1、ERP系统与存货管理案例分析 摘要 :存货是一项重要的流动资产 ,一般情况下 ,存货占企业总资产的 30%左右 ,而生产企业存货所占用的资金占总流动资金 70%以上。所以越来越多的企业开始使用 ERP系统 ,实现对存货的实时跟踪和管理 ,及时准确的调整生产、采购计划 ,减少存货的积压对企业造成资金的损失。并对企业的采购活动进行管理和控制 ,减少采购费用。 下载 关键词 :ERP 系统 存货管理 采购管理 安全库存管理 案例公司是带有缓冲区的混合型生产企业。由生产工艺、加工方式以及工艺流程完全不同的三个生产单元组成 ,尤其是碳 -石墨材料的生产是化工类的流程工业 ,生产周期长 ,所以在坯料生产工
2、厂与电刷加工车间和机械碳机加工车间之间设有坯料中间仓库 ,坯料中间仓库作为缓冲区。 一 . 内部物料流程 从 1-1表可以看出 ,为了能够保证电刷加工车间和机械碳加工车间的平稳、平滑地运行 ,缓冲区即坯料中间仓库的存货必须合理 ,低了则不能保证后续工序的正常运行 ,影响企业的及时交货率 ,高了则会增加库存 ,增加企业的营运资金 ,而且坯料的生产又会影响到原材料的采购及原材料的存货。如何确定坯料中间仓库的合理存货是案例公司的主要内容之一。 二 .使用 ERP 前存货管理存在的问题 1. 存货积压形成的直接损失 企业为了避免因缺货而错过交货期 ,造成顾客满意度下降 ,所以库存大量积压 ,影响了企业
3、资金的正常周转 ,造成资金的浪费 ,且容易发生贬值、毁损、失窃 ,从而直接形成损失。 2. 无法实时跟踪存货数据 ,事中控制的缺失 存货数据的整理、汇 总、分析每月只进行一次 ,且需要较长的时间 ,因此对存货的事中控制很难做到。而事前的预计实际上也仅为增加采购、增加库存的预计 ,很难根据实际的产、销变化来调整采购计划。所以在事后分析时 ,往往发现期末存货比原来预期的要多很多。 三 . 应用 ERP 前公司的营运资金状况 表 1-2 中的数据是公司在 2006 年 -2008 年的销售额增长和存货之间的关系。 从 1-2 表可以发现 ,2006-2008 年销售额连续增长 ,显示了非常强劲的发展
4、势头 ,但是存货的增长明显高于销售额的增长 ,尤其是在制品和半成品明显增 长 ,与同期相比增长率分别为 34.95%和 37.17%。由于公司是按照定单生产 ,所以存货的增长会导致部分存货成为 “ 死 ” 库存。通过调查得知 ,原来是销售人员为了满足客户对交货期的要求 ,根据自己的经验在未取得定单的情况下让车间进行生产。在制品和半成品的增加不仅导致了原材料的快速增长 ,增长率分别为 18.73%和 19.34%。而且所占用的营运资金金额巨大 ,占总库存金额的 80%以上。随着新客户的不断出现 ,市场需求变化的不断增加 ,坯料中间仓库存货的控制也日益困难。因为坯料的生产周期很长 ,在此期间内不确
5、定性因素很多 ,如设备故 障、原材料采购、生产计划按排失误等 ,更何况坯料生产车间是根据预测和经验决定何时投产的 ,预测和经验的准确性是有折扣的。 四 . ERP 在公司的应用 2008年 11月开始使用 ERP系统 ,使公司所有部门都整合到同一个平台上 ,实现了信息平台的共享。在这里只对供应链管理系统中的采购管理和库存管理模块进行讨论。 从 1-3表可以看出 ,供应链管理系统主要包括采购计划、采购管理、销售管理、库存管理等模块。和生产管理系统相结合 ,增加了对材料需求预测的准确性 ,减少库存 ,提高供货能力 :减少工作流程周期 ,提高生产效率 ,降低供应链成本 ;减少总体采购成本 ,缩短生产
6、周期并快速响应市场。 1.采购管理系统 传统的采购管理流程是 :生产部门提出采购要求制定采购计划 /定单询价/处理报价下发运通知检验入库通知财务付款。 从 1-3 表中可以看出 ,ERP 系统中的采购职责不再是采购部门一个部门的职责 ,而是贯穿在几个部门之间。这些职责既可以是系统预先设定的 ,也可以灵活定义。这样有利于各部门之间加强监督 ,比如前面所提到的销售人员在没有订单的情况下让车间生产。因为在 ERP系统下生产计划是按照销售计划生成 ,再根据 BOM表产生采购计划 ,从而进行材料的采购。这样达到了采购部门希望多备存货以保证生产要求的控制。 ERP 系统还可以随时运行需要的报表 ,来反映某
7、一时期采购业务的执行情况 ,包括趋势分析等 ,为下一阶段的工作提供及时的信息。 2. 库存管理 (1)安全库存的动态制定 零库存生产 ,是每个企业追求的目标 ,但是一般企业很难做到这一点。为此 ,ERP 引进了安全库存的概念。安全库存 (Safety Stock)也称安全存储量 ,是指为了防止不确定性因素 (如大量突发性订货、交货期突然延期、临时用量增加 、交货误期等特殊原因 )而预计的保险储备量 (缓冲库存 )。那么安全库存该设置多少好呢 ?过少 ,起不了安全库存的作用 ,过多 ,又占用较多的库存资金。 (2)利用 ERP 系统设定坯料和原材料的安全库存 案例公司由于产品多数是作为易耗品用于
8、维修市场 ,维修市场的主要特点就是随机性强。客户的需求有很多也是随机的 ,从而定单的随机性也随之增加 ,导致插单现象比较多 ,对坯料和配件的需求也就增加了随机性和不确定性。同时坯料的生产周期很长 ,一般而言 ,客户的需求期在 20天左右 ,远小于坯料的生产周期。但电刷用配件是通用配件 ,坯料可以通过切割成为不同的规格。因此对坯料和配件可以根据公司历史数据设定安全库存以抵抗需求的不确定性 ,同时也需要设定最小库存量以便及时发出外部采购定单去采购配件 ,内部采购定单提醒坯料加工车间及时补充坯料库存。 生产管理给出的安全库存公式是一个不允许缺货的概念及再定货点。 安全库存 =(预计最大消耗量 - 平
9、均消耗量 )X 订货提前期 所以安全库存量与企业允许的可以缺货的频次有关系 ,允许可以缺货的频次越高 ,安全库存越低 ;反则反之。因此安全库存量的存在只是为了减少缺货的频率 ,指望通 过安全库存消除缺货现象是不科学的。 (3)最小库存量 (订货点库存量 )的确定 订货点法是一种简易实用的物料管理方法 ,这里采用该方法进行库存控制和物料管理。图 1-4描绘了订货点法法的具体含义 :订货点库存就是最小库存量。 当物料以某一速度消耗至订货点时 ,发出采购定单。订货点库存量也就是最小库存量可以由以下公式计算 : 订货点库存量 = 单位时段的需求量 X订货提前期 + 安全库存量 图 1-4描绘的是在理想
10、状态下。实际情况下 ,物料消耗速度不可能均衡和固定 ,当接收到订货 补充时的库存可能在安全库存之上、下 ,很少可能正好等于安全库存。仓库管理人员需要根据消耗速度、订货提前期的变化及时调整安全库存量和订货点库存量。由于坯料生产周期很长 ,如果把两个月以上的生产周期作为订货提前期 ,那么安全库存将十分庞大 ,实际也不具备可操作性 ,所以根据公司历史经验决定 :对生产周期小于两周的品种 ,以生产周期 (可根据实际情况调整 )作为订货提前期计算安全库存和订货点库存量 ;对生产周期大于两周的通用材料品种 ,根据其批量大的特点 ,设定滚动生产计划 ,以两周时间 (可根据实际情况调整 )作为订货提前期计算安
11、全库存和订 货点库存量 ,大量的在制品根据生产工艺时间和设备能力分布在生产线上 ,通过滚动生产计划不断补充库存 ,实现减少缺货的频次。我们来看一下案例公司用了 ERP 以后 ,2006-2009 年的销售额和存货增长表 ,如图 1-5。 从 1-5表可以看出 ,案例公司 2009年上了 ERP系统后 ,库存情况明显改善 ;总库存金额从 2008 年增长 32.82%回落到 2009 年的 17.76%。其中在制品和半成品回落的最为明显 ,从 2008 年的 37.17%回落到 19.01%。这不能不说是ERP 系统的作用。 参考文献 : 章壮洪 ,对企业导入 ERP 系统的看法及建议 ,财务与会计 ,2005 年 , 06 期 CPA ,财务成本管理 ,2004 沈波 ,供应链中信息共享研究综述 ,物流技术 ,2006 年 ,08 期 (责任编辑 :郭伟 )
