1、中文摘要及关键词 浅析推行和发展电子政务对公务员办公的影响 摘要 我国的电子政务是伴随着改革开放的脚步以及信息时代的到来发展起来的，目前它已逐步成为公务员办公的重要方式之一， 尤其是随着我国加入 WTO之后，电子政务将成为 21 世纪我国公务员办公的主要模式。 促使公务员更好地适应在电子政务环境下办公是我国电子政务得以生存和发展的根本动因。本文首先介绍了推行电子政务后公务员办公情况变化的概况，其次采用图表、对比等方法对公务员在传统办公环境下与在电子政务环境下办公的特点进行比较，依次对公务员办公结构、业务流程、办公成本、与公众交流方式 这四个方面的改变做出详细的分析，并得出了推行电子政务会极大地
2、改变传统办公环境下的办公模式，摆脱传统办公环境的种种束缚，给公务员办公提供诸多便利这个观点。同时本文着重提出在电子政务环境下，公务员办公仍然面临着很大的挑战，并在此基础上提出了促进公务员适应在电子政务环境下办公的相应的对策。本文对相关部门更好地推行与发展电子政务有一定的参考价值，为公务员怎么更好地适应电子政务环境下的办公活动提供了依据。 关键词： 电子政务 公务员 办公环境 英文摘要及关键词 II Abstract With the development of the reform and open policy as well as the arrival of information a
3、ge, the E-government in China is developing quickly. The E-government will become the most important work principal modes in China especially after China joins WTO. China has to urge the officials to adapt to the E-government environment well. In the way, the E-government in China will survive and d
4、evelop smoothly. In the article, firstly, the author introduces how the officials use the E-government in China today. Secondly, the author describes what the officials work principal modes are by make a comparison. Thirdly, after introducing the advantages and disadvantages that the E-government wi
5、ll bring about, the author mainly pays attention to those disadvantages. At the end of the article, the author makes five suggestions to resolve those disadvantages, just in order to urge the officials to the E-government. The article has certain value on developing the E-government and on how the o
6、fficials adapt to the new work principal mood under the E-government environment. Keywords: E-government Official Work environment 目 录 II 目 录 中文摘要及关键词 英文摘要及关键词 前言 1 一、电子政务环境下公务员办公的概况 1 （一） 公文 处 理 1 （二） 视频会议 2 （三） 日程管理 2 （四） 流程监控 3 （五） 档案管理 3 （六） 网上行政审批 4 （七） 信息发布 4 二、 公务员在传统环境下与在电子政务环境下办公特点的比较 5 三 、
7、 电子政务环境下公务员办公的 优势 与面临的挑战 7 （一） 电子政务环境下公务员办公的优势 8 （二） 电子政务环境下公务员面临的挑战 9 四、促进公务员适应在电子政务环境下办公的对策 11 （一） 转变观念，科学地认识电子政务 11 （二） 统一思想，加强领导 12 （三） 加强培训，提高信息处理能力 13 （四） 树 立安全意识，保障电子政务安全 14 （五） 践行法律规定，依法办公 15 五、总结 15 参考文献 17 致谢 18 一、电子政务环境下公务员办公的概况 - 1 - 前言 随着 Internet 的快速发展，网络时代的大潮正以不可抵挡之势扑面而来，电子政务大力推动了工业时代
8、的政府向信息时代的政府的衍变。实质上电子政务就 是一个利用信息和通信技术，有效地实现行政、服务及内部管理等功能，在政府、社会和公众之间建立有机服务系统的集合。电子政务作为信息时代政府办公管理最基本和最普遍的技术手段，不仅在公共行政领域，同时也逐渐影响着人类社会生活的各个领域和方面。因此，各级政府和公务员如何适应日新月异的信息浪潮，是 电子政务环境下公务员办公 的必需 要考虑的大问题 。 在扑面而来的电子政务热潮面前，认真 探究 公务员如何自觉接纳和应用电子政务， 对 提升 公务员 办公效率，改进公务员 办公 方式，有非常重要的意义。 一、电子政务环境下公务员办公的概况 公务 员办公就是对数据、
9、文字、声音、图像、图形等各类办公信息进行采集、存储、处理、传递和输出的过程。公务员大部分的日常办公活动都在和各种信息打交道，公务员办公过程中的大量数据和信息都产生于办公活动中。为了提高办事效率，实现数据共享、交换和信息加工，迫切需要采用电子化手段进行办公活动，通过电子化渠道进行沟通。电子政务在整个公务员的办公活动中有着广泛的应用，并占有举足轻重的作用。下面就来阐述电子政务环境中，公务员的办公活动的基本概况： (一 ) 公文处理 公文是政府机关公务信息的主要存在形式，是公务员处理信息和进行办公的重 要工具。在电子政务环境下，电子公文逐步取代传统公文。电子公文也称为数字化公文，是运用计算机系统和现
10、代信息管理技术发布的全数字化形式的公文。与纸质公文相比，电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等特点。随着计算机和网络信息技术的应用普及，越来越多的一、电子政务环境下公务员办公的概况 - 2 - 公文将直接在计算机上产生和传输，电子公文也将越来越多。 电子公文是一项涉及面广、情况复杂的系统工程，它几乎涉及一切类型的政务工作，是所有公务员办公活动都必须运用的工作方式，并且它的技术性强、操作性强，又与传统的文件处理方式密切相关。 要推进电子公文办理的有效运作，必须彻底突破纸质办公和在办公室内处理公文的传统理念，树立全新的以信息手段处理公文的观念，才能真正为公务员办公
11、带来根本性的变化，真正实现电子公文高效运作的性能。 (二 ) 视频会议 视频会议就是运用现代的信息技术实现人与人之间的及时可视交流。与传统的会议形式相比，视频会议具有直观性强、信息量大等特点。公务员在进行视频会议时，可以随意浏览对方的会场，观看会议全景或者发言人的特写镜头，并进行商讨。视频会议不仅可以听到声音，还可以看到会议参与者，面对面地商讨问题，特别是在针对图纸、实物进行研 究讨论时，与身临其境的会议无异。 视频会议还能让各地几处的公务员共同进行会议，而不用特地赶到一个集中的会议场地，这样便节约了差旅费，降低了办公成本，同时也有助于减少公务员精力的消耗，大大提高了办公效率。另外视频会议便于
12、加强沟通和协作，能缩短上层领导的决策周期，而且可以随时召集和举行会议。 (三 ) 日程管理 电子政务下环境下的日程管理实际上是一种对公务员的办公活动进行时间管理的工具。在传统办公环境中，公务员使用各种日程表、记事本、便条、白板等方法记录工作安排，提示待办事项等。但这种方式的固有缺点极大地限制了他们的 适用范围和效用。首先，传统的提示手段大都具有私有性，除了公务员本人及助手，其他人并不能查看，因而无法利用其来安排活动；其次，这类手段不能起到自动提醒的作用，容易造成疏忽。最后，传统提示的方式仅仅起到一个提示的作用，并不能发挥联系和通知的功能，因而它发挥的作用是有限的。 一、电子政务环境下公务员办公
13、的概况 - 3 - 在电子政务环境中，进行电子日程管理将系统地解决上述问题。通过计算机网络平台，可以完成约会的人员、时间、地点、程序安排与管理，从而实现工作计划、办公会议、业务活动的自动安排。合理的日程管理能够为办公活动带来极大的便利，能够帮助办公人员对时间资源 进行宏观调控和协调，实现优化管理，提高办公效率。日程安排功能可以协助安排本单位各部门和个人的各种活动，包括活动安排、单位接待安排、事务接洽记录和电话记录、值班安排等日常活动管理。另外，它还可以提供基于网络的日程安排查询和提醒功能。 (四 ) 流程监控 流程监控实际上是对公务员办公过程的监督和控制。电子流程监控程序均可以在各种办公活动中
14、随时监督和控制流程的进展以及流程主要节点上的人员工作情况，及时了解办公过程中的各种困难和问题。电子流程控制程序还可以帮助公务员根据预设的标准和条件，找出办公过程中的偏差、提示或者 督导有关方面执行相应政策，直至圆满完成办公活动。 (五 ) 档案管理 在电子政务环境下进行流转的公文或者其他形式的文件，有相当一部分要进行归档保存，以备日后工作查考和历史研究的需要。所以，电子政务应当具备比较完备的档案管理功能 。电子政务环境下的档案管理，就是采用电子政务相关技术，实现档案数字化，自动归档组卷，辅助查询，从而提高公务员档案管理水平，满足政府管理和为社会公众服务的需要。电子档案的保管包括数字化载体的保管
15、和电子档案信息的保护。 电子政务环境下的档案管理是与传统办公环境下的档案管理工作相对而言的，它是 档案信息化、现代化的重要内容之一。电子政务环境下的档案管理具有四大优势： 1. 电子档案数据不易损坏，备份方便，维护方便。 杨路明 .电子政务 .电子工业出版社 ,2007.89. 一、电子政务环境下公务员办公的概况 - 4 - 2. 管理方便。公务员在需要阅览电子资源的时候 无需经过管理员，只需要输入个人用户账号和密码，既可以完成权限校验，从而自由阅览或者复制得到授权的资源。 3. 传递快捷。通过政府部门内部的高速局域网，可以实现快速便捷的电子资料复制传递，而且相关成本近乎为零。 4. 档案资料
16、使用方式多样化。电子档案可以根据不同需要转换成不同的格式，也可以打印输出为纸质文件。 (六 ) 网上行政审批 在传统办公环境下，行政审批具有事项多 、范围广、审批过程程序较多，时间又长，并且缺乏透明度和社会监督等缺陷，因而效率低的问题很突出。实施网上行政，公众只需要通过网上查询信息，下载并填写表格，提交到相关审批单位，最后带上原件就可以去取审批结果了，有的审批事项甚至足不出户就可以在网上全程进行和完成。通过网上行政审批还能快速处理补办身份证，查询申请办理护照等事项，只需要登陆电子政务服务平台，点击鼠标既可以办理这些服务事项。因此，网上行政审批在电子政务的推行和发展的过程中对于政务公开也有着里程
17、碑式的意义。 (七 ) 信息发布 电子政务环境下的信息发布，就是借 助电子化的手段完成各类政务信息的整理、发布、存档和管理。在电子政务环境下，电子政务信息的发布必须以无纸化的方式进行。与传统办公环境下的政务信息的发布方式相比，电子政务环境下的信息发布具有以下几点优势：二、公务员在传统环境下与在电子政务环境下办公特点的比较 - 5 - 1. 发布快捷，无时空限制。在电子政务信息发布过程中，政务信息一旦整理完毕，既可以通过专门系统直接发布出去，无需经过层层传达的中间环节。并且，通过相应网站，电子政务信息可以在发布期间提供全天的查询服务，公众可在地球的任何角落接入查询，彻底突破了传统信息发布方式在时
18、间和空间上的限制。 2. 功能全面，扩展方便。电子化的信 息存储和发布方式，让公务员办公时能够很容易地调整和定制电子政务信息发布系统的各项功能，使系统功能更加全面和多样化。电子政务信息发布系统可以根据上级最新政策，结合公众需要，迅速调整政务公开的细节，增加信息服务的方式，同时可以对大到整个发布系统，小至某条政务信息的运作状况即时监控和管理， 3. 无纸存档，推动全面电子化。在电子政务环境下，信息发布的电子化使信息存档的电子化成为必然，从而带动档案管理的电子化，进而带动公文传递、行政审批等公务员办公活动的电子化，加快了推动公务员办公各个环节的全面电子化。 以上七类是公务 员在日常办公中最容易接触
19、到的活动，在推行电子政务后，通过这些活动自身情况的变化可以看出：电子政务并不是简单地把政府信息搬到网上，也不仅仅是以计算机代替人工来处理办公活动，而是利用以互联网为核心的信息技术，打破行政机关的组织界限，构建一个电子化的虚拟政府，改变传统办公环境下的公务员办公模式，以达到优化政府公共服务职能，使得公众可以从不同的渠道获取政府的信息及服务。 二、公务员在传统环境下与在电子政务环境下办公特点的比较 表 1 公务员在不同办公环境下的办公特点比较 办公环境 办公特点 传 统 办 公 环 境 电 子 政 务 环 境 层级化的办公结构：由于在传统办公环境下简化的办公结构：在电子政务环境下二、公务员在传统环
20、境下与在电子政务环境下办公特点的比较 - 6 - 办 公 结 构 每个公务员的职权范围有限，所以这个公务员能够直接管理的人数也就有限。这就造成了一种现象，当某个公务员在其职权范围内不能够处理某项活动的时候，就必须把这项活动移交给他人。然而，当这种移交现象发生的时候，便导致了办公结构出现层级化。 办公，有利于方便公务员对大量的信息资源的筛选、分类、整理和归纳；有利于部门之间信息共享和利用；有利于促进决策的民主化、科学化、公开化，极大地简化了传 统办公的层级结构。 办 公 业 务 流 程 繁琐化的业务流程：在传统办公环境下，要办理一项比较复杂又超出公务员职权范围的活动，必须层层向上请示，再层层向下
21、批示才能办理；如果要在不同部门之间交换信息，需要层层向上请示，然后再进行高层协调，再层层向下指示，才能完成信息的交换。繁琐化的业务流程造成的缺陷主要有： 1、增加了公众办事难度； 2、由于是手工操作，所以信息失真率高； 3、由于业务流程经常是不对公众公开的，是不透明的，这就为少数公务员“暗箱”操作，以权谋私提供了便利。 简化的办公业务流程：在电子 政务环境下办公，有利于政府内部各部门之间通过政府所建立的网站直接对话，简化了公务员办事流程；它能够使大量常规性、例行性事务电子化。这既利于减轻公务员办公的强度，还可以减少由于主观因素造成的对业务流程的干扰，提高公务员工作效率。另外，由于是无纸办公，因
22、此信息保真度较高，避免了公务员手工操作的缺陷。 、 办 公 成 本 增加办公成本：在传统的办公环境下，行政审批的工作量大，公务员在沟通和执行方面耗费的资源也就多。另外，在传统的办公环境下，政府管理的规模大，新增加的单位管理成本也就高。这就间接地造成了行政 管理费用的增多，增加了公务员的办公成本。 降低办公成本：公务员在电子政务环境下办公，一是能够避免纸质办公造成的浪费。二是由于电子政务的推行能够简化传统办公的层级结构，避免政府规模不断扩大，减少由于新增加的部门办公而造成的不必要的浪费和管理新部门而增加的行政费用。 二、公务员在传统环境下与在电子政务环境下办公特点的比较 - 7 - 与 公 众
23、沟 通 方 式 间接的沟通方式，在传统办公环境下，公务员办公的一些薄弱的中间环节缺乏有力的民主监督，容易导致发生腐败现象。另外，在传统办公环境下，公众很少能直接与公务员进行信息交流，反映呼声，公务员也很少能够从公众那里获取真 实的、第一手的信息，从而拉远了公务员与公众之间的距离，这样做不便于发扬民主，也不利于推进公务员与公众之间的和谐关系。 直接的沟通方式：在电子政务环境下办公，公众能够详细地了解政府工作机构的设置、公务员办公的流程。公众通过网络可以直接与公务员进行信息交流，反映公众的呼声，参与政府决策过程，加强公众对公务员的监督力度。这就使得一些薄弱的中间环节得到有力的民主监督，从而提高公务
24、员办公的透明度，避免腐败现象的发生，有利于加强廉政建设。 从表 1中可以看出：公务员在传统环境下办公的特点与在电子政务环境下办公的 特点发生了很大的改变，这种改变是一种彻底的，从头到尾的全新的改变。电子政务的推行使得公务员办公特点主要从办公结构、办公业务流程、办公成本及与公众的沟通方式这四个方面发生变化。这种全新的电子政务环境极大地颠覆了传统办公环境下的办公模式，并摆脱了传统办公环境的种种束缚，给公务员办公提供了诸多便利，它有着非常大的潜力等待着我们去开发并加以利用。分析了解电子政务环境下公务员办公的优势，以及电子政务环境下公务员办公要面临的挑战，能为提出对策去促使公务员适应在电子政务环境下办公提供良好的前提条件。 三、电子政务环境下 公务员办公的优势与面临的挑战 政府是信息资源的最大拥有者和应用者，因此电子政务自然而然地位居 我国实现 社会信息化的首要地位。虽然我国在电子政务的 推行和发展 上离先进水平还差得远，但正在中国拓展市场的美国宏道公司首席运营官安得鲁 .纳什认为 “ 像中国这样的人口大国和发展中国家，发展电子政务具有独特的 优势 ” 。电子政务在中国存 有 着巨大 开发潜力。
