1、从管理、传播的视角看行政组织的信息传播【摘 要】随着社会信息化的迅猛发展，在高科技带来的便捷之下，人民群众有了更多发表言论的领地。然而，行政组织的信息不对称、不公开、不透明，仍然是阻碍行政组织发展的巨大绊脚石。如何化解沟通的障碍，预防信息传播不当而导致的效率低下、腐败、权力滥用等问题的产生。本文运用行政管理学和传播学的相关知识，从行政组织信息传播的定义及现状进行研究，总结信息传播的症结并寻找解决的有效途径。【关键词】 行政组织 信息 公开 监督 良好的沟通有助于行政信息传播的有效性，构成行政组织内外部的和谐与共赢。信息流动不畅，造成信息堵塞，进而导致行政组织内部官员腐败、权力滥用、行事效率低下
2、，外部与群众脱离、关系破裂、引起民愤等不良恶果的产生。因此，分析行政组织框架的设置、行政人员互动的效果和服务意识等影响行政组织有效传播的元素，就显得格外重要。1.行政组织信息传播的定义 组织是人类社会协作的群体形态之一，是能够将分散的个人力量进行整合，高效的完成个体所不能承担的任务及活动。传播学上对“组织”的定义是：“从广义上来说，任何由若干不同功能的要素按照一定的原理或秩序相组合而形成的统一整体，都可以称为组织。在狭义上，组织指的是人们为实现共同目标而各自承担不同的角色分工，在统一的意志之下从事协作行为的持续性体系。 ”1行政管理学学者张永桃认为：“组织是人们为达成共同目标，按特定的结构形式
3、、活动规律所结合起来的开放性群体。 ”2因此，归纳概括“组织”就是由若干个不同角色的个体按照恰当的秩序进行整合，使个体之间的相互配合，能够较好的完成各个成员的共同目标的开放、可持续性协作体。对于信息在行政组织所担任的角色而言，李会义、杨凯认为“信息是行政行为主体在实施行政行为的过程中产生、获得的一切与行政行为直接相关的资讯。 ”3学者李振良的定义是“行政信息是行政主体因公务行为而获得的与行政相对人有关的一切信息。 ”4 综上所述，行政组织信息传播也就可以用一句话来概括：“行政机关和行政人员通过行政信息的收集、加工处理和传递沟通，反映和了解行政组织管理系统内部以及外部环境的情况变化，借以制定科学
4、合理的政策控制和调整行政管理活动，提高政策执行的有效性。 ”5这种对于信息的处理与传播不仅意味着行政组织内部各个部分之间，还包含行政组织作为整体，同外部其它各个主体所进行的联系与互动。 2.行政组织信息传播的现状与问题 2.1 信息不对称 施拉姆认为， “信息渠道越长，沿渠道就有越多的点，在这些点上，某个人有权声称，某个信息将被接收和转发，是照原样转发还是修改了以后再转发。因此，在信息的流动中，操纵这些门的力量和操作规章或实施操纵的人员就成为至关重要的。 ”6 我国行政组织的结构是呈金字塔状。这一结构表现为越位于塔尖，地位越高，权力和管辖的范围也就越广。由于科层制的约束，致使层级过多，然而在信
5、息的传递上必须一级一级上报或下传，不可越级。因此，使得上面的声音难以渗入底层，下面的信息难以被上面所知。同“传话游戏”一样，信息的传播者与最终的接受者所述的信息存在着极大的不对称。 2.2 信息不公开 我国宪法规定， “一切权利属于人民” ， “人民依照法律规定，通过各种途径和形式，管理国家事务，管理经济和文化事业，管理社会事务” ，人民作为权利的拥有者，当然有权了解权力运行的状况，只有对国家和社会事务的知情，才谈得上对国家和社会事务的管理。7 我国政府一向有保密的传统，直到开展市场经济的八十年代，行政公开才开始为人们所关注。诚然，我国政府的行政公开经验还颇为不足，因此导致诸多弊病的产生：效率
6、低下、行政腐败、权力滥用“一切有权力的人都容易滥用权力，这是万古不易的一条经验。 ”8克拉克也曾提出：“如果一个政府真正的是民有、民治、民享的政治的话，人民必须能够详细地知道政府的活动，没有任何东西比秘密更能损害民主，公民没有了解情况，所谓自治，所谓公民最大限度地参与国家事务只是一句空话。 ”9可见，政府的信息公开不仅意味着尊重民主，维护公民的基本权益，更是政府能够保持廉政、亲民、长期稳定执政的基石所在。2.3 缺少反馈 沟通意味着信息的发出与接收构成一个完整的回路。但不少行政人员错误的认为沟通就是将信息传达给接受者就完成了沟通的任务。许多领导在部署任务或是批评下属时都只是进行单方面的信息输出
7、工作，下级有没有理解上级指示，接受者是否完全了解发出者的信息要领也就不得而知，这不能称之为一个完整的沟通。行政组织中之所以常会产生沟通不畅的原因，就是在于沟通的过程中忽视了的回路的作用，也就是说，没有做好信息的反馈工作。完整的沟通应该是信息发出者对接受者进行信息的第一次输送，在接受者接到信息后结合自身的情况，进行消化、加工处理后再反馈给信息发出者，发出者接收反馈的信息，确定是否与原始信息相一致后再对接受者进行第二次信息的传递（见图 1） 。由此完成这样的路线，才能确保信息的准确与沟通的有效。但往往在现实的行政工作中，第一次信息传递之后就停止了，从而造成信息的扭曲和失真。因此，在行政组织中建立反
8、馈机制以及在行政工作中形成及时反馈的习惯是极为迫切的。 3.优化行政组织信息传播的途径 3.1 优化组织结构 行政组织结构的合理设计，为行政信息构架了良好的疏通管道。减少组织层级，适当减少中间层，避免机构重叠的现象，使得行政组织的结构向扁平化发展。理顺组织层次，建设合理、健康的组织人员结构，既不让一部分人事必躬亲，又不会导致一部分成员无所事事。简单的构成也理顺了信息流通的渠道，行政层次的减少也缩短了下级与上级建立直接沟通的距离，上面的指令能够更快更准确的到达基层，基层的声音也能够进行有效的传达。 3.2 运用行政环境 行政环境的建设有益于组织成员之间进行信息的良性互动。学者郑大庆、黄丽华经实证
9、研究后得出群体文化和潜在使用者强制压力对行政组织信息接受有显著性影响。组织中的文化对与信息系统采纳有多种影响。对于政府中采用信息技术的成员进行奖励，这样的文化就会促使组织中的成员接触并采纳新的技术；相反，如果组织文化趋于保守，倾向于因循守旧的工作方式，对外界的变化反应迟钝，这样的文化会阻碍行政组织信息系统采纳。10建设与行政组织的信息技术相匹配的文化氛围能够加强组织内部员工在信息处理上的灵活性，进而增强组织的凝聚力，促进人力资源的发展。 3.3 加强法律建设 我国宪法规定公民有知情权，作为为纳税人服务的政府和公务员，就应当充分尊重公民的知情权利。为此，要使公民能够顺利享有权利，国家就必须建立和
10、出台完善的信息公开保护法，以此来保障公民权利的行使。其次，还要加强建设行政组织的问责制度。由武汉电视台举办的“电视问政”节目，就是一个很好的先锋，在全国范围内掀起了不小的问政浪潮。虽然问责政府会大快人心，但是问责的力度也必须把控合适，过度问责不仅不会带来积极的行政效果，反而会重创基层行政队伍，打击政府行政人员的工作热情，从而产生适得其反的作用。因此，顺应问责之风的兴起，国家也应尽快结合国情，出台合理的问责法规，以避免因问责不当而产生的不良后果。最后，信息也是一把双刃剑，信息的封锁会造成官民疏离，信息过度开放也会致使谣言之风的滋长，法律的出台不仅要控制信息的封闭还得对信息开放会带来的隐患进行预见
11、和防范。3.4 健全监督体系 人天生具有惰性，组织由不为单数的人构成，而人的情性会相互影响，因此任何组织都有惰性潜伏的可能。如果不加以控制，懒惰则会严重务工，造成行政工作的极端低下。在高科技的便利之下，微博已让寻常百姓成为平民记者。通过网络平台，一批又一批高官被人民狠狠拽下马。人民的力量正在得以体现，监督的渠道也逐渐多样化。但是人民的言论仍然受到一定的限制，正如网民所说，如果网贴被删，那贴上事件一定真实；网站被封，大伙就一定要挺起。百姓之所以不合作、要抵抗，演绎“刁民” ，并不是意味着刻意反动，而是政府没有建立一个相对公平、平等的载体能让人民发泄不满。水能载舟亦能覆舟，压制民情只会造成基层情绪
12、的沉积，压制的时间越长，积淀的力量也就越大。因此，政府应该广开言路，积极鼓励人民监督，更要鼓励人民随机监督，真正的在日常的生活中检查行政工作，监督行政人员。此外，政府还应该积极配合群众的监督热情，适时举办类似新闻发布会的交流平台，将政府内部的信息与群众进行沟通与商议，尽可能减少信息不对等的状况，缓解群众因不知情而产生的不理解、不配合的情绪。 3.5 建设有效沟通 无效的信息传播会导致人力、物力、时间的巨大浪费，所以从建立良好的制度上杜绝无效的信息交流能起到事半功倍的效果。强化信息的回路意识，就需要做好信息反馈的工作。不能将反馈挂在嘴边，要真正形成一项制度，并在行政组织的工作中严加执行。建设有效
13、沟通的渠道也是重中之重，随着电子政务的兴起和普遍，政府工作透明了、开放了，信息的传播更为准确和迅速，政府与百姓之间成为零距离。因此，为了更好地发挥网络的便捷功能，更需加强行政组织内外的电子信息教育，并进行电子信息安全意识的灌输。 其次， “圆桌会议”的发展，改变了以往陈旧的会议模式，行政会议不再只听“一家言” 、 “领导言” ，各个部门各个成员之间可以畅所欲言，让信息在会议上能够得到广泛而有效的交流。 最后，是充分发挥非正式组织渠道的作用。非正式组织的良性发展是正式组织的内部推动力量，其威力不可小觑。因此，正确地对待非正式组织，能让成员在组织中抒发情感、自由言论就显得格外重要。只要非正式组织抒
14、发的是健康的、积极的与正式组织目标一致的意愿，正式组织都应该给予鼓励。这样，不仅可以让组织成员更好地传递信息，还能凝聚核心，集结组织的共同愿景。 4.结论 政府，是人民的政府；人民，是政府的人民，彼此不可割裂，需信息将二者联系。随着人民群众民主意识的加强，政府也逐渐在对自身的工作做进一步的改善。更多同百姓互动与沟通渠道的建立，更多倡导百姓积极言政的行动正在进行。但是行政组织不单单存在于政府部门，信息的传播也不尽局限于行政组织之中。虽然单从行政组织所反映出来的问题能够看出信息传播的力量与重要性，但仍需要结合众学科之所长，而不仅仅是从行政学、从行政组织的体制和内部的成员作为主体进行研究和分析。随着
15、互联网让偌大的世界浓缩成小小的“地球村” ，加强政府信息传播的力量和质量，也是当今行政组织想要在全球化浪潮中游刃有余的必修课题。 参考文献： 1郭庆光.传播学教程M.1999 年 11 月第 1 版.北京：中国人民大学出版社，1999 年，第 99 页. 2 张永桃.行政管理学M.2006 年 3 月第 1 版.南京：南京大学出版社，1994 年，第 82 页. 3李会义，杨凯.推进我国行政信息公开制度化J.实践与探索.第233 页. 4李振良.行政信息不对称的原因分析J.行政论坛，2004：第 54页. 5金太军.重视对公共政策执行的研究J.江苏社会科学，2001（06）. 6（美）韦尔伯施拉姆：大众传播媒介与社会发展M.华夏出版社，1990 年：第 88 页. 7（法）孟德斯鸠.论法的精神（上册）M.北京：商务印书馆，1967 年：第 154 页. 8王明扬.美国行政法M.北京：中国法制出版社，1995 年：第959 页. （作者单位：华东政法大学；上海 201620）
