1、档案保密工作略谈摘 要：档案保密工作至关重要，直接关系到党、国家及相关单位与个人的切身利益。作为一名档案工作人员，应高度重视并严格做好档案的保密工作，切实履行好自己管理档案的神圣职责。笔者根据自己多年的工作经验，并参考有关文献，从“绝密档案的保管” 、 “正确处理档案保密与利用的关系”和“档案利用过程中的监督”三个方面，就如何做好档案保密工作展开论述。 关键词：档案 保密 作为一种重要的社会信息资源，档案是国家机关、社会团体、企事业单位及其个人在从事社会活动过程中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。由于档案是行为者在从事社会活动过程中形成的各种文件材料转化而
2、来的，是国家机关、社会团体、企事业单位及其个人活动的真实记录，因此它具有重要的凭证作用和参考使用价值。档案中也包含着涉及国家机关、社会团体、企事业单位及个人秘密的资料、经济数据、科技成果等，一旦泄露，就会使国家机关、社会团体、企事业单位及个人的安全和利益受到重大损害。这就涉及到档案保管、利用工作中的保密问题。档案的保密工作做得好与坏，将直接关系到党、国家及相关单位与个人的切身利益，也影响到其服务社会、促进经济发展、造福人类的价值利用效率。所以在档案管理工作中保密工作是至关重要的，作为一名档案工作人员，应高度重视并严格做好档案的保密工作，切实履行好自己管理档案的神圣职责。根据自己多年的工作经验，
3、笔者认为做好档案保密工作应做好以下几个方面的工作： 1 绝密档案的保管 绝密档案是涉及党和国家的核心秘密，为确保国家秘密的万无一失，必须做好绝密档案的保密工作。 1.1 加强绝密档案的日常管理 绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。 1.2 将绝密档案与非绝密档案分别保管 密档案要设保险锁、保险柜、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。 1.3 提高绝密档案管理人员的素质 绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深
4、的特点，对保守秘密负有比一般档案人员更为重要的责任。档案保密工作好与坏，绝密档案管理人员的素质是关键。除了具备一般档案人员的基本素质外，绝密档案的管理人员还应具备如下素质： 1.3.1 较高的政治素质。档案工作是一项保密性很强的工作，绝密档案的管理人员必须具有较高的政治觉悟、较强的责任心和高度的保密意识，无论什么场合都做到守口如瓶。 1.3.2 严谨的工作作风。严谨的工作作风，也是绝密档案的管理人员必不可少的基本素质之一。在实际工作中必须始终保持严肃认真的态度，尊重科学、尊重事实，做到精益求精，严谨务实，一丝不苟，经手的事情件件有头有尾，手续清楚。 1.3.3 过硬的业务素质 。绝密档案的管理
5、人员既要有较强的档案方面的业务知识与技能，还要了解、掌握一些有关保密的知识与技能，从而确保绝密档案管理的万无一失。 2 正确处理档案保密与利用的关系 保守国家机密是档案工作人员的神圣职责。档案人员都重视档案保密，但也存在着重保密轻利用现象，甚至由于保密而产生一些弊端，如大批档案不能得到充分利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费，领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。这就要求我们必须正确处理好档案保密与利用的关系。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。在严格做好保密工作的同时，切实做好档案的利用工作。利用必须在保密基础上的进行。因此，在
6、开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。 2.1 做好档案开放前的审查工作 审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。 2.2 做好设密档案的解密工作 根据保密法规定，
7、涉密档案分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。确定档案的密级，是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的， 国家秘密保密期限的规定中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30 年，机密级事项不超过 20 年，秘密级事项不超过 10 年。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期” 。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。保管期限届满的档案就应该向社会各界开放。开放前，必须先进行划密
8、解密，把未解密的列入控制使用的范围。对划密档案进行解密，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。 ”（中华人民共和国保守国家秘密法第 16 条） 。这就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。 2.3 做好档案开放前的基础工作。 2.3.1 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。 2.3.2 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。 2.3.3 编制检索工具。一是基础性检索工具，如开放档案目录 ；二是骨干性检索工具，
9、如开放档案卡片目录 ；三是文字叙述性检索工具，如开放档案全宗介绍 、 全宗卷等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。 2.3.4 准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。 3 档案利用过程中的监督 档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督应从以下几个方面实施： 3.1 制度建设 档案利用规章制度一般有
10、阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。3.2 队伍建设 担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析
11、利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。3.3 监督措施 在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。 参考文献 1 邓绍兴 陈智为编著档案管理学 ，首都师范大学出版社 2004年 10 月第 3 版 2中华人民共和国档案法 ，法律出版社，2003 年 5 月 3王媛媛浅析如何做好档案保密工作 ， 青春岁月2012 年 16期。 4 汀蓝著试论档案工作中的保密http：/
