excel打印技巧.doc

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资源描述

1、打印表格是很多朋友在工作中常常要面临的任务,这里我们通过实例图解的方式向大家提供一些 Excel 中实用的打印技巧。 仔细学习并使用这些技巧,可以使我们能更加得心应手地完成工作中的各种打印任务。学习目标: 一、在每一页上都打印行标题或列标题 二、只打印工作表的特定区域 三、将数据缩印在一页内 四、将报表打印在指定的几页内 五、打印设定的工作表背景 六、打印工作表中的零值 七、不打印工作中的错误值 八、打印出工作表中的公式 一、在每一页上都打印行标题或列标题 在 Excel 工作表中,第一行通常存放这各个字段的名称,如“客户资料表”中的“客户姓名” 、 “服务帐号” 、 “公司名称”等等,我们把

2、这行数据称为标题行(标题列依此类推) 。当工作表的数据过多超过一页时,打印出来只有第一页有行标题,这样阅读起来不太方便。用下面方法可以让每一页都打印行标题: 进入要打印的工作表,选择菜单“文件页面设置”命令,在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡,然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮,对话框缩小为一行,并返回 Excel 编辑界面,用鼠标单击一下标题行所在的位置( 图 1),再单击回车即可。 这时对话框恢复原状,可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图 2),核对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标题了。说明:列标题的设置可仿照操

3、作。若需要要打印工作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字,列标为标识每列的字母),勾选“打印”区的“行号列标”复选框即可。 二、只打印工作表的特定区域 在实际的工作中,我们并不总是要打印整个工作表,而可能只是特定的区域,那么应该如何设置呢?请跟着下面的方法进行。 (一) 、打印特定的一个区域 如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。 方法 1:先选择需要打印的工作表区域,然后选择菜单“文件打印”命令,在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区,勾选“选定区域”单选框(图 3),再单击“确定”即可。 方法 2:进入需要打印的工作表,选择菜单“视图分页预览”命令,然后选中需要打印的工作

4、表区域,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图 4)。 说明:方法 1 适用于偶尔打印的情形,打印完成后 Excel 不会“记住”这个区域。而方法 2 则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形,因为打印完成后 Execl 会记住这个区域,下次执行打印任务时还会打印这个区域。除非你选择菜单“文件打印区域取消打印区域”命令,让 Excel 取消这个打印区域。 (二)、打印特定的几个区域 如果要打印特定的几个区域,和上面的方法对应,也有两种方法。 方法 1:开始时,按住 Ctrl 键,同时选中要打印的几个区域,后面的操作与上面的方法 1 相同。 方法 2:在分页预览视图下,用前

5、面方法 2 介绍的方法设置好一个打印区域后,再选择要打印的第二个区域,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图 5)。用同样的方法设置其它需要打印的区域。 说明:用方法 2 设置的打印区域,Excel 会一丝不苟地把它记下来。要取消这些设置,执行菜单“文件打印区域取消打印区域”命令即可。 三、将数据缩印在一页纸内 这个技巧主要运用于如下的情形: 1、当数据内容超过一页宽时,Excel 总是先打印左半部分,把右半部分单独放在后面的新页中,但是右半部分数据并不多,可能就是一两列。 2、当数据内容超过一页高时,Excel 总是先打印前面部分,把超出的部分放在后面的新页中,但是超

6、出的部分并不多,可能就是一两行。 上面的情况不论是单独出现或同时出现,如果不进行调整就直接进行打印,那么效果肯定不能令人满意的,而且还挺浪费纸张。下面我们提出两种常用的调整方法。 2008-1-15 16:35 回复 frreq 0 位粉丝 2 楼(一) 、通过“分页预览”视图调整 进入需要调整的工作表,选择菜单“视图分页预览”命令,进入“分页预览”视图(图 6)。 从图 6 中可以看到 F 列和 G 列之间有一条蓝色虚线,这条线就是垂直分页符,它右边的部分就是超出一页宽的部分,下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。 将鼠标指针移至 F 列和 G 列之间的蓝色虚线处,鼠标指针变为左右双箭头

7、(图 7),这时按住鼠标左键,拖拉至 G 列右边缘处放开即可。 调整后的效果如图 8 所示,可以看到原来的蓝色虚线与 G 列边缘的蓝色实线重合,表示垂直分页符被重新设定,这样原来超出的 G 列数据就可以被打印在同一页宽内。 水平分页符的设定方法完全一致,可以仿照操作。 (二)、通过“页面设置”对话框调整 通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表,选择菜单“文件页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,选择“页面”选项卡。 然后点选“缩放”区的“调整为”单选框,在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(图 9),单击“确定”按钮即可。 四、将报表打印在指定的几页内 当数据的内容

8、比较长时,打印出来的纸张可能有很多页,当然,这些页之间的分隔,都是 Excel 默认为我们添加的。但是实际情况中,我们可能希望 Excel 能够以自己的分页标准来打印,下面介绍一下处理的方法。 具体操作之前,我们打开“页面设置”对话框,进入“页面”选项卡,确认一下“缩放”区域,选中的是“缩放比例”单选框。如果这里选择了“调整为”单选框,后面的操作 Excel 就会不听话了。 根据 Excel 会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理,下面我们做两件事:一是在我们需要分页的地方插入一个空白行;二是将由空白行分开的每一页都设置为打印区域。这两件事做好后,再执行打印命令就可以得到我们要求的效果了

9、。具体操作步骤如下: 在我们需要分页的位置插入空白行。 所有空白行插入好后,按住 Ctrl 键,同时选中需要打印的各页数据,注意不要选中空白行。 然后选择菜单“文件打印区域设置打印区域”命令,再选择菜单“文件页面设置”命令,进入“页面”选项卡,点选“缩放”区的“调整为”单选框,输入所需的页数,单击“确定”按钮即可(图 10)。 五、打印设定的工作表背景 有很多朋友都有为工作表设定一个漂亮的背景的习惯,这样可以为工作表的外观增色不少。但是当执行打印命令,把工作表打印到纸上时,发现 Excel 并没有打印这个背景。 如果你还没有上面的经历,可以马上试验一下:随便在工作表中输入一些数据,然后选择菜单

10、“格式工作表背景”命令,打开“工作表背景”对话框,随便选择一幅图片作为该工作表的背景,然后执行“打印预览”命令,发现效果图中没有背景的任何痕迹,真的很遗憾啊!。 如果我们一定需要在 Excel 中打印插入的图片,该怎么操作呢?下面提供一种方法。 进入需要插入图片的工作表,选择菜单“插入图片来自文件”命令,打开“插入图片”对话框,然后通过该对话框插入恰当的图片即可。 用这种方法插入的图片就会被 Excel 打印。值得一提的是,为了使打印出来的工作表更加美观,可以通过设置单元格的填充色,因为单元格的填充色会被 Excel 打印。 六、不打印工作表中的零值 有些工作表中,如果认为把“0”值打印出来不

11、太美观,可以进行如下设置,避免Excel 打印“0”值。 选择菜单“工具选项”命令,打开“选项”对话框,进入“视图”选项卡,把“窗口选项”区的“零值”复选框的勾去掉(图 11),单击“确定”按钮后,返回 Excel 编辑窗口,可以看到工作表中的所有零值都变成了空白单元格,再执行“打印”命令,零值单元格就不会被打印出来。 七、不打印工作中的错误值 当在工作表中使用了公式或者函数之后,有些时候难免会出现一些错误提示信息,如果把这些错误信息也打印出来就非常不雅了。要避免将这些错误提示信息打印出来,可以按照下面的方法进行设置。 选择菜单“文件页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,进入“工作表”选项卡

12、,在“打印”区单击“错误单元格打印为”下拉框,选择“空白”项(图 12),最后单击“确定”按钮,这样在打印的时候就不会将这些错误信息打印出来了。 八、打印工作表中的公式 一般情况下,我们是不需要打印公式内容的,但是某些特殊情况下,为了方便我们对计算公式进行分析,我们可以把公式内容打印出来。进行如下的设置即可。 打开如图 11 的对话框,勾选“窗口选项”区的“公式”复选框(图 13),单击“确定”按钮后返回 Excel 编辑窗口,可以看到所有的公式都显示出来了,此时再打印工作表,就会把工作表中所有的公式内容都打印出来。 说明:使用快捷键“Ctrl”可以快速地在公式和计算结果之间进行切换。要打印公

13、式,切换到公式显示时,执行打印命令即可。 好了,我们的 Excel 打印技巧就先介绍到这里,这些技巧都是经过验证行之有效的,但有可能不一定是最佳的,所以期望各位读者朋友通过实践掌握它们后,能够找出更优秀的方法,到我们的 Office 高手论坛和大家一起交流。 后面还有更精彩实用的课程等待你的关注,别忘了经常来办公软件专栏看看哦2008-1-15 16:35 回复 dsfe118 0 位粉丝 3 楼Office 技巧里最常用到的还是 Excel 技巧。以下是一些常被忽略的 Excel 技巧,您看有没有用? 相关精彩文章 Excel 用自定义函数倒读单元格文本 Excel 2003 查找重复姓名方

14、法两则 “End+方向键”进行快速定位至最边上单元格 假如当前单元格在 c3 的位置,按 End 键后再按键,当前单元格则会跳到最上方 c1单元格,而如果按的是键则会跳到最下文的 c5 单元格,按键会跳到最左方单元格,按键会跳到最右方单元格。也就是说不管当前单元格在哪个位置,反正按 End 键后再按方向键就会定位到最边上的单元格。而如果中间有空白单元格则会先会定位至空白单元格。这个作用是如果工作表中有很多行或列时,用此快捷键则可以快速找到空白单元格或定位至边上单元格。 excel 搞不定的网络共享功能,那就采用 magicflu 搞定 隔行列快速粘贴 按 Ctrl 键后同时选中 a1、e1、a

15、5 、e5 四个单元格,复制后粘贴会发现复制的内容连接到了一起。这样可以达到快速复制不连接单元格的作用。当然如果中间有空白单元格则是无法选中的。 “填充内容 “#与“填充内容“单元格格式类型 当你需要输入大量前面部分或后面部分的相同内容时,可以在单元格格式中设置单元格类型为“填充内容 “#或#“填充内容“,其中“填充内容“”为自动填充的相同部分的内容,“#”为手动输入的部分。输入数字时用“#” ,输入字符时用“” 。 中英文输入自动切换 在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,这时可以选中需要输入中文的单元格区域,执行“数据有效性”命令,打开“数

16、据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项后确定退出。现在当选中需要输入中文的单元格时,中文输入法就会自动打开,而当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。 用连字符“&”来合并文本 如果想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,用连字符“&”就能够轻松将它搞定。在最后合并的单元格中输入公式:=“单元格 1”&“单元格 2”,回车后即可合并。按“Ctrl+Enter”组合键后定位在同一单元格 有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但是每次输入一个值后按下 Enter 键查看结果后,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用

17、鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键,则活动单元格仍为当前单元格。 自动打开工作簿 将需要自动打开的工作薄的快捷方式放到C:ProgramFilesMicrosoftOfficeOffice10XLStart 文件夹中,以后每次启动时,Excel 都会自动打开这个工作簿。 在选定单元格中输入内容 如果在一行中输入完后想切换至下一行,这时一般用鼠标移动并定位至要输入的单元格再开始输入,这样感觉很麻烦。不过我们可以先选中要输入的区域,然后可以按 Tab 键进行切换,如果要退回原来的单元格则可以用 Shift+Tab 键。 快速打印多个工作表 打印多个工作表时无需一个一个打印,可以直接选中需要打印的工作表的标签,然后点击工具栏的打印按钮就可以了。 用选择性粘贴的“转置”功能快速转换行列 有时我们需要把 Word 中的一个表格的行列进行转换,这时我们可以复制后,在 Excel中执行“选择性粘贴转置”来快速转换,准确又方便。

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