1、文档一体化的宣传手册用户的需求特征： 业务有一定的方向，但内容在不断变化，且市场需求充满变数，要求团队反应迅速。 有一定的人员变动因素，所以工作内容应该可以被继承。 希望烦杂的工作是有条理的，而且，能够被考察和进行阶段性的绩效核定。 工作应该体现出一定的流程性，便于控制。在不牺牲灵活性和简单性的前提下，能够实现过程的控制，起码，能够对关键结点进行控制。 管理的经验可以被继承和复制，成果的文档可以保存和便于检索，当然应该是在授权的情况下。 应该允许组织内的任何人对系统的知识库有贡献，比如推荐好的文件和链接（URL），可以随时对某一主题展开讨论 围绕着项目会形成一些临时的小组，小组内的沟通比较有效
2、，往往是口头的，简短的。但是，希望对成果有一个保留，阶段性的成果是一个尺度，不能太细，也不可以过于粗略（这种细分程度由用户自行掌握）。用户讨厌的情况： 系统很死板，很繁琐，要有专人负责运行 系统的权限太复杂，设置本身变得太专业，可用度差 系统需要填写的信息太多，在没有开始工作之前，已经耗费了使用者很多的精力 系统的数据量太多，或是局部太少，在需要的时候得不到关键数据，或者，不能直截了当获得想要的数据我们提供的系统特征： 信息是自发产生的，是可以流动的 信息在出发的时候就已经被分类并定义了接收对象，同时这样的分类和定义是显而易见的，操作是简单的 信息在进入系统的时候是可以被分层级的，这样的分层是
3、由组织的全体来参与的，这个过程是赋予信息以组织经验的过程，也是信息在不同层面不断呈现的过程 信息是可以被订阅的，订阅者可以在授权情况下获得其关注对象的信息，并在第一时间获得 信息提交和分类完成以后就自然形成了一个知识体系，并且这样的过程很容易复制，对内容也很容易检索 日常处理事务的机制由消息驱动转变成事件驱动，每个人更能专注于视角范围内的工作，目的性更强，同时，对突发事件也能处理。并且，这样的灵活性和目的明确性是建立在我们日常信息使用的习惯上的（OFFICE+邮件）。 系统模拟了“开始布局”和“过程控制”这样两个处理事务的方法，同时对结果的审核也变得简单和清晰，但不失细节。系统的定义： WBS
4、（Work Breakdown Structure）工作分解构架，也就是“开始布局”。就是把项目（带有约束条件的明确目标）分解，再分解，变成一个个可以执行的任务（子项目），并指定责任人和时间结点。结果就是一颗不断生长的项目树，且在所有结点都可以自由生长和复制。 Work list 工作列表。就是每个成员都获得自己参与的任务清单，完成任务或参与任务就是提交报告和收发邮件，当然是针对某项任务的。 管道。就是我们通常使用的邮件系统，还不够，我们还要加上项目分类的特征，所以应该更像是管道系统，用来连接项目和成员，便于提交报告；用来连接成员和成员，便于收发邮件，沟通信息。 订阅。按权限约束，成员可以对可
5、见的项目结点的状况进行订阅，当预设的情况发生，比如结点被顺利完成，或超时，或提交了一份节点报告，那系统会让订阅者获得该信息，包括文档本身。遗留问题： 管理模式和软件系统的融合与促进。因为没有有效的信息管理工具，组织结构对过程信息的控制就只能抱着“部分放弃，只求结果”的态度，对信息系统的实施抱有犹豫甚至怀疑的态度，因为他们清楚知道，一旦做了，就是投入，就是风险。在没有完全吃透概念，没有看到实例的情况下，不会对系统的建设投入很大的精力和热情，也不会要求组织全体的参与。而信息系统本身的成功是有赖于全体成员的参与的。我们的系统是能够提供伸缩功能的系统，在信息颗粒度较粗的情况下可以使用，并见效，在信息颗
6、粒度分解细腻的情况下，也能见效。对前者，是总监和项目经理一层的应用，目标是结点控制和成果继承；对后者，是全体组织成员的参与，目标是信息的聚积和成果考核。当然，考核的办法应该是可以定制的。这样，软件实施的版本也就控制住了，软件随着组织的进化而进化。 单支工作流。若用目录结构树来模拟组织结构图，每个底层的子项目只有一个人参与并负责，那就可以用文档提交的方式来实现单向的工作流，但不能跳转。但 work list 的形式应该是可以让用户接受的，提交的文档就是审批的主体，邮件就是审批说明，提交就是批准，退回就是发邮件给个人。 在同一时刻有很多项目，要反映出轻重缓急 work list 的取消、转移，用邮
7、件方式提交：如果是 leader，可以取消，但通知上层；如果是组成员，通知 leader 表示时间的方式：一是要开始至现在，一是现在至结束。日常的成果以文档提交的方式来表现，文档包括邮件、BBS、WORD 、CAD、Photoshop 等等，随时间推移，不论是在案头，还是在电脑里的目录和邮件系统里，文档会堆积、有用的信息会被淹没，重要的文档会难以查找。更多的情况是信息的相关性只依稀存在于当事人的印象中，在快节奏的业务和变化的环境里，有价值的信息被遗忘了；同时，组织因没有办法有效清晰的保存信息，知识不能被重复利用，商务成本和智力成本增加了。我们以项目管理的思想，创造性地抽象出日常信息使用的模式，
8、采用先进的信息技术，推出了基于项目的文档管理系统，帮助管理机构达到如下目的：1. 使文档的管理更加有效（主体是管理：目录树）2. 使文档更容易使用（主体是使用文档：管道）3. 使事件（任务）更容易被完成（WBS、work list）4. 使成果更容易被考察并继承（节点报告）在本系统中，我们模拟了人们日常工作中对信息处理的习惯，并着重强调了在信息发送时的判断：要发给谁，和什么主题相关。只要这点就够了，我们要做的，只是在信息发出时，给了一个归类，其余，就让系统来刻板忠实地完成，比如归档、提示、权限、检索、递交、通知，等等。你会觉得，这是一个很容易使用地系统，一个很有效的系统，请尽情享用新技术带来的
9、工作乐趣吧。我们这个系统能够让管理者控制进度，了解下属或更基层的人员的工作状况，能够发现项目整体在哪些部分是跟不上进度的能够把重点和非重点区分开系统增加一个对象“项目全体”。既然管道的一个动作是项目组成员向项目提交文档，原来的设计是判断是否归档为项目邮件，为统一起见，即视为对项目全体发送邮件。若是组长，结果就是组成员收到邮件，包括自己；若是组成员，结果就是需要组长审批，若组长通过审批，则动作等同于组长发送邮件给全体。系统还可以增加一个对象“上级成员”，在发送邮件时，只有本项目组长有权使用本对象。发送时，系统要求父项目的组长审核该邮件，若通过，父项目组成员全体收到邮件，同时本项目组成员也收到邮件。对“节点报告”，系统可以在放松邮件时，标注“重要”标志；若是组长，不再审批；若是组员，需要审批，并可修改“总要”标志。在一种情况下，组成员只对成员发送邮件，也可标注
