1、1如何有效提升企业人力资源档案管理水平摘要：随着市场经济的不断发展，我国企业的人力资源制度也不断的进行改革，传统的人力资源档案管理工作模式已经无法适应当今社会发展的需求，传统的人力资源档案管理存在诸多问题，严重制约着新时期人力资源档案的管理工作。提升企业人力资源档案的管理水平成为势在必行的事情。本文首先分析了提升企业人力资源档案管理水平的必要性，然后归纳了目前企业在人力资源档案管理中存在的问题，最后从七大方面系统探讨了有效提升企业人力资源档案管理水平的对策，以期为同行业人力资源管理者提供参考。 关键词：人力资源档案；信息化；考核；使用率 Abstract: with the continuou
2、s development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, serious
3、ly restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives 2management level, and then summar
4、izes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers. Keywor
5、ds: human resources files; Informatization; The inspection; usage 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104(2013) 提升企业人力资源档案管理水平的必要性 （一）是企业持续发展的需要 1、有助于企业了解人才基本情况 企业的人力资源档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人力资源档案，对人力资源档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。 2、便于
6、企业内部考核 而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。 优化企业人力资源配置 人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用3价值的重要途径。人力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。 4、为企业人力资源发展战略提供依据 人力资源档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人力资源档案材料的收集、鉴别
7、、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。 （二）是个人价值得以体现的途径 对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人力资源档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人力资源档案的重要性更加突出，加强人力资源档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和
8、工龄材料的确认。这就需要人力资源档案来作为依据。所以说，加强人力资源档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人力资源档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。 目前企业在人力资源档案管理中存在的问题 4（一）人力资源档案内容缺少真实性 近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，面对真假难辨的信息，人力资源档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动接收信息，而不真实的信息导致人力资源部门无法正确评估职工。 （二）人力资源档案管理技术落后 传统的人力资源档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，会出现当事人去了另
9、一个单位或城市，但他的档案却还在原单位或原城市，人力资源管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。 （三）档案管理人员减少 当前社会价值取向较以往发生重大变化，从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位，又不能得到应有的价值肯定。在企业中，机构撤并、人员裁减等工作中，首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员逐渐减少，管理工作水平日益下降，整体管理工作逐步弱化甚至恶化。 （四）企业人事档案的内容不够完备 现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学” ，人力
10、资源档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部5的做法还是有很大的区别，所以企业的人力资源档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人力资源档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人力资源档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人力资源档案管理体系。 （五）信息系统中的人力资源档案信息资源开发利用有待深化 企业员工人力资源档案信息的录入、修改、存储、浏览、查询及统计等功能，是人力资源管理信息系统最基层的要求，而合理配置人力资源、最大限度
11、地实现人力资源的价值、为企业提供科学的决策支持才是人力资源管理信息系统的精华所在，是开发人力资源管理信息系统的最终目标。但由于企业在人力资源档案信息资源地开发利用上意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，客观限制了人力资源档案信息资源的充分开发与利用。如何加强人力资源档案信息资源深度开发利用，切实发挥人力资源档案信息的作用，是企业人力资源管理信息化管理工作中迫切需要解决的问题。 提升企业人力资源档案管理水平的途径 （一）明确企业人力资源档案管理的内容基础前提 1、员工的测试与甄选材料 现代企业招聘员工一般都要经过层层筛选，采用多种方法对应聘人员进行考核。一旦一个应聘人员被企业录用，企业面试考核小组
12、对应聘人员仪容仪表、应变能力、表达能力、判断分析能力以及其它考核项目的评语、鉴定等材料，在经人力资源部门整理以后，应该归入企业员工人力资源档案。如果企业对应聘者有笔试考核，笔试成绩与试卷等资料6也应归档保存。 员工基本情况档案 这里主要是指有关员工的受教育状况、专业知识、能力特长、政治面貌、身体状况、业余爱好、家庭情况等基本资料。有些资料企业可能无法保存原件，如员工的学位学历证书、党团资料、职业技能资格证书等，但是企业人力资源部门在核实这些资料以后，必须对每个员工建立起相应的基本情况档案。 员工培训档案 员工培训档案至少应该包括以下两个方面的内容：一是以员工本人为主拟定、经员工本人上级认可、并
13、交企业人力资源部门备案的员工个人职业生涯规划；二是由企业人力资源部门根据员工个人的职业生涯规划，结合企业的业务发展、人才需求以及员工培训规划而制定的员工培训和使用资料。 员工绩效档案 员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度，或者说是员工的表现被企业认可的程度，绩效评价材料不能仅仅用于当期的奖励、表扬、晋升或者奖金发放，过后就弃置不顾，而必须作为重要的人力资源档案保存下来。员工绩效档案主要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，员工受到的表扬、奖励以及处分情况等材料。 （二）建立健全科学合理的人力资源档案管理制度制度保障 在人力资源档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新
14、任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人力资7源档案管理制度，使得人力资源档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理” ；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。 （三）推广信息化人力资源档案管理新兴手段 利用现代化工具使人力资源档案管理资源信息化，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，以实现人力资源档案管理信息传
15、输的网络化和人力资源档案管理信息资源的共享化，提高人力资源档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。 信息化人力资源档案应增加记录个人学习能力和工作能力，动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录，主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。 （四）利用数据挖掘技术对信息系统中的人力资源档案信息数据进行挖掘。科技方式 当前数据挖掘技术日趋成熟，它可以从大量的、有噪声的、不完全的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潜在有用的信息和知识的高级处理过程。我们可以将数据挖掘技术应用于人力资源
16、管理信息系统，突破传统的人力资源管理内容多为定性内容的局限，发现海量数据背后隐8藏的具有决策意义的关系和模式，根据现有的数据预测企业未来的发展趋势。通过对企业人力资源管理信息系统中人事档案数据的挖掘能够保证系统决策支持的实现，从而拓宽企业人力资源管理信息系统的利用领域。 （五）提高档案管理人员的专业素质和自身素质关键因素 众所周知，人力资源档案管理工作的特点是专业性、保密性、政策性。要推进档案管理工作的发展，就要努力提高档案管理人员的专业素质和自身的素质，努力培养员工之间的团队合作意识。对档案管理人员的职业技能、职业道德进行专业化的培训，用现代化的科学知识武装档案管理人员的头脑，使得档案管理人
17、员一最好的状态适应新时期新形势对他们的要求，进而更好的为企业服务，为社会服务。 （六）改进和完善档案功能重要补充 对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容；侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求；三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。 （七）要逐步提高我国目前人力资源档案管理的使用率核心要求 人力资源档案管理的利用价值通过为使用者提供有效准确、多层次多方
18、位的信息资源而体现出来。这就要求档案管理者对档案记录内容进9行有效的整合，保证人事信息的完整性以及条理性。同时，档案管理人员应当随时对数据库进行维护和更新，还应该做好信息保密与信息使用之间的关系。在保证人力资源档案资料的安全性的前提下，同时也要提供相应的信息服务，提高档案信息的利用效率。 结语 综上，随着社会发展以及就业制度的不断完善，人力资源档案在人们的生活中势必会起到越来越重要的作用，因此做好档案管理工作就极为重要。在新形势下，人力资源档案管理工作要不断与时俱进，开拓思维方式，利用先进科学的信息技术，培养高素质的管理人才，提高人力资源档案信息的利用效率，是企业人力资源管理工作能够科学可持续的向前发展。 参考文献 1王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题J.办公室业务，2011.10. 2张斌.对我国企业档案管理困惑的思考J.北京档案，2007.2. 3高素英.企业人事档案管理如何创新求发展J.广东档案，2010.5. 4马兰.浅谈新时期企业人事档案管理存在的问题及对策J.甘肃科技纵横，2010.2.
