1、浅谈礼貌原则在外贸英语函电的运用 摘 要 ： 商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段 ,其撰写的成功与否对企 业的业务有着极其重要的影响。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象 ， 进而做成一笔笔好生意 ； 反之 ， 一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，甚至会毁了公司苦心经营的形象。本文基于语用学礼貌原则 的 理论 ， 通过系统分析和大量实例的比较， 论述了礼貌原则在商务英语写作中的具体应用 。 关键词： 礼貌原则，外贸英语函电 Abstract: Business English letter is an importan
2、t means for communication in international trade. Whether it is successful or not has a significant influence on the enterprise business. A polite and proper wording business letter can help a company build up good business image, then make business successful. Conversely, a impolite or improper wor
3、ding business letter will bring a negative evaluation, even can ruin a companys image. Based on the theory of politeness principles, this paper compares and analyzes plenty of examples, and explores how to apply these principles to business English letter writing Key Words: Politeness Principle,Fore
4、ign Trade English Letters and Telegrams 目 录 摘 要 1 Abstract 1 引言 2 1. 礼貌原则的含义 2 2. 礼貌原则在外贸英语函电中的运用 3 2.1 得体原则的运用 3 2.1.1 情态动词的正确使用 3 2.1.2 动词的时态对语言礼貌产生影响 3 2.1.3 把命令句式改变为请求疑问句 4 2.1.4 缓和句子的使用 4 2.1.5 被动语态的使用 5 2.1.6 使用 If 条件句 5 2.2 慷慨原则的运用 5 2.2.1 你的态度 6 2.3 赞誉原则 6 2.3.1 主体首句赞誉语气的使用 6 2.4 谦虚原则的运用 6 2
5、.4.1 结束语的使用 7 2.5 一致原则的运用 7 2.5.1 使用积极词汇的表达方式 7 2.6 同情原则的运用 7 2.6.1 展示人情味，即尽量多从对方的角度考虑 8 2.6.2 尽量多的表示积极的感情，尽量少的表示消极的感情 8 结束语 8 参考文献 10 1 引言 随着中国加入世界贸易组织，我国对外开放的格局进一步深入，对外贸易不断深入发展， 国际商务领域 也 日益广泛，商务英语已成为 其中 重要的交流工具 。 商务英语函电作为国际贸易伙伴之间通过书面方式进行交流的重要形式之一，礼貌原则起着至关重要的作用。礼貌原则的运用涉及到国际商务活动的整个过程 询盘，报盘，下单，付款方式，包
6、装，装运，保险，代办，索赔和仲裁等环节，是顺利解决商业存在的纠纷和商业成功的基础。 信函是否礼貌得体， 直接关系着 商务活动的成功与否 。 所以在商务英语函电的交往中，务必要遵守礼貌原则。 当商务交往面临着冲突时，利益双方就更应该有策略地运用语言 恰当地使用礼貌准则，以体现发信者对收信者的友好、尊重、体谅等各种情感，也可以说是我们经常讲到的“商务礼 貌”，它指的是商务活动中的礼貌规则，商务礼貌的正确运用体现的不仅是个人的自身素质，同时折射出企业的文化水平和管理境界。 1. 礼貌原则的含义 礼貌原则是会话与沟通交流的重要准则之一 。 1983年，英国著名语言学家 Leech从语用学的角度，提出言
7、语交际活动中的礼貌原则 。 他认为：“言语交际中说话人故意违反合作原则，让听话人去意会其真正意图，其中的一个重要原因就在于礼貌，即根据会话命题内容对会话双方的惠 （ benefit） 、 损 (cost)程度，选择对受话人或第三方有利的信息和语言形式 。” 他的礼貌原则主要包括六条准则，每一准则又包含两个次则： (1)得体准则： a.尽量让别人少吃亏； b.尽量让别人多受益 。 (2)慷慨准则： a.尽量让自己少受益； b.尽量让自己多吃亏 。 (3)赞誉准则： a.尽量少贬低别人； b.尽量多赞誉别人 。 (4)谦逊准则： a.尽量少赞誉自己； b.尽量多贬低自己 。 (5)一致准则： a.
8、尽量减少双方的分歧； b.尽量增加双方的一致 。 (6)同情准则： a.尽量减少双方的反感； b.尽量增加双方的同情 。 以上这些礼貌原则在商务英语函电的交往中，是一定要遵守的。 但是他们也是通过一些比如是损益尺度、选择性、权威性和社会距离尺度来发挥作用的。这些准则尺度涉及的方面很广，并不是简单的一刀切或者是“放之四海而皆准”的真理，它涉及与礼貌相关的语境、场合（积极或消极、表扬或批评，肯定或否定等）和关注的问题或矛盾。正如 Leech所说，作为英语礼貌的几个大的原则，它们本身所论述的是绝对礼貌的问题（即在某一尺度或某套尺度上有正反极的问题）。简单点说，即上述语言的礼貌原则的出现是有一定的适用
9、范围的。因此在商务英语函电交往中，我们还必须得从各种不同的角度去分析这些礼貌原则的实际运用。例如在运用 慷慨原则和得体原2 则时候，我们同时也得关注被动语态、情态动词、 If条件句以及句式等在表达观点或感情方面的差异，这样才能使礼貌原则的作用发挥到最大化。 2. 礼貌原则在商务英语函电中的运用 商务函电是一种特殊的交流形式 。 与其他文体相比，在遣词造句、语篇布局上 有其自身的独特性。因此，在制作商务函电时，根据 Leech提出的礼貌原则，在礼貌原则的框架下运用恰当的礼貌用语，采取积极的方式去维护商务伙伴的 “ 尊严 ” ，以便促成相关商务目的顺利实现或未来可能的商务联系 。同时我们需要注意的
10、是，写作商务信函并不需要太过华丽优美的词句，只需用简单朴实的语言，准确地表达自己的意思，并让对方得以清楚了解即 在商务英语函电中，商务礼貌的运用并不是一概而论的，它需要根据不同的客户的需要、不同的文化背景，得体适时地使用礼貌原则进行变通，不可一味地死搬硬套造成不合当时环境的局面 2.1 得体原则的运用 关于得体原则的具体表现形式，在处理一些很棘手的询盘， 报盘，下单，付款方式，包装，装运，保险，代办，索赔和仲裁等环节过程中， 更多时候我们可以从语言的形式上继续研究英语礼貌问题，比如情态动词的正确使用、动词的时态的正确使用、句式的改变以及缓和语气的使用等都可以很明显的在商务交往中英语函电凸显得体
11、原则的作用。 2.1.1 情态动词的正确使用 外贸英语函电主要是进行双方沟通，要恰当地表达自己的愿望，因此要注意礼貌问题，要以礼待人，语气要缓和，特别是处理一些商品质量问题、索赔等负面因素时，通过情态动词来转换一种得体、理想的交流方式。例如： （ 1） We wish you let us know what happen to the goods. （ 2） We wish you would let us know what happen to the goods. 相比来看，第二句要比第一句温和，有征求别人的意见的意思，给对方有选择的余地，这样使得句子更加尊重对方，使自己为人处事时得体，
12、能以对方的感受来做事，又同时达到自己的目的。而第一句却会使得其反。因此，我们要书写函电时要恰当使用情态动词，如 should、 would、might 等 来改变语气。情态动词会还会对语言礼貌产生影响还会存在在这样的句式中： a) should 和 say ,think 搭 配表示委婉。如： I should think your approach is correct. b) Would可以用于委婉的陈述，客气的请求和委婉的建议。 如： It would be a shame to stop our work halfway. 2.1.2 动词的时态对语言礼貌产生影响 对于 hope, wa
13、nder, want 等动词，用过去时或过去进行时表示有礼貌的请求。而且用过去进3 行时比一般过去时更加礼貌。如： I was hoping /hoped you can send me some tapes. 在这里其实表示的是现在的事情，但用过去时就显得委婉一些，让句子的手法表现得更加得体，让人感受到你个人素质修养。 2.1.3 把命令句式改变为请求疑问句 我们在向对方提出要求时，通常有三种语气：肯定语气、祈使语气和疑问语气。其中肯定语气会显得生硬、刻板；祈使语气有强迫和命令的意思，都不宜过多使用；只有疑问语气会给对方留有足够的余地，并能表示出客气和礼貌请求的句子，而是直接貌，是一种得体的
14、表现手法。外贸函电中通常会向我们的客户提出要求，但是很多人并没有能够运用祈使句，命令句子变换请求疑问句，致使对象不愉快，心理就会 认为你没有诚心与他做生意，最终使得失去了业务。 下面我们来比较一下： （ 1） Please send me a price list for your-M-series. （ 2） Kindly send me a price list for your-M-series. （ 3） I would appreciate it if could send me a price list for your-M-series. （ 4） You are request
15、ed to send me a price list for your-M-series. （ 5） Would you please send me a price list for your-M-series. 再如： （ 1） Give us the standard about your requirement. Let us hear from you about your ideas. （ 2） Will you please give us the standard price about your requirement? Will you please let us hear
16、 from you about your ideas? 可见，在句子上加上 pleased, will you, will you please 等请求的单词或词组，表达上就会使整个句子具有询问别人的意愿而不是去表达一种命令，这样显得更加得体、礼貌，才能够给客户留下良好的印象，才能和客户建立长久的关系。 2.1.4 缓和句子的使用 A. 在商务函电交际的过程中，对对方的观点、要求或建议，使用直接的否定词语则显得不够得体，容易引起对方的不悦或反感，甚至可能发生误会或冲突，直接影响业务的顺利洽谈或中断，不利于双方在友好信任的基础上建立贸易伙伴关系，因此常 unfortunately, scarce
17、ly, hardly, rather, almost, slightly 中某一个程度副词作为修辞方式的曲言法来弱化语气，创造平等协商的洽谈气氛。如： We appreciated the good quality of your products, but unfortunately your prices appear to be on the high side even of this quality. 4 B. 在书写外贸英语函电的过程，我们有时对客户的条件感到不满时，你提出你的意见时，为了能使句子得体些，一般要加上这样的短句： I am sorry we would advise,
18、 we may (might) say, We would think, it seems to us, as you are aware 等表达方 式来缓和语气。如： （ 1） I am afraid I cannot accept the mode of the payment as youd like to pay. （ 2） I can not accept the mode of payment as youd like to pay. 很明显第一句要比第二句的与语气要缓和些，加了 I am afraid 使得整句话更加得体，并且可以提出自己的原因，而第二句让人读起来有点理直气壮的感
19、觉，并没有把对方的利益放在一起。 C. 在商务英语中有时也利用介词 或介词词组，使得否定程度弱化，为对方留下考虑回旋的余地如： As some items under your order are beyond our business scope, we can only accept your order partially. 2.1.5 被动语态的使用 在外贸函电的交流中，大多数情况下使用主动地态度就可以明确立场和观点，这样显得更加善意亲切，给人一种亲切感，但在表示批评或指责等情况下，使用被动语态句会显得更加得体，礼貌。当谈到同一件事，主动语态常表现很生硬的态度，象是在谴责对方 ，而使用
20、被动句便可以缓和句子的语气，让人心悦诚服的和你交流。 如： a) You did not send your goods on time as we made the contract with our requirement. b) The contract was not sent with our requirement. 2.1.6 使用 If 条件句 在用外贸英语函电交流时，使用的 if 条件句，表达一种假设的前提下，以一种得体的方式向客户表达试探性、请求性的情况。比如： (1) We will appreciate it very much if you can give our
21、reasonable price. (2) It will be greatly appreciated if you can deliver the goods. 从上面的两个例子可以看出，使用 if 条件句之后，将对方的态度看作答应请求的先决条件，从而给对方更大的拒绝余地，减轻请求的强求性，很得体的表达自己的意思让读者感觉到自己的利益受到了尊重。 2.2 慷慨原则的运用 慷慨原则使用间接礼貌原则，突出对方受益和自己受损。根据 Leech的礼貌程度等级理论（损益程度等级 (cost-benefit scale)、选择程度等级 (optional scale) 和间接程度等 (indirect
22、ness scale） ，当命题内容损及阅读者时，言语越间接，供读信人选择的余地越大，书信语就越礼貌。当命题内5 容惠及读信人时，直接的话语也是有礼貌的。在向对方提出要求或批评时，应该体现为对方着想，使用间接性的语言，给对方留有“选择”的余地，突出对方“受惠”，自己“受损”。这样体现你为人处事是那么的康慨、大方。 2.2.1 你的态度 “慷慨” 的具体做法是 :写信人要恪守自 己少争利益 ,扩大对自己的受损。体现在商务英语中就是要多采用“对方态度 (other attitude)” ,少采用“自我态度 ( self attitude)”，考虑到对方的愿望、问题背景、感情等方面来表达自己的意愿，
23、这样显得自己慷慨大方、有诚信而不是沾沾自喜、自吹自擂，要设身处境的为对方着想，从对方的立场出发来处理事情 ,宁可自己少受点益，自己多吃点亏，也要让对方得到满意的利益，这样才能鼓励对方与我方的合作，才能建立长久互利的友好关系。例 : “Please call me in the morning between9 and 11.”这句话完全是从利己的角度说的 ,若改为 “Id be glad to have you call me any morning between 9 and11.”这样一改之后 ,前后句意思一样 ,但效果截然不同 ,后者充分考虑到了对方的利益，体现了的慷慨及度量。 2.3
24、赞誉原则 由于双方存在着共同利益 ,国际贸易中买卖双方都非常注意建立融洽的 关系 ,双方的沟通更多的是“横向沟通” (horizontal communication)。因此 ,为了更好地促进沟通，“赞扬准则”往往贯穿于商务信函中，应 时刻本着“少说不赞扬别人”的话的原则去交际，这样使得双方交易过程中更加愉快，并且为日后建立长久的合作关系打下了良好的基础。 2.3.1 主体首句赞誉语气的使用 赞誉原则运用，突出对他人的赞扬和对自身的适当贬损。在信函主体部分的开始和结尾处使用积极礼貌原则，特别关注对方，对对方表示感谢或亏欠，突出对方受惠，让对方感到有面子（正面面子），感到发函人的友好。函电的第一
25、段对于确立商务伙伴关系至关重要。友好的开始能够引起对方的积极响应，为下文的磋商打下良好的基础。第一段应该以表示赞扬语气的句子开始，如： a) Thank you for your offer of 12th July sending us patterns of cotton prints. b) We acknowledge with thanks, receipt of your letter of September 5. 2.4 谦虚原则的运用 商业书信中的谦虚准则。尽管在西方文化力不需要时时刻刻的把谦虚摆在最显眼的位置，但是得体的谦虚仍旧常常让周围的人感到平和而易于接受。无论是听着还
26、是说着，采取礼让的态度都会给人温和和友善，容易接近的印象。那么商业信函中使用谦虚原则自然也能让收信人感觉备受尊重，虽然不能直接面对面的交流，但因为字面传达的谦让礼貌给足了收信人面子，融洽的关6 系也就在无形间建立起来。 2.4.1 结束语的使用 在商业书信中，结束语使用谦虚的原则是很重要的，这关系到你以后的人际关系，比如别人帮助你，不仅要感谢，而且要有称赞他人的谦辞，使人感到写信 人对自己的重视有加，如果日后还有合作的需要的机会，那么他可能就会再度出面，以表示对对方曾给予的尊重做出回馈，这样的联系在于谦虚，和谐的作用下必将形成良性循环。 比如： Thank you once again for
27、 your hard work, without you, we couldnt have done it. 这句是写信人通过降低自己的位置了，对别人的赞扬。 比如： We will be graceful if you could send us this information as soon as possible.所以在结束语时，要灵活变通，书写出最简单，最礼貌 ,最谦虚句子，来表达你真诚。谦虚使对方对你的请求难以拒绝，给他留下良好的印象。 2.5 一致原则的运用 在任何的商业中，难免会有利益的冲突，但较好的业务员一般采取了达成共识的原则，各让一步来减少分歧的方法来使商业目的成功。 2
28、.5.1 使用积极词汇的表达方式 积极乐观的态度可以显示发信人的慷慨 、 真诚和主动，让收信人感到对方对自己的信任和友好，维护收信人的正面面子，从而引起积极的反应 。促使双方能够愉快的合作。如一般在句中加上这样的词汇 trust、 sure、 have、 the、 pleasure等使句子更有活力，更加礼貌。如： (1)We believe we will have a good cooperation. (2)We are pleased to advise you that our special range Christmas merchandise has had a most enc
29、ouraging reception at hands of the trade in all part of the world. 我们在商务交往的过程中 ，很多时候难免会发生分歧，甚至会对对方很恼火，因此会受心情的影响而使用一些消极的语言否定或拒绝对方的要求而威胁到对方的尊严，致使业务失败。 (1)Your complaint of the price of the goods we supplied is regrettable. (2)We feel regretful that your price of the goods is not up to your expectation
30、. 分析：第一句话让人感觉到自以为是，没有诚意，而第一句话却是礼貌的对 对方的不满感到抱歉，留下商谈的余地，可进一步磋商，进而减少分歧，最终达到共同的利益。 2.6 同情原则的运用 在商务英语函电中，要 缩 小自身对他人的厌恶，避免诋毁和直接批评。 书写信函时要注意尽量减少双方的反感，增加双方的同情。这样既可以显示我们对对方的尊重和重视，又能够满足对7 方在面子上的积极需求。 2.6.1 展示人情味，即尽量多从对方的角度考虑 我们都知道，人类是非常重感情的，彼此之间互相关心，互相理解，尤其是在对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达慰问或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福。这种写
31、信人向收信人表达关心、理解或同情的方式也可以称作“展示人情味”策 略。 例如： A. We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy; we are regret for your loss. 这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了对对方遭受损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。 B. Dear Sir , Up to now no news has come from you ab
32、out the shipment .We were wondering if heavy bookings on your side have resulted in a tight shipping schedule. However we hope that you would see your way to accommodate us. Yours Sincerely, John Smith 这是一封催促对方发货的信函 ,心中的句子语气显得很缓和 ,并没有直接责备和命令等语气 ,而是设想对方的处境 ,试图为对方的失误寻找理由解脱 ,显得友好善意 ,同时也间接委婉的请求对方及时装运 ,使
33、对方容易接受。由此我们可以看出 ,同情准则也要求能够将对方的利益放在第一位 ,从对方的角 度看问题 ,使对方的感情、态度等趋向积极的发展 ,从而达到我方的目的。 2.6.2 尽量多的表示积极的感情，尽量少的表示消极的感情 例如： A. We cannot understand why you have had trouble with this business. B. We presume that there must be some reasons for your having trouble with this business. 例中 We cannot understand的表达
34、法，表明了“不 愉快”，“抱怨”的意思，而 B句用了积极肯定的语气表达，对于身陷 “trouble”的人或企业来说，其效果就大不相同了。 结束语 商务英语信函作为现在国际上商务交往的重要工具发挥着重要的作用：商务信函既是利益双方用来沟通的媒介，同时也是建立友谊、吸引客户的手段。但是由于各国文化背景存在着一定的8 差异，语言的礼貌程度受到社会、文化等因素的制约，“礼貌原则” 对国际商务活动更显出重要的指导意义。因此在将来越来越多的国际商务活动中 ,我们须注意研究礼貌原则在商务英语中的灵活运用 ,要懂得关注礼貌原则的文化习俗性 ,学会使用不同的交际方式，处理好礼貌原则中各项准则与交际距离之间的关系 ,努力达成不同文化之间的认同 ,这样对于维护和保持灵活有效的国际商务交流原则 ,在商务交往中与对方建立良好的往来关系 ,促进贸易的成功是具有非常大的作用。
