1、1国有企业人事档案管理的现状、问题和对策研究人事档案是记录和反映个人经历和德能勤绩的综合情况，经组织认可保存的档案，是国家档案的重要组成部分。国有企业人事档案管理制度在计划经济体制下对人才选拔、任用和维护社会秩序发挥了重要作用。随着我国建立市场经济体制，国有企业人事档案管理制度需要进行相应的改革、完善。 一、我国国有企业人事档案管理制度的现状 我国人事档案管理制度发端于延安时期。当时，党和军队为了选拔干部需要，建立了以反映干部个人经历和德才表现的干部档案管理制度。建国后，国家逐步建立和完善了以“身份”为区分的干部、企业职工和流动人员人事档案管理制度。国有企业人事档案管理的相关政策法规和制度基本
2、内容如下： （一）国有企业人事档案的相关政策法规 国有企业职工人事档案包括干部档案和工人档案两类。人事档案管理依据的政策法规主要有档案法 、 保密法 、 干部档案工作条例（1991） 、 干部档案整理细则 （1991） 、 企业职工档案管理工作规定（1992） 、 关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知 （2006） 、 劳动合同法 （2007） 、 干部人事档案材料收集归档规定 （2009） 。实践中，国有大中型企业基本建立了较为完备的企业人事档案管理的规章制度。 （二）国有企业人事档案管理制度的基本内容 2国有企业人事档案管理制度的基本内容包括档案管理体制、档案收集归档的内容、档案的保管
3、及档案传递方面的内容。 1.人事档案管理体制 干部档案管理条例规定，干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。 企业职工档案管理工作规定指出，企业职工档案工作由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。 2.人事档案收集
4、归档内容 国有企业中干部人事档案收集归档内容参照干部人事档案材料收集归档规定 （中组发200912 号）执行，工人档案按照企业职工档案管理工作规定 （1992）执行。干部、企业职工档案的收集归档内容均分为十大类，包括履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国等材料及参考材料。在具体内容上，干部档案收集归档内容每一类均有详细规定，企业职工档案收集归档内容只在涉及学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料以及涉及招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、3退休、退职等材料有详细
5、规定外，其余类别没有详细规定，实践中一般参照干部档案收集归档做法进行收集归档。 3.人事档案的保管 企业职工档案管理工作规定指出，企业职工档案所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。企业职工档案材料统一用纸、统一用笔、统一制作标准。职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。 4.人事档案的传递 我国人事档案管理制度对于档案传递有严格规定。 干部档案工作条例规定，干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。劳动合同法
6、 （2007）规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。无论是干部人事档案还是职工人事档案的传递应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。 二、国有企业人事档案管理制度存在的问题 我国国有企业人事档案在政策法规和管理制度方面建设取得了一定的成绩，但是在实践中，随着国有企业的生产规模不断扩大，市场化不断深入，职工流动越来越频繁，国有企业在人事档案管理中暴露出许多4问题，体现在如下几方面： （一）多头管理影响人事档案的完整性 目
7、前有的国有大型企业的职工档案，分别由组织、人事、劳资（人力资源管理） 、办公室等部门分别管理。由于企业职工在企业内不同岗位之间流动频繁，而人事档案多头管理往往造成了档案记录滞后于职工岗位流动，造成了人事档案信息未随着职工流转的情形，影响了人事档案的完整性。此外，随着国有企业破产、改制、并轨，很多国有企业职工下岗、分流、再就业，导致政府劳动部门、失业管理部门、社会保险部门、人才服务中心也是部分国有企业职工人事档案的管理部门，由于管理制度方面不完善，出现了职工人事档案“断档” “丢失”等问题，影响了人事档案的完整性。 （二）收集归档的内容缺乏有效性 实践中，我国企业职工人事档案收集归档与干部人事档
8、案收集归档基本内容一致，类别众多，内容繁琐，而且多侧重于职工的历史性和政治性信息，这类信息对于机关和事业单位效用较大，对国有企业的效用较低。由于国有企业干部数量较少，绝大多数职工是从事生产、开发、营销、技术服务人员。国有企业要在激烈的市场竞争中获胜的关键要依靠企业职工的创新力和技术水平，企业需要的是职工档案中关于岗位流转、业绩贡献方面的信息，而不是学习成绩、党团材料一类的“固化”的信息。因此，由于国有企业人事档案收集归档的内容对企业管理缺乏有效性，导致一些国有企业对人事档案工作不够重视，人事档案管理在企业中处于边缘化的现象。 （三）对人事档案管理投入水平低 5我国国有企业人事档案的管理方式大多
9、处于较为原始的阶段。很多国有企业认为人事档案管理是一项次要性工作，与国有企业的盈利目标关联较小，对于人事档案管理不仅在硬件设施方面投入较少，而且在人员分配上也是精简人员，很少去培养、引进专业人员从事人事档案管理工作，很多人事档案材料的收集、审核任务由兼职人员完成。人事档案管理日常工作停留在“你送我装” “你借我调”的粗放式、手工管理阶段。即使一部分国有企业购买了电子设备，并进行了信息联网，但是由于缺乏专业化的人才，也没有充分发挥计算机的大数据系统对人事档案进行归类、整理、分析，人事档案管理的信息化仍处于较低水平。 （四）档案传递管理不规范 我国国有企业人事档案管理转递管理存在不规范的问题。随着
10、企业职工流动性的增加，一些企业职工解除合同或辞职后，其人事档案并未按照规定的手续转递到新的工作单位或者（组织）劳动部门，而是仍然保存在国有企业内部。在新录用员工时，一些国有企业也不要求职工调动人事档案到本企业。还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失人事档案的现象时有发生。因此，国有企业内部存在很多“人在档不在” “档在人不在”等人档分离现象，影响国有企业人事档案管理的规范性。 三、对策建议 国有企业职工是创造企业财富的源泉，是企业的第一资源。国有企业人事档案管理对于了解企业人力资源的基本信息、提高企业竞争力具有重要的价值。要实现国有
11、企业的人事档案管理与企业人力资源开发和6利用相融合，通过人事档案管理提高企业人力资源竞争力。建立市场经济条件下，以职工基础档案、业绩档案、薪酬档案、党团档案为内容的多层次国有企业人事档案管理系统，完善人事档案管理制度，提高人事档案信息化管理水平，实现国有企业人事档案管理规范化、信息化。 （一）理顺国有企业职工人事档案管理体制 理顺国有企业职工人事档案管理体制必须改革目前国有企业职工人事档案多头管理的现状，根据企业规模建立在企业党委领导下的人力资源部门统一、分级管理国有企业职工人事档案管理体制。在管理方式上，国有企业人事档案管理应适应人力资源管理的需要，使人事档案管理与企业员工录用、岗位流转、技
12、能培训、薪酬管理、业绩考核等环节紧密相连。在管理范围上，国有企业应建立全员档案管理的观念，对全部职工包括实行养老保险制度以后国有企业招用的职工、季节性用工、农民工都应建立相应的职工人事档案。 （二）对不同职工类型实行档案内容分类管理 国有企业职工类型复杂，既有正式员工也有非正式员工，既包括管理岗位干部，也包括一线工人。企业职工人事档案管理既要适应企业人力资源管理需要，也要维护职工的正当权益，针对不同类型职工建立相应的人事档案制度。如对国有企业的干部严格按照干部人事档案管理条例的规定进行管理；对于正式职工建立关于基础档案、薪酬档案、业绩档案、诚信档案、党团档案为主要内容人事档案管理制度；对非正式
13、职工建立包括基础信息、劳动合同、业绩情况、社保缴纳为主要内容的简易人事档案管理制度。 7（三）加大对人事档案管理的人员资金投入 国有企业管理者应加强对人事档案管理的重视，改变目前处于企业管理边缘化的处境，提高对人事档案管理的投入。一是要加强人员投入。对人事档案管理实行专人管理并进行相关培训，同时注意引进档案管理专业人才，提高档案管理的专业化水平。二是加强硬件设施投入。由于人事档案管理需要具有一定的条件，国有企业需保障人事档案管理所需硬件设施，达到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用计算机技术对员工的人事档案进行信息存储、查找，进而实现网络化管理、动态化管理，提高人事档案信
14、息化水平，提高人事档案的利用价值和工作效率。 （四）加强人事档案管理制度的规范化建设 加强国有企业人事档案管理制度建设是人事档案工作规范化的有效途径。一是建立人事档案内容归集制度。人事档案的收集要体现时效性，及时归档、主动收集各部门产生的人事档案内容。二是加强人事档案鉴别工作。人事档案归档内容的鉴别要坚持认真、严肃，遵循“取之有据”“舍之有理”的原则。三是完善日常借阅制度。按照企业有关规定借阅人事档案，注意档案安全。四是严格人事档案传递制度。对于辞职、解除劳动合同等职工的人事档案按照规范渠道、完整、及时地传递到新的用人单位或政府人力资源服务中心，减少人档分离现象。 （作者系中铁建设集团房地产有限公司副总经理、党委副书记）
