1、一个机关秘书亲历办会 38 忌 办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单，实则千变万化、学问很深，其中最为关键的，恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态，不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎，才能躲开无处不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一侥幸，就有可能出现难以挽回的差错和失误。 这样的故事，凡是办过会的同志都能讲出不少。为帮助入行不久的读者尽快掌握办会的本领，我们以不同方式搜集了一批会务服务的故事，希望对读者朋友有所启发。组稿过程中，我们得到了各级办公厅（室）同志们的热烈响应和大力支持，在此表示衷心的感谢！ 1 会场布置 1.让会场布置 活 起来 去年，我负责某次讨论会的会场布置。布置好
2、会场后，我请主任来检查。 初步检查后，主任问： 座位是按什么原则安排的？ 我信心满满地回答道： 根据之前会议要求，按 先定中间，再定左右 的顺序，市级领导和讨论组组长排在主桌 中间，其他代表按选区和职务一左一右依次排列。 这样不行， 主任说， 会场布置不能简单凭经验，要看会议内容和目的。就说座位排列，第一，这次讨论会和一般会议不同，与会人员都是党代表，身份是一样的，不存在职务的高低。第二，讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。想讨论得好，至少要确保主桌上各类代表分布均衡，涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。你再想想，重新调整下。 我这才意识到有些情况还真是没有认真考虑。再看会场
3、，主桌上明显缺少农业、教育、卫生等行业代表，分布确实不合理，而且会场中仅主桌有话 筒，未在主桌就座的代表发言很不方便。 回到办公室，我将座次重新排列。第一，主桌上优先安排身份重叠的代表，如既是女性又是教育卫生系统的代表，确保各领域代表在主桌有限的人数中尽量实现均衡分布。第二，涉及重点工作、重要行业的代表，如无法安排在主桌，尽量安排在后排靠中间位置。第三，准备四个无线话筒，分置在后排座位两端，保障未在主桌就座代表的发言。最后，我将会场实际安排情况制作成参会人员座位表，标明代表姓名，与代表基本信息表一同打印出来，放在与会市级领导座位前，以便领导对参会人员信息一目了然。 精心布置后，第 二次的会场布
4、置顺利通过了主任的检查。由此可见，会场布置绝非简单机械的重复性工作，做到因需而变、因事而变，方能让会场布置 活 起来，为会议的顺利进行打好基础，提供保障。 2.能否坐得下尺子会 说话 一次召开市政协会议，政协主席提出： 以前咱们每次开政协全会，常委们都坐在台下，这次全会能不能想办法都上主席台？ 听到领导这么说，我头一下子大了。要知道，对这个会场我是再熟悉不过了。以往全会，之所以常委们没有上主席台，是因为主席台较小，一般安排四排，每排 21 人。市政协常委 60 多人，加上市四大班子领导和 其他与会的厅级领导，一共 125 人，显然坐不下。 这可如何是好？不管怎样，既然领导提出了这样的想法和要求
5、，我们就得努力想办法。我就提议有没有可能再加一排座位，每排也再增加几个座位。后勤组的同志听后马上说： 如果有可能，早就增加了。 我说： 别急，那咱们一起去会场，实地量一量再说。 于是，我们一起到主席台上，拉尺子一量，第一排前沿距主席台前沿近两米，最后一排座椅后沿距后墙有一米多，每排座位左右两端距侧幕也各有半米多宽。果然，会议桌整体前移一米，后边是可以增加一排的，每排会议桌再增加座位也有富余。这样，前后五 排，每排 25 人，市政协常委与其他参会的厅级领导正好全部坐下。 这样一次经历让我明白，惯例也不一定科学，解决问题不能墨守成规，要有求证精神。 3.会场温度控制的 学问 在一次大型会议召开当天
6、，我提前一小时到达会场，早早把会场空调打开，调至 25摄氏度，就去忙其他工作了。出人意料的是，会议开始后不久，会场温度忽然升高。台下的代表们热得纷纷拿起桌上的会议材料当扇子扇起风来。我非常纳闷：明明提前一个小时就开了空调，怎么还这么热？为了保持会场的舒适度，我赶紧降温，把空调温度调至 18摄氏度。结果没多久，会场 温度过低，一些代表开始打喷嚏。三个半小时的大会结束后，忽冷忽热的室温让不少代表颇有微词。我听到有代表打趣道： 今天会场空调应该是犯了疟疾，咱们是 热时节热得在蒸笼里坐，冷时节冷得在冰凌上卧 ，哈哈哈 ? 我感到很难为情。 会后，我向有经验的同事请教，方才明白会场温度控制还真是有大学问
7、呢！会场越大，温度越难控制。因为人体热量和外界环境不断交互，会改变外界环境温度。会场无人时和代表入座后，会场温度自然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些，这样随着室内人数增多，室温会增高，从偏低变成相对适宜 。 这件事给我好好上了一课，会务工作的学问真是一辈子也学不完，开空调这样看似简单的事，里面也有门道呢。 4.会场灯光检查少不得 某大型会议开始前几天，我们开碰头会，各自汇报会议的筹备情况。我汇报完到会议现场踩点的情况后，处里老同志提醒：灯光检查了吗？我心想：那个会场经常用，还有什么可检查的？不过作为会前筹备的必要流程，还是不能大意。于是，我叫上摄像师一起去会场。打开灯，摄
8、像机开机，我坐到主席台上，试拍了一阵。 这一拍可真发现问题了，灯光效果非常不理想。主席台头顶上的灯光打在我的头顶上，拍摄的 画面变成了 阴阳脸 。如果用摄像机自带的灯补光，光线直接打在脸上，不仅热得难受，连面前的文件材料都看不清了。 以前这个礼堂开过无数次会，从来没遇到过这个问题，这次是怎么了？我马上向礼堂工作人员了解情况，终于弄清了原因。原来前不久，礼堂主席台的灯改为了 LED 灯。我马上向领导汇报，协调后勤部门同志解决了这个问题。这件事给我留下了很深的印象，提醒我办会不能 想当然 ，按照程序要检查的，一个都不能少。 5.疏漏了记者的席位 一次，我们处负责市质量监督大会的会务工作。筹备、服务
9、这样的会议，对我们处来说是轻车熟路，但我们不敢掉以轻心，全处上下紧锣密鼓，按流程认真统筹安排。 一切都准备就绪，原以为能圆满完成任务，可会议当天居然在座位安排上出了问题 与以往不同的是，此次会议增加了 假冒伪劣产品展示 环节，这是会议的一大亮点，也是大家关注的焦点，因此来了许多媒体记者。但安排座位的工作人员还是按照以往的惯例，仅为媒体留出寥寥几个席位。结果，三四十名记者参会，媒体席位一下子显得捉襟见肘，我们把自己的座位让给记者还是不够，不少摄影记者只能一直站着，会议现场的气氛和效果都打了折扣。 会后，领导对我们提出了批评，与会记者也有抱怨。我们认真反思，深刻认识到，会务工作必须把各种情况考虑周
10、全，决不能疏忽大意，否则真是 一丑遮百俊 ，一个小小的疏漏就可能让之前的付出变得苍白无力。 6.差点出事的会标 办会多年，给我印象最深的是那次县里召开的人代会，我负责会标的布置。 前一晚忙到深夜，会场一切都安排妥当，我去值班室睡了一觉。第二天一早到会场时，我吓了一跳：会标上 届 字下面 由 的边缘已经卷起，仔细查看后发现，原来是暖风惹的祸。这个 会场比较大，天气又冷，需要提前几个小时开空调，有一个暖风出风口正好对着 届 字下方，把胶吹化了。为防止胶再次被吹化，我们赶紧把会标上所有字全部用大头针别住。 虽然会议顺利进行，但大家还是心有余悸。如果发现不及时，在会议进行时会标上的字掉落，电视台还现场
11、直播，那后果真是不堪设想。为避免工作中出现类似失误，从此以后我们将用大头针固定会标的内容固化到会议组织流程中。 7.简洁明了的会标 初入职场赶上一次县委召开会议，我负责会标的制作。综合会议的主题和议程，我将会标定为： 两学一做 学习教育动员部署会暨 讲政治守纪律做表率 专项主题活动动员会。核对后我自己还挺满意，就向科长做了汇报。科长看了之后说： 小王，你数数这有多少字，咱们开会的地方挂得下吗？ 科长一下子把我问住了。 后来，向同事请教才知道，开会的主席台比较窄，如果将这么多字放在会标上，字间距会非常小，不美观不说，还看不清楚。于是，我征求各方面的意见，并向科长请教，最终将会标定为： 两学一做
12、学习教育动员会。我也从中学到，会标的制作一定要突出主题、简洁明了。 8.导引牌里的 玄机 在会场周围，我们经常会摆放导引牌，为参会代表指引会场的位置。制作和摆放导引牌，要注意检查字体、箭头是否清晰，摆放的位置是否合适，一般这项工作由会场的有关部门来负责。但是不是有人负责就可以不管了呢？实践告诉我们并不是，导引牌事先一定要检查。 在一次办会工作中，我就发现了小导引牌里的 大问题 。这次会议在我市的礼堂召开，在办会的前一天，这个礼堂刚刚承办了一场大型文艺汇演。在制作导引牌时，礼堂方面准备不周，缺少大小合适的纸张，就拿文艺汇演主办方剩下的纸张充数。我在检查时发现，粗看也没什么问题，可凑近仔细一看，最
13、底端居然印着一排文艺汇演赞助商的公司标识。虽然公司标识 图案小，不注意根本看不出来，但机关的会议不同于商业演出，哪来的 赞助商 ？这不是跟会议严肃的性质背道而驰吗？于是我立即找到符合规范的纸张，协调重新制作导引牌。 事后领导表扬我说，现在是自媒体时代，如果有人把这个导引牌拍照发到网上，就很可能带来负面影响。 9.没有保密柜怎么办 省委领导要到基层召开会议，我随行服务。其中有一个会议内容涉密，与会人员不允许携带任何电子通信设备。会前，基层同志告诉我，条件有限，当地无法提供保密柜，而如果从市里运来时间又来不及。这可把我给急坏了，会议就要开始了，我怎么就没 有早作安排啊！ 正当我不知所措之时，当地的
14、办公室主任给我提供了一个土办法 将与会人员的手机分别装到信封中，用订书机封口并写上名字，然后交给工作人员统一保管和清点，散会后再取回。这样，没有保密柜的问题顺利解决了。 我也提醒自己，以后办会必须将每一个细节都考虑到，遇到问题多思考、多请教，提高工作应变能力。 10.会上耗材要备足 某年，我参加市两会的组织筹备工作。那年的市两会结束当日加了两个会，后面两个会的议程和名单都要在会上准备，打印量比较大，最后打印需要摆放的出席人员名单时我发现 打印机没 有墨了。我摇晃摇晃墨盒，试着又打了几页，可是纸上的墨色还是明显淡了。我一下子急出了一身冷汗：我们没有备用的墨盒。当时我们使用的那台电脑没有刻录功能，
15、现场也没有备用的墨盒。因为是保密电脑，也不能使用移动存储设备。 我们急得满头大汗 这时已是中午，下午三点就要开会，需要打印的量还不少。这时，我只好求助同事，同事急忙送来墨盒，才没有耽误。我也不禁后怕：如果更晚一些发现没墨，来不及应变，肯定会惹出大麻烦。 后来我总结，在外开会，自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备，各类风险依然存在，例如打印 机墨盒等耗材一定要想办法备足，确保万无一失。 11.停车场炸响警报声 一次，我市在开发区某会场召开重点企业座谈会，市领导正在讲话，窗外突然传来汽车的警报声，此起彼伏。因为离会场太近，声音很大，即使关上窗也还是很吵，底下的参会者窃窃私语，大家也无
16、心听会了。我赶紧出去查看情况。原来会议停车场就在会场外，紧挨着会场窗户的一辆车警报器出现故障，率先响起来，带动周围几辆车的警报器也一同响个不停，结果严重干扰了会场秩序。 事后，领导虽然没有批评我，但我仍然很内疚。以后再安排会议，虽然不能都把停车场安排在远处 ，但我会通知工作人员，紧邻会场的几个停车位就不要安排大家停车了，以免类似的情况再次发生。办会，什么想不到的事情都可能发生，多经历、多总结，办会的经验也就丰富了。 12.会场文具赢赞许 一天，同事收到一个快递，是一款多格文具盒，简单的黑色盒子，打开后可以分隔摆放多种文具，是同事给上学的孩子买的。收者无心，看者有意，我也赶紧买了这种盒子。因为服
17、务常委会会议、书记专题会时间久了，我发现这种带有研究、审议性质的会，领导往往需要审阅签批许多文件。过去，会场桌上摆的是 老四样 ：座签、话筒、笔筒、记事本。发现审 阅文件不便的问题后，我设想在翻阅时加上湿手器，签批时提供各类笔，整理时备好曲别针、长尾夹、订书机。可这一堆东西放上会议桌，杂乱无章，会议桌岂不是变成办公桌了？一拿到文具盒，我就迫不及待把有关文具全部放进去，再把文具盒放进桌斗侧边，需要时再拿出来，问题迎刃而解。之后的会上，桌面非常整洁，领导签批文件也相当方便。 我们处还有几个黑色的大公文包，上面还系着号码牌以便区分。包里装得满满当当的，打开一看，分门别类、整整齐齐：订书机和订书钉、一
18、盒黑色签字笔、一把削好的铅笔、一本稿纸、一摞打印纸、一沓便笺纸，还有信封 、回形针、印泥、橡皮、胶水、尺子 ?各种文具应有尽有，还有内部电话本放在夹层里。这就是我们的会议文具包 谁负责会议现场的服务工作，谁就拎上它去会场。几年来，会议文具包立功不少，特别是去外面的会场开会，更是经常派上用场，再也没有发生过会议现场缺东西需要临时去找的情况。 开会时，有关文具的问题看似小事，可从让与会者使用方便、提高会议效率的角度考虑，还是有许多文章可做的。 2 人员组织 13.提前十分钟还不够 一次，我们筹备一次全市性大会，参会者近千人。我作为会务组一员，负责起草会议通知。大会是上午 8 点开始，我按照惯例，在
19、通知里写明 请参会人员 7： 50提前到达 。 到了大会当天，会务组的同志早早来到会场，一切准备就绪。可是眼看快到 7 点 50分了，参会人员还有很多没有到场。 这时我发现，这次会议在会场大门外设置了安检仪，参会人员需要一一通过安检，这就大大增加了入场时间。可是我之前起草会议通知的时候，根本没有把这个时间计算进去。眼看会议就要开始了，会场门外还排着长长的队伍，我听到大家议论纷纷： 怎么还有安检 啊，来不及了吧？ 我急得如热锅上的蚂蚁，但又无计可施，安检是必需的环节，不能省略。即便加快速度，也不可能在 8 点前全部安检完毕。 我进会场看了看，领导们已在主席台就座，可是台下依然乱哄哄的，参会人员或
20、站或坐，门口还不断有人急匆匆走进来，左右张望着找位子。到了 8 点 10 分，大家才差不多就座完毕，会场渐渐安静下来，大会主持人方宣布会议开始 ? 事后我总结，筹备会议一定要考虑到每个环节，像通知几点到达这样的事，也要把各种可能的时间都计算在内，打足提前量。 14.一场混乱的握手 在办公室工作多年，我参与 筹备过数不清的会议，在新来的年轻同志眼里，算得上一个 老会务 了。最近单位来了新书记，我负责筹备全体干部大会。这类会议我组织过多次，自然是轻车熟路，筹备工作进行得有条不紊，心里还想着，这次一定要给新书记留下一个好印象。 结果在开会当天，新书记进场后，没有像历任书记那样直接走上主席台，而是绕到台下，打算与参会的同志们握手寒暄。我事先完全没有考虑到还有握手这个环节，所以也没有提前组织。结果坐在前排的同志一拥而上，把书记团团围住，都向前伸出手去，后排的同志也想离开座位走上前来。书记想走到各排依次与大家握手，但 座位前后挨得很近，无法通行。同志们只好侧着身子进进出出，不时伴随着挪动椅子的摩擦声，原本井然有序的会场瞬间乱成一团。
