1、總務處簡介,報告人申永順總務長,102學年度第一學期新進職員研習會,2,核心理念成為忠心良善好僕人，謙卑 服事校園中每一位教職員生,馬偕醫學院總務處為全體教職員生同心建造美麗溫馨的校園,3,總務處整體工作目標,提供師生安全、便利、舒適之教學、研究、生活及休閒環境。 充實行政與生活設備與設施，貫徹保養重於購置原則，落實財產驗收與保管，提高軟硬體效益。 推動校園環境保護與實驗室安全衛生管理，提昇校園環境品質並維護環境資源，建立安全衛生、環保潔淨之校園。 配合學校整體發展，提升採購與經費出納工作效率，達成各類資源有效運用，提升文書檔案管理品質，加速校務全面發展。 建立生態永續校園環境，推動益康療癒森
2、林研究與休閒活動。,總務處組織與成員,各組業務報告,事務業務採購業務營繕業務環安業務保管業務文書業務出納業務,6,事務組,公務車輛使用注意事項,出差派車，需三人以上（含駕駛）、或有確實需要，始可申請派車。公務車行駛地點，以用車申請單所填寫者為限。使用車輛須事先填寫公務車輛用車申請單，於三個工作日前向總務處事務組提出申請。如因公務須借用二日以上者，需呈請總務長批准後，方得借用。車輛行使如需加油者，請於發票上輸入學校統編及車號，並記下當時里程數。若遇交通事故、或車身受損，請立即報警備案，並聯絡總務處通知保險單位前往處理。,教職員宿舍申請注意事項,本校教職員宿舍借用採一年一簽制，其申請提出時間及核定
3、確認時間如下： 一、申請提出時間：每學年開學前一個月提出。 二、核定確認時間：每學年開學前二週核定確認。遷入者租借期限原則上以三年為限。單身宿舍（每間）：5,000元/月；因一級教學及行政主管職務住宿者（每間）：2,500元/月。家庭式宿舍（每間）：10,000元/月。學生宿舍若有空房，教師或職員申請租用，費用(每間)：3,000元/月。,門禁、分機、影印機注意事項,新進人員進入設有門禁之空間、裝設分機、公務電話及開放影印機權限需向事務組提出申請。申請門禁若非本系所控管空間，需會辦該空間管理人。電話分機設有計費統計系統，為樽節開支，請長話短說。影印機設定以該空間為主要設定機器，如需跨處室，請於
4、申請單上說明。,階梯教室借用注意事項,借用階梯教室需經由“馬偕雲”申請後始得借用。借用階梯教室以先申請者為優先借用，學期中除正課與共同時間外，如遇有衝堂者請申請單位自行協調。申請階梯教室使用中控室燈光音響設備，請於結束後務必將設備關閉始可離開，如需開放中央空調務請知會營繕組。每學期舉辦一次設備使用說明，請各單位派員參加，以熟悉操作方式。,11,採購組,馬偕醫學院採購作業流程圖,請購作業應注意事項,報價單至少應檢附1份且為正本，廠商加蓋公司章，報價金額應為含稅價格，如無法提供規定之報價單份數，應另附規格書。(採購金額10萬元以上規格書為必備文件)請購單位應提報詳細之規格，並經單位人員確認簽章，不
5、得限制廠牌；無法提供規格者，得提報至少三家廠牌，但不得限制同等品之採購。如僅能由獨家供應或其他特殊情形，則需填具限制性招標申請書及檢附佐證或說明文件，併同報價單等相關資料送至採購組進行請購流程。,請購作業應注意事項,採購金額50萬元以上之採購案，應於採購委員會召開前2天將簡報資料以電子檔或書面方式先行送至採購組檢閱。【簡報格式如下：1.品名(含圖樣等)；2.目的；3.規格及數量需求(含規格書等)；4.預算及價格(含報價單等)；5.建議採購方式；6.預期效益；7.維護管理做法(含空間配置規劃等)】 簡報內容請勿顯示廠商名稱。完成採購之後續核銷、驗收流程依相關規定辦理。,得以自辦件辦理情形-1,採
6、購金額1萬元以下之採購案件。因研究所需使用馬偕醫院之儀器設備，如其使用費未超過10萬元者，以自辦件申請核准後逕行辦理。(101學年度第20次採購委員會決議通過) 以上因非採購組經辦之案件，核銷時免會採購組，由業務單位自行檢具核銷，於黏貼憑證用紙經辦人及單位主管欄核章，會核保管組後送會計室審核。,得以自辦件辦理情形-2,非屬本校採購辦法第2條所定義之採購案：政府規費(政府機關學校依規費法收取之費用，如儀器使用費、場地租金)、稅捐、會費、報名費、審查費、論文發表費、學生實習費、禮金、學校自行收入之款項等。公用事業費用：水、電、電信費、郵資、大眾運輸交通費(以租賃方式辦理除外)、燃油費等。以上因非屬
7、採購案件，不論金額大小，一律以自辦件申請經單位主管核可後逕送會計室辦理核銷，免會辦總務處。,17,營繕組,一般修繕業務,工程修繕注意事項申請修繕方式說明,工程修繕注意事項,各系所、單位，於每年度會計預算編列前，請事前溝通並配合營繕組調查統計所需工程、修繕費用。每年度工程執行，若有時效性工程，應儘早依校內程序提出申請，以利完整規劃及後續招標作業。各項修繕工程於規劃階段，對圖面或現況應有充份溝通與了解，避免施工階段大幅度更動。,各棟校舍修繕作業申報流程,第一、第二教研大樓及活動中心各單位辦公室、教師研究室、教室、實驗室、洗手間等空間之門窗、照明燈具、水電設備等之損壞，請填寫“請修申請單” 申請人及
8、所屬單位主管簽章後送交營繕組派校工修復或請廠商派員修復學生及學人宿舍各單元之門窗鎖頭、照明燈具、水電設備等之故障或損壞，先向宿舍管理員或管理單位反應請宿舍管理員或管理單位相關人員前往查看並確認填寫“請修申請單”申請人及所屬單位主管簽章後送交營繕組派校工修復或請廠商派員修復影印/傳真機、碎紙機、電話、飲水機等事務性機器設備及門禁(卡) 、監視系統之故障請洽事務組報修,請修申請單填報程序,請上學校總務處網頁表單 下載營繕組-請修申請單 自行下載填寫後送交營繕組,2.直接至5C辦公室營繕組前方櫃檯取回填寫後送交營繕組,22,環安組,環安業務-環境保護管理,環境管理方針與政策環境保護規劃及管理污染防治
9、措施管理及成效廢棄物清除及處理生態校園及環境整潔環境保護教育訓練及宣導成效,環境管理方針與政策,本校已於中長程校務發展計畫制定環境管理方針，整體工作目標如下：維護自然生態公害防制環境管理校園環境教育,據以制訂環境政策,環境保護管理-環境管理系統,本校採ISO 14001環境管理系統(EMS)精神運作環境管理事務，但管理實務之標準化，尚待納入本校內部控制制度中，102學年度將規劃實質導入EMS。,環安業務,本學期完成工作：召開環境暨安全衛生委員會會議4次、102/4/22接受新北市勞檢所查核實驗室鋼瓶安全固定、化學品危害標示與小型壓力容器檢查記錄。102/07/24環境暨安全衛生委員會會議修正通
10、過，馬偕醫學院安全衛生工作守則。經常性清除生物性廢棄物。續購置各類實驗室環安設施與器具，分發各單位使用。下學期工作重點：宣導生物性廢棄物滅菌後合理減量。持續改善抽氣櫃更換濾網附屬設施。執行例行性校園環安管理業務如申報勞安、職災、先驅化學品、毒化物等。其他臨時建議配合事項。,污染防治 廢棄物清除與處理,一般生活廢棄物,感染性廢棄物,總務處清運：清潔人員收運集中暫存區 委外專業廠商清運,環安組清運：高壓滅菌後合理分類送環安組暫存區委外專業廠商清運,購買毒性化學物質須事前申請,29,保管組,財物管理辦法,財物管理辦法已於101年8月15日經101學年度第三次行政主管會議通過並正式上路，凡有關財物之相
11、關管理均應依財物管理辦法辦理。,保管業務,驗收凡所購買之任何品項，一旦到貨後申購單位均應確實進行單位初驗始可辦理核銷作業，並由保管組安排複驗時程。移轉財物若需辦理移轉，均由轉出單位填造移轉單，並由轉入單位確認無誤蓋章並送保管組辦理移轉後續作業。盤點除特別情況會臨時進行盤點外，每學年保管組會至少安排一次全校財物盤點作業，以掌握全校財物狀況。,財物管理,保管人凡經指派或自然認定而成為財物之保管人者，應善盡善良管理人責任，掌握財物之狀況及去向，以防止發生財物遺失或毀損等損失。財物管理財物保管人應隨時主動了解財物狀況，如需外借時，應自行規畫借用表，以方便管理，如需外借逾一個月者，應依財物管理辦法第二十二條辦理。,33,文書組,文書業務(一),再次提醒請各位同仁、老師欲寄信者，請利用學校專屬信封並註明寄件者或加蓋單位圓戳，以利統計各處室郵資使用狀況，不得利用公費私寄私人信件。郵件收件服務時間：上午8:00至下午3:00。,文書業務(二),相關處理公文注意事項，文書組有針對相關問題而製作文書處理Q&A，放置總務處網頁供參考，未來能讓新進同仁或所有同仁們能快速上手本校文書處理流程。,36,出納組,二期校舍全區鳥瞰圖,
