1、员工晉升制度研究1.前言依筆者的觀察，國內的企業，對於人員晉升的內在精神與手法，相當模糊。且普遍仍存有按年資晉升，老來享福的傾向，這在歷史越久的公司更是嚴重。這在太平盛世，公司沒有承受外在激烈的競爭時，好像還感覺不出來，但一碰到世界性不景氣，產業環境大幅變遷，則公司的疲態盡出，露出敗象，也就不足為奇了。晉升的意義是什麼? 與員工所擔任的職務有無關係? 若有關係，兩者之間的又需要如何互動? 與薪資又要如何搭配 ? 與人才培育的關係又是怎麼一回事 ? 這些問題都是負責人力資源系統的人，應該進一步認清的，否則對晉升制度無法產生正確的認識，進而使得得自己無法在企業內發揮應有的關鍵角色。2.企業在晉升方
2、面普遍存在的問題與現象2.1 職等的劃分，不是依職務的層次高低來訂定有些公司的職等劃分，只是非常單純是為了晉升，讓員工可以跳等。不論是從基層到總經理是分 7 等、10 等、14 等甚至更高，這樣的等級劃分，只是為了員工可以晉升，至於工作內容的層次，則未受相對的重視。假設以一個分成 12 等的公司為例，有一個 4 等，職稱為高級技術員的員工，與一個 6 等職稱為工程師的員工，所從事工作一樣，薪資卻不一樣，這個差別是什麼是意義，恐怕沒幾個人說得出來。這種晉升的制度，在員工晉升時，最重要的考量重點是年資 ，一個年資不夠，即便能力、績效多好，如果在他前面還有更資深的人，可能還是無法獲得晉升。在日本，這
3、種現象是企業的特色之一。久而久之，就會變成老來享福的風氣，雖身居高位，卻不一定有什麼作為與績效。2.2 職等的晉升與所擔任的內容無關晉升的最原始意義，指的是員工有能力，擔任較現有職務高一等以上的職務。但是許多公司的晉升制度卻逐漸脫離此一原始精神。例如一職等的事務員，因表現很好，但能力不見得有所提昇，就給於晉升至二職等的高級事務員。或是因為來了一兩年，所以雖然工作沒變但是還是給於晉升。至於晉升後要幹什麼，那就以後再說了，反正也沒人聞問。而這種情況，到底是為了升等還是為了加薪? 可能連制定制度人都還搞不清楚。所以職等升了好幾等，卻仍舊再擔任同樣工作的情形，比比皆是。這正透露出因晉升制度不健全所產生
4、的亂象。如果只是將晉升當成調整薪資，那碰到不景氣或公司不獲利時，乾脆停辦，也就不足為奇了。如果晉升市代表能力提昇且被認可，那與景不景氣，就沒有關係了，不是嗎?2.3 晉升的標準不具體所謂不具體，指的是員工事前無法確定，應該具備哪些條件，才能獲得晉升。例如有一位主管想提報一位部屬晉升，不論是提報給總經理或是人評會，聽大家的意見，這種看似公開的程序，其實常常隱含著誰夠力，誰所推薦的人就比較容易過關的現象。如果人評會中，只是讓大家發表一下人事案的看法，也比較容易流於偏向印象分數，而且很容易有鄉愿的心態。畢竟大家都不願意作壞人，今天要是卡住或是斷了別人的路，自己就變成別人口中的壞人，萬一以後自己的人要
5、晉升，不是換成自己的人要倒楣嗎? 所以即使有意見乾脆閉嘴，以免惹事生非。因為沒有具體標準，所以往往落入個人主觀的議事當中。自己喜歡的部屬，我們只會看見他的好處，卻容易忽略能力不足的地方。當然自己不喜歡的人，就絕對看不見別人的長處。如果人事案只是與總經理簽過即可，那麼主管只要向總經理強力推薦，大概就可以過關。如果是在人事會議，則衝突就可能產生了。說不定人評會的一位主管，曾經與要晉升的人工作上有所摩擦，而留下壞印象。這時該位主管可能會訴說這麼員工不適合晉升的理由，就這樣可能就封殺了這個晉升案。這種經過人評會決定的晉升案，看似公平，其實藏著許多審查上的疏失，因此即便經過這樣的人評會獲得晉升，公信力較
6、低之外，有時員工還是不很服氣的。長久以來晉升制度備受批評的是需要拍馬屁，或是績效能力再好，都無法晉升。我們常聽到還不是會拍馬屁，才升比較快 ，如果晉升制度與拍馬屁文化變得很密切，這種公司其實已經出現經營危機，因為想做事的人，會逐漸離開公司。2.4 佔缺國內的企業不喜歡空降部隊，怕打擊現有員工的士氣，所以有任何職缺時，已內部人員調任為優先，這本來是無可厚非。但是許多企業卻時常忽略一點，企業追求的是經營績效，職務有空缺時，一味地等待員工的成長、佔缺，公司到底要忍受多久? 佔缺不代表員工已具備能力，但許多人都知道，只要不犯錯，代理一段時間後，即可真除，所以佔缺變成大家一種習慣的想法。如果佔缺變成一種
7、晉升的方式，那麼主管有意無意會增加許多缺，這些缺包括管理職與非管理職，既然有缺，就需要有人來擔任。例如，沒有經過評估是否正當，課或部門的任意編制，3 個人也是一個課，5 個人邊一個部門，無形中也給員工畫了一個大餅，等到有一天發現層級過多，主管也過多時，想改革談何容易！不容易下手，且一拖好幾年，是誰的錯呢? 晉升制度如果能避免佔缺的惡習，對組織的效率是有正面的意義。3.晉升的目的與意義企業應該回歸晉升的原始目的，除此之外，對企業都是額外的負擔，檢視企業現行的晉升制度，對目前經營管理重新定位，才能擺脫原先晉升制度的巢臼。3.1 應該以職務為中心來設計全公司的職等舉以一家服務業為例，從基層服務人員到
8、總經理，以其工作層次來訂定職等，共有六等，例如服務人員、組長、經理、協理、總經理，那麼職等的設計如果超過六個職等，其晉升的意義就與職務(工作)的關係脫離了。在完全以所擔任的職務為職稱的體系中，只要不適任，是有可能往較低的職務調整，例如從管理客戶信用的經理變成出貨部的出貨員，當然薪資也會一併降低。這種以追求績效導向的公司，肯給高薪，當然也會要求。當企業經營是在成者為王，敗者為寇的環境下，晉升一定會變成代表能力可以做更高一等的工作，若一直做不好，不是轉換職務、降調，就是走人。誰有能力誰就有機會擔任更高一等的工作，因此晉升不只是去享受那些頭銜，而實際上卻做著同樣的工作。台灣的一些公司，仍然將晉升當作
9、酬庸、獎賞，這種職等高而能力卻不見得與其職等相符，且日常工作內容與晉升之前沒有差異的情形，對一個公司的創新、經營績效管理，會逐漸產生負面的效果。 例如，有的公司將員先的人力資源經理，晉升為人力資源協理，如果公司的目的是將人力資源部門的定位提昇一級，這當然是好事一件。但是如果調升之後，原先的部門功能、職務內容並沒有跟著提昇的話，坦白講，那可能只是衝著人所做的調整。假設這位協理退休或是離職，說不定公司馬上將人力資源部門要調降一級。這就是因人而設立職務的做法。當企業逐漸往中大型的企業發展時，對於各個部門及各項職務的定位，就需要確實去釐清才能確實幫助公司在人員招募、派任、晉升等等有一個完整的系統來運作
10、。這樣，就不會出現一個職等卻仍是行銷專員的人，卻在負責一個行銷經理的工作，這樣奇怪的派工現象。身為一個人力資源從業人員，如果對這些現象沒有足夠的敏感度，也不了解職務設計、晉升、薪資、教育訓練等等，基本的道理，就無法產生整合性的概念。3.2 儲備或留住人才的想法前面提到，晉升後仍舊擔任原來的工作，仍是非常普遍的現象，這又如何解釋呢?西方國家企業與台灣的企業比較起來，台灣企業比較重視人情味，看重企業與員工之間的情面，不是不好，而是應該最好建立起一個運作的系統，讓這種關係對公司的傷害降到最低，以免損及公司的競爭力。過去日本企業講求終身僱用、年功俸，這些在二次大戰後被奉為經營神話的做法，在這次世界性金
11、融風暴中，日本企業也被迫調整因應。以年資為考量晉升的日本豐田汽車，也逐漸改走能力績效主義，不裁員的日本新力公司，也被迫大幅裁員，日產汽車更是被法國雷諾汽車公司購併。這些最重人情的日本企業，在面臨市場無情的壓力時，最終還是不得不將這些壓力轉移給員工來承受。每個面臨嚴重經營壓力的企業，最終一定會被迫修正人事政策。過去日本式的經營理念被奉為圭臬時，美式追求績效、重視能力的做法，被批評為追求短期效益，眼光短淺，會造成人才對組織不忠。今日美國高科技公司縱橫全世界，美式的經營哲學，似乎又變成大家追逐的目標，身為人力資的專業人員，一定先深入了解此一現象的背後原因，才能理出一個頭緒，畢竟各種管理哲學只有適用與
12、不適用，而沒有最好與不好的問題。企業任員工晉升後仍然擔任原先的工作，可能有以下的原因。第一，想留住人才。因為該員工能力不錯，若沒有獲得晉升，可能會離職，好不容易對公司的各項作業熟悉，若讓他離職，不是很可惜嗎? 因此若將他升等，可以留住該員工，當然把他升等再說。第二，儲備以後需要的人才。因為該員工能力不錯，雖然晉升後仍擔任原來的工作，但是，未來可能就會把他調到高一點的職務，或是會針對該員工的能力，設計新的職務。因此調升他，有事先儲備人才的想法。但是，這些想法如果沒有一套具體的概念及實施的辦法，最後大多會流於形式。而且，雖然說是留住人才的想法很好，但是員工的職等越高時，公司的態度會越保守，亦即不會
13、輕易地給員工晉升。因此一般公司在經副理這一層級時，就時常出現塞車的現象。問題是，一個企業不會是只有想留住基層人員啊，理論上，越高層的專業人員應該是公司更想留住的人才啊，但是，偏偏就是會發生眼睜睜看著許多人才跳到別家公司高就。此時，我們不禁要問，公司的用人政策是什麼? 或是，雖然有一些人晉升到經副理級以上，但卻沒有讓他們好好發揮。很顯然地，留住人才的想法，需要有一套完整的概念及具體的做法，才能真正落實。至於儲備人的想法，如果員工是可以擔任比目前更高一級的職務，則員工是否可以在適當的時間內調整至新的工作，就是一個關鍵了。因為，在想調往的工作若已經有人擔任的情況下，理論上一個蘿蔔一個坑，除非工作負荷
14、增加，否則是無法再接收新的人員。員工晉升後，通常有代表薪資也增加，如果你是老闆，你可以忍受你的員工領教高的薪資，但卻一直擔任原來的工作嗎?我想，當然是不希望。不過員工卻是很樂意這樣喔。不然怎會有”位高權重，責任輕，錢多事少離家近，睡覺睡到自然醒”這種俏皮話呢。要解決這薪資上的矛盾，可以考慮採用資格、職務分開管理的薪資制度，應該會是一個不錯的辦法，詳細請參考薪資系統的設計一文。而人員輪調與職務開發，則是讓員工適才適所的做法。人資單位，對此項工作，應責無旁貸地去思考整體運作的制度與方法。否則，對好的人才，終究會因為工作上無法發揮而選擇離開公司。畢竟對一個好的人才來講，如果沒有了戰場，那是非常寂寞的
15、。企業除了一些例行性的工作之外，面對日益經營複雜的環境，一定會時常調整對策，這些新的政策，都是需要人才去執行。如果用人部門與人資單位密切合作，這時企業比較容易調動這些已晉升的人，前往擔任新的職務，讓他們發揮所長，這樣就能逐漸善用這些人才。例如，公司的營業部門，以前並沒有專職的行銷人員，由於公司的發展需要，因此設立一個新的職務行銷專員，負責公司的行銷企劃，這時就可以，就公司現有高職等卻擔任較低職務的人，考慮人員重新調配，挑選這些之前晉升的人來擔任新職。這些看似簡單的人員調動，如果鈕人資單位主動積極協調，往往人員是很難輪調的。如果整個公司職等較高，卻擔任層次較低工作的人很多，整個公司可能就會陷入養
16、老的氣氛中，以為只要待在公司越久，總會有獲得晉升的機會，而且負責的工作層次也不用提昇，等到媳婦熬成婆的時候，就想開始享福了。公司成立的歷史越久，這種人可能越多，在目前這種競爭激烈的環境下，企業遲早是要出問題的。本來員工獲得晉升，是為了讓員工發揮所長，替公司創造獲利，如果最後變成是負面的情形，變成公司的沈痛負擔，那將是公司經營上的痛。4.晉升的程序何時可辦理員工晉升? 多久辦理一次 ?由誰提出?由誰核准?核准後與其他系統(例如薪資、教育訓練) 的關係又是如何?4.1 晉升多久辦一次如果完全以職務內容及職務頭銜為主，並沒有所謂資格與職務兩種區別的話，那麼理論上來講，那是不定期的，一切以組織的需要為
17、主。例如，行銷專員的缺一出現，只要有員工適任，則即可將該員工派任，假設原先其職務為營業行政助理，那麼派任行銷專員的職務，即表示該員工獲得晉升。如果反向派任，那當然就是降調囉。這種即是完全以職務為中心的一種人事制度。所以，與職務中的相關工作職掌說明書，就非常重要了，因為這關係到晉升的合理性。例如，部門的編制有行銷經理及行銷專員，若這兩個職務的工作職掌並未被區別，此時某一位員工從行銷專員晉升至行銷經理，但是卻擔任同樣的工作，這種晉升就不合理了。如果不是以職務內容來晉升的公司，這是大多數公司的情形，則是屬於資格制。這類企業，通常每年定期舉行一次或二次的晉升作業，比較沒有制度的公司，有時碰到經濟不景氣
18、或是獲利不佳，也有可能停辦。這是因為資格晉升，通常也表示薪資也會往上調整，所以停辦晉升作業，以減少薪資之支出，聽起來好像是言之有理，其實這是將一般通貨膨脹調薪或員工晉升所產生的薪資調整混為一談。因為景氣差與獲利不佳，跟員工能力以提昇可以擔任更高一點的職務，是兩回事，如果公司走的是資格制，則公司需要一套獨立運作的標準程序，才能夠解決這類的衝突，否則久而就之會把好的人才，擠到其他的公司。4.2 提出的程序到底是由其單位主管或是員工自行提出晉升要求，也是一個讓企業很傷腦筋的事。有時主管一時疏忽，員工即可能以離職來表達他的不滿，但是主管因不知道名額有多少，能夠提報多少人，所以主管也常常很為難。如過要員
19、工自己爭取，這對大多數人來講，好像又不太容易開口，但是私底下可能又會有一堆怨言，如果真的開口向主管爭取，萬一得不到自己滿意的答案，在面子掛不住的情況下，說不定會以提出辭呈來結束這種尷尬的場面。總之，在遊戲規則不明確的情況下，員工與主管雙方都痛苦，這也是所有當過主管的人，共同的痛。所以有關人員晉升的辦法，從提出、核准中間的所有過程，如果有一個好的辦法，就能夠解決這個問題。晉升之後，薪資如何變化呢?總不能晉升之後，薪資都不一點吧，但是要加多少呢?有沒有標準 ?標準合不合理 ? 曾經有個案例，員工晉升之後，雖規章制度有規定薪資要調高多少，但是因為該員工工作尚未調整，因此其主管批示薪資暫不調高，這樣薪
20、資的規定不是不合理，就是主管破壞制度。所以，晉升制度與薪資的關係一定先釐清，否則每個主管一碰到這個問題，光是處理這個問題，就會降低公司的生產力。一個好的教育訓練系統，大多會依照各個職務所訂定的職務要件，做為教育訓練課程規劃的依據，這樣一個員工晉升之後，其所需要接受的教育訓練課程，即可自然地融入教育訓練系統，有計劃地進行。如果一個員工的晉升與教育訓練系統無相干，則企業對人才的培訓，顯而易見地，是屬於隨性而為、放牛吃草型，所以再規劃晉升制度時，切勿漏掉與教育訓練系統間的關係。5 理想的晉升制度想留住人才，又要兼顧薪資支出的控制，且晉升時有所依據，這種理想的晉升制度應包含如下。5.1 將資格與所擔任的職務分開管理全公司職等的設定，係依據全公司所有的工作層次，經過分析之後決定。例如在研發體系，分別設有技術員、助理工程師、工程師、高級工程師、技術經理。這五個職等在其職務說明書中，例如機械技術員與機械助理工程師，應該可以分別說明清楚的。如果他們的工作無法在工作職掌說明清楚，這表示機械技術員與機械助理工程師，這兩個職務的設計有問題。通常一個公司都會職等的設計，因此所有的職務應該都可以納入職等的管理，而員工的資格與職務分開管理，指的是將員工的資格(或是職等、職位)與
