1、行政管理制度2006 年 7 月版第一条 目的及实用范围为保证公司正常的工作秩序和良好的办公环境，更好的为公司各部门和公司全体员工服务，使公司各项行政管理工作有章可循特制定本制度。 本规定所指行政事务包括书面文件及电子文件的档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、邮寄管理、名片印制、车辆及用车管理、仪容仪表等。 第二条 档案管理1 归档范围（包括但不限于以下所列）： A、公司的规划、年度计划、年度总结、经营情况、会议记录、决议、决定、通告、通知等 B、财务部的审计、统计资料、劳动工资等 C、人事行政部的人事资料、委任书、考核评分表、考勤统计表等 D、市场部的协议、合同、项目方案等
2、 E、技术部的技术资料、加工工艺、报价书、材料供应商资料等 F、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。G、保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。H、具有保存价值的电子文件，必须适时打印一份纸质文件留人事管理部门进行存档。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件相统一,标识详细清楚。I、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。2、保管人要求：档案管理由总经理指定专人负责。保管人应保证资料齐全完整、目录清晰，密级档案须保证安全。 3、档案的借阅与索取： A、总经理借阅密
3、级档案可直接提档。 B、员工借阅档案资料要经部门主管或总经理批准（有密级的档案资料），并办理借阅手续。 C、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经部门主管批准方可摘录和复制。 4、档案的销毁： A、个人未经允许无权随意销毁公司档案材料； B、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁。 C、经批准销毁的公司档案，档案管理人认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。 档案的保密管理及处罚规定依保密协议执行。 第三条 文件处理及信息的传达文件处理A、 各
4、部门文件应做归档处理，如无用应及时销毁； B、 所发传真应拿回原件，收到传真应做及时处理； C、 复印后的文件应及时拿回原件，以免丢失； D、 所收信件应及时转入收件人手中，有必要的应归档； E、 发至各部门的手册、制度、通知应妥善保管，作为保密文件处理，不得向外借阅； F、 所有重要文件不得放于桌面，应保存于文件夹中，锁入文件柜中； G、 不要随意取走或乱动非自己的传真文件信息（电话、传真、信件、Mail、文件等）传达 A、 外来文件由办公室专人负责签收，签收人应即时按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟送B、 任何员工接到信息均应及时转接到相关部门，由各部门相关人员记入信息并按部门规定、事
5、务重要程度做相应处理，权限范围之外的需上报总经理。 有关信息责任与处罚办法出现下列情形之一者，给予警告，并扣发工资 50 元以上 500 元以下的罚款，情节严重者给予辞退处理A、 因工作疏忽，使信息传递中断，影响工作，但并未给公司造成损失者； B、 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；C、 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；D、 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；第四条 印鉴管理 1、 公司印鉴由总经理指定专人负责保管，保管人对印章的安全使用负有责任。 2、 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询
6、、存档。 3、 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理批复后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 4、 使用程序： A、 申请人登记用印申请表 ，报部门主管、人事行政主管审批，被人事主管确认是重要文件必须报总经理审批（公司合同或对外付款的协议等须经总经理审批， ） B、 申请人将文件到人事行政部盖章后，复印一份交于人事行政部备案。 第五条 打印、复印管理 1、 打印、复印成本控制： A、 尽量使用电子办公方式，节约资源，降低成本。 （如：尽量要求网上传递信息与收发订单文件） B、 打印、复印成本计入部
7、门费用。各部门自行领用纸张，无法分摊的由公司承担。C、 行政部对各部门用纸进行合理控制,对浪费现象给予及时警告与处罚。2、 打印、复印范围控制： B、 与工作有关的文件公司文件可以执行打印、复印工作； A、 私人资料不得使用公司打印机、复印机。3、 打印、复印程序控制：应将底稿交部门主管审查同意并经审核修改、统一编号，确定所需份数后才能执行打印、复印工作。4、 打印、复印人员要求： A、 要严格遵守保密制度，不得将内容向外泄露，工作完成后原稿一并交回。 BC、 要严格按照审批份数印刷，不得私自增加份数或私自留存，废稿应及时销毁。复印完毕后及时清理复印机周围遗留的资料纸张。 如有杂乱现象，行政部
8、按制度对其监督处罚；第六条 办公及劳保用品管理 1、 每月 10 日前部门主管将本部门所需要的办公用品制定计划提交行政部； 2、 行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算，经审批后统一购置； 3、 行政部根据工作需要计划发放，物品领出须部门主管签字同意，费用分摊到个人及部门； 4、 购发物品人员要做到计划采购、正确合理发放、妥善保管、正确费用分摊、物品质优价廉。 5、 负责购发办公用品的人员要建立电子帐，办好入库出库手续。 第七条 部门、员工个人工作用车管理规定 1、 原则：支持销售，方便工作，提高各部门工作效率。 2、 用车申请程序： A、 用车部门必须在用车前一天填写用车申请单 ，注明用车
9、时间、所属部门、用车人、目的地、用车理由、预计返回时间等项目由部门主管签字后报人事行政部统一安排调度车辆。 B、 特殊情况下可口头请示部门主管、人事行政主管、行政派车人员同意后随车办事。但必须事后一天内补填用车申请单 。 3、 用车费用划分：部门用车月底统一算入部门费用之中，用车人做好用车签字记录。 A、 用车人必须在用车完毕时，在司机的行驶记录单上签字确认此次出车的花费（公里数1 元/公里、过桥过路费、停车费等） ，此费用在月底时计入部门及个人费用。 B、 同车出行的各部门平分同行出车费用，由路程最远的乘车人签字确认费用。 4、 车辆维修、保养必须事先填写车辆维修、保养申请单 ，经人事行政主
10、管及总经理批示过后方可执行。 第八条 办公及生产设备管理 1、 范围：办公及生产设备是指一切 2000 元以上的设备及使用年限在 1 年以上的用品。 2、 责任：谁使用谁负责。使用人应爱护使用，随时保持清洁、定期维护、故障即时上报。 3、 扣罚办法： 因个人使用不当，造成的损坏，公司将根据其损坏程度，扣罚相应金额。 下班后最后离开人员要关闭个人使用的电脑、各照明电源、断掉网络电源开关、关窗、关门等，若有违纪者一律试其情节的严重性给予相应的处罚（ 处罚力度据其程度 20 元500 元）并赔偿因此造成的经济损失工厂的一切设备的管理见工厂相关制度 各专卖店的设备管理见店销相关制度 复印机、传真机 、
11、打印机使用人及所属各部门对所用复印机、打印机、传真机必须爱护，做到下班关电源、随时擦拭、定期维护。员工使用，应小心呵护，有问题及时向人事行政部门反映并由行政部门告之使用须知，员工用完后将周边环境、物品摆放、信息设置等恢复原样。 饮水机、冰箱、微波炉 员工使用引水机，尽量避免将水溢出，如水溢出，应及时擦净，保持地面清洁。 不要随意开关致冷开关 食品在冰箱内不得超过二天，过后行政部门有权及时清走。 即时清理微波炉内食物残渣，最后一人用后拔掉电源插座。 会议室 用于公司会议或培训工作，及临时的客户接待，使用后行政部门及时清理桌面杂物，如属个人或部门会议使用，用后由使用者及时进行清理维护办公桌椅任何人
12、不得随意挪动固定摆放好的办公桌椅，有客人需要搬动后的座椅及时放回原位。电脑、电话员工电脑自行使用自行负责，设好开机密码（不少于 6 位数字）相关规定请参照“电脑管理制度”未经行政部门允许任何人不得擅自调换座位上的电话。储藏室保持储藏间整洁有条理，各部门不要随意把各自留用和非留用的东西擅自往储藏室里存放，如必需留用的物品需摆放整齐，并告之行政部门人员知悉，在不知情的情况下行政人员有权对其进行整理和处理；储藏室由行政人员统一定期整理，其他人员不能私自调动和处理存放的物品以上物品出现故障，必须及时通知人事行政部，并说明损害原因，由人事行政部联系维修。 第九条 邮寄管理 1、 人事行政部统一管理，统一
13、结帐，月底将费用划分到相关人员、部门名下，报财务部。 2、 邮寄程序: A、 寄件人到行政部填写相应的寄件单，并有详细的寄件说明。 行政部对寄物品及资料有监督核准的责任；（如私人邮件个人承担费用，超重物品要经相关领导同意方可邮寄）B、 费用超高的邮件和非常规的寄件行政人员将报价通知部门主管或寄件人，确认费用可否能承受，是否邮寄。 第十条 名片印制 1、 人事行政部统一印刷，统一结帐。月底将费用划分到相关人员、部门名下，报财务部。 2、 印制程序: A、 申请人到行政部填写 名片印制申请单 ，部门主管签字认可。 B、 行政部通知印刷出小样，经校对无误后，执行印刷工作。 第十一条 公司来宾参观接待
14、办法 1、 提前（最迟参观前一小时）通知有关部门办理来宾接待； 2、 据客户的重要程度。相关接待人员安排好客户的会谈地点。做好会议室的整理、布置、会议用品的准备工作。 3、 员工对顾客或参观来宾应保持谦和礼貌、诚恳友善的态度。对顾客委办事项应力求周到机敏处理，不得草率敷衍或任意搁置不办。 4、 未经同意的参观人员，一律拒绝参观，擅自率领参观人员者，按泄露机密论。 5、 参观人员除特准外，一律婉拒拍照，并由陪同参观人员委婉说明。 做好办公室来访客人的接待工作：如有客人来访，应热情相迎，并问明来意。如找其它同事，应请客人找地方坐下，再帮助其联系相关同事，如相关同事未在，应同来访者说明情况，并帮助其
15、解决相应问题，或留下联系电话、地址，以便再次与其联系。切勿让客人久候而无人过问。 第十二条 通讯管理规定 1、 本公司的通讯设备与手段，一律禁止用于私事。电话应对要简单扼要，并注意用语的品位，确保通话的准确与礼貌。 2、 每月通讯费用由专人统计、分摊，部门、个人单独核算，列入成本。 3、 通讯分类及使用： A、 内线电话:在使用内线电话时，尽量避免加重总机工作的压力与负担。 B、 市内电话:业务必须电话可直接拨打；私人电话不得超过三分钟 C、 长途使用规则 因业务需要拨打外地长途电话，需经部门主管同意，告之对方号码、公司，及相关事情，方可使用长途电话。控制成本，言简意赅 。 长途传真同理需经部
16、门主管同意，不得用公司传机接收私人资料。接听的电话也不宜长时间占线，试情节给予警告和处罚；不得拨打私人长途电话。 4、 扣罚办法 如未按规定程序使用长途、网络、传真，每次将扣罚 30 元。 拨打私人长途电话，除按相应数额交纳长途话费外，另每次处罚 30 元。 上网进行与工作无关事情， （看在线电影、玩游戏等）每次扣罚 100 元。 长时间拨打私人电话，每次扣罚 100 元，超过两次扣罚 500 元 第十三条 安全保卫 1、 下班后用电设备（特殊要求除外）均应断电，关窗锁门； 空调定时关闭（开空调时，窗户必须关闭），关闭空调的时间财务室：10：0011：00 15：0016：00技术部 ：11：
17、0012：00 14：0015：00大厅： 11：0012：00 17：0018：00中午午休时间 12：0013：00，财务室、技术部统一关闭空调，这个时间大厅开放空调2、 门锁密码不得告之办公室以外人员； 3、 现金发票必须存放在保险柜内，除财务外，办公室其他人员如现金超过 2000 元，须存放于财务保险柜内，如财务不在，自行保管。 4、 禁止乱动保险器装置，保险柜钥匙须专人保管，随身携带； 5、 下班时收好文件，锁在各自的柜子或抽屉里。 6、 妥善保管文件，认真执行信息传递，防止信息中断、文件丢失、泄密情况发生； 7、 公司有密级的档案、文件按保密协议中规定的条款执行。 第十四条 会议管
18、理 1、 会议包括：公司级会议、部门会议、临时召开的各种会议 2、 会议操作： A、 会前准备（会议组织者负责）：提前拟好有开会时间、地点、会议议程、参会人等内容的会议通知 ，做好会议上的各种准备工作并网上通告（发到网上的“通知与公告区”） B、 会中任务：会议组织人员做好会中服务工作、由专人作好会议记录； 会后专人整理并发到网上公告专区C、 会后工作：根据会议讨论的结果出会议纪要或会议简报，填写会议工作任务安排,检查催办工作进展。第十五条仪容仪表 1、 女同事须淡妆上岗，佩戴首饰不宜夸张，不得涂抹颜色深重的指甲油；不得涂过于浓烈气味的化妆品及香水，头发应梳理整齐， ；应穿大方得体的服饰，上班
19、时不能穿超短裙、吊带裙；不要在办公时间化妆。夏天不得穿拖鞋式的凉鞋上班。 2、 男同事上班应穿正规的服装，不宜穿夸张的休闲装。不留过长的胡须，怪异的发式， 。举止稳重大方。3、 工作时应保持良好的站姿与坐姿，不得嬉戏打闹、窜岗闲聊，翘腿等； 4、 注意个人形象，不得坐在办公桌上，或将腿横跨在椅子上。 5、 待客热情友好，说话亲切自然，举止优雅大方，处事礼貌谨慎；6、 办公室内禁止使用不文明的语言，与同事及客人谈话时应注意言语的尺度及音量，以不影响其他同事为准； 7、 扣罚办法：根据情节严重性，扣 20 - 200 元/次； 第十六条 办公室环境卫生 员工必须随时保持办公环境的整洁与美观，并对个
20、人及周边区域的卫生、物品摆放负有责任。 1、 地面 地面干净无污物、油渍，美观无破损；地面无纸屑、杂物； 桌下不堆放杂物，确属工作需要应放于隐秘位置，用后及时拿走。 垃圾筒应放置隐蔽的区域，筒内废纸不得过半筒，筒盖上的灰土应及时清理。 下班后各自的桌面整理干净，资料锁入抽屉，因个人管理不当丢失的记录资料等自行负责；2、 家具 所有家具位置固定，不经允许不得移动位置或随意调换。 桌面干净无杂物，私人用品（水杯除外）全部收于柜或抽屉内 椅子时刻保持布、皮面干净，无污物 桌腿、椅腿不得用脚踢、蹬，无意碰到后，应立即擦净。 电线、电话线等在桌下捆扎整齐，不外露，不拖地 推柜架上必须摆放规格、颜色统一的
21、文件夹，内可装无密级的文件或滞空。 玻璃门窗应推拉扶手，以免将手遗留在玻璃上，如有遗留，应及时进行清理。 不得随意往桌上或墙上粘帖通讯资料及所需的相关资料；3、 窗台 何部门及个人不得在窗台上放置任何除绿色植物以外的物品。 窗户及百页窗未经行政部允许不得随意开关（谁开窗谁负责，发现开而未关者按制度执行罚款）4、 文件 工作进行中可整齐放在自己的桌面上，下班后应清理桌面物品，全部收于文件柜或抽屉内 5、 花朵 公司购置的鲜花每位员工都有义务进行管理，干枯或腐烂应及时清理掉。员工个人种植的鲜花或绿色植物应规范摆放，以不影响公司整体美观为宜。 6、 空调任何人不得随意调控空调，经允许后的调控情况则以谁开启谁关闭为准，开而未关者行政部有权按制度执行处罚7、 卫生间注意保持整体清洁，不要到处扔废弃物、洗手池等用后即时清洗干净；食物残渣不能倒入洗手池内；爱护各项洁具设备，自觉遵守和使用公用设施；8、 会议室 会议结束或客人离开后，会议组织者或接待人员应及时对会议室进行整理，清理招待客人用的水杯及相关物品，随时保持整洁。员工用餐完毕由用餐人员清理相关物品，无用扔掉的饭菜扔到外面的垃圾房，并开窗保持办公区的空气清新。 人事行政部2006-7-7
