新上岗档案人员开展档案专业知识培训。继续开展档案教育培训支援西部活动。培养档案事业发展急需的紧缺人才，促进档案队伍整体素质进一步提高。,关于 国家数字档案建设与服务工程(金档工程)项目的设想: 建设内容:充分利用信息化手段,对3个中央级和3127个省、地、县级国家档案馆保存的档案进行数字化加工和数据资源整合，建设各类专题数据库，建设全国性、分布式公开档案信息发布平台和非公开档案内部共享平台，建立档案信息资源深度开发和广泛共享机制，充分发挥档案信息资源作用。拟分7个子项目逐一实施。通过实施金档工程，
11、全面提高档案信息化水平，使档案事业发展能够适应国家经济建设和社会发展特别是信息资源开发利用、政府信息公开和电子政务建设等各项工作的要求。 投资方式：中央财政和地方财政共同投资。 实施时间：2005年-2010年。,工程概要 :,一个中心：中央、国家档案信息中心（国家基础信息组成部分）；两个平台：管理平台（馆内为主）、应用平台（对外为主）；三个（类）数据库：目录信息库、原文信息库、多媒体信息库四个保证系统：标准法规、人才、管理、安全；五个（处理对象）管理系统：纸质档案、缩微制品、声像档案、照片档案、电子文件（电子档案）。2004.11月召开的国家信息化领导小组会议纪要中将明确把档案信息列入国家信
12、息化基础信息库的建设计划。列入国家财政计划。自上而下规划、设计、实施。,五、保障措施,1.依法行政，加大依法监督的力度。各级档案部门坚持依法开展档案工作，全面履行法律赋予的职责，切实加强科学管理，提高服务水平。加强档案行政执法检查和专项检查，坚持分类指导，引导各级各类档案馆和机关、团体、企事业单位的档案工作持续健康发展。,2. 统筹规划，加大对档案事业的投入。县级以上人民政府要把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展规划，统筹安排发展档案事业所需经费。把档案信息化建设纳入各地和中央各部门信息化建设相关规划。各级档案管理部门要争取信息化主管部门给予相应的政策支持与资金支持，将档案信息资源建设与国
13、家信息资源开发利用工作结合起来，与电子政务建设结合起来。,3. 加强理论研究，推进档案管理体制创新和制度创新。发挥档案学术团体和专家的作用，推动对档案学基础理论和档案事业重大现实问题的研究和创新。拓宽档案服务的新领域，探索档案信息资源增值服务和市场化开发的方法和途径,培育和发展档案中介机构，做好档案咨询服务工作。,4.加强档案干部队伍建设，提高各级档案部门工作人员的综合素质，创造有利于优秀人才培养、引进和使用的机制和环境，充分发挥各方面人才在档案工作中的作用。加强档案工作人员的思想建设和作风建设，培养一支忠于职守，遵守纪律，具备新时期档案事业发展所需要的专业知识的高素质、复合型档案干部队伍。,
14、5.加强档案宣传工作，强化社会档案意识，扩大社会档案信息需求，培育档案利用者和利用市场。6.加强合作与交流。在国内加强档案机构与图书、文献、博物馆等部门的沟通与联动，在科学研究、标准制定、公共服务等方面开展合作。在国际上，促进中外政府间档案合作及非政府档案组织间的交流，深入参与档案相关国际标准的制定与修订，积极参加国际档案学术会议，扩大档案学术著作、刊物的对外发行，宣传中国档案工作成就，树立中国档案工作新形象。,一、背景及发展情况,信息化的步伐很快 信息网络设施明显改善 社会对档案信息的需求提出的要求也越来越高国家档案局把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略任务,在全国档案事业发展“十五”
15、计划期间，全国档案事业，坚持依靠科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程，取得了很大的进展。,北京市“十五”时期档案事业发展规划就档案信息化建设提出了四项主要任务。要求本市各级国家档案馆加快档案信息网络建设，实现首都公用信息平台与市区县档案馆之间联网及开放档案目录信息资源共享，逐步提供开放档案目录网上查询，有选择地公布档案编研材料和提供部分档案全文浏览服务。2007年数字化已完成37%：60万卷、2000万页、缩微品数字化86万幅、照片5.6万张，声像档案数字化完成100%：录音1249小时、录像930小时。,深圳市“十五”国民经济和社会信息化规划确定：“建立数字档案馆系统，制定电子文件归档
16、和电子档案管理办法，将深圳市档案馆原有各种载体的档案数字化，对档案文件实施数字化管理。与政府各部门的办公自动化系统相联接，通过互联网向政府和社会提供查阅服务，实现档案信息传输网络化、管理自动化。”,顺德市国民经济和社会发展第十个五年计划纲要提出：要“重点搞好政府信息、电子商务、社会公益信息系统等建设，推进电子商务和网络信息服务，开发档案信息资源，建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案事业体系，形成涵盖国计民生的所有重要经济社会领域的规范化的信息应用系统和完善的信息采集、处理、反馈、分析、预测和决策系统”。（顺德行政大楼监控中心、政府信息网络设备、水雨情实时检测显示,北京平谷区偏远山区乡
17、村的电子政务和村民的信息化。（山区农民家中访问的平谷区电子政务网站、普通乡村的办公自动化、乡村在网上的经营方式）,办公自动化和电子政务发展迅速,“全国政府机关办公服务系统”实现了全国联网。 十二个国家级的“金”字系列工程相继启动，气象预报系统、地震预报系统、地理信息系统、新闻出版网络系统等公共信息服务业取得明显进展。 全国已有1000多个信息中心 。国家级的三个档案目录中心已经初步建成，数据量超过300万条。,文档一体化的新趋势,电子政务（OA）系统的发展将档案管理作为其必须包容的重要部分。数字档案馆建设过程中向文件生成的前端延伸。电子文件管理为主线，只有实现文档一体化才能保证其完整性、真实性
18、和可用性。,其他门类的档案信息库的建设也初具规模，如档案科技信息数据库、照片档案数据库等都已投入使用，有数十个省部级或大型企业的档案全文数据库平均超过40万件达到400万页以上。 200多个各级各类档案部门在国际互联网上开通了档案网站或主页。北京市，上海市等地的档案馆网站的年访问量均超过100,000次，社会效益明显。,各级党委政府的重视和支持为档案信息化建设的健康发展提供了可靠的保障；全国档案信息化建设领导小组和档案信息技术专家咨询委员会的成立，负责技术方面的把关与指导，为全国档案信息化建设科学有序地进行提供了组织保障； 国外、国内有关计算机辅助档案管理、电子文件管理、档案网站建设、数字档案
19、馆建设等方面研究成果的取得，为中国的档案信息化建设提供了可贵的经验；,中国具有一定规模的档案馆除了基础设施建设外,还引进和培养了一批具有档案信息资源加工和管理、数据库管理和维护、应用系统开发等方面的专门人才。,什么是档案信息化,根据档案行政管理部门的工作指导范围，界定档案信息化的概念是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行接收采集、处置、妥善保存和提供利用。即，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以多种形式的数字化档案管理转变的过程。,档案信息化具有的特点,第一，档案信息化工作的政策与法规由国家档案行政管理部门统
20、一制定。 第二，档案信息化是政府、企业和其他各种产生电子文件和电子档案的社会活动信息化的延续。 第三，应用现代信息技术使档案信息资源管理实现数字化、标准化、系统化、网络化，对档案进行收集、存储、处理、检索、传递、分析与长时间有效保存。 第四，档案信息化建设的最终目的，就是要实现档案信息资源的真实、完整地采集和保管，安全与合理地使用，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。,二、档案信息化建设内容和任务,主要任务，是在国家档案行政管理部门的统一部署下，与电子政务建设相结合，在各级各类档案馆推广应用现代信息技术和网络技术，深入开发和利用档案信息资源，推进档案部门上网，提高档案工作者的素质
21、，加速实现我国档案管理现代化的进程。,档案信息化的主要内容有：基础设施建设、标准规范建设、档案信息资源建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。,第一是基础设施建设,软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。档案信息化基础设施建设应当与办公自动化或电子政务的基础设施共同建设,形成一个系统平台和设备环境。目前尚无全国统一的档案信息网络建设规划，但强调各地的档案信息化的规划要纳入当地的信息化发展总体规划。天津泰达电子文件中心的存储域网络设备、中央档案馆终端房,第二是标准规范建设,标准规范是档案信息化建设的重要基础，要在充分调研的基础上，根据国际
22、标准和通用规范，逐步推出适合我国国情的相关标准规范。主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标识、描述、加工、存储、查询、传输、转换、管理和使用等，逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。形成的标准体系应当与信息源（档案生成者）和信息服务对象（档案利用者）的标准体系兼容。制定元数据标准的工作现场。,第三是档案信息资源建设,档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的重要任务，其核心是电子文件的管理。档案信息资源建设应当与数字档案馆、所属单位的管理信息库以及公共信息库的建设相结合。北京市档案馆纸质档案数字化工作间、中央档案馆录音档案数字化设备、中央档案馆影
23、像档案数字化设备 、第一历史档案馆缩微胶片数字化设备,第四是应用系统建设,应用系统是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。建设要求是功能设计与标准兼容，尽量采用通用化和产品化而且实用的软件系统。第一历史档案馆全文检索应用、中央档案馆档案数字化仿真应用（仿真作品）、北京市档案馆档案保管环境数字化控制室 、第一历史档案馆综合业务信息管理应用系统,第五是人才队伍建设,要坚持以人为本，始终把培养人才、建设队伍、提高人的素质放在第一位。有针对性地进行各种形式的业务培训，特别要加强对计算机知识与技术、信息开发技术、网络技术等方面内容的培训。信息技术发展快、知识更新迅速、相关人才的使用成本很高，
24、所以在培养内部人才的同时还要特别注意吸纳社会技术力量的支持，形成开放式的人才队伍。中央档案馆工作人员计算机应用培训机房,近期档案信息化建设的主要任务有以下一些：,1、以各级档案部门的内部局域网和联接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网和互联网网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设一是与办公自动化网建设相结合。把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，保持协调、同步发展。各单位各部门要把档案管理现代化与各机关办公自动化同步建设，同步发展，为机关中心工作服务，为国家经济建设和社会发展服务。,二是与政务网和互联网站建设结合。各级各类档案部门要继续在国际互联网上建立档案网站或
25、主页，为档案工作政务公开和档案信息资源的更好服务开辟新的渠道。 三是与电子政务和数字档案馆建设结合。2000年12月全国档案工作会议通过的全国档案事业发展“十五”计划中，明确提出了建设数字档案馆的要求和目标。深圳市档案馆、青岛市档案馆已在数字档案馆建设的试点工作取得了初步成果。,一般在隶属于党政机构的省部级、或经济发展较快的市级以上国家综合档案馆建设成内网（档案专网）、外网（电子政务网）、互联网站（社会服务网）等多级网络，平均投资额每个单位约为500万元人民币；在部委级或行业管理系统及大型企业中建立跨省市的可支持档案信息化的网际网，平均每个行业系统约为1000万元人民币。,2、以馆藏档案的数字
26、化为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。一是现有数据库的充实与完善。采用相关技术，将已有各类高质量的数据库与数字档案馆资源库实现互联，提高资源的利用率。加紧建设全国革命历史档案、民国历史档案、明清历史档案等三个目录中心。同时，在全国各级档案部门新建一批高质量、大规模、分布式的多媒体档案数字资源库群。这些资源库按照中国数字档案馆应用系统的要求进行组织加工，通过网络为用户提供高效服务。,二是现有馆藏档案的数字化工作。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，通过纸质档案扫描、照片扫描、缩微胶片转换、录音数字转换、录像数字转换等手段，有计划地把纸质档案、胶片、照片、录音、
27、录像档案数字化，使这些信息与现有档案资源数据库并网。,数字化转换加工存储设备举例:,数码加工复合机高速扫描与数字化管理设备消中缝、零边距的扫描设备智能自动检索密集架精巧型光盘存储检索设备不拆卷档案数字化设备缩微胶片数字化扫描设备数字化缩微胶片输出设备,三是电子文件的收集与积累。随着计算机及网络技术的发展和普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，各种文件的生命周期中有可能部分或全部采用电子形式。深圳数字档案馆鉴定现场（可将几十个局、委、办产生的电子文件接受至数字档案馆。,具备现代化管理条件的档案部门，积极介入本地区、本部门电子文件的形成过程，加强对电子文件积累、著录、归
28、档等环节的监督、指导，加强对电子档案的管理。各级国家档案馆积极探索电子档案接收方式和管理、保护、利用的方法，积极开展试点工作，为电子档案的进馆做好充分的技术和人员准备。 在开展档案信息化建设较好的地区和档案部门总结经验，加强对各地开展档案信息化建设试点单位的指导与帮助，做好试点工作。举办电子文件研究成果报告会，交流工作经验，了解发达国家在电子文件领域的管理现状和发展趋势，借鉴其成功经验，推动档案信息化建设。,根据发展情况，到2008年，国家级档案信息库平均档案信息化数量将达到200万条(件),其信息量为10GB(文本文件)或2TB(图形文件)。半数以上普通市县档案信息库亦将达到20万条(件)的
29、数据量水平。其中的部分档案信息库还将另外建立多媒体信息库。,3、以档案管理软件的优化和推广应用为基础，以数字档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，加强档案管理应用系统的建设。 80年代末，我国综合性的档案馆研制开发了档案自动标引系统、智能编目检索系统、自动立卷系统、光盘原文管理系统等； 90年代，光盘技术、人工智能技术、网络化技术、多媒体技术等高新技术在计算机档案管理中得到广泛的应用；2000年逐步在电子文件和电子档案管理方面实现了一体化管理。,已有一批优秀档案管理系统在各级档案部门得到应用，档案管理现代化软硬件基础设施建设有了较大的发展。由国家档案局立项或组织开发的重点软件如档案信息化加工
30、系列软件、数字档案馆系列软件、通用型文档一体化软件、综合档案馆档案业务管理软件等进一步完善和陆续得到推广。,由国家档案局科研所承担的国家社科基金重点项目电子文件真实性、完整性、有效性保证及其法律地位的认定课题，2003年底完成。示范软件系统可对电子文件的整个生命周期进行监控，保证文件内容、背景和结构的真实性与完整性，且做到归档时自动鉴定，提示管理漏洞和异常显现，为解决电子文件的法律地位创造了技术条件。,某些较优秀的档案管理系统在2001年初被国家科技部列入了国家重点科技项目推广指南计划，国家档案局也将加大力度进行推广应用。,4、以贯彻实施计算机档案管理软件功能要求为基础，以研制和推行电子文件归
31、档管理标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。 已颁布国家标准GB/T18894电子文件归档与管理规范、档案管理软件功能要求暂行规定、电子公文归档与管理暂行办法（国家档案局2003年6号令）、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。,还将出台电子邮件公文归档与管理规则、电子文件管理术语、电子文件元数据集、电子文件真实性鉴定方法、档案信息安全管理规范、档案互联网管理方法、电子签章和电子水印使用方法。电子文件保管期限表、等多项标准。根据国家有关法律法规，国家档案局正积极研究解决电子档案的信息安全保密问题，紧密配合国家有关部门，积极探索网络环境下的安全保密与保护隐私、保障公民权利的
32、合理途径。,一些地方性标准也陆续出台，如白城市直机关电子文件管理暂行办法（1998），上海市电子文件归档管理办法（暂行）（1999），云南省电子文件归档管理暂行规定等,5、以管理型人才为基础，以复合型人才为重点，加快档案信息资源管理专门人才队伍的建设。 要通过档案信息化建设实践的全面铺开和深入进行，在全国各级各类档案部门培养一大批电子文件管理方法指导、档案信息资源加工与管理、电子档案管理系统开发与维护、数字档案馆运营与管理等方面的专业人才，保证国家档案信息化建设的顺利进行。,三、面临的一些问题和对策,1、规划和设计滞后 主要原因是，档案信息的生成和管理是按时间和空间分割的，受权限、资金、规范的
33、制约，全国统一制定规划很难，以地方为主做起，较为可行。另外的原因还有，与档案信息化连接的前期对象处于变化之中，使档案信息化本身也不得不跟着变化。如产生电子文件和电子档案的部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，造成档案信息化管理系统的不确定性。或者由于档案部门的参与指导不到位，使电子文件和电子档案的采集与归档方法带有缺陷，难以保证电子文件的真实和完整。,中国的电子政务信息化的变化与体制改革相关联。目前多数行政职能部门正处于从管理向服务的转变之中。由此造成信息系统运转中较强调权利的分割、流程控制和手续的严密，办理一件事的过程中，多数部门处于等待状态，效率较低。,各个职能部门只掌握自己的数据，部
34、门之间存在较严重的数据共享壁垒。由于体制限制，不少单位为解决此问题多次下文，企图实现信息共享，但很难奏效。如北京某科技园区管理中遇到工商、税务、公安部、财政等多个职能部门的信息壁垒问题，使对用户办事期限的时间承诺难以兑现。,解决问题的方法,档案信息化可以整合处于分割状态的归档数据，但对现行文件信息共享作用有限。一些地方将数字档案馆的建设与电子政务的建设相结合，配合体制的改革和职能转变，使档案信息化提前到电子文件产生之初，将现行文件的管理纳入档案信息化管理范围，为信息共享和电子文件的一体化管理创造了新的经验。,2、档案信息化的服务观念和方式滞后 档案信息化的服务对象扩展迅速，其从内部扩展到外部，
35、从领导层扩展到基层，从法人扩展到自然人。东南沿海地区的电子政务网已经扩展普及到乡镇（有90%以上联网）甚至村级。北京的某些区县的电子政务系统也正在向乡镇发展，有的区县已有90%的乡镇和20%的村联网。,但在保密和安全对策、控制与开放、支持决策和面向社会、社会效益和经济效益获取等方面存在诸多障碍。,解决问题的方法有： 一是进一步转变观念，把档案信息作为基础国家信息的一部分。除了必须保密的部分外，尽量拓展档案信息的服务领域，这样可以把原来认为是档案部门或机关内部的事，纳入国家和地方的信息化建设规划，在资金、人力和服务规模上都可以争得主动。,二是加大档案信息化的管理和指导力度。在经济发达地区，将电子
36、文件和电子档案的管理指导扩展到乡镇，使档案信息化的建设与电子政务的发展同步。 三是进一步落实档案有关的法规。保证档案信息的安全，同时也要保证档案信息的合法利用，使档案信息充分发挥作用。,3、相关法规体系不完善 中国的档案法规已有一定基础，但是还不够完善。总的原则是面向计算机和网络的技术的标准直接采用国际标准或国家标准；一般性的信息处理标准优先采用国家标准，档案属性较为明显的信息技术要求制定行业标准，总之要尽量减少档案自定标准的数量，可以加快标准体系的形成和提高标准化程度。利于与国家信息系统兼容，防止形成档案信息孤岛。,以下相关标准和问题应给予特别关注。如，电子文件的法律地位问题正在解决过程之中
37、，已颁布的规定和标准体现了对电子文件生命周期的超前管理和全程监控的原则，对电子文件的真实性和完整性保证提供了规范化的方法。 电子文件和电子档案加工和存储质量标准还未出台，造成的相关问题还有很多。如经实际检测，目前光盘的数据存储质量规范多为企业标准而且针对的是声像信息。其缺陷率规定的较高（220块/秒，每块256字节），对存储以文字信息为主的档案信息存储质量要求，显得过于宽松，会使被认为合格的光盘中的文字错误率超过允许范围。因此急需制定符合档案信息化要求的相关标准。,档案信息记录主要使用CD-R，或DVD-R，即一次写入光盘。其构造：聚碳酸酯（PC）盘基、信息记录染料层、金属反射层、腊克保护层和
38、油墨印刷标识层，5层结构。染料层有三种最常见：花氰染料、偶氮染料和酞氰染料。分别使用金、银、铝作为反射层。由于染料和反射金属的不同组合，使光盘呈现不同颜色，主要有：绿盘、蓝盘、金盘和白金盘。酞氰染料最稳定。,在以下方面的立法和标准制定进一步加速。如，电子文件的法律地位认定标准；电子文件的完整性和真实性鉴定标准；电子文件长期存储格式；电子签章和电子水印使用方法；电子文件存储的质量标准；档案信息和信息管理系统安全等级划分办法；档案信息化系统设计要求等。 （2004年2月24日国务院办公会原则通过电子签名法，将从根本上解决电子政务和电子商务的普及应用问题。）,4、档案信息化存在信息共享壁垒 解决此问
39、题的方法应当与管理体制改革和工作模式的转变相结合。较好的方法是，将职能部门的工作模式由管理型改变成服务型，使原来针对某个管理对象的多个职能部门的顺序审批，变成同时进行的协同服务。,在这种模式中，服务对象是主题，尽管各个职能部门仍存在一定的信息壁垒，但是在针对特定对象的特定时间段，各部门掌握的相关信息是完全共享的，因此办事效率很高，可以使原来等待几十小时的事在几分钟内完成。我国已有一些地方和单位采取了与此类似的工作模式。如某经济开发区正在建设的电子政务和数字档案馆系统中，体现了服务理念，把用户分成管理群、企业群和公众，且使数字档案馆和相关职能部门围绕用户群提供服务，可使针对某一个用户的办事周期控
40、制在数小时之内。,5、重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在 档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少。在中等规模的档案信息化系统建设中，正确的资金投入大致比例应当是硬设备占40%，软件20%，标准规范制定和应用模式调整占10%，信息资源建设占30%。经实际调查多数单位未能达到上述指标，致使不少单位设备几次更新，但信息化的应用成果一直未见到的原因。,6、维护公众权益和满足各类利用者顺利获取档案信息的方法和途径。,目前我国的档案信息化服务问题仍然很多。不同程度地存在如下问题：如确定服务对象时注重领导
41、机关和决策者，对基层和大众有所忽视；由于种种条件限制，采用的服务方式落后，观念相对封闭和保守；技术措施跟不上实际需求的发展等。,对档案管理部门来说，要努力做到为信息找到利用者，同时也为公众找到所需的档案信息创造方便条件。档案信息的用户群从上到下可分为决策层、管理层、企业层和普通民众，由近到远分为本地用户、异地用户和远程用户。,一般情况下处于上层或近处的用户在设备和资源占有方面更受重视，但下层和远程的用户的需求更复杂，涉及面更大，需求的迫切性反而更明显。现实情况表明，有很多领导机关对信息化的投入很大，而应用效果反而很差。基层或普通民众的情况正好相反，一般是投入少而使用效率高，更注重实效，常常以很
42、少的投入取得了很明显的效益。,矛盾体现在信息资源的占有方面的不平衡或不公平。这种现象虽然存在了很长时间，也采取了一些措施，但是改进甚微。档案信息化过程中必须对解决这个问题采取有效措施。例如，结合政府职能由管理型向服务型转变，把档案信息化的建设与公众利益紧密联系在一起，克服强势群体与弱势群体之间存在“马太效应”，使资源分配和获益情况更为均衡甚至更侧重于弱势群体，使档案信息化建设目标与国家提出的建立和谐社会的目标吻合。,消除各个部门信息共享壁垒问题。可以在将政府的管理转变为服务时，可以做到针对某个服务对象整合各相关部门的相关信息，使多个部门同时共享各自所有的信息，以同时协同对服务对象的服务。,7、
43、解决现有信息检索方法不适应综合信息环境的复杂网络的综合性信息库要求的问题。,常用的检索方式要么依靠人工检索语言难以跨越不同部门、不同学科领域或不同历史阶段信息库的壁垒，要么以简单漫游的方式去“大海捞针”，效率很低，效果极差。档案信息化必须在检索语言上实现由人工语言向自然语言的过度。,方法和途径有：主题词的维护和推广使用（在一定范围内有效，不适用于公众网络）；智能搜索引擎的开发和使用（已有可用的产品，但还有待完善）；将现有的数据库系统上升为知识库系统（正在研究，还处于探索之中）。我国在这方面的研究有了一些进展，但仍需加大力度。如不在这些方面有较大的突破，档案信息化的目的就很难达到。,8、与社会信
44、息化建设结合,促进档案信息网络等基础设施的建立。,社会信息化是档案信息化的基础。现在到了使档案信息化融合于社会信息化的关键时期。我国从第八个五年计划就开始强调信息化的建设，并连续在以后的几个五年计划其间加大办公自动化、电子政府、电子政务、企业管理等方面的投入。相比起来，档案信息化的投入不够普遍，不够连续，不够均衡，不够力度。,迫切地期待着改变档案信息化以往的自下而上摸索、各自为政实施、另打碎敲建设、重复性投入造成浪费等情况；做到全国统一规划，自上而下实施，以中央投入带动地方投入，均衡发展、广泛受益，开劈档案信息化健康发展的新局面。,9、关注信息新技术的发展和新载体的使用，解决档案信息和电子档案
45、的长久保存问题。,档案信息化建设中涉及的新技术如同双刃剑，既支撑了信息化的应用和发展，也带来了不少难解决的问题。其中最突出的，就是电子文件和电子档案的长久保存问题。信息化技术的特点就是更新很快，难以掌握又十分脆弱，经常是在档案工作者没有准备的情况下就已经被使用了。造成由于信息化或数字化，而将人类活动的记忆保存置于危险的境地。信息化过程中造成的电子文件和电子档案丢失问题，在国内外屡见不鲜。,，档案工作者必须随时关注信息技术的发展，及时更新知识，从电子文件产生的前端开始进行关注或干预，对相关技术进行测试、研究、鉴别和筛选，在此基础上对相关问题提出指导意见。,档案信息网站的建立与管理,1、网站管理模
46、式 自管主机模式：投资大、安全性好、后台操作方便、运行管理负担重。托管主机模式：投资大、安全性较好、后台操作较方便、运行管理负担较轻。北京市档案馆网站（主机托管）虚拟主机模式：投资小、安全性较好、管理负担轻、后台操作效率较低。 国家档案局网站（虚拟主机）,2、网站设计方法,确定服务对象：决策者、职能机构、公众。确定服务内容：消息报道、政策法规、档案利用、业务交流、专题展示、建议交流、资料电子商务等。确定服务方式：特定用户（内网专网）、专业或行业系统（互联网会员用户）、一般公众（互联网随机客户）。制做网站系统：风格设计、栏目安排、内容编辑、信息管理。,3、网站栏目内容设置,国家档案局网站北京市档
47、案网站首页上海市档案网站首页克拉玛依市档案馆网站美国国家档案馆网站日本国立公文书馆网站,4、信息更新与安全控制,信息采集信息审核与编辑信息上载信息归档安全监督（防黑客、聊天室监督）信息刷新网站更新北京市档案馆网站后台管理界面、北京市档案网站分析界面、克拉玛依网站后台管理界面,五、档案信息网络化视听应用,1、目的：建立网络档案视听信息数字档案馆，与电子政务和企业管理结合，支持多级网络的多种用户应用，在网上存储、编辑、发布、直播和交互点播。,2、主要指标：同时支持4路音视频通道，输入采集、数字压缩，实现存储和网络分发。数字节目带宽（28.8Kbps-3Mbps)，Internet连接方式不同用户的
48、速率可变。通道动态切换，直播中提供不同信息源。交互点播时时节目自动更新。支持远程管理。,3、工作要点：声像档案数字化存储与利用需求分析。选择流媒体编辑设备。开发档案网站和数字化档案信息利用系统等应用系统（与普通网站结合）。运行管理（信息安全控制、用户权限控制、提供服务质量管理等）。,一个文件档案信息中心的管理应用实例,上海浦东新区档案管理模式看点一：超出普通范围的“大档案”管理 范围包括国家综合档案、城建、土地、经济、科技等。看点二：面向社会的开放式管理模式 决策层、企事业层、公众层看点三：国际水平的新技术开发应用 档案馆建筑、展览馆（内厅、开发区沙盘、科技展示、地铁盾构、主机芯片）、利用大厅、电子阅览室、提档密集架远程操控、档案密集架提前开启（取档）、自动传送设备（轨道、小车）、档案信息GIS系统等,
