1、城建档案信息化工作探索摘 要现有的建设工程档案管理系统已不能满足新型城市化发展的高要求，城建档案信息化已迫不及待。城建档案信息化工作不能一蹴而就，要结合新的社会形势及技术发展方向，本着“规划先行，分步实施”的原则，依据国内外建设工程档案信息化的标准规范，借鉴国内外先进经验，从系统定位、制度需求、规范需求、业务流程、技术架构、安全要求、实施建议等方面进行全面规划设计，从而有序开展和稳步发展。 关键词建设工程 城建档案 信息化 中图分类号：F299.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0177-01 随着十八大的新精神、李克强总理提出的“简化行政审批，为企业松绑”的新
2、要求、云计算等信息技术环境的日新月异以，以及国内部分城市，在政府行政审批流程上已进行全面改革和优化，如广州市政府自2013 年 5 月 1 日起实施建设工程并联审批的新做法，致使广州市的城建档案管理者发现既有的建设工程档案管理系统已不能满足广州新型城市化发展的高要求，城建档案信息化已迫不及待。笔者结合日常工作中的一点体会，从城建档案信息化管理系统规划设计、信息资源共享建设、信息化效益三个方面与读者们进行分享，探索城建档案信息化的发展。 一、城建档案信息化管理系统规划设计 城建档案信息化必须要有相应的管理系统方能运作，所以管理系统的建设是开展城建档案信息化工作的当务之急，而系统建设过程中最首要及
3、最重要的环节就是系统规划，通过系统规划研究，探索城建档案信息化行业咨询服务模式，为建设工程档案管理系统建设提供具有前瞻性、合理性和可操作性的支撑和指导，为提高城市建设工程档案管理与服务的规范性和工作效率，提高建设工程信息化建设与应用水平，实现在建工程档案的适时动态管理，实现建设工程电子文件归档，大幅度降低城建档案馆、建设单位、施工单位等管理成本奠定理论研究基础。通过系统规划研究，为今后搭建建设工程档案综合信息管理和服务平台提供顶层设计，以便今后通过升级版的系统平台深层次开发建设工程档案的内在价值，最大限度地满足城市规划、建设、管理和社会对建设工程档案信息的需求，为“信息城市” 、 “智慧城市”
4、建设提供基础系统平台和档案信息资源。 系统规划首先要对工程档案法规，规则，规范文件与研究文献整理。通过网络公开信息，内部文献数据库等方法，收集梳理建设工程档案管理领域的法规政策、标准规范、工作流程以及参考文献与工程档案研究文献资料。 接着要通过对国内外信息技术与系统构建的调研，对建设工程档案管理先进的城市进行学习，借鉴其他省市及国外在这一领域的研究成果和实际经验，同时对新型城市化发展战略，云计算平台的建设情况及发展趋势，政府优化行政审批的实际做法及城市建设档案馆的建设情况，研究分析新形势、新环境对建设工程档案信息化管理和提供利用工作的影响和要求；结合目前城市建设档案馆现有建设工程档案管理系统的
5、建设和使用情况进行调研与分析。 最后，对建设工程档案管理系统存在的问题分析。结合新的社会形势及技术发展方向，本着“规划先行，分步实施”的原则，依据国内外建设工程档案信息化的标准规范，借鉴国内外先进经验，对建设工程档案管理系统以及配套服务管理体系从建设定位、系统与技术架构，开发平台与编程软件，制度与职能、服务体系，系统规范、业务操作、系统安全、系统可扩展性与柔性，实施方案建议等方面进行全面规划设计。 二、信息资源共享建设 （一） 更新观念， 转移工作重心。将建设工程档案作为信息服务行业，认真做好信息共享建设。用信息业的范畴来规范档案馆的信息共享工作，把档案馆工作的重心从过去档案实体管理转移到档案
6、信息管理上来， 档案馆的一切业务工作都要围绕信息服务这个中心来开展， 把城建工程信息资源视为全民、全社会的财产， 要把静态的档案信息用先进的网络设施传输出去，实现其社会价值和经济价值， 真正实现档案信息资源社会共享。 （二）加快城建档案工作的标准化进程。城建档案管理标准化是城建档案工作的前途和方向，只有统一标准， 才能实现档案管理工作的现代化， 这是档案信息资源共享的重要条件，尽快修订与实施建设工程档案归档整理规程，进一步规范建设工程文件的归档标准，要求纸质、声像、电子档案同时归档移交，加大了子文件接收力度。声像档案坚持自拍的同时开展多渠道收集，将具有时代精神和历史价值的档案补充到馆藏档案信息
7、资源之中。规划馆藏资源构架，保障信息资源来源，科学有序的做好馆藏档案数字化工作城建档案信息化建设。 （三）加快已有馆藏档案信息资源的数字化进程，实现馆藏档案信息的智能化综合管理，科学有序地整合和存储原始视音频、图纸、文件等多媒体资料，实现多载体、多格式的档案信息全面兼容和整合，同时加大电子档案信息资源的积累。建立面向元数据的异构数据交换平台，通过数据封装实现对异构平台的数据共享，解决不同格式、不同结构电子档案的接收问题，在各城建管理部门使用的不同数据库之间，实现数据共享访问，解决多种数据库系统的信息交换问题。通过共享平台建设，实现城市规划、管理、建设部门、城建档案馆彼此信息共享，使档案馆从信息
8、的存储基地转变为信息的处理、加工和提供利用中心。改变在档案馆只能利用馆藏历史数据的局面，实现历史数据与现实数据的互动交换，使档案信息资源整合的范围更加广阔。实现城市规划、管理、建设档案信息前端动态管理。从电子文件的生成开始逐步跟踪电子档案形成的整个周期，通过各类业务管理系统与电子档案管理系统有效衔接。 （四）开展档案人员专业培训工作， 实现人才知识化。人是信息化社会的主要组成部分， 也是档案管理活动的主体， 是档案管理活动中最主动、最有潜力的因素。提高档案人员的素质关键在于教育。应举办多层次、多方面的专业教育及培训， 以适应档案现代化管理的需要， 只有配备一支具有现代科学文化和先进技术的专业化
9、档案人员工作队伍，才有可能实现档案信息资源共享的目的。 （五）采取档案信息加密手段， 维护网络安全与数据保密。对于一个宠大的、联系着社会各层次的、信息资源共享的大系统来说， 安全维护、档案信息加密都是必要的前提， 只有妥善解决这一问题， 才能保证档案信息网络的通畅， 杜绝档案失、泄密的发生， 使城建档案馆真正成为全社会信息服务中心。 三、社会效益和经济效益分析。 通过对建设工程档案管理系统级相关的支撑体系，如规范与标准化设计、城建档案信息自由的共享与服务设计，将使城建档案利用项目增加，从而满足整个社会对城建档案信息的需求，达到城建档案信息资源共享的社会效益，同时由于提供了一定的创收项目的拓展，必然创造一定的经济效益。同时通过用户对城建档案的需求产生的社会与经济效益，还有推动政府优化行政审批制度的落实，推动智慧城市的建设，产生极大的潜在社会效益与经济效益。 通过以上的分析，城建档案信息化工作不能一蹴而就，要结合新的社会形势及技术发展方向，本着“规划先行，分步实施”的原则，依据国内外建设工程档案信息化的标准规范，借鉴国内外先进经验，从系统定位、制度需求、规范需求、业务流程、技术架构、安全要求、实施建议等方面进行全面规划设计，从而有序开展和稳步发展。
