1、- 1 -毕业论文（20 届）浅谈会计电算化所在学院专业班级 会计电算化学生姓名指导教师完成日期- 2 -摘 要随着计算机技术的普及和知识经济的兴起趋势，会计电算化代替手工操作体现了实效性，使会计业务信息处理省时、省事、高效便捷，不仅减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作的效率和质量，同时也促使着会计工作职能的改变，使得会计电算化能更有效的服务于人。在实施会计电算化的过程中，初始化的工作尤为重要，初始化不当，结果将会在日后的工作中逐渐显现出来。初始化的工作比较复杂，所以财务人员应与技术人员充分协调交流，牢记实施要点，避免一些常见的失误，高效完成初始化工作。在会计电算化系统中，初始化工作包括设
2、置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义辅助核算、定义报表以及录入余额数据或者是发生额数据等等。初始化工作只能进行一次。本文就会计电算化的核算方法、规则选用、科目设置、报表定义等方面需要注意的问题进行探讨。关键词 ：会计电算化；初始化；对策- 3 -目 录第一章 绪 论 .- 4 -1.1 实施项目前有哪些准备工作 .- 4 -1.2 系统运行前后的管理工作有哪些 .- 4 -第二章 科目设置注意事项 .- 6 -2.1 科目设置的规范性 .- 6 -2.2 科目设置简洁性原则 .- 6 -2.3 科目的扩展性需求 .- 6 -第三章 数据录入及报表初始化 .- 7 -3.1 数据录入时的
3、注意事项 .- 7 -3.2 报表初始化应注意哪些问题 .- 8 -第四章 结语 .- 9 -参考文献 .- 10 - 4 -第一章 绪 论1.1 实施项目前有哪些准备工作在项目的具体实施工作之前，企业的会计电算化实施项目人员应与电算化软件相关技术人员沟通协调好方案。单位的会计电算化操作或主管人员对自己所在单位的会计管理工作较为熟悉，了解电算化项目所需的功能和管理制度。然而，在项目实施的时候，企业的会计管理人员本身对自己企业所需的功能和需要达到怎样的管理水平还处于判断阶段。而软件公司的设计人员则对该软件的功能非常了解，但是又对实施单位的具体业务不熟悉，不清楚实施单位需要实现哪些具体的管理目标，
4、哪些功能对单位的会计核算重要，哪些功能对会计核算无关紧要，单位所要求实现的功能，是否符合客观条件。那么，就要求单位的会计主管人员和软件公司的实施项目人员进行沟通协调，对软件的具体功能和单位的具体核算目标进行研究，将二者结合起来，从而避免在实际的实施工作中产生不必要的失误，同时制定标准化实施方案。1.2 系统运行前后的管理工作有哪些系统运行前应注意问题，选择合适的会计电算化软件目前市场上会计软件品牌繁多，其功能和售后服务也参差不齐，单位应结合自身实际进行选择。如行政事业单位实行的是预算会计制度，企业实行的是企业会计制度，前者可能只需要简单的标准化软件，仅俱帐务处理和报表功能就够了，甚至单机就可以
5、，而后者则要求高的多，一般需要远程、网络连接，多计算机、多人员操作、多权限设定等。建议单位应根据行业需求选择有实力的软件公司， 因为它们经验丰富、实力雄厚，着眼于未来，其开发的软件始终领导行业潮流，在不停的后继开发、升级后，会让本单位所选购软级功能日益完善，操作使用管理更加方便，从而适应会计不断发展的要求。做好系统的初始化设置系统的初始化设置，是帐务软件使用过程中的一次性工作。系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数，在结束建帐后即无法修改，所以用户系统初始化的设置将对帐务处理的质量和工作效率产生直接的影响，可见系统初始化设置这项基础工作一定要作好。在人机并行阶段积累经验，为正式运行打
6、好基础会计电算化软件是一- 5 -种特殊软件，使用时必须要确保万无一失，因此软件必须经过试运行， 即手工与会计电算化软件并运行阶段，才能投入正式运作。(一般不能少于 3 个月)在此期间，单位应逐步组织制定一套适合本单位会计电算化的基本操作规程、管理制度，配备人员，划定分工， 分别授权，明确职责。由于软件在开发时采用数字模拟方式，与单位实际会计业务总会出现差距，所以在并行阶段肯定会碰到或发现一些问题，用户应利用销售商提供的免费维护期，积极与服务人员沟通，不断有效改进和完善所用软件，并逐步积累一些经验，为以后的正式运行奠定坚实的基础。运行后的应用管理电算化后的内部控制手工条件下，会计部门根据经济业
7、务性质分成不同的岗位，各岗位可以相互核对、相互制约，从而形成一个内部牵制网。电算化后，经济业务的记录、存储和处理集中由计算机完成，这种方式虽减少了手工抄写的错误，使数据准确性得到保证， 但另一方面，集中式的处理使大部分职能由计算机统一完成，这就无法通过类似手工的牵制方法检查错误。会计信息越来越重要，而数据的可靠性和正确性与内部控制功能的强弱有直接相关性。会计电算化系统的内部控制比手工条件下的内部控制更加复杂，技术性更高。如果内部控制不严，就有可能造成错误的会计记录，甚至有可能产生舞弊现象。所以电算化系统的内部控制在整个系统运行过程中至关重要，如出纳与会计分离、录入与审核分离、必要的上机操作记录
8、和操作日志制度，并根据会计电算化内部控制中不相容职务予以分离的原则，对各类人员的权限资格进行控制，每个人只能完成其中一部分工作，任何人都不应在未授权的情况下，完成操纵经济业务、数据处理和输出资料。例如：程序员应当只能编制程序或修改程序，不能参与数据输入和数据处理；操作员只能输入或输出某些资料，不能编制程序或修改程序等等，只有这样，才能有效降低甚至杜绝差错发生的可能性，才能使会计人员各司其职，责任明确，符合会计上相互牵制、监督的原则，这是电算化信息系统安全、有效、正确、正常运转的保证，也是防止各种舞弊的有效措施。第二章 科目设置注意事项2.1 科目设置的规范性- 6 -建账时要将收集到的会计科目
9、加入软件系统，建立财务系统的会计科目体系。一般在建立账套的同时，电算化软件会根据你所选择的单位性质，按照会计规则默认安装一套在会计科目。而这些默认安装的大多都是总账科目，一般都会满足单位的需求了，不用再手工建立。在电算化帐务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外，还要为每一个会计科目加入一个编码，另外还需要注意科目的性质、余额的方向，需要辅助核算的科目还要进行辅助核算方面的设置。财政部已制定的各行业会计制度中都系统的给出了总账科目及少量二级科目的名称及编码。在设定总账科目编码时必须符合财政部门指定的会计制度中的相关规定，从而保证科目代码的规范系统性和统一性。2.2 科目设置简洁性原则科目的设
10、置要简洁。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求代码简洁明了、位数越短越好，既便于记忆又能提高录入凭证的速度，要避免那些冗长且无用的科目影响日常工作效率。2.3 科目的扩展性需求 科目设置中应该考虑到业务的发展和会计核算的进步，注意科目的扩展性。会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的，例如，假设“应收账款”通常以客户或单位为来设置明细科目，明细科目的数量不同单位差异很大
11、，少则几十个，多则成百上千，两位码长难以满足要求，要增至三位甚至更长，由于同级科目必须使用等长的科目编码，其他二级科目也要使用三位或更长的科目编码先按客户所属地区分类，设置二级明细。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时，其他科目的凭证输入速度势必会受到影响。为了解决这一矛盾，像这样的科目在设置中便需要一些技巧，一般的会计软件会提供一定的辅助核算的功能，可以将这类科目的辅助核算的性质设置为“往来核算”，将往来单位作为辅助核算的明细项进行核算，这样既减少了明细科目的设置，又增加了往来核算的明晰性与灵活性。如果不想采用辅助核算可将明细科目先分类，按分类设置二级科目，
12、然后- 7 -再设置下级明细科目，如“应收账款”总账科目下细科目，然后再按客户名称设置三级明细科目。第 3 章 数据录入及报表初始化3.1 数据录入时的注意事项在完成科目设置的工作后，即可将各科目余额输入系统，根据系统启用的月份不同，原始数据的录入也有区别。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。如果账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。但
13、是仅仅是录入各月份的发生额，再查询以前月份的账户的明细时，还是不能得到结果，为了解决这个问题可以采用两种方法：一种方法是如果单位的业务量小，凭证的数量较少，可以采取手工录入追加凭证的方法；另一种方法适用于更换财务软件的单位，与软件公司的人员协商，使用特定的软件，将过去使用的软件的数据转出来，再导入到新的软件系统中，这样做可能会存在一定的风险，丢失某些数据。总之，在会计年度中间实施会计电算化，数据的初始所涉及的问题较多，应尽量在会计年度的开始或者是结尾，来更换财务软件。初始余额发生额数据录入完成以后，软件会自动地核对总账与明细账之间、借贷双方之间、总账与辅助核算之间的平衡关系，但是对这个步骤不要
14、掉以轻心，急于进行日常的工作，应该将录入的数据与手工账之间进行仔细核对，确认二者之间无误后再进行日常的操作。原因是大多数软件在录入凭证后，初始的余额便无法改动，当使用一段时间后再发现初始的数据有错误，便没有办法改动，只能用调整凭证进行调整，或者是作废掉该账套重新再建立一账套，重- 8 -新初始化。3.2 报表初始化应注意哪些问题会计报表是会计工作流程中的最后一个环节，在会计软件中通常都预置了通用的会计报表，但除通用会计报表外，单位一定还需要其他报表，这些报表是无法预置的，需要重新设定。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成，其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据，一类是固定的表项目，
15、另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式，从账薄、其他报表中取来，随账薄中的数据变化而变化。但是取数公式的格式在不同的会计软件产品中各不相同，必须参考会计软件所属的用户操作手册。在定义报表的过程中，需要用到很多函数，财务人员一般不容易掌握。因此在初始化的过程中，这一项工作一般由软件公司的项目实施人员与单位的财务人员来共同完成。定义完报表以后还应该注意报表的校验公式的定义，校验报表内部、报表之间的勾稽关系，避免出现一些低级的错误。需要注意的是，如果是集团公司，集团内的各分公司向总公司提供的电子报表应严格符合集团公司所要求的格式，这样集团公司才能够进行合并、汇总工作。因此，为了做到严格的
16、统一，像这一类的报表，集团公司应该首先定义出标准的报表，然后向分公司下发，分公司通过接收报表的方式，将标准化的报表接收到自己单位的账套中，而不应该由分公司自己定义这一类报表。与一般的报表相比较，现金流量表的制作相对困难了一些。对于现金流量表的具体制作，不同的软件提供了不同的方法，各种方法之间的差别也比较大，我们在这里简单地总结一下，大致可以分为两种方式：第一种是在制作凭证的同时将涉及现金流的分录，归纳到不同的现金流项目中去；另一种方法是事后调整，制作凭证的时候不进行归类，等到会计期末，再由专门的制表人统一进行调整制作。这两种方式各有利弊，第一种方式直截了当，做完凭证后随时可以得到现金流量表，但
17、是对于凭证的制作人员的要求较高，凭证制作人员应熟悉现金流量表的制作。第二种方式对于凭证制作人员的要求较低，但是将工作- 9 -量积攒到会计期末，制表人员的工作量较大，修改相应凭证后，制表人还得重新进行调整。单位可以根据自己的实际情况来选择适合的方式第四章 结语在会计实践中，只有建立电算化会计信息系统，才能实现会计电算化，这不仅可以把广大财会人员从复杂的记帐、算帐、报帐中解脱出来，而且大大提高会计工作效率，为管理提供全面、及时、准确的会计信息。同时，促进会计工作职能的转变和工作规范化，促进会计理论和会计技术的不断提高，对于新形势下会计电算化工作的高效实施，有着重要的现实性和指导意义。总之，会计电算化的初始工作是一项技术性较强的，涉及方面较广泛的，内容较复杂的工作。只有在会计电算化的初始工作中注意上面所提到的问题，高质量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的弯路，才能最大地发挥软件的功能。参考文献1王淑萍。财务会计学M.科学出版社，2004.2赵伟。加入 WTO 对我国会计信息产业的影响与对策J.中国会计电算化。2002.3李守明，靳兰春。我国电算化会计与电算化审计的比较分析J.2001.4高正昶。中级财务会计M.科学出版社，2004.
